En la instrumentación e interpretación de la Guía, las unidades administrativas podrán solicitar información y asesoría, en la medida que lo requieran, a la Unidad Central de Administración de Documentos y a la Unidad de Acceso de SESVER.
Catálogo de disposición documental;
Cuadro General de Clasificación Archivística; Carátula de descripción del expediente;
Inventarios de baja documental y de transferencia secundaria; Inventario General;
Guía Simple;
Ficha de Control para el Seguimiento Administrativo; Vale de préstamo de expediente;
Oficio de extensión de préstamo de expedientes
D. Nombre y clave del expediente_________________________________________________ RESUMEN DE CONTENIDO ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ FECHAS EXTREMAS__________________________________________________________ FORMATO O SOPORTE________________________________________________________ VALOR DOCUMENTAL Administrativo ____ Legal ____ Contable ____
PLAZOS DE CONSERVACION Vigencia completa _____
Años de conservación en archivo de trámite _____
Años de conservación en archivo de concentración_____ NUMERO DE FOJAS _________
NIVEL DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN EL EXPEDIENTE (Aplica cuando el expediente contiene información reservada o confidencial) Carácter de la información: Pública _____ Reservada _____ Confidencial _____
Fecha de Clasificación (día/mes/año)_____________________________________________ Descripción de partes o secciones reservadas o confidenciales
____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Fundamento Legal ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Período de Reserva (No. de años) ____ Ampliación del período de reserva SI____ NO ____ No. de años de ampliación ____
Rúbrica del titular de la unidad administrativa o funcionario autorizado____________________________ Fecha de desclasificación (día/mes/año)____________________________________________________ Puesto del responsable de desclasificación__________________________________________________ Rúbrica del responsable de desclasificación_________________________________________________
Unidad Central de Administración de Documentos
o Unidad de Administración de Documentos de Jurisdicciones u Hospitales
Solicito a usted extensión de préstamo por 15 días hábiles del (os) expediente (s) que a continuación se describen, contenidos en el vale de préstamo de fecha ___________:
Atentamente
Responsable de la coordinación de archivos
Clave de clasificación __________________ No. de legajos ______________ Unidad administrativa solicitante _____________________________________ _______________________________________________________________
Nombre y puesto del funcionario solicitante ________________________________ ______________________________________________________________________
Teléfono del funcionario solicitante _______________________________________ Formato de Inventario de Archivo de Uso Múltiple:
Fecha de elaboración______________ Fecha de entrega: ______________
Fecha de préstamo ____________________ Fecha de devolución ___________________
AUTORIZA ENTREGA RECIBE
expediente subserie, expediente) apertura y en su caso el año de cierre) jurídico o
contable) trámite Baja Observaciones
1 2 3 4 5 Estímulos y recompensas al personal Capacitación del personal Becas
Festejo del día del niño Currículo del personal del centro 4C.11 4C.22 4C.19 4C.21.1. 4C.24.1. 1999 1999 1999 1999 1999 Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo Administrativo 6 6 6 6 6 Originales y copias Originales y copias Datos personales Copias Original y copias
Autoriza Entrega documentación Recibe documentación Fecha de entrega ____________________ ___________________________ ___________________________ _______________________
AUTORIZA (14) ENTREGA DOCUMENTACIÓN(15) RECIBE DOCUMENTACIÓN(16) FECHA DE ENTREGA(17)
7. Número secuencial del expediente dentro del inventario
Número correspondiente al inventario
8. Nombre del expediente Denominación del expediente de acuerdo con el asunto. No incluir los términos “generalidades o diversos”, en su caso se anotarán número de legajos
9. Clave de clasificación Clave que corresponde a la clasificación del expediente conforme al cuadro de clasificación de archivos de SESVER.
10. Fechas extremas Periodo que cubre el expediente a partir del año del primer documento y el año del último documento que concluyó el trámite. En la elaboración de inventario para uso de unidades administrativas solo se anotará el año de apertura.
11. Valor Se anotará el o los valores de los documentos que tiene el expediente
12.1. Vigencia completa Se hará la anotación que corresponda según el caso:
Se anotará el número completo de años a que corresponde la vigencia documental Se anotará el número de años a que corresponda el plazo de reserva más un periodo igual a este plazo o, el plazo de reserva más el número de años que corresponda a la vigencia documental cuando esta sea superior al plazo de reserva Se anotará la vigencia documental más dos años cuando la información del expediente fue objeto de una solicitud de información
12.2 Archivo de trámite Número de años durante los cuales el expediente permaneció en la unidad administrativa
12.3 Archivo de concentración Conforme a las vigencias documentales vigentes o plazos de reserva, se anotará el número de años restantes que el expediente se conservó en el archivo de trámite.
12.4 Baja Se identificará con “X” cuando el expediente cumplió su vigencia documental en el archivo
de trámite, por lo que no se anotará número alguno en la columna “archivo de concentración”
17. Fecha Fecha en la que se realiza la entrega física de archivos en el archivo de concentración
18. Domicilio Domicilio del lugar de trabajo del servidor público
19. Teléfono Número telefónico, extensión y de ser el caso, clases lada
20. Correo electrónico Dirección electrónica oficial o, de ser el caso, privada, del servidor público
21. Fondo Nombre de la dependencia
22. Subfondo Este campo solo será utilizado por el código que identifica a cada una de las Unidades Administrativas
23. Descripción de la serie La descripción breve sobre el asunto de la serie documental
24. Valor de la Información Marcar con una X si la información contiene documentos reservados o confidenciales, según corresponden.
25. Ubicación Física El lugar físico donde se localizan los expedientes en el Archivo de Trámite (estantes, anaqueles, archiveros, etc.)
FICHA DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRÁMITE
Folio: ___________________
REMITENTE FECHA DE RECEPCIÓN (UAD) FECHA DE RECEPCIÓN (AT)
No. De OFICIO:
CLASIFICACIÓN: FECHA:
DIA MES AÑO DIA MES AÑO
Nombre y firma del responsable NUMERO DE REGISTRO (UAD)
ASUNTO
RESPUESTA REQUERIDA
FECHA DE RECEPCIÓN DEL ÁREA TRAMITADORA
DIA MES AÑO DIA MES AÑO
FICHA DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRÁMITE
Folio: (1)___________________
REMITENTE (2) FECHA DE RECEPCIÓN (UAD) FECHA DE RECEPCIÓN (AT)
No. de OFICIO: (3)
CLASIFICACIÓN: (5) FECHA: (4)
DIA MES AÑO DIA MES AÑO
(6) (10)
(11)
Nombre y firma del responsable NUMERO DE REGISTRO (UAD)
(7)
ASUNTO (8)
INDICACIONES (12)
INSTRUCTIVO DE LLENADO DE FICHA DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRÁMITE 1. Folio Número asignado por la mesa de trámite de recepción(UCAD o UAD)
2. Remitente Nombre, domicilio completo del remitente (UCAD o UAD)
3. Número de oficio Número de oficio del documento que se recibe para trámite (UCAD o UAD)
4. Fecha Día, mes y año en que fue generado el documento que se recibe (UCAD o UAD)
5. Clasificación Clave de clasificación completa del documento y sus antecedentes
6. Fecha de recepción en la mesa de trámite Día, mes y año en que se recibe el documento para trámite (UCAD o UAD)
7. Número de registro Número de folio y nombre del medio de entrega por el cual se recibe el documento(UCAD o UAD)
8. Asunto Resumen del tema de que trata el documento (UCAD o UAD)