Contenido del Plan de Mejoramiento

Ÿ Resultados del diagnóstico. Variable crítica identificada: Organización y presentación de lineales, calificación promedio 3.0 (variable de menor calificación).

Ÿ Ítems considerados en la variable crítica: Surtido acorde con el espacio, surtido acorde con la planometría existente, etiquetas de precio (labels) según referencia del producto y estado actual de las estanterías y elementos de exhibición.

A continuación se presentan apartes del plan de mejoramiento ideado por el equipo de mejoramiento del Departamento de Mercadeo y Ventas de Comfandi “Emprendedores en Acción”.

SITUACIÓN ACTUAL

1. Existen varios cargos con diferentes criterios para realizar los pedidos en los puntos de venta.

2. No se realizan los pedidos de acuerdo con la necesidad del almacén.

Figura 5. Foto exhibición en góndola en punto de venta Comfandi. Fuente: Departamento de

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4. No hay una clasificación ABC de los productos para el surtido.

5. No se asigna con anticipación el espacio para productos nuevos.

6. No se hace seguimiento a productos (nuevos y existentes).

Figura 6. Foto exhibición adicional y en góndola en punto de venta Comfandi. Fuente:

Departamento de Mercadeo y Ventas. 2004.

7. Falta de mantenimiento preventivo en equipos de exhibición (góndolas, neveras, bases).

8. Falta de capacitación en estrategias de exhibición para el personal.

Figura 7. Foto exhibición en góndola Figura 8. Foto exhibición en góndola en

punto de venta Comfandi. punto de venta Comfandi.

Fuente: Departamento de Mercadeo y Ventas. 2004.

9. Los lineales y los portalabels se encuentran muy sucios y en mal estado.

11. Planometría.

Figura 9. Foto exhibición en góndola en Figura 10. Foto exhibición en góndola en

punto de venta Comfandi. punto de venta Comfandi.

Fuente: Departamento de Mercadeo y Ventas. 2004.

12. Faltan labels en el almacén.

Figura 11. Foto exhibición en góndola y Figura 12. Foto exhibición en góndola y

presentación de labels en punto de presentación de labels en punto de

venta Comfandi. venta Comfandi.

Fuente: Departamento de Mercadeo y Ventas. 2004.

13. Algunas condiciones atmosféricas y de ubicación afectan la presentación interna del almacén.

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QUÉ HACER?

1. Hacer un levantamiento de información acerca de las personas que realizan pedidos en las diferentes categorías de los almacenes y definir procedimiento para estandarizar metodología.

2. Analizar la rotación de los productos y realizar inventarios al momento de hacer los pedidos. Suministrar pantalla para consulta en los almacenes.

3. Nivelar cargas de trabajo asignando categorías adyacentes y/o pasillos a una misma persona.

4. Clasificar el portafolio de productos del punto de venta por sección.

5. Asignar oportunamente el espacio a los productos nuevos.

6. Realizar seguimiento a productos nuevos.

7. Realizar evaluación de elementos encaminada a mejorar la calidad y presupuestar cambios.

8. Entregar capacitación permanentemente al personal del punto de venta respecto a la presentación del punto de venta y estrategias de exhibición.

9. Programar brigadas de aseo de elementos de exhibición por punto de venta.

10. Reprogramar horarios para personal de surtido.

11. Actualizar la planometría en todos los puntos de venta, entregándola diseñada a cada almacén, establecer procedimiento para su utilización y controles para supervisión.

12. Efectuar por punto de venta un diagnóstico de labels faltantes.

13. Analizar por punto de venta las condiciones ambientales que afectan la presentación y organización de lineales estableciendo planes de acción.”12

El plan de mejoramiento elaborado por el Grupo de Mejoramiento enuncia lo siguiente:

Plan de mejoramiento “Organización y presentación de lineales” (2004)

Causa Qué hacer Cómo hacerlo Cuándo

hacerlo Responsable

1. Existen varios cargos con diferentes criterios para realizar los pedidos en los puntos de venta.

Hacer un levantamiento de información acerca de las personas que realizan pedidos en las diferentes categorías de los almacenes y definir procedimiento para estandarizar metodología. Solicitarlo al Dpto. de Planeación. Segundo semestre de 2004 Jefe Dpto. Mercadeo y Ventas 2. No se realizan los pedidos de acuerdo con la necesidad del almacén.

Analizar la rotación de los productos y realizar inventarios al momento de hacer los pedidos, suministrar pantalla para consulta en los almacenes.

Utilizar el sistema y el recurso que tiene cada punto de venta para indagar la rotación del producto teniendo en cuenta la temporada, la importancia de la categoría en el almacén y el promedio de pedidos.

Inmediatamente Administrador del punto de venta, Supervisor, Operador Logístico 3. Al personal no se le asignan categorías adyacentes por lo cual hay olvidos.

Nivelar cargas de trabajo asignando categorías adyacentes y/o pasillos a una misma persona

Revisar por secciones las cargas de trabajo de acuerdo con la rotación de productos. Segundo semestre de 2004 Administrador del punto de venta, Supervisor, Operador Logístico 4. No hay una clasificación A B C de los productos para el personal de surtido.

Clasificar el portafolio de productos del punto de venta por sección.

De acuerdo con la rotación y por el programa Business Object. Cuarto trimestre de 2004 Jefe Secciones Categorías, Jefe Sección Merchandising y Eventos Promocionales 5. No se asigna con anticipación el espacio para productos nuevos.

Asignar oportunamente el espacio a los productos nuevos.

Mejorando comunicación y entregando instrucción específica a los puntos de venta respecto a participaciones.

Inmediatamente Jefes Secciones Alimentos - No Alimentos y Merchandising

72 6. No se hace

seguimiento a productos (nuevos y existentes).

Realizar seguimiento a los productos nuevos. Establecer procedimiento para efectuar seguimiento al comportamiento de ventas de productos nuevos. Segundo semestre Jefe Sección Categoría Alimentos y No Alimentos 7. Falta de mantenimiento preventivo en equipos de exhibición (góndolas, neveras, bases). Realizar evaluación de elementos encaminada a mejorar calidad y presupuestar cambios Levantar información de procedimiento actual para solicitar labels.

Segundo semestre Administradores y Jefe Sección Control Operativo 8. Falta de capacitación en estrategias de exhibición para el personal. Entregar capacitación permanentemente al personal del punto de venta respecto a la presentación del punto de venta y estrategias de exhibición. Realizar cronograma para realización de capacitación. Segundo semestre Jefe Sección Operación Supermercados y Droguerías, Jefe Proyecto Operador Logístico y Jefe Sección Merchandising y Eventos Promocionales

9. Los lineales y los portalabels se encuentran muy sucios y en mal estado.

Programar brigadas de aseo de elementos de exhibición por punto de venta.

Establecer cronograma. Inmediatamente Jefe Sección Operación Supermercados y Droguerías

10. Falta de personal para estar surtiendo en los momentos de mayor venta.

Reprogramar horarios para personal de surtido. Identificar días y horarios de mayor afluencia de clientes para reprogramar horarios.

Julio de 2004 Administrador del punto de venta, Coordinador Operador Logístico

11. Planometría desactualizada por falta de personal.

Actualización de planometría en todos los puntos de venta entregándola a cada almacén, establecer procedimiento para su utilización y controles para supervisión.

Contando con la autorización del personal externo, liderado por cada Mercaderista. Segundo semestre de 2004 Jefe Sección Merchandising y Eventos Promocionales 12. Faltan labels en el almacén.

Efectuar por punto de venta un diagnóstico de labels faltantes.

Comprar impresora para cada negocio o por sectores.

inmediatamente Jefe Sección Operación Supermercados y Droguerías 13. Algunas condiciones atmosféricas y de ubicación afectan la presentación interna del almacén.

Analizar por punto de venta las condiciones ambientales que afectan la presentación y organización de lineales estableciendo plan de acción.

Evaluar soluciones como puertas con censores, extractores, ventiladores, aire acondicionado, reubicaciones de categorías, etc. Cuarto trimestre del año 2004 Jefe Sección Operación Supermercados y Droguerías, Jefe Control Operativo de Procesos.

Tabla 1. Plan de mejoramiento. Fuente: GRUPO DE MEJORAMIENTO, Emprendedores en Acción.

Este plan de mejoramiento muestra las causas y lo que pretende alcanzar la entidad para mejorar la situación encontrada en la variable objeto de estudio. Pues en esta variable se reconocieron aspectos como son el surtido acorde con el espacio, la planometría existente, la presentación y suficiencia de labels y la presentación general de los elementos de exhibición en los almacenes, que limitan la adecuada presentación de los puntos de venta; actualmente se encuentran deficiencias en estos cuatro aspectos, presentándose lineales sin frentear, con artículos agotados, sin labels, con errores en los rótulos de precios, con la planometría desactualizada, con los elementos de exhibición sucios y en mal estado, entre otros aspectos, lo que se contrapone con el desarrollo idóneo de la actividad de comercialización de los diversos productos que ofrece el mercado en los supermercados y rapitiendas Comfandi, y limita su capacidad de respuesta a la demanda presente.