3. Análisis
3.6. Contribución a la toma de decisiones de las consultas propuestas
Entre los puntos que se deben vigilar en las distintas vistas, se describen a continuación los más significativos. Cabe mencionar que las vistas tienen distintos períodos de consulta (Histórica, Anual, Mensual, Diaria). Para cada uno de éstos períodos el resultado puede ser diferente. Habrá que considerar esto para hacer una interpretación correcta de la información.
Como ejemplo, supongamos que se hace la consulta Histórica de la Vista Empresa y que arroja un Índice de Rentabilidad de la Empresa (IRE) de 1.22. Esto significa que históricamente la empresa se ha mantenido con más ingresos que egresos (que representan un 22% de utilidad). Si la consulta diaria arroja un IRE de 0.5, significa que en el día que se está consultando, los egresos duplicaron a los ingresos, habrá que tomar en cuenta las posibles causas de esto y considerar si se requiere alguna acción correctiva. Algunas posibles causas serían:
• Se hizo pago de nómina
• Se hizo alguna compra o pago de mercancía • Las ventas disminuyeron
• No se está registrando la venta real • Etc.
Puntos a Vigilar
• Utilidad Bruta de la Empresa (UBE) – Debe ser mayor a cero. Aunque esto no significa que todas las sucursales estén operando con utilidades, es un indicador general de que la empresa no opera con pérdidas.
• Índice de Rentabilidad de la Empresa (IRE) – al ser la relación entre ingresos y egresos, su valor será positivo. Sus resultados posibles se interpretan de la siguiente manera:
o IRE < 1 – La suma de gastos y compras es mayor al importe de las ventas. En un
período de consulta corto, esto puede ser normal y no ser motivo de preocupación. Si el período de consulta es razonablemente grande, está indicando que la empresa está operando con pérdidas y que es urgente tomar medidas correctivas que pueden incluir hasta el cierre de operaciones de la empresa.
o IRE = 1 - La suma de gastos y compras es igual al importe de las ventas. Su
significado también depende del período de consulta y puede requerir acciones correctivas.
o IRE > 1 - La suma de gastos y compras es menor al importe de las ventas. Esto es
un resultado aceptable sin importar el lapso de tiempo consultado. Sin embargo, no significa que no se deba revisar a más detalle, ya que puede haber sucursales o productos que generen pérdidas.
• Índice de Gastos de la Empresa (IGE) – es una medida de eficiencia que relaciona el importe de los gastos contra el de los ingresos. Indica que proporción de los ingresos se gasta para obtener utilidades. Debe ser menor de 1, lo que significa que los gastos son menores a los ingresos y su tendencia debe ser hacia cero. La intención es mantenerlo lo más bajo posible.
• Porcentaje de utilidad de la Empresa (PUE) – es la relación entre la Utilidad Bruta de la empresa y sus egresos. Debe buscarse que sea lo mayor posible dentro de los parámetros del mercado, es decir, sin vender productos más caros que en la competencia.
• Semáforo – está asociado con las utilidades de la empresa, la sucursal o el producto, dependiendo de la vista que se consulte. Debe estar siempre en verde.
• Utilidad Bruta de la Sucursal (UBS)– Debe ser mayor a cero, lo que indica que la utilidad de la sucursal es positiva (ganancia). En caso de ser negativa, la sucursal contribuye a las pérdidas.
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• Índice de Rentabilidad de la Sucursal (IRS) – su significado es el mismo del IRE acotado solamente a la sucursal. Puede suceder que el IRE sea > 1, pero el IRS de alguna sucursal sea < 1. En éste caso se debe enfocar, específicamente, a determinar las causas de la operación con pérdidas de la sucursal.
• Índice de Gastos de la Sucursal (IGS) – su significado es el mismo que el IGE, enfocado también a cada sucursal en específico. Aunque el IGE da una imagen general de la empresa, puede suceder que en determinada sucursal el IGS sea mayor al IGE. Cuando el valor del IGS es mayor al del IGE, la intención debe ser acercar el valor del IGS al del IGE en cada sucursal, de ésta manera, todas las sucursales contribuirán a disminuir el IGE. Si el IGS es menor al IGE, la sucursal debe tratar de mantenerse en ése valor o, inclusive, disminuirlo.
• Porcentaje de participación de la sucursal en la utilidad (PPSU) – es la relación entre la utilidad bruta de la sucursal y la utilidad bruta de la empresa en el período consultado. Debe buscarse que sea lo mayor posible dentro de los parámetros del mercado, es decir, sin vender productos más caros que en la competencia.
• Porcentaje de Participación de la Sucursal en Ganancias / Pérdidas de la Empresa (PSGE) – Indica que proporción de la ganancia o pérdida representa cada sucursal dentro de la empresa, es decir, es la relación entre la ganancia o pérdida de la sucursal y la ganancia o pérdida de la empresa en el período consultado. Cada sucursal debe tratar de aumentar este indicador cuando es ganancia y eliminarlo cuando es pérdida.
• Porcentaje de Participación del Producto en Utilidades (PPPU) – Indica que proporción de utilidades representa cada producto para la empresa o para la sucursal, según desde la vista que se obtenga la información (Empresa-Producto o Sucursal-Producto). Este indicador permite identificar a los productos que reportan las mayores utilidades a la empresa. Con ésta información se puede vigilar que se tengan las existencias adecuadas de cada producto en cada sucursal e, inclusive, para hacer estudios de la demanda de productos por sucursal, su traslado de una sucursal a otra para acelerar su venta, etc. • Porcentaje de Utilidad del Producto (PUP) – es la diferencia entre el precio de venta
unitario del producto y su valor unitario de compra (costo) entre el costo unitario, es decir indica el porcentaje de utilidad que, por cada venta, reditúa el producto. Habrá que vigilar que sea un valor adecuado a las condiciones del mercado y como comparativo contra la competencia para fijar políticas de precios.
• Velocidad de Venta del Producto en la Sucursal (VVPS) – indica la cantidad de un producto específico que se vende por día en promedio en la sucursal. Sirve para tratar de hacer más eficiente el inventario en cada sucursal.
• Velocidad de Venta del Producto en La Empresa (VVPE) - indica la cantidad de un producto específico que se vende por día en promedio en la empresa. Sirve como indicador para tratar de incrementar la venta, hacer análisis del producto por temporadas, etc.
A continuación se muestran 3 tablas que ejemplifican el uso de éstos indicadores, su significado, estado posible, las probables causas de dicho estado así como acciones que pueden implementarse para corregir algún indicador cuando tenga un valor no deseado o para mejorar su valor cuando tenga un valor aceptable.
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Para la EMPRESA
Indicador Significado Estado Causa Acciones de mejora y/o correctivas
Utilidad Bruta
(Empresa) Ingresos - Egresos Que sea menor o igual a cero
• Se hicieron compras o gastos extraordinarios
• Llevar un buen control sobre la velocidad de venta de los productos para evitar compras innecesarias
• Disminuir los gastos
• Determinar las sucursales que provocan las pérdidas y revisarlas
• Hacer una planeación de gastos previsibles para tratar de disminuirlos
• Las ventas están bajas
• Investigar posibles causas de disminución de las ventas para tomar las medidas pertinentes como ofertas, publicidad, promociones, etc.
• Determinar las sucursales con venta baja y revisarlas Que sea mayor a cero • Las ventas son
mayores a los egresos
• Fijar metas periódicas razonables para mejorar las utilidades dentro de lo factible
• Revisar las sucursales y determinar cuales deben aumentar su utilidad, poniendo especial atención en aquellas que reportan pérdidas
Índice de Rentabilidad
de la Empresa (IRE) Ingresos de la Empresa/ Egresos de la Empresa
• IRE menor o igual a 1
• Se hicieron compras o gastos extraordinarios
• Llevar un buen control sobre la velocidad de venta de los productos para evitar compras innecesarias
• Disminuir los gastos
• Determinar las sucursales que provocan las pérdidas y revisarlas
• Hacer una planeación de gastos previsibles para tratar de disminuirlos
• Las ventas están bajas
• Investigar posibles causas de disminución de las ventas para tomar las medidas pertinentes
• Determinar las sucursales con venta baja y revisarlas
• IRE mayor a 1 • Las ventas son mayores a los egresos
• Fijar metas periódicas razonables para aumentar las ventas dentro de lo factible
• Revisar las sucursales y determinar cuales deben aumentar su utilidad
Índice de Gastos de la
Empresa (IGE) Gastos de la Empresa / Ingresos de la Empresa
Que sea mayor o igual a 1
• Los gastos son mayores a las ventas.
• Revisar los gastos y eliminar los que sean innecesarios.
• Incrementar las Ventas Que sea menor a 1 • Los gastos son
menores a las ventas
• Bajar el valor del índice en cada sucursal disminuyendo los gastos y / o incrementando las ventas
Semáforo
Tiene el mismo uso que la utilidad neta. Pero se muestra de manera gráfica Rojo • La utilidad es negativa. Se hicieron compras o gastos extraordinarios
• Ver Acciones de Utilidad Neta cuando es menor o igual a cero Amarillo • No hay ganancia ni
pérdida • Mismas acciones que las de semáforo rojo Verde • Las ventas son
mayores a los egresos • Ver Acciones de Utilidad Neta cuando es mayor a cero
Porcentaje de Utilidad
de la Empresa (PUE) (IRE – 1) * 100 Que sea menor o igual a cero
Las utilidades son
Pérdida • Ver Acciones de Utilidad Neta cuando es menor o igual a cero Que sea mayor a cero Las Utilidades son
Ganancia • Ver Acciones de Utilidad Neta cuando es mayo a cero
Para la SUCURSAL
Indicador Significado Estado Causa Acciones de mejora y/o correctivas
Utilidad Bruta de la
Sucursal Ingresos - Egresos Que sea menor o igual a cero
• Se hicieron compras o gastos extraordinarios
• Llevar un buen control sobre la velocidad de venta de los productos para evitar compras innecesarias
• Disminuir los gastos
• Determinar los productos que provocan las pérdidas y revisarlas
• Hacer una planeación de gastos previsibles para tratar de disminuirlos
• Las ventas están bajas
• Investigar posibles causas de disminución de las ventas para tomar las medidas pertinentes como ofertas, publicidad, promociones, etc.
• Determinar que productos tienen venta baja y revisar las causas Que sea mayor a cero • Las ventas son
mayores a los egresos
• Fijar metas periódicas razonables para mejorar las utilidades dentro de lo factible
• Revisar los productos y determinar cuales deben o pueden aumentar su utilidad
Índice de Rentabilidad
de la Sucursal (IRS) Ingresos de la Sucursal/ Egresos de la Sucursal
• IRS menor o igual a 1
• Se hicieron compras o gastos extraordinarios
• Llevar un buen control sobre la velocidad de venta de los productos para evitar compras innecesarias
• Disminuir los gastos
• Determinar los productos que provocan las pérdidas y revisarlas
• Hacer una planeación de gastos previsibles para tratar de disminuirlos
• Las ventas están bajas
• Investigar posibles causas de disminución de las ventas para tomar las medidas pertinentes como ofertas, publicidad, promociones, etc.
• Determinar que productos tienen venta baja y revisar las causas
• IRS mayor a 1 • Las ventas son mayores a los egresos
• Fijar metas periódicas razonables para aumentar las ventas dentro de lo factible
• Revisar los productos y determinar cuales deben o pueden aumentar su utilidad
Índice de Gastos de la
Sucursal (IGS) Gastos de la Sucursal / Ingresos de la Sucursal
Que sea mayor o igual a 1
• Los gastos son mayores a las ventas.
• Revisar los gastos y eliminar los que sean innecesarios.
• Incrementar las Ventas Que sea menor a 1 • Los gastos son
menores a las ventas • Bajar el valor del índice en la sucursal en lo posible
Semáforo
Tiene el mismo uso que la utilidad neta. Pero se muestra de manera gráfica Rojo • La utilidad es negativa. Se hicieron compras o gastos extraordinarios
• Ver Acciones de Utilidad Neta cuando es menor o igual a cero Amarillo • No hay ganancia ni
pérdida • Mismas acciones que las de semáforo rojo Verde • Las ventas son
mayores a los egresos • Ver Acciones de Utilidad Neta cuando es mayor a cero
Porcentaje de Participación de la Sucursal en la Utilidad de la Empresa Es la relación entre la utilidad bruta de la sucursal y la utilidad bruta de la empresa
Que sea mayor o igual a cero y menor a 1
• La sucursal contribuye a las utilidades de la empresa
• Fijar metas periódicas razonables para aumentar las utilidades dentro de lo factible
• Revisar los productos y determinar cuales deben o pueden aumentar su utilidad
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Indicador Significado Estado Causa Acciones de mejora y/o correctivas
Que sea menor a cero
• La sucursal contribuye a las pérdidas de la empresa
• Revisar los gastos y eliminar los que sean innecesarios.
• Incrementar las Ventas
Porcentaje de Participación de la Sucursal en Ganancias / Pérdidas de la Empresa (PSGE) Es la proporción en que cada sucursal participa en las ganancias /pérdidas de la empresa: Utilidad Bruta Sucursal / Ganancia / Pérdida de la Empresa
Que sea mayor o igual a cero:
• La sucursal contribuye a las ganancias de la empresa cuando sus utilidades son positivas y a las pérdidas en caso contrario
• Es un dato informativo. Cada sucursal debe cuidar que genere ganancias y mejorar su porcentaje de participación dentro de la empresa.
Que sea menor a cero
La sucursal tiene pérdidas y la empresa también. El IRE y el IRS son menor o igual a 1
Ver acciones para IRE menor o igual a 1 Ver acciones para IRS menor o igual a 1 La sucursal tiene
pérdidas y la Empresa ganancias
Ver acciones para IRS menor o igual a 1 La sucursal tiene
ganancia y la empresa pérdida
Ver acciones para IRS mayor a 1
Para el PRODUCTO
Indicador Significado Estado Causa Acciones de mejora y/o correctivas
Semáforo
Tiene el mismo uso que la utilidad bruta. Pero se muestra de manera gráfica Rojo • La utilidad es negativa. Se hicieron compras extraordinarias y no se ha vendido el producto
• Incrementar la venta del producto para disminuir existencias Amarillo • No hay ganancia ni
pérdida • Mismas acciones que las de semáforo rojo Verde
• Ya se tiene una utilidad por la compra del producto
• Revisar que exista la existencia adecuada para no caer en rojo, es decir, no hacer compras excesivas
Porcentaje de Utilidad del Producto
Utilidad Bruta Unitaria = (Precio de Venta – Costo) / Costo
Que sea menor a cero • El producto tiene un precio menor a su costo
• Detener la venta del producto hasta asignarle un precio adecuado ya que cada venta genera pérdida
Que sea igual a cero
• No se ha Fijado un precio adecuado al producto, se está vendiendo al costo
• Revisar y asignar el precio de venta del producto Que sea mayor a cero • Se ha fijado un precio al
producto
• Revisar que el precio asignado esté dentro de las condiciones del mercado
Velocidad de Venta del Producto en la Sucursal(VVPS)
Cantidad de artículos que se venden por día de un producto determinado en cada sucursal Tiene un rango de valores de 0 a N El valor lo determina la cantidad vendida
• Aumentar para cada producto su velocidad de venta
• Evitar que valga cero, lo que significa que no se vende
• Sirve para medir la cantidad a reservar en el inventario para no almacenar en exceso y para no tener faltantes
• Evitar los productos con velocidad cero en la sucursal
Velocidad de venta del Producto en La Empresa (VVPE)
Cantidad de artículos que se venden por día de un producto determinado en toda la empresa Tiene un rango de valores de 0 a N El valor lo determina la cantidad vendida
• Aumentar para cada producto su velocidad de venta
• Evitar que valga cero, lo que significa que no se vende
• Sirve para medir la cantidad a reservar en el inventario para no almacenar en exceso y para no tener faltantes
• Evitar los productos con velocidad cero en la empresa
• Revisar cada sucursal y transferir los productos de una sucursal en que no se venden a otra en que haya másdemanda cuando sea posible
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CAPITULO 4
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