A la Dirección de Control le corresponden, de acuerdo a la Ley N°18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, las siguientes funciones:
Realizar la auditoría operativa interna de la municipalidad, con el objeto de fiscalizar la legalidad de su actuación; Controlar la ejecución financiera y presupuestaria municipal;
Representar al Alcalde los actos municipales que estime ilegales, informando de ello al Concejo, para cuyo objeto tendrá acceso a toda la información disponible;
Colaborar directamente con el Concejo para el ejercicio de sus funciones fiscalizadoras, y Asesorar al Concejo en la definición y evaluación de la auditoría externa que aquel pueda requerir.
De acuerdo a la Ley N° 19.803, de 2002, Ley N°20.008, de 2005 y Reglamento de Incentivos (D.A. Nº747, del 04/09/07), la Unidad de Control también tiene por función controlar trimestralmente el estado de avance del Programa Anual de Mejoramiento de la Gestión Municipal.
La Ley 20.285 del año 2008, sobre acceso a la información pública, señala en su Artículo 9°: “Las reparticiones encargadas del control interno de los órganos u organismos de la Administración, tendrán la obligación de velar por la observancia de las normas de este Título, sin perjuicio de las atribuciones y funciones que esta ley encomienda al Consejo y a la Contraloría General de la República.
Por su parte, el artículo 18° de la ley 10.336, Orgánica Constitucional de la Contraloría General de la República, prescribe que “los servicios sometidos a su fiscalización deben organizar las oficinas de control de acuerdo, entre otros aspectos, con la naturaleza y modalidades de cada entidad. Los contralores, inspectores, auditores o empleados con otras denominaciones que tengan a su cargo estas labores quedarán sujetos a la dependencia técnica de la Contraloría General. Además, el artículo 61° del DL N° 1.263/75, Orgánico de Administración Financiera del Estado, señala que “los métodos y procedimientos de análisis y auditorías que apliquen las unidades de Control Interno y el Servicio de Tesorerías, se someterán a las instrucciones que sobre la materia imparta la Contraloría General, a fin de mantener la uniformidad y coordinación del sistema de Control Financiero del Estado”.
La Dirección de Control fue creada en el municipio por mandato de la Ley N° 20.742 y el cargo de Director de Control, grado 8° de la planta de Directivos, fue creado mediante Decreto Alcaldicio N° 926 del 08.07.2015, el que fue provisto con su titular a partir del 02 de noviembre del 2015. También se desempeña como profesional en esta unidad, funcionaria grado 10° de la planta de Jefaturas.
1).- METAS CUMPLIDAS Y OBJETIVOS ALCANZADOS.
La misión específica de Control durante el año 2020 fue “Desarrollar un trabajo profesional ajustado a las normas legales y de auditoría, contribuyendo a una asignación y uso eficiente de los recursos, para garantizar la existencia y fortalecimiento permanente del Municipio”.
Para ello, se aplicaron las leyes, los principios de Control Interno de general aceptación y las modalidades y normas de auditoría definidos por la Contraloría General de la República.
A continuación, se muestra el trabajo programado y ejecutado por la Dirección de Control Municipal, durante el año 2020, para dar cumplimiento a las funciones que le encomienda la normativa vigente, considerando el estado de pandemia en el cual desarrollamos nuestras funciones.
A) AUDITORIA OPERATIVA Y ADMINISTRATIVA
Metas Propuestas Metas Logradas
1. AUDITAR SUBVENCIONES AÑO 2019.
META CUMPLIDA EN UN 100%
El contenido de las auditorías se encuentra en los siguientes documentos: Ord. N° 36 de fecha 31.12.2020, Solicita información para realizar auditoría a subvenciones, dirigido a Director (S) Administración y Finanzas.
2. REVISAR CUMPLIMIENTO LEY DE
TRANSPARENCIA.
D.A. N°2.038 de fecha 27.12.2018: Establece Procedimientos, Asigna Roles en Transparencia Municipal e instruye a los Directores y Jefes de unidades municipales para dar cumplimiento a la Ley y a las instrucciones del Consejo para la Transparencia debiendo enviar la información los primeros 10 días hábiles de cada mes. Plazo que fue extendido debido a la Pandemia a 30 días.
Informes de autoevaluación según Ord. N° 08, 10, 16, 22, 24, 25, 30, 34, correspondientes al año 2020 que indican grados de cumplimiento mensuales y señalan las fechas máximas de envío de la información. Se alcanzó, en noviembre de 2020, un 74.97% de cumplimiento.
3. REALIZAR SEGUIMIENTO A OBSERVACIONES REALIZADAS DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
Se derivaron y validaron en la plataforma de seguimiento de observaciones Informe de seguimiento N°274/2019 de auditoría financiera al Departamento de Educación Municipal. Las observaciones contenidas en los informes son calificadas por Contraloría y las respuestas o correcciones a las catalogadas como Altamente Complejas y Complejas deben ser validadas por ese ente Contralor, mientras que las calificadas como Medianamente complejas y Levemente Complejas lo deberán ser por la Dirección de Control en la misma plataforma implementada.
B) AUDITORIA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA
Metas Propuestas Metas Logradas
1. AUDITAR TRIMESTRALMENTE LOS BALANCES DE
LA EJECUCION PRESUPUESTARIA DEL
MUNICIPIO Y SERVICIOS INCORPORADOS A LA GESTION MUNICIPAL, DEL AÑO 2020 (CON EXCEPCION DEL CUARTO TRIMESTRE, CUYO EXAMEN CORRESPONDE REALIZARLO EL AÑO SIGUIENTE).
META CUMPLIDA EN UN 100%
El contenido de las auditorías se encuentra en los siguientes ordinarios:
1) Ord. de Control Nº14, del 30.04.2020, contiene el resultado de la evaluación del cuarto trimestre de 2019.
2) Ord. de Control Nº18, del 18/06/2020, contiene el resultado de la evaluación del primer trimestre de 2020.
3) Ord. de Control Nº31, del 24/11/2020, contiene el resultado de la evaluación del segundo trimestre de 2020.
4) Ord. de Control Nº01, del 11/01/2021, contiene el resultado de la evaluación del tercer trimestre de 2020.
En dichos informes se comunicó al Sr. Alcalde, Concejo Municipal y Unidades involucradas, sobre el estado de avance de los respectivos presupuestos, posibles déficits en las cuentas presupuestarias, cuadratura del Saldo de Caja, estado de los registros contables, estado de cumplimiento de los pagos por concepto de cotizaciones previsionales, de los aportes que la Municipalidad debe efectuar al Fondo Común Municipal y de los pagos por concepto de asignaciones de perfeccionamiento docente, entre otros. La principal observación realizada se relacionó con la necesidad de efectuar un análisis financiero en el Departamento de Educación previo a la realización de un traspaso adicional de recursos y la obligación de cumplir con los compromisos financieros.
2. AUDITAR FINANCIERAMENTE AL DPTO. DE EDUCACIÓN.
Mediante Ord. N° 35 de fecha 31.12.2020 se insistió en solicitud de envío de copias de rendiciones aceptadas por el Ministerio de Educación entre los años 2014 al 2019 para validarlas. Informes que, al igual que en períodos anteriores, no han sido respondidos por ese departamento.
3. REVISAR EL SISTEMA DE BODEGA DE MUNICIPALIDAD, DPTO. DE EDUCACIÓN Y DPTO. SALUD.
Mediante Ord. N°07/2018 se informó a Contraloría un plan de trabajo para la regularización del Activo Fijo, basado en las instrucciones para la implementación de las Normas Internacionales de Contabilidad y se realizaron reuniones con los funcionarios involucrados en el manejo de los inventarios de la municipalidad y servicios incorporados a la gestión.
Las unidades han avanzado en la actualización de la información mientras se implemente el sistema computacional que será licitado durante el presente año.
4. REVISAR LOS DECRETOS DE PAGO Y/O
COMPROBANTES DE EGRESO CON SU
RESPECTIVO RESPALDO, DE LA MUNICIPALIDAD, EDUCACION Y SALUD SOBRE LAS 100 UTM
META CUMPLIDA EN UN 100%. Decretos de Pago y/o Cantidad Comprobante Egreso: Revisada: Municipio 270 Educación 40 Salud 26 Total 336 5. REVISAR DECRETOS DE PAGO POR MONTOS
INFERIORES A 100 UTM
Se revisaron Decretos de Pago con consultas de las Unidades, remitiendo informes al respecto, revisando los antecedentes de respaldo.
6. REVISAR EL 100% DE LAS RENDICIONES DE CUENTA MENSUALES DE CAJA CHICA DEL DEPTO. ADM. Y FINANZAS, DOM, TRÁNSITO AÑO 2019.
META CUMPLIDA EN UN 100%
Se verificó que el Municipio cumpliera con los procedimientos establecidos para la administración de estos recursos.
C) REPRESENTACION DE ACTOS MUNICIPALES ILEGALES
Meta Propuesta Meta Lograda
1.
REPRESENTACIÓN DE ACTOS MUNICIPALESILEGALES.
Durante el año 2020 se representó al Sr. Alcalde y Concejo municipal Decreto de pago N°07/2020 que corresponde a viáticos del personal, por lo que se realizó presentación en Contraloría Regional para definir criterio.
D) COLABORACION CON EL CONCEJO MUNICIPAL
Metas Propuestas Metas Logradas
1.
EXAMINAR TRIMESTRALMENTE LOS BALANCESDE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA
ACUMULADA DEL MUNICIPIO, EDUCACIÓN Y SALUD PARA EL AÑO 2020.
META CUMPLIDA EN UN 100%.
Se entregaron informes trimestrales al Sr. Alcalde, Concejo Municipal y Unidades involucradas, notificándose acerca del estado de avance de los respectivos presupuestos, posibles déficits, cuadratura del Saldo de Caja, estado de los registros contables que los respaldan, estado de cumplimiento de los pagos por concepto de cotizaciones previsionales, de los aportes que la Municipalidad debe efectuar al Fondo Común Municipal y de los pagos por concepto de asignaciones de perfeccionamiento docente.
2.
RESPONDER A LAS SOLICITUDES DE INFORME DEL SR. ALCALDE Y CONCEJO MUNICIPAL.E) AUDITORIAS EXTERNAS REQUERIDAS
Meta Propuesta Meta Lograda
1.
ASESORAR AL CONCEJO EN LA DEFINICIÓN Y EVALUACIÓN DE LA AUDITORÍA EXTERNA QUE AQUÉL PUEDA REQUERIR.Durante el año 2020, el Concejo Municipal no hizo uso de la atribución que le otorga el artículo 80 de la Ley N° 18.695, de disponer la contratación de una auditoría externa para evaluar la ejecución presupuestaria y estado de situación financiera del municipio.
F) EVALUACION DEL PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LA GESTION MUNICIPAL DEL AÑO 2020.
Meta Propuesta Meta Lograda
EVALUAR EL CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE MEJORAMIENTO DE LA GESTION MUNICIPAL (PMG), INSTITUCIONAL Y
COLECTIVO, DEL AÑO
2020.
META LOGRADA EN UN 100%.
El informe final fue presentado mediante Ord. N°06-2021 al Concejo Municipal, con la finalidad de que éste evaluara y sancionara en forma definitiva el grado de cumplimiento global de los Objetivos de Gestión Institucionales y Colectivos de la Municipalidad.
El cumplimiento de dicho Programa de Mejoramiento de la Gestión, fue el siguiente: A. Desempeño Institucional: 99% de cumplimiento.
B. Desempeño Colectivo por áreas de trabajo: Alcaldía (100%), Administrador municipal (100%) Secretaría Municipal (100%), Secretaría de Planificación (100%), Seguridad Ciudadana (100%), Dirección de Obras (100%), Dirección de Aseo y Ornato (100%), Departamento de Tránsito (100%), Dirección de Desarrollo Comunitario (90%), Dirección de Administración y Finanzas (90%), Juzgado de Policía Local (100%) y Dirección de Control (100%).
2).- VISITAS DE FISCALIZACION DE CONTRALORIA REGIONAL DEL BIO BIO.
Durante el año 2020 la Contraloría Regional del Bio Bío, al igual que muchos de los Servicios Gubernamentales realizaron su labor a través de teletrabajo, por lo tanto, se contactaron con la Dirección de Control para coordinar las respuestas al INFORME DE SEGUIMIENTO del informe final N°274/2020 de la auditoría al proceso de remuneraciones en el Departamento de Educación (DEM), por el período comprendido entre el 01 de enero y el 31 de diciembre de 2018, considerando el personal docente, asistentes de la Educación y el personal que labora directamente en el DEM. Asimismo, auditar el proceso de recuperación de subsidios de incapacidad laboral, en los años 2017 y 2018, del mismo personal. A la fecha el Informe de seguimiento no ha sido recepcionado por el municipio.
El documento que contiene el informe final N° 274 de la auditoría se encuentra publicado en la página web de la municipalidad, en Transparencia Activa, como lo exige la Ley 20.285 del año 2008, sobre acceso a la información pública.
3).- CAPACITACIONES
Durante el año 2020 dentro del Programa de mejoramiento de la Gestión de la Dirección de Control, se desarrolló capacitación vía zoom, sobre Herramienta de gestión de riesgos solicitada por Contraloría con los Directivos y Jefaturas del municipio.