COSAS IMPORTANTES A HACER AL INICIO DE LA REUNIÓN SI ERES LA PERSONA QUE LA DIRIGE

• Agradecer a todos los presentes su asistencia a la reunión.

• Recordar brevemente a los asistentes el motivo y los objetivos de la reunión, junto a la agenda y los tiempos.

• Solicitar a los asistentes que respeten el turno de los ponentes y que no interrumpan su exposición, junto a la necesidad de ser prácticos y resolutivos, para que cada punto se cie- rre con propuestas, tareas y compromisos, los cuales han de tener responsables y fechas estimativas. Es decir, cada punto debe concluir con una lista de tareas y un calendario. • Solicitar a los ponentes que sean breves para ofrecer un tiempo de debate con los asis-

tentes, antes de pasar al siguiente punto de la agenda y que se enfoquen más en cómo abordar y solucionar los problemas y que eviten realizar presentaciones publicitarias. 6. CLAVES para DURANTE LA REUNIÓN por parte del moderador

• Intentar que las preguntas, críticas y opiniones se trasladen al final del punto, en un turno para consultas y resoluciones.

• Rechazar de forma asertiva cualquier opinión, crítica o propuesta que no tenga nada que ver con los puntos de la agenda.

• Anular cualquier conflicto que pueda surgir, conduciendo el flujo a lo más importante: la reunión y al motivo de ésta. Lo importante es alcanzar el objetivo de la reunión.

• Controlar el tiempo.

7. Aspectos básicos para DESPUÉS DE LA REUNIÓN por parte del conductor de la misma • Anunciar el final de la reunión cinco minutos antes, a fin de ir cerrando todos los puntos

de la agenda.

• Agradecer brevemente la aportación de los ponentes y la asistencia y aportación del resto de asistentes.

• Clausurar la reunión de forma puntual. 8. ¿Cómo hacer una presentación atractiva?

Es muy importante entender los elementos que la componen, los objetivos que se persiguen y cómo responder a los imprevistos.

• Objetivos: conseguir la atención del público y generar confianza.

• Elementos: el presentador (mantener el contacto visual con la audiencia y en continuo estado de cambio), el auditorio (conocer lo más posible. ¿Quién?, ¿Qué tipo de personas?, ¿Qué saben del tema?), el mensaje (no perder el tiempo al inicio con formalismos y una presentación organizada y visualmente atractiva y con poco texto, con capacidad de sín- tesis y análisis, entusiasmar con las ideas nuevas e importantes, fomentar la participa- ción y discusión y resumen final) y la infraestructura (sala, audiovisuales, acústica, pizarra o papelógrafo, no recomendable sentado; se asimila un punto principal por cada 10 minutos y 10 diapositivas, para 20 minutos y 30 puntos para la fuente del texto). Una presentación debe contar con las siguientes partes bien diferenciadas:

Introducción: Presentación. Comentar el título y los epígrafes principales. En la introducción, explicar lo que vamos a decir. Evitar empezar con humor, con expresiones, con miedo (“voy a in- tentar...”), algo controvertido (“me gustan los toros”) ni con excusas humildes. Evitar ser excesi- vamente formal porque aumenta las distancias.

Cuerpo: En el cuerpo decirlo. Explicar las ideas ordenadamente y con ejemplos. Una práctica in- teresante para que el mensaje quede grabado en la audiencia es decirlo tres veces.

Conclusión: Realizar un breve resumen de todo lo comentado. En la conclusión, recordar lo que hemos dicho.

COLOQUIO

Final: Es lo que perdura en la mente de los oyentes, así que se deberá planificar bien. También es bueno animar a la acción.

Escenas temidas: nerviosismo previo (solucionarlo con técnicas de relajación), mente en blanco (solucionarlo pasando al siguiente punto y volviendo atrás si lo recordamos), incidentes impre- vistos (solucionándolo reconociendo que ha pasado como si nada), interrupciones groseras (co- mentar a la persona en cuestión que después de la ponencia se le responderá amablemente). Liderazgo ético

9. Y ¿ante el conflicto?

• El enfado justificado (rara vez es un buen método para lograr un objetivo). La cuestión es cómo controlar y diluir el enfado lo antes posible. Soluciones: la persona que se en- fada siente que nadie le presta atención. Lo primero es escuchar lo que tenga que decir. Mostrarle que se entiende su punto de vista. A pesar de que no esté en la mano de uno, el concederle lo que desea, es importante demostrar que se toman en cuenta sus sen- timientos. Una persona que se enfada sólo quiere una cosa: resultados. Así pues, el paso siguiente es llegar a un acuerdo que le satisfaga.

• El enfado táctico: en este caso, lo peor que se puede hacer es permitir que se salgan con la suya, puesto que entonces emplearían la táctica una y otra vez contigo y con otras personas. Soluciones: mostrarse seguro de uno mismo y no permitir que nadie grite. Abandonar la conversación con esa persona si no se calma. Marcar estilo buscando una comunicación racional y educada.

CINCO ASPECTOS CLAVE PARA ORGANIZAR REUNIONES:

• Toda reunión debe tener un moderador que se responsabilizará del éxito o fracaso... y en ocasiones las preparará con otra persona que ayudará a la coordinación.

• La reunión debe planificarse tan pronto se tenga clara su necesidad, bloqueando las agendas de los asistentes.

• La reunión debe convocarse físicamente en cuanto se tengan los datos logísticos (lugar, horario, etc.). Es recomendable, en el caso de incluir personas provenientes de distintas localizaciones, utilizar un lugar “neutral” y céntrico o rotar periódicamente la sede de la reunión.

• El orden del día propuesto debe ser enviado al menos con antelación. Enviar con ante- lación todo el material de referencia imprescindible que los asistentes deben haber leído, para no perder el tiempo leyéndolo una vez comenzada la reunión.

• Pedir a los participantes de la reunión que se la preparen: leer material de referencia, preparar sus aportaciones y avisar al moderador de qué desean hablar y cuánto tiempo. Liderar se escribe con C

- Colaboración. - Continuidad. - Compromiso. - Cooperación. - Complementariedad. - Claridad. - Comunicación. - Confianza. - Creatividad. - Complicidad.

- Conexión. - Comprensión. Creatividad se hace con:

• A de analizar lo que haces.

• A de aprender lo máximo posible, sabiendo que no se puede saber todo. • A de arriesgar; O de osar.

• C de copiar lo mejor de lo que uno ve. • C de curiosidad.

• D de descartar lo obvio.

• E de espejo para mirar lo bueno y lo malo, que permite sacar conclusiones y decidir. • G de ganar-ganar o que nadie pierda.

• H de que hay que tener humildad para sorprenderse. • M de mirar lo que hacen otros.

• O de oír sin juzgar (aplazar el juicio de las ideas: es la manera de que puedan tener éxito las ideas más raras).

• P de preguntarse el porqué de todo. • P de premiar la cantidad de ideas. • R de romper barreras para crear.

• T de trabajar con gente con el mayor talento. • T de tiempo para crear.

• V de variedad de personas para crear.

Clave 4: Actuar con discreción