Creación de Archivo Repositorio Documental

Repositorio documental

INICIO

Solicitar: carpeta colgante, todos los documentos para el sacramento actual y todos los certificados de

sacramentos anteriores recibidos en otras parroquias para abrir

expediente en repositorio documental. Agregar copia de nuevo sacramento en carpeta correspondiente FIN NO

Catalogar la carpeta con el nombre correctamente escrito, del devoto que recibe el sacramento y colocarla en el lugar alfabético correcto dentro del Repositorio documental.

Asiento consta en

sección Sacramentos

Realizar una copia de certificado de sacramento recibido El devoto solicita iniciar proceso para sacramento SI SI Revisar minuciosamente y colocar documentos en carpeta colgante NO Verificar si el devoto ha recibido el sacramento FIN Realizar el asentamiento en el libro correspondiente SI NO FIN NO

Elaborado por: Martha Elizabeth Chiriboga Garay

4.11.2.1 Propósito del Repositorio Documental

El repositorio documental pretende recaudar documentos que sirven de requisito para recibir un sacramento y guardarlos ordenadamente. El repositorio se forma de carpetas colgantes individuales de cada persona que recibe sacramentos en la parroquia Santo Domingo de Guzmán, sin interesar si los previos los recibió en otro lado. Si tiene sacramentos previos, los únicos requisitos serán las copias de los certificados sacramentales que reposarán en su carpeta, más los necesarios para recibir el sacramento actual como, por ejemplo: copias de cédula de identidad, certificados de matrimonio civil, certificados de matrimonio eclesiástico, etc. Los folios que ingresan deberán marcarse

con lápiz en la parte superior derecha de cada hoja debido a que deben ser rectificados cada vez que ingresan nuevas unidades documentales en la carpeta.

4.11.2.2 Recursos Necesarios para Implementar el Repositorio Documental

1. Un estante archivador con cajones para colocar carpetas colgantes. 2. Carpetas colgantes, una por cada individuo

3. Pestañas para catalogación de carpetas.

4. Material para catalogación de cajones para marcar la letra a la que pertenecen las carpetas que contiene.

4.11.2.3 Proceso: Clasificación

Para realizar la clasificación, el personal que gestiona el Archivo, debe sustentarse en el Esquema de Clasificación Técnica del apartado 4.6., luego de haber pasado por el paso previo de clasificación de acuerdo a la Tabla de retención documental. El siguiente es el diagrama de flujo correspondiente al proceso de clasificación de libros:

Gráfico 25: Clasificación de libros.

INICIO

Determinar la sección a la que pertenece

Determinar la serie a la que pertenece ¿Existen subseries? Determinar la subserie a la que pertenece ¿Existen unidades documentales?

Reunir las unidades documentales

NO FIN

SI SI

4.11.2.4 Proceso: Catalogación

La catalogación es la grabación de los títulos de identificación en el lomo de cada libro. Es el paso final de la vida de un libro en cuanto a su presentación. Este proceso inicia con los títulos de identificación del libro, obtenidos ya en el proceso de clasificación y se complementará con el código final que le da una identificación única en el mundo a cada unidad del fondo documental. Un ejemplo de colocación de código es el siguiente, detallado en el apartado número 4.5.3. de esta propuesta:

En donde:

EC: Ecuador CH: Chimborazo Ch: Chunchi, cantón

060550: código postal Chunchi, capital cantonal FDPSDG: Fondo documental Parroquia Santo

Domingo de Guzmán

ADPAS: Administración pastoral (sección) SAC: Sacramentos (serie)

BAUTIZOS: (subserie) T0021: Tomo 0021

Gráfico 26: Proceso para catalogación.

Elaborado por: Martha Elizabeth Chiriboga Garay

INICIO

Colocar Título I: nombre del fondo documental

Colocar Título II: Sección a la que pertenece

¿Existen subseries?

Colocar Título IV: Subserie a la que pertenece ¿Existen unidades documentales? Colocar código NO FIN Colocar Título III: Serie a

la que pertenece

EC-CH-Ch-060201-FDPSDG

4.11.2.5 Proceso: Recuperación de Información

Una vez creados tanto el archivo índice como el repositorio documental, el proceso de recuperación de información, se simplifica y es válido para recuperar información desde cualquier libro que pertenece a la serie Sacramentos o de la serie Defunciones, de forma inmediata, sin tener que manipular en exceso los libros de asentamiento de sacramentos. Actualmente existe gran necesidad de crear el índice debido a que: 1) el proceso de recuperación física mediante búsqueda cronológica del asiento que contiene la información para emitir un certificado es tediosa; y, 2) la manipulación excesiva de los libros que pertenecen a la sección Sacramentos, acelera el deterioro de toda su estructura física. Mientras menos se manipulen los libros, menos deterioro sufrirán. La creación del archivo índice por lo tanto implementa enormes beneficios para el fondo documental, series: Sacramentos y Defunciones. En el momento en que la parroquia cuente con recursos económicos para implementar un sistema automatizado con módulo de recuperación de información, el archivo índice se convertirá en la base de datos que contenga las llaves de acceso a los datos sacramentales y la recuperación de información será inmediata.

Gráfico 27: Proceso Recuperación de información.

INICIO

Buscar en el archivo índice la ficha correspondiente a los nombres indicados

FIN

Leer de la tarjeta índice: subserie, tomo, número de asiento en el que se encuentra el asiento del

sacramento requerido o defunción Solicitar documento de identidad de la persona

interesada en obtener el certificado

Elaborar certificado con los datos fieles que constan en el asiento o acta de defunción

Diseño del proceso de recuperación de documentos de requisito, dentro del Repositorio documental.

Con la implementación del repositorio documental se incrementa la oferta de servicios para el usuario externo, debido a que puede también solicitar alguna copia de uno de los documentos que le han servido como requisitos para obtener alguno de sus sacramentos. Otro beneficio que nos ofrece el repositorio documental es el de no desechar los certificados de aprobación de catequesis o de cursos de preparación que se emiten actualmente por la parroquia y que una vez recibidos se desechan.

Gráfico 28: Proceso de búsqueda en Repositorio documental.

INICIO Buscar en el repositorio documental el expediente correspondiente a los nombres indicados FIN Buscar el documento solicitado Solicitar documento de identidad de la persona interesada en obtener el certificado

Elaborar copia del documento solicitado

Entregar copia del documento al usuario