CREAR UN PRODUCTO EN EL INVENTARIO

Para crear un producto o artículo en inventario seleccione desde el menú de Mantenimiento “Maintain” Artículo de Inventario "Inventory Items".

La información que se despliega en la opción de “Inventory Items” se divide en cuatro ventanas. Las cuatro áreas de información incluidas en el mantenimiento del inventario son descritas en la siguiente figura.

 Código de Artículo/Item ID: El código de artículo es único para cada producto. Este campo puede contener hasta 20 caracteres alfanuméricos El programa ordena el listado de código de artículos alfabéticamente o numéricamente.  Descripción/Description: La descripción puede contener hasta 30 caracteres

alfanuméricos.

 Inactivo/Inactive: Marque un “clic” en esta casilla si quiere inhabilitar algún producto de inventario. Usted puede vender un producto inactivo pero es advertido sobre la condición actual del producto, el sistema le pregunta si usted desea continuar con la operación. Para convertir un producto inactivo en uno activo, sólo tiene que remover el gancho de la casilla. Un producto inactivo puede ser purgado con las siguientes condiciones: no tener balances iniciales, cantidades en Stock cero (0).

 Clase de Producto/Item Class: Hay capacidad para ocho clases de productos de inventarios. Cada producto que se crea debe estar amparado por uno de los ocho “Item Class”, por obligación. A continuación se describe cada uno de ellos:

o Stock Item: Esta es la clase tradicional de los productos de inventario, donde las cantidades, costos, proveedores, nivel mínimo en bodega, niveles de precios, etc., son registrados.

o Master Stock Item: Con esta clase de producto de inventario es posible crear subproductos combinando atributos primarios ¨Primary Atributes¨

con atributos secundarios ¨Secondary Atributes¨, Ej: Un atributo primario seria Color y un atributo secundario seria Tamaño.

o Non-stock item: Este es un producto que no está en bodega. Las cantidades, descripciones y precios unitarios son impresos en las facturas. Pero las cantidades en existencia no son contabilizadas.

o Description only: Este tipo de producto es utilizado cuando solo se quiere imprimir la descripción del producto para la venta. Este tipo de producto no mantiene registro de las cantidades en existencia, costos o precios de venta; solamente descripciones.

o Service: Este tipo de “item” es igual a los productos que no están en existencia. Es un “item” que mantiene un costo y un ingreso, pero que no está en existencia. Este tipo de “item” puede ser utilizado para registrar los honorarios por servicios que usted brinda.

o Labor: Este tipo de “item” es igual a los productos que no están en existencia. Es un “item” que mantiene un costo y un ingreso, pero que no está en existencia. Este tipo de “item” puede ser utilizado para registrar las horas de mano de obra cargadas a un servicio que se brinda.

o Assembly: Un producto en conversión consiste en dos o más productos de inventario que son agrupados y vendidos como una sola unidad. Para crear un producto en conversión, utilice la barra “Bill of Materials”, para definir que componentes (productos de inventario) formarán parte del producto terminado. Este tipo de inventario acumula los costos, cantidades en bodega y niveles de existencia para productos en conversión.

o Activity Item: Son utilizados para indicar cuanto tiempo se ha consumido o gastado en un servicio brindado al cliente, para proyectos o trabajos administrativos para uso interno.

o Charge Item: Son gastos o costos incurridos por un empleado o proveedor cuando los recursos de la empresa son utilizados por un cliente o proyecto.  Descripción Detallada/Description: En esta casilla usted puede ingresar dos

descripciones por artículo. Usted puede ingresar una para las ventas y otra para las compras. La descripción de ventas se reflejará en las Cotizaciones o Pedidos "Quotes/Sales Orders" y Facturas "Sales Invoicing" hechas a los clientes. La descripción de las compras se reflejará en las Ordenes de Compra "Purchase Orders" y en la ventana de Compras/Recibo de Inventario “Purchase/Receive Inventory”. Usted puede utilizar hasta 160 caracteres para cada descripción.

 Precios de Venta/Sales Price: Ingrese los precios de venta que serán desplegados en sus cotizaciones, facturas y pedidos. Tiene hasta diez (10) niveles de precios.

 I.T.B.M./Item Tax Type: Este campo define si el producto comprado y vendido está sujeto a retención del Impuesto de Transferencias de Bienes Muebles (I.T.B.M.). Escoja desde la lupa el I.T.B.M. si el producto está sujeto a retención y pago del impuesto.

 Ultimo Costo Unitario/Last Unit Cost: Este campo representa el último costo asociado con este artículo. Cada compra, pago o ajuste (incluyendo los balances iniciales), son registrados por artículo y el último costo es actualizado.  Método de Costeo/Cost Method: Seleccione uno de estos tres métodos de

costos, desplegando la lista de la casilla, Costos Promedio “Average Cost”, Primero que Entra Primero que Sale “FIFO”, Ultimo que Entra Primero que Sale “LIFO”. Los

 No. de Serie/UPS/SKU: Ingrese en este campo el código universal del producto ¨UPS¨ el cual codificará la barra del producto.

 Tipo de Producto/Item Type: Este campo es de uso opcional y nos sirve para agrupar o clasificar productos de inventario que se verán reflejados en los reportes, este campo es un poco limitado y tiene solo hasta ocho caracteres.  Localización/Location: El campo de localización describe donde esta

físicamente ubicado un producto del inventario. Usted puede ingresar hasta 10 caracteres alfanuméricos. Usted puede ver esta información en reportes de inventario

 Sistema de Medidas/Unit/Measure: Este campo nos dice como se vende el producto Ej.: Por unidad, cajas, docenas, barriles, libras, onzas, horas, etc. Este campo puede ser impreso en la factura de venta, si así se desea. El método de costeo no puede ser cambiado después que el producto de inventario ha sido salvado.

 Mínimo en Bodega/Minium Stock: Es la cantidad mínima de productos que deben estar en bodega. Cuando un producto determinado llega a ese límite el sistema le indica que debe re abastecer ese producto porque ha llegado al límite mínimo establecido.

 Cantidad a Re Ordenar/Reorder Quantity: La cantidad a re-ordenar es la cantidad que normalmente se vuelve a pedir cuando se alcanza el mínimo requerido en bodega.

 Proveedor Preferido/Preferred Vendor ID: Seleccione el código del proveedor al cual se acostumbra comprar el producto.

 Saldos Iniciales/Beginning Balances: Seleccione este icono con un “clic” para ingresar los saldos iniciales del inventario. El monto total del saldo inicial debe coincidir con el mismo monto registrado en el balance inicial del mayor general. Los balances iniciales pueden ser actualizados hasta que el período fiscal sea cerrado. A continuación, la ventana para registrar el Saldo Inicial del Inventario "Inventory Beginning Balances":

1. Código de Producto/Item ID: Seleccione el producto desde la lista que se muestra abajo para ingresar su respectivo saldo.

2. Quantity Unit Cost: Ingrese la cantidad y el costo unitario en estos dos campos. El sistema calculará automáticamente el valor total "Total Cost".

Barra de Herramientas del Inventario

 Cerrar/Close: Seleccione este icono para cerrar la ventana en que actualmente trabaja.

 Lista/List: Esta opción le permite observar un listado de todo su inventario incluyendo el código del producto, la descripción, el tipo de ítem, precio de venta y ultimo costo.

 Salvar/Save: Seleccione “Save” para salvar los cambios hechos en productos de inventario.

 Borrar/Delete: Se utiliza para borrar los registros en que ha trabajado.

 Cambio de Código/Change ID: Utilice este icono cuando usted quiere cambiar el código del producto.

 Nuevo Item/New: Seleccione “New” cuando desea limpiar la ventana de mantenimiento y agregar un nuevo producto.

 Nota/Note: Se utiliza para adicionar información sobre un producto de inventario.

 Reportes/Report: Esta opción se utiliza para acceder a reportes de inventario sin tener que salir del mantenimiento de los mismos.