VI CRITERIOS DE OPERACIÓN
VI. CRITERIOS DE OPERACIÓN
1. El Sistema Institucional de Archivos del Instituto Técnico de Formación Policial colaborará con la defensa y conservación de la información que generen, reciban o administren las áreas administrativas del Instituto, que se encuentre contenida en cualquier medio o soporte documental, ya sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático, holográfico o cualquier otro derivado de las innovaciones tecnológicas se denominará genéricamente documento de archivo. Será documentación de archivo toda la que se encuentre en cualquier registro que documente en cualquier registro que documente el ejercicio de las facultades o la actividad de los entes públicos. Los documentos de archivo deberán ser organizados, inventariados, conservados y custodiados de acuerdo con lo establecido en la Ley de Archivos del Distrito Federal.
2. Todos los documentos de archivo forman parte de un Expediente, desde su recepción, generación, seguimiento y hasta la conclusión de un mismo asunto.
3. Los expedientes deben integrarse por asunto, de acuerdo a la competencia de cada unidad administrativa conforme a las funciones sustantivas y adjetivas contenidas en el Manual Administrativo del Instituto Técnico de Formación Policial. 4. Todos los expedientes forman parte de una Serie Documental.
5. Todo servidor público está obligado a garantizar la integridad y conservación de los expedientes y documentos que, en razón de sus atribuciones, le corresponde resguardar, así como facilitar la consulta y uso conforme a la Ley de Archivos del Distrito Federal.
6. En relación con el ciclo vital de los documentos y de acuerdo a los valores documentales que los conforman, los archivos se integrarán dentro de cada Instituto Técnico de Formación Policial como un Sistema Institucional de Archivos, denominándose de la forma siguiente:
• La Unidad de Correspondencia, oficina de control de gestión u oficialía de partes del Instituto Técnico de Formación Policial son la instancia que debe llevar la administración del flujo documental, así como el registro de la correspondencia de entrada y de salida, cuyo soporte de información sea electrónico o impreso, excepto aquella relativa a trámites, servicios y otros asuntos que deban recibirse en otro tipo de instancias, cuando así se señale en los ordenamientos jurídicos aplicables;
• Archivo de Trámite o de Gestión Administrativa.- conformado por los documentos que se encuentren en trámite. Los documentos serán resguardados en él de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental de Instituto Técnico de Formación Policial, por el tiempo estrictamente indispensable para cumplir con el objetivo para el cual fue creado, debiendo ser remitidos a la Unidad de Archivo de Concentración para su conservación precautoria;
• Archivo de Concentración.- conformado por los documentos que habiendo concluido su trámite y luego de haber sido valorados, sean transferidos por la Unidad de Archivos de Trámite a la Unidad de Archivo de Concentración para su conservación precautoria de conformidad con el Catálogo de Disposición Documental del Instituto Técnico de Formación Policial. En esta Unidad de archivo se integran los documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de los Órganos de la Administración Pública y cuyos valores primarios aún no prescriben.
• Archivo Histórico.- conformado por los documentos que habiendo completado su vigencia en la Unidad de Archivo de Concentración, sean transferidos para completar su Ciclo Vital a la Unidad de Archivo Histórico del Instituto Técnico de Formación Policial o en su caso, al Archivo Histórico del Distrito Federal, constituyendo el Patrimonio Histórico del Distrito Federal.
7. Los usuarios externos deberán depositar a la entrada al Archivo de Concentración e Histórico portafolios, bolsas, mochilas, tijeras, navajas, abrigos, chamarras, suéteres, sudaderas, gabardinas y cualquier objeto que el archivo considere que pueda ser utilizado para mutilar expedientes o sustraer cualquier tipo de material. Si el usuario deseara introducir alguna de las prendas mencionadas, podrá hacerlo sólo si acepta ser revisado al salir de las instalaciones.
8. Los usuarios y servidores públicos deberán promover la conservación y cuidado de los materiales documentales evitando fumar e introducir bebidas y comida al Archivo de Trámite de cada Unidad Administrativa, así como al Archivo de Concentración e Histórico.
9. Las Unidades de Archivo de Trámite, Concentración e Histórico deberán de acuerdo a sus instalaciones y presupuesto tener la temperatura y humedad recomendada para la preservación de los documentos que se describen a continuación. a) Documentos impresos en papel: humedad entre 45% y 50%, y temperatura entre 16ºC y 21ºC;
b) Soportes electrónicos CD y DVD humedad 50% máxima, y temperatura 21ºC;
c) Impresiones en plata gelatina, placas de vidrio, película blanco y negro: humedad 30% y 50%, y temperatura entre 18º C y 20º C;
d) Película de nitrato de celulosa: humedad entre 20% y 30%, y temperatura de 2º C; e) Película de acetato de celulosa: humedad 50% máxima, y temperatura de 11º C; y f) Película de poliéster: humedad 30% máxima, y temperatura de 17º C.
10. La Unidad Administrativa o unidad administrativa de apoyo técnico operativo generadora de los documentos deberá vigilar los plazos sugeridos para almacenamiento de información en soportes magnéticos y ópticos, conforme a la tabla siguiente, para lo cual deberá realizar un nuevo respaldo de su información previo al vencimiento de estos plazos, sin importar si los documentos se encuentran todavía en el archivo de trámite o estos hayan sido ingresados al archivo de concentración o histórico.
Soporte magnético Capacidad Plazo de guarda Consideraciones Disquete 3 1/2 1,44 a 120 MB 2 a 5 años Regrabable +1.000 veces
Norma ISO/IEC 9529 Cinta magnética 1.600 bpi
112,5 GB 5 a 10 años
Regrabable + 1.000 veces Reescribir cada 10 años Rebobinar cada 2 años Norma ISO/IEC 3788 Cinta magnética 6.350 bpi
Cartucho 1/2” y 1
/4” 80 MB / 2 GB 5 a 10 años
Regrabable + 1.000 veces Reescribir cada 10 años Rebobinar cada 2 años Norma ISO 8462
Cinta DAT de 4 mm. 2 a 24 GB
5 a 10 años
Regrabable + 1.000 veces Reescribir cada 10 años Rebobinar cada 2 años
Norma ISO/IEC 11319 Y 12246
Cinta de 8 mm. 3,5 a 25 GB
Soportes ópticos Capacidad Plazo de guarda Consideraciones
CD-ROM, CD-R y CD-RW 0,65 GB
10 a 20 años
Regrabable (RW) + 1.000 veces Reescribir cada 10 años Normas ISO/IEC 9660 y 1014 DVD-ROM DVD RAM DVD-R y DVD RW 4,7 a 18 GB 4,7 A 9,4 GB 4,7 GB Regrabable (RW) + 100 veces Reescribir cada 10 años Norma ISO/IEC 16824
11. Respecto a los documentos guardados en medio electrónico, cuando una aplicación informática sea sustituida por una nueva, la Unidad Administrativa generadora de los documentos deberá realizar los procesos necesarios para incorporar todos los documentos existentes hasta ese momento a la nueva aplicación.
12. El espacio físico y el mobiliario de los archivos de trámite deberán reunir las siguientes condiciones de seguridad y funcionalidad para garantizar la conservación de los documentos:
a) No deben estar en zonas húmedas. b) No deben estar expuestos a la intemperie. c) No deben estar expuestos a alimentos o bebidas. d) Deben mantenerse limpios.
13. Se entenderá como un documento original: a) En que no ha sido copiado y lleve firmas originales. b) Los acuses que acrediten la entrega de documentos.
c) Los soportes que durante todo su ciclo vital se encuentren en formato electrónico (presentaciones PowerPoint, correo electrónico, etc.).
14. Se identificarán como Documentos de Apoyo Informativo (DAI) aquellos que son: a) Copias de conocimiento.
b) Copias de los originales y copias de los acuses que las unidades administrativas usan para llevar un control y registro de los documentos emitidos.
c) Notas informativas.
15. La Unidad Coordinadora de Archivo, a través de su personal, brindará asesorías presenciales y vía telefónica a los servidores públicos del Organismo, para:
a) Explicar a detalle los procedimientos del presente Manual. b) Llenado de los diversos formatos utilizados en materia de archivo. c) Uso y modificaciones de los instrumentos archivísticos.
16. Las Unidades Administrativas que requieran asesorías presenciales, por parte de la Unidad Coordinadora de Archivo deberán:
a) Solicitar la asesoría señalando el tema a tratar, el horario designado por el Titular del Área y el número de participantes. b) Realizar una cita vía telefónica a la extensión del Archivo de Concentración con dos días hábiles de anticipación. c) El día de la asesoría tener listos sus documentos o equipo que se requiera para la misma y destinar el tiempo necesario. d) Al término de la asesoría llenar el registro en la bitácora correspondiente.
e) En caso de requerir cancelar la asesoría, avisar al menos con 2 horas de anticipación. 17. El Archivo de Concentración e Histórico funcionará de 9:00 a 15:00 horas.
18. Los usuarios externos deberán depositar a la entrada al Archivo de Concentración e Histórico portafolios, bolsas, mochilas, tijeras, navajas, abrigos, chamarras, suéteres, sudaderas, gabardinas y cualquier objeto que el archivo considere que pueda ser utilizado para mutilar expedientes o sustraer cualquier tipo de material. Si el usuario deseara introducir alguna de las prendas mencionadas, podrá hacerlo sólo si acepta ser revisado al salir de las instalaciones.
19. Los usuarios y servidores públicos deberán promover la conservación y cuidado de los materiales documentales evitando fumar e introducir bebidas y comida al Archivo de Trámite de cada Unidad Administrativa, así como al Archivo de Concentración e Histórico.
20. Las Unidades de Archivo de Trámite, Concentración e Histórico deberán de acuerdo a sus instalaciones y presupuesto tener la temperatura y humedad recomendada para la preservación de los documentos que se describen a continuación. a) Documentos impresos en papel: humedad entre 45% y 50%, y temperatura entre 16ºC y 21ºC;
b) Soportes electrónicos CD y DVD humedad 50% máxima, y temperatura 21ºC;
c) Impresiones en plata gelatina, placas de vidrio, película blanco y negro: humedad 30% y 50%, y temperatura entre 18º C y 20º C;
d) Película de nitrato de celulosa: humedad entre 20% y 30%, y temperatura de 2º C; e) Película de acetato de celulosa: humedad 50% máxima, y temperatura de 11º C; y f) Película de poliéster: humedad 30% máxima, y temperatura de 17º C.
21. La Unidad Administrativa generadora de los documentos deberá vigilar los plazos sugeridos para almacenamiento de información en soportes magnéticos y ópticos, conforme a la tabla siguiente, para lo cual deberá realizar un nuevo respaldo de su información previo al vencimiento de estos plazos, sin importar si los documentos se encuentran todavía en el archivo de trámite o estos hayan sido ingresados al archivo de concentración o histórico.
Soporte magnético Capacidad Plazo de guarda Consideraciones Disquete 3 1/2 1,44 a 120 MB 2 a 5 años Regrabable +1.000 veces
Norma ISO/IEC 9529 Cinta magnética 1.600 bpi
112,5 GB 5 a 10 años
Regrabable + 1.000 veces Reescribir cada 10 años Rebobinar cada 2 años Norma ISO/IEC 3788 Cinta magnética 6.350 bpi
Cartucho 1/2” y 1/4” 80 MB / 2 GB 5 a 10 años
Regrabable + 1.000 veces Reescribir cada 10 años Rebobinar cada 2 años Norma ISO 8462
Cinta DAT de 4 mm. 2 a 24 GB
5 a 10 años
Regrabable + 1.000 veces Reescribir cada 10 años Rebobinar cada 2 años
Norma ISO/IEC 11319 Y 12246
Cinta de 8 mm. 3,5 a 25 GB
CD-ROM, CD-R y CD-RW 0,65 GB
10 a 20 años
Regrabable (RW) + 1.000 veces Reescribir cada 10 años Normas ISO/IEC 9660 y 1014 DVD-ROM DVD RAM DVD-R y DVD RW 4,7 a 18 GB 4,7 A 9,4 GB 4,7 GB Regrabable (RW) + 100 veces Reescribir cada 10 años Norma ISO/IEC 16824
22. Respecto a los documentos guardados en medio electrónico, cuando una aplicación informática sea sustituida por una nueva, la Unidad Administrativa generadora de los documentos deberá realizar los procesos necesarios para incorporar todos los documentos existentes hasta ese momento a la nueva aplicación.
23. El espacio físico y el mobiliario de los archivos de trámite deberán reunir las siguientes condiciones de seguridad y funcionalidad para garantizar la conservación de los documentos:
a) No deben estar en zonas húmedas. b) No deben estar expuestos a la intemperie. c) No deben estar expuestos a alimentos o bebidas. d) Deben mantenerse limpios.
24. Se entenderá como un documento original: a) En que no ha sido copiado y lleve firmas originales. b) Los acuses que acrediten la entrega de documentos.
c) Los soportes que durante todo su ciclo vital se encuentren en formato electrónico (presentaciones PowerPoint, correo electrónico, etc.).
25. Se identificarán como Documentos de Apoyo Informativo (DAI) aquellos que son: a) Copias de conocimiento.
b) Copias de los originales y copias de los acuses que las unidades administrativas usan para llevar un control y registro de los documentos emitidos.
c) Notas informativas.
26. La Unidad Coordinadora de Archivo, a través de su personal, brindará asesorías presenciales y vía telefónica a los servidores públicos del Organismo, para:
a) Explicar a detalle los procedimientos del presente Manual. b) Llenado de los diversos formatos utilizados en materia de archivo. c) Uso y modificaciones de los instrumentos archivísticos.
27. Las Unidades Administrativas que requieran asesorías presenciales, por parte de la Unidad Coordinadora de Archivo deberán:
a) Solicitar la asesoría señalando el tema a tratar, el horario designado por el Titular del Área y el número de participantes. b) Realizar una cita vía telefónica a la extensión del Archivo de Concentración con dos días hábiles de anticipación. c) El día de la asesoría tener listos sus documentos o equipo que se requiera para la misma y destinar el tiempo necesario. d) Al término de la asesoría llenar el registro en la bitácora correspondiente.
e) En caso de requerir cancelar la asesoría, avisar al menos con 2 horas de anticipación. VII. PROCEDIMIENTOS
Nombre del Procedimiento: Recepción y Trámite de Correspondencia
Objetivo General: Controlar la recepción y el registro de la documentación dirigida a las áreas del Instituto Técnico de Formación Policial, con el fin de efectuar su distribución a los destinatarios, así como el seguimiento de los asuntos correspondientes a cada caso.
Descripción Narrativa:
Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo Oficina de Oficialía de Partes 1 Recibe documentación dirigida a las diversas
Unidades Administrativas.
15 minutos 2 Sella de recibido, anota hora y día de recepción, firma
y nombre de quien recibe, así como el número de anexos, si los incluye.
10 minutos 3 Entrega a la Unidad Administrativa la correspondencia
recibida. 1 día Encargado de correspondencia de la Unidad Administrativa 4 Recibe la correspondencia. 10 minutos
5 Asigna número de folio o volante. 10
minutos 6 Captura la información contenida en los documentos
en el sistema de cómputo.
15 minutos 7 Separa los documentos por su importancia, urgencia o
contenido relevante.
15 minutos
8 Resguarda copia y envía original a la oficina encargada de atender el asunto; recabando firma en el formato “Control de correspondencia de entrada”.
15 minutos Oficina encargada de atender el
asunto
9 Da respuesta al asunto 3 días
10 Descarga el folio o volante turnado. 10
minutos Encargado de correspondencia de
la Unidad Administrativa
11 Recibe los acuses de recibo 10
minutos 12 Turna al responsable del Archivo de trámite. 10
minutos 13 Archiva expediente de acuerdo al Catálogo de
Disposición Documental.
10 minutos FIN DEL PROCEDIMIENTO
Tiempo total de ejecución: 4 días con 1 hora 10 minutos Aspectos a Considerar:
1. La implementación de este procedimiento se da en cumplimiento a lo establecido en el artículo 22 fracción I de la Ley de Archivos del Distrito Federal, con la finalidad de brindar los servicios centralizados de recepción y despacho de la correspondencia.
2. La implementación de este procedimiento es responsabilidad de la unidad administrativa de apoyo técnico operativo responsable en coordinación con las diferentes unidades administrativas.
3. La oficina de Oficialía de Partes será la instancia responsable de clasificar, registrar, y turnar los documentos al destinatario correspondiente.
4. La oficina de Oficialía de Partes únicamente podrá recibir documentos completos, mismos que deberán establecer fecha, destinatario y copias a entregar.
5. El horario de atención y recepción de la oficina de Oficialía de Partes será de lunes a viernes de 8.00 a 20:00 horas. 6. Cada Unidad Administrativa será responsable de asignar su prioridad de acuerdo a la importancia, urgencia o contenido relevante, y en su caso, de distribuirlos al área correspondiente para su atención.
7. Con la finalidad de cumplimentar el punto anterior, el Titular de la Unidad Administrativa designará un encargado de correspondencia y quien será responsable de asignar a todos los documentos que se reciban un folio numeral consecutivo de periodicidad anual.
8. Los documentos se registrarán y controlarán a través de un sistema electrónico denominado “Control de correspondencia de entrada” (CC-01), el cual deberá contener invariablemente:
a) Nombre y cargo de quien remite;
b) Asunto, nombre y cargo a quien se dirige; c) Fecha de ingreso.
Nombre del Procedimiento: Manejo y control del Archivo de Trámite
Objetivo General: Organizar y clasificar los documentos y expedientes que generen, obtengan y/o adquieran las Unidades Administrativas como resultado de su gestión; con la finalidad de mantener accesible la información necesaria para el desarrollo de sus funciones.
Descripción Narrativa:
Unidad Administrativa No Descripción de la Actividad Tiempo Encargado del Archivo de trámite 1 Crea o recibe un documento conforme a las
atribuciones de la Unidad Administrativa.
1 día
2 Separa los documentos por tipo. 1 hora
3 Clasifica el documento conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística, ubicándolo en una sección y una serie.
10 minutos
4 Abre el expediente con la serie. 5
minutos 5 Agrega al expediente los documentos que pertenezcan
a la misma serie.
5 minutos 6 Registra en el “Inventario de expedientes del archivo
de trámite” (AT-01) el nuevo expediente y le designa un espacio físico.
10 minutos 7 Crea la “Carátula de expediente” y registra si el
expediente contiene Datos Personales, agregando la portada en la primera página del expediente.
30 minutos 8 Crea la etiqueta del folder y la pega en la pestaña del
mismo.
30 minutos 9 Acomoda los expedientes en el espacio físico o mueble
designado para tal efecto.
30 minutos 10 Clasifica el documento electrónico conforme al Cuadro
General de Clasificación Archivística, ubicándolo en una sección y una serie.
10 minutos 11 Abre una nueva carpeta electrónica que tendrá como
nombre el título del expediente y la clave asignada al mismo.
10 minutos 12 Agrega los documentos que pertenezcan a la misma
serie en la carpeta.
10 minutos 13 Registra el expediente en el “Inventario de expedientes
del archivo de trámite”.
10 minutos 14 Crea la “Carátula de expediente” y etiqueta un sobre
tamaño carta en donde se guardará el respaldo de la información en un CD.
10 minutos Fin del Procedimiento
Tiempo total de ejecución: 1 día con 23 horas Aspectos a considerar:
1. La implementación de este procedimiento se da en cumplimiento a lo establecido en los artículos 22 fracción III y 27 fracción II de la Ley de Archivos del Distrito Federal, con la finalidad que los documentos sean de fácil acceso para realizar el ejercicio de las atribuciones y funciones de cada Unidad Administrativa.
2. La implementación de este procedimiento es responsabilidad de las diferentes Unidades Administrativas y Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo del Instituto Técnico de Formación Policial.
3. Cada Unidad Administrativa deberá crear y/o recibir documentación de acuerdo a sus atribuciones y funciones para conservarla en su Archivo de Trámite durante el periodo establecido en el Catálogo de Disposición Documental vigente. 4. Sólo se podrán conservar copias cuando:
El original no se encuentre.
Sean parte de un procedimiento estipulado por la Unidad Administrativa.
5. El Titular del Área, en su carácter de responsable del Archivo de Trámite, designará a un servidor público para llevar el control de su archivo, a dicho servidor público se le denominará Encargado.
6. Los Encargados del Archivo de Trámite llevarán el registro y descripción de cada expediente a través del llenado del formato denominado “Carátula de Expediente” (AT-04), dicho formato servirá de base para obtener la mayor información posible para su manejo, así como para desarrollar una base de datos en una hoja de cálculo denominada “Inventario de expedientes del archivo de trámite” (AT-01).
7. Será responsabilidad del Titular del Área remitir anualmente en medio magnético el formato del “Inventario de expedientes del archivo de trámite” (AT-01), durante los primeros 15 días del mes de enero a la Unidad Coordinadora de Archivo.
8. Los Encargados del Archivo de Trámite de cada Unidad Administrativa deberán ordenar deseablemente lógica y cronológicamente los documentos del archivo, para la formación de expedientes y garantizar la captación integral y oportuna de los documentos recibidos y producidos en el curso de sus gestiones regulares, reuniendo sistemáticamente los antecedentes de los trámites institucionales.
Los documentos que integran el Archivo de Trámite podrán encontrarse de forma impresa o en archivo electrónico. En este último caso debe abrirse una carpeta electrónica que tendrá como nombre el título del expediente y la clave asignada al mismo.
9. Los expedientes deberán ser ubicados en el espacio físico o mueble designado para su guarda, acomodados de acuerdo a las secciones establecidas en el Cuadro General de Clasificación Archivística y las series en las que se divide.