Criterios de Selección

 Planificación de las adquisiciones

Los elementos requeridos para la ejecución del proyecto ¨Desarrollo e implementación de un portafolio digital para las pymes de la Sabana centro de Bogotᨠson:

 Infraestructura

El oferente seleccionado debe cumplir con las políticas de seguridad informática de eWorld SAS, documentadas en el sistema de gestión de calidad.

- Técnico (Velocidad, interfaz, almacenamiento) - Servicio (Soporte, seguridad, garantía)

- Comercial (Posicionamiento, experiencia, referencias) - Financiero (Precio, forma de pago)

Tabla 31: Aspectos de selección de infraestructura

ASPECTO CONCEPTO PORCENTAJE

TÉCNICO Velocidad - Procesamiento 50% Interfaz - Funcionalidad 10% Almacenamiento -Capacidad 40% SERVICIO Soporte 40% Seguridad 30% Garantía 30%

Continuación tabla 31 COMERCIAL Posicionamiento 30% Experiencia de la empresa- Tiempo en el mercado 60% Referencias 10% FINANCIERO Precio 50% Formas de Pago 50% Fuente: Autores

 Gestión de Talento Humano

Se debe garantizar el reclutamiento, selección e inducción del personal involucrado. En caso de contratar personal a través de un tercero, no podrá hacerse a través de cooperativas de trabajo asociado. El oferente debe garantizar la formación y el desarrollo de las competencias del personal, de acuerdo a los perfiles solicitados durante la invitación, los cuales se deben ajustar al perfil y requerimientos del cargo a contratar que se encuentran documentados en el proceso de gestión documental “Reclutamiento de talento humano”. Si la contratación se realiza a través del departamento de talento humano de la organización, se debe seguir los procedimientos documentados en el sistema de gestión correspondientes al reclutamiento del personal según los perfiles necesarios.

En este caso se decide contratar a un desarrollador y un diseñador, con experiencia en diseño y desarrollo de aplicaciones móviles, ya que en el grupo de trabajo del proyecto se cuenta con el personal, pero carecen de experiencia en esta área de desarrollo, por lo tanto la curva de aprendizaje retrasaría las actividades del proyecto impactando en el tiempo, costo y alcance del mismo, por eso se hace la solicitud para la contratación de dicho talento humano.

2.13.5 Excepciones

En el caso de tener contratación de servicios o recursos que no impliquen contratos con cláusulas especiales, se debe solicitar varias cotizaciones, escoger la cotización con mejor garantía y precio. Se efectuarán todas las actividades de adquisición con el área de compras y/o el gerente del proyecto.

Única y exclusivamente las actividades de adquisiciones y adjudicaciones de contratos

deben alinearse con la declaración del alcance del proyecto.

Cualquier actividad adicional de adquisición que no sea contemplada, será considera fuera del alcance del plan.

El presupuesto de reservas del proyecto no puede aplicarse para las adquisiciones, ya que estas actividades tienen su costo asignado previamente, este presupuesto es utilizado, cuando se tienen cambios aprobados que impactan el alcance del proyecto.

2.13.6 Riesgos de la Contratación

A continuación se describen los riesgos que se pueden materializar en el proceso de adquisiciones

- Retrasos en actividades que se impactes con los recursos de adquisiciones (Aplica para Gestión del Talento Humano)

- Sobrecostos en infraestructura por selección errónea (Aplica para infraestructura)

2.13.7 Documentación

La documentación del proyecto se encuentra en el software CRM de la empresa en el módulo de gestión documental, donde se encontran los formatos para las adquisiciones.

Se tienen los siguientes formatos para las actividades de adquisiciones del proyecto:

- Solicitud de cotización SFQ - Solicitud de Propuesta SFQ - Contratos prestación de servicios

También se encontra información y registros de los proveedores que anteriormente han tenido una relación comercial con la organización en proyectos anteriores, lo cual ayuda en la toma de decisiones.

2.13.8 Reporte de Desempeño

Con el objetivo de garantizar el correcto funcionamiento de productos y/o servicios, el líder de área y el gerente del proyecto se reunirán mensualmente con el departamento de compras para revisar los resultados de las compras previas:

 Infraestructura

Reporte donde se especifique el monitoreo de recursos tanto de capacidad y procesamiento del servidor.

Solicitudes al soporte técnico del proveedor y los tiempos de respuesta y eficiencia en la solución de los mismos.

Estas reuniones se realizan con el fin de monitorear las condiciones pactadas inicialmente, y si en algún caso es necesario renegociar o modificar algún aspecto que pueda convertirse en un riesgo e impactar el proyecto, con el fin de evitar retrasos en el alcance del mismo, también se realizan con el objetivo de evaluar y definir con quienes continúan y con quienes no continúa contratando el proyecto.

 Talento Humano

Los reportes referentes al personal contratado se miden en el formato XXX donde se estipulan los entregables que deben realizar en el cronograma, siguiendo los requerimientos y especificaciones pactadas desde un principio, que se encuentran adjuntas en el contrato y aceptadas en los formatos de requerimientos XXX, que se encuentran en el sistema de gestión documental.

2.13.9 Cierre de Contratos

En cada cierre de una adquisición se revisará con la persona directamente capacitada por parte del proveedor y con el responsable designado si el producto o servicio funciona adecuadamente y se dejará registro en el respectivo formato ¨Cierre adquisición¨ el cual será firmado por los dos sujetos dejando constancia de lo anterior. El formato tiene una casilla en la cual, si corresponde a un producto, especifica el tiempo de garantía el cual será digitado y previamente corroborado por las dos partes; si corresponde a un servicios de igual manera debe especificar el tiempo de garantía y cada cuanto se deben realizar mantenimientos si fuere necesario.