CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES:

(Coopers & Librand, 2002) Consideran: “las políticas como criterios que posee la administración y que son la base para el establecimiento del control”, se entienden como políticas, los criterios generales que tienen por objeto orientar las acciones que se llevarán a cabo para el cumplimiento de objetivos específicos.

La Administración de las cuentas por cobrar en REPCAS se da a través de la implementación de políticas de crédito y cobranzas que buscan mejorar la gestión de cobros en forma oportuna puesto que la demora excesiva de ellos afecta la liquidez. Esta gestión debe tener como objetivo coordinar eficientemente el crédito otorgado a los clientes con el fin de alcanzar los objetivos financieros con la mayor productividad posible

El crédito es un incentivo eficaz para las ventas, ya sea por los límites que se aprueban a los clientes, como por la mayor extensión de los plazos de pago. Sin embargo, cuando se concede un margen de crédito excesivo o cuando los plazos se prolongan demasiado, es mayor el riesgo de la incobrabilidad, por lo cual es preciso que la política de crédito se ajuste a la capacidad financiera de la empresa.

4.2.3.1. POLÍTICAS DE CRÉDITOS Y COBRANZAS EN REPCAS

 Todo cliente que trabaje en condición crédito debe contar con un expediente que reúna

toda la documentación necesaria para acceder a un crédito, incluyendo la línea de crédito y la condición de pago.

 Todo cliente que trabaje en condición crédito debe ser evaluado periódicamente,

actualizando datos de acuerdo a la documentación presentada, así como su línea de crédito y condición de pago.

 Todo cliente nuevo que solicite crédito será en condición de letra y el importe asignado

 Se tomará un reporte diario de la cobranza realizada en provincia donde indicará: código de cliente, número de documento de pago, importe de pago, entidad financiera donde realizó el depósito, número de operación y cantidad del depósito.

 Toda cobranza realizada por el representante de ventas debe ser reportada en el día o

máximo al día siguiente.

 El representante de ventas es responsable de su cartera de clientes y por las cuentas por

cobrar que tengan.

 Toda pérdida incurrida por una inadecuada o nula gestión de cobranza será asumida por

el representante de ventas.

 Toda la documentación sobre la cobranza reportada debe ser enviada a la empresa el fin

de semana.

 Todos los representantes de ventas cuyos clientes trabajen en condición de letra deben

retornar la letra con un máximo de 10 días desde su envío.

 Por Toda cobranza realizada a los clientes en efectivo debe emitirse un recibo de caja.

4.2.3.2. ESTRUCTURA DE VENTAS CON RELACIÓN AL PAGO

TIPO DE VENTA

FORMA DE PAGO %

ventas al crédito Letra 25 %

Factura 60 %

ventas al contado 15%

En REPCAS las ventas en relación al pago se clasifican en ventas al crédito y ventas al contado, de las cuales las ventas al contado constituyen el 15% de las ventas totales y las ventas al crédito el 85%;

Las ventas en condición de pago Contado en su mayoría son ventas de productos de la línea Consumo y la cobranza se hace normalmente en efectivo al momento de la entrega de la mercadería, en algunas ocasiones el cliente realiza el pago anticipado antes de su facturación.

Las ventas en condición de pago Crédito se clasifican por la forma de pago y por el plazo de crédito:

• En lo que se refiere a la forma de pago se tiene que el 25% de las ventas totales son pagadas en condición de letra, lo que asegura un recaudo oportuno; y el 60% en condición factura; en los créditos otorgados en la condición de letra, la factura original es canjeada por una letra – aceptada por el cliente- y enviada al pago hasta su cancelación; y en el caso de la Condición Factura, el cliente la cancelará a su vencimiento ya sea en efectivo al representante de ventas o través de un depósito o transferencia a las cuentas bancarias de la Empresa.

• En lo que se refiere al plazo se clasifican:

Tabla 3: ANALISIS DE LAS VENTAS REALIZADAS (2013-2015) EN RELACIÓN AL PLAZO DE CRÉDITO

PLAZO DE CRÉDITO % (VENTAS AL

CRÉDITO) 15 días 1 % 30 días 38 % 45 días 20 % 60 días 18 % 52 días 4 % 75 días 2 % 7 días 2 % TOTAL 85%

Son 07 los plazos que se otorgan en las ventas al crédito, entre 7 días como mínimo y 75 días como máximo. La asignación del plazo al cliente estará determinado por: línea de crédito, comportamiento de pagos, volumen de ventas, productos de venta al cliente.

Del cuadro anterior se desprende que la concentración de las ventas al crédito está en 30, 45 y 60 días; de las cuales el 38% de las ventas realizadas son canceladas en un plazo de 30 días como mínimo, el 20% en un plazo de 45 días como mínimo y el 18% en un plazo de 60 días como mínimo.

4.2.3.3. ANALISIS DE LAS CUENTAS POR COBRAR PERIODO 2013-2015

PARTIDA 2015 2014 2013

CUENTAS POR COBRAR

COMERCIALES 5,671,007 5,488,211 4,827,161 TOTAL ACTIVO CORRIENTE 10,974,026 11,453,095 11,451,806 % 52% 48% 42%

En la tabla muestra que las cuentas por cobrar en el año 2013 se constituyeron como el 42% del activo corriente, en el año 2014 como el 48% y en el año 2015 como el 52%. Lo que denota una mala gestión de la partida, de un periodo a otro, con un alto índice de morosidad, mismo que se ha buscado minimizar a través de mayores controles, implementación de mejores políticas de créditos y cobranzas que se ajusten a la realidad del mercado.

PERIODO PROMEDIO DE COBRANZA

Es también llamado Periodo promedio de cuentas por cobrar y se calculará con las siguientes fórmulas:

PROMEDIO DE VENTAS POR DÍA = VENTAS ANUALES

360

PERIODO PROMEDIO DE COBRANZA =

CUENTAS POR COBRAR PROMEDIO DE VENTAS POR DÍA

Tabla 4 PERIODO PROMEDIO DE COBRANZA REPCAS 2013-2015

PARTIDA 2015 2014 2013

VENTAS 37,477,962

33,651,916 31,186,194 CUENTAS POR COBRAR

COMERCIALES 5,671,007 5,488,211 4,827,161 PROMEDIO DE VENTAS POR DÍA

104,105.45

93,477.54

86,628.32 PERIODO PROMEDIO DE COBRANZA 54.47 58.71 55.72

De la presente tabla se desprende que a la empresa le toma 55.7 días como promedio cobrar una deuda en año 2013, 58.71 días como plazo promedio cobrar una deuda en el año 2014 y 54.47 días como plazo promedio cobrar una deuda en el año 2015.

El resultado anterior es solo un referente puesto que los plazos de crédito otorgados varían dependiendo a las condiciones de pago que se pacte con el Cliente.

ANALISIS DE LA MOROSIDAD EN CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES

La morosidad de Cuentas por cobrar comerciales en REPCAS está determinado por toda aquella cartera vencida con un plazo de pago máximo adicional de hasta 10 días desde su vencimiento, denominada como cartera vencida morosa; esto debido principalmente a que los créditos en condición de letra por la Ley de títulos valores pueden cancelarse hasta después de 8 días desde su vencimiento antes que prescriba su derecho de pago y proceda a su protesto respectivo.

El índice de morosidad está determinado por la siguiente fórmula:

INDICE DE MOROSIDAD = CARTERA VENCIDA MOROSA

CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES

Tabla 5: MOROSIDAD EN CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES REPCAS 2013-2015

(INFORMES CUENTAS POR PAGAR REPCAS AL 31DE DICIEMBRE 2013, 2014,2015)

PARTIDA 2015 2014 2013

CUENTAS POR COBRAR COMERCIALES 5,671,007 5,488,211 4,827,161 CARTERA VENCIDA MOROSA 700,032 657,806 546,707

MOROSIDAD 12% 12% 11%

La morosidad en los periodos 2013- 2015 no ha sufrido mayor variación, en el año 2013 se cerró con un índice de morosidad del 11%, en el año 2014 y 2015 se cerró con un índice de morosidad del 12%, lo que indica que al cierre del periodo 2015 el 12% de las cuentas por cobrar a clientes se encuentran vencidas y aún pendiente de cobro que trae

como consecuencia principal no tener el efectivo suficiente para hacer frente a las obligaciones de pago de la empresa.