Cuentas por pagar

Scorecards  have  been  so  far  widely  implemented  in  the  industry.  The  building  of  a  scorecard is however not easy and some problems are commonly listed (Oliviera 2001; Pink  et  al.  2001),  as  the  difficulty  to  get  data  and  to  provide  the  balanced  scorecard  with,  the  problems to validate the information gathered and to ensure their accuracy. The setup of a  scorecard itself depends upon the commitment of the management to get the right insight  into the working of the system. The elaboration of a scorecard for a hospital doesn’t fail to  these  difficulties.  In  addition  to  these  challenges,  the  value  proposition  of  the  customer 

2001). The different stakeholders (payers, patients, regulators and physicians) have indeed  their own value proposition in term of access, quality, cost and choice. These propositions  can be conflicting and it is not easy for the management to communicate about the strategy  (Inamdar  et  al.  2002).  In  addition,  in  the  healthcare  sector,  the  focus  is  more  on  the  customer and it is difficult to measure his satisfaction. 

We  can  also  notice  that  the  balanced  scorecard  suggests  a  cause  and  effect  logic  to  define  the  indicators.  There  are  numerous  interactions  between  the  different  processes,  which makes difficult to use that cause and effect logic. In addition, the balanced scorecard  doesn’t provide a tool link the indicators to the processes. 

2.4 Conclusion 

The  knowledge  modeling  helps  us  to  gain  more  understanding  into  the  working  of  the  pharmaceuticals dispensing system and into the working of the medico‐technical units of our  concern, the ER and OT. The application of the Porter’s value chain highlights the numerous  links existing between the care units and the clinic pharmacy and emphasizes one more time  the  need  to  carefully  evaluate  the  changes  in  the  pharmaceuticals  dispensing  before  implementing  them.  The  logical  diagrams  fill  in  our  knowledge  of  the  system  working  and  identify  the  different  responsibilities.  At  that  point,  we  could  point  up  a  number  of  weaknesses  in  the  current  organization  of  the  medicine  dispensing:  the  redundancy  of  activities,  the  poor  integration  of  the  information  system,  the  current  management  of  pharmaceuticals  that  lead  to  overstocking  and  out‐of‐stock  products  and  the  troubles  in  distribution. These weaknesses have both financial and cost impacts.  

Before  proposing  solutions  and  implementing  them,  the  current  situation  has  to  be  quantified by indicators. That supposes that the objectives are already defined. Starting from  the literature review and from a consulting study, we highlight the general objectives, which  give the general outcome measures. We use the connectance diagrams and the knowledge  acquired through the logical diagrams to determine the specific objectives for the units, the  performance drivers for the OT and for the ER. The strategy map helps us to ensure that the  objectives  are  taking  into  account  the  different  stakeholders  perspectives  and  that  the  different  objectives  provide  a  tool  to  the  management  to  pilot  the  hospital  towards  the  achievement of the strategy. 

At  the  same  time,  we  also  identify  what  are  the  actions  to  undertake  to  reach  the  objectives. Concerning the pharmaceuticals dispensing process, we determine that the setup  of  an  automated  dispensing  cabinet  could  bring  a  solution  to  the  problems  of  traceability,  inventory  management,  information  system  and  distribution.  Concerning  the  OR,  the  knowledge modeling points out that the dispensing process was highly dependent upon the  OR  planning  and  scheduling.  The  quality  of  the service  to  the  patients is  highly  dependent  upon that aspect. Therefore, there is a need to focus on the planning part. However, these  solutions  have  to  be  evaluated  and  compared  to  the  current  situation  before  their  implementation. 

1

The setup of the automated dispensing system  

To  solve  the  problem  of  the  pharmaceuticals  dispensing  process,  the  hospital  management  wants  to  set  up  an  automated  dispensing  system.  This  system  could  give  a  solution to the problem we identified in the previous chapter: it is an automated system that  could  bring  more  control  in  the  system;  it  is  an  informatics  information  system  and  if  controlled by an appropriate inventory management policy, it could bring potential savings.  However, before being implemented, the potential solution has to be evaluated on some of  the indicators we identified during the knowledge building phase. At the time we made our  study, the automated cabinet was not yet implemented in the test department, the ER. This  project is still undergoing today because of the lack of resources, human and financial. We  therefore  had  to  base  ourselves  on  some  studies  made  in  other  hospitals  about  the  implementation of such a cabinet to assess the potential gains of the project. 

We  will  now  study  the  implementation  of  the  proposed  solution  (Di  Martinelly  et  al.  2007a).  We  briefly  describe  this  system  and  justify  the  choice  of  that  implementation  by  considering  two  points  of  view,  a  security  one  and  a  process  one.  The  medical  viewpoint  considers the mistakes that could be done by nurses and how the automated system could  secure  the  process.  The  process  viewpoint  takes  into  consideration  the  simplification  that  could be brought in the pharmaceuticals dispensing.