CAPÍTULO III DESARROLLO DE LA PROPUSTA
3.3. Modelo de procesos
3.3.2. Cuestionario de Evaluación del Control Informe COSO III
Nº PREGUNTAS SI NO N/A 24
¿Existe información prevista por el establecimiento de objetivos de
identificación de eventos para evaluar los riesgos? X
25
¿Existen mecanismos para identificar y reaccionar ante los cambios que
puedan afectar al GADP? X
ACTIVIDADES DE CONTROL 26
¿Existe calidad de información y comunicación sobre las decisiones
adoptadas por la dirección sobre el estudio de los riesgos? X
27
¿El Presidente y Vocales a base de la respuesta al riesgo seleccionado, implanta mecanismos de control para disminuir los riesgos y alcanzar los
objetivos estratégicos, operacionales, información y cumplimiento? X
28
¿Se establece una matriz que relacione los riesgos seleccionados con los controles establecidos con el objeto de brindar una seguridad razonable de
que los riesgos se mitigan y de que los objetivos se alcanzan? X
29
¿El presidente y Vocales implantan actividades de control en función de
los riesgos y objetivos? X
30
¿Existe un plan estratégico de tecnologías de información que guarde
información con los objetivos institucionales y la gestión de los riesgos? X
31
¿Existe apoyo del Presidente para la implantación de planes estratégicos
de tecnología de información? X
32
¿Se han implantado actividades de control de los sistemas de
información? X
33
¿Se ha establecido controles generales sobre la gestión de la tecnología de información, su infraestructura, la gestión de seguridad y la
adquisición, desarrollo y mantenimiento del software? X
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
34
¿Se ha establecido comunicación en sentido amplio, que facilite la circulación de la información tanto formal como informal en las
direcciones? X
35
¿Los informes reúnen atributos como: cantidad suficiente para la toma de decisiones, información disponible en tiempo oportuno, datos actualizados
y que correspondan a fechas recientes? X
36
¿Se ha implantado políticas al GADP de información y comunicación y su
difusión en todos los niveles? X
37 ¿Existen políticas que permitan la integración de la información? X
38
¿Existen sistemas y procedimientos para la integración de las
comunidades? X
39
¿Existe sistemas y procedimientos que aseguran la estabilidad de los
datos? X
40
¿Se realiza con frecuencia la supervisión de los procesos y de
información? X
41 ¿La información además de oportuna, es confiable? X
ENTIDAD: Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial La Merced de Buenos Aires REALIZADO POR: Luseny Tirira
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO COSO 111
ENTORNO DE CONTROL
Aspectos positivos
Las relaciones entre los funcionarios y el Presidente son de honestidad y responsabilidad, lo cual favorece a los empleados que puedan presentar denuncias sin temor a represarías.
La Junta Parroquial presenta oportunamente información financiera, de gestión y los proyectos que se van a llevar a cabo.
La Junta actualiza las Ordenanzas y Reglamentos en base a las leyes que se encuentran sujetas.
Nº PREGUNTA SI NON/A
42 ¿Se denuncian posibles actos indebidos? X
43
¿Las autoridades toman en cuenta las propuestas del personal respecto a
las formas de mejorar los servicios? X
44
¿Se ha establecido líneas de comunicación para la denuncia de posibles
actos indebidos? X
45
¿La administración toma en cuenta requerimientos de las comunidades,
proveedores, organismos regulados y otros? X
46 ¿Se actualiza permanentemente la página web del GADP? X
SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL - MONITOREO 47
¿Se compara los riesgos del sistema contable con los activos fijos de la
entidad? X
48
¿Se evalúa y supervisa en forma continua la calidad y rendimiento del sistema de control interno, su alcance y la frecuencia, en función de la
evaluación del riesgo? X
49
¿Los vocales deben definir los procedimientos para que se informe las
deficiencias del control interno? X
50 ¿Se ha tomado en cuenta resultados de auditorías anteriores? X
51 ¿Existe planes de acciones correctivas? X
52 ¿Existe apoyo al Presidente y Vocales a la ejecución del POA? X
53
¿Las autoridades toman atención a los informes de auditores internos,
externos y SRI? X
REALIZADO POR: Luseny Tirira
CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO COSO 111
Existen normas y procedimientos relacionados con el control y descripciones de las comisiones establecidas.
Para la contratación de servicios la Junta se basa en la Ley de Contratación Pública y de acuerdo al presupuesto que le es asignado para las remuneraciones
Aspectos negativos
La Junta Parroquial no posee un código de ética.
Tienen presupuesto restringido por parte de la Municipalidad de Urcuqui.
No se establece objetivos con indicadores de rendimiento.
Conclusión: En el ambiente de control existen aspectos positivos ya que su trabajo se fundamenta en la honestidad, responsabilidad y presentación a tiempo de los informes de la Junta.
Recomendación: La Junta Parroquial necesita la elaboración de un código de ética y de indicadores de rendimiento los mismos que servirán para evaluar la eficiencia de la entidad.
EVALUACIÓN DE RIESGOS
Aspectos positivos
La Junta Parroquial tiene información interna y externa que ayuda a conocer hechos que puede generar cambios en la Junta.
Aspectos Negativos
No se ha identificado los riesgos que puedan existir.
No se ha implementado técnicas de evaluación de riesgo que puede afectar el cumplimiento de los objetivos.
Conclusión: La Junta no tiene establecido riesgos y por ende no realizan evaluación pero se basan en información interna y externa que les ayuda a conocer la situación de la Parroquia y cambios que puedan surgir en ella.
Recomendación: Para ser más eficiente en sus actividades es recomendable implementar un departamento de riesgos donde se logre identificar, evaluar y dar respuesta a los riesgos que puedan surgir y afectar a la gestión de la Junta.
ACTIVIDADES DE CONTROL
Aspectos positivos
Las actividades de control, incluyen los controles preventivos, defectivos, manuales, informáticos y de dirección.
Emiten mecanismos y procedimientos en las actividades de control en todas las comisiones.
Aspectos negativos
No se implantan actividades de control en función de riesgos.
No existe un plan estratégico de tecnologías de información que guarde relación con los objetivos institucionales y la gestión de los riesgos
Conclusión: La Junta Parroquial tiene actividades de control que mejora la gestión de la institución
Recomendación: Se debe implementar actividades de control en función de los riesgos identificados previamente.
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Aspectos positivos
La Junta ha dispuesto a todo el personal la responsabilidad de compartir la información siempre que sea con fines de gestión y control.
La información es de calidad, su contenido es adecuado, oportuno, esta actualizado, y es accesible.
Los reportes periódicos internos sirven de base para la preparación de los informes de gestión de la Junta a la Parroquia al terminar cada periodo anual.
Tiene compromiso la administración en la entrega de información a los organismos de control.
Conclusión: La entidad cuenta con una buena comunicación con los diferentes niveles y pobladores en lo que se refiere a los objetivos y actividades que realizan en cada periodo. Recomendación: Se recomienda que sigan mejorando la comunicación que existe entre los funcionarios y proporcionar información oportuna con el objetivo de evaluar la gestión que desempeña la entidad.
SUPERVISIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL - MONITOREO
Aspectos Positivos
Existen planes de acción correctiva.
Realizan reuniones periódicas con los presidentes de las comunidades para revisar el avance y los logros que se desarrollan en cada comunidad.
Aspectos Negativos
La Junta no cuenta con una Unidad de Auditoría Interna.
Conclusión: En este último componente la Junta tiene acciones correctivas para mejorar las deficiencias existentes.
Recomendación: Se recomienda al Presidente de la Junta que implemente una Unidad de Auditoría Interna misma que servirá para controlar la eficiencia de las actividades y encontrar posibles deficiencias para ser corregidas de manera inmediata.
Formato 2: Matriz IFAS
Nº
FACTORES
ESTRATÉGICOS VALOR CALIFICACÓN
CALIFICACÍON PONDERADA FORTALEZAS
F1
Poseen un programa cerrado para las actividades
financieras 0,10 4,1 0,41
F2
Tiene presupuesto
establecido 0,05 1 0,05
F3
Es una Junta Parroquial
Descentralizada 0,10 5 0,50
F4
Presupuesto designado para
F5
Posee políticas y normativa Gubernamentales del sector
Público 0,14 3 0,42
DEBILIDADES
D1 Bajos niveles de Control 0,03 1,5 0,05
D2 Bajos niveles de presupuesto 0,10 3,0 0,30
D3
Personal con bajos niveles de
capacitación 0,13 2 0,26
D4
Manual de funciones no
aplicados 0,15 2 0,31
D5
Flujo grama de procesos mal
estructurados 0,10 2 0,20
TOTAL 1,00 2,68
El Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de la Merced de Buenos Aires de acuerdo a la matriz IFAS, tiene una posición interna fuerte ya que la calificación ponderada que tiene es superior es superior con un 0,08 de la calificación promedio que es 2,6. Esto significa que el GAD Parroquial posee fortalezas que le ayudaría a contrarrestar y enfrentar sus debilidades, y así tendrá una mejor administración.
Formato 3: ANÁLISIS EFAS
Nº
FACTORES
ESTRATEGICOS VALOR CALIFICACIÒN
CALIFICACIÒN PONDERADA OPORTUNIDADES O1 Socialización entre comunidades en la aplicación de proyectos 0,10 4,6 0,46 O2 Ente administrador de la zona de la Parroquia 0,05 1,0 0,05 O3
Fácil dialogo entre
comuneros y el Organismo Parroquial 0,15 5,0 0,75 O4 Brindar un servicio de asesoramiento a la comunidad 0,10 4,0 0,4
O5
Poder de convocatoria para
reuniones y asambleas 0,10 4,8 0,48
AMENAZAS
A1
Cambio de políticas y reglamentos por parte de
entes reguladores 0,13 5,0 0,65
A2
Incumplimiento de los usuarios en los diferente
programas y proyectos 0,05 1,0 0,05 A3 Dependencias presupuestarias de las diferentes instituciones acreedoras 0,12 3,0 0,36 A4 Falta de direccionamiento en administración de proyectos a la ciudadanía 0,10 4,5 0,45 A5 Falta de presupuesto en mantenimiento de proyectos 0,10 0,4 0,04 TOTAL 1,00 3,69
De acuerdo a esta matriz de evaluación externa se puede observar que el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de la Merced de Buenos Aires en su calificación ponderada se encuentra por arriba del promedio que es de 2,6 superándose en 1 punto lo que indica que tiene una posición externa fuerte, ya que el mayor porcentaje se encuentra en las oportunidades ya que son mayores que las amenazas por lo cual con el apoyo estratégico se puede minimizar al máximo con las amenazas que apenas representan 1,8 del total de la calificación ponderada.
Formato 4: ANÁLISIS SFAS
Nº
FACTORES
ESTRATÈGICOS VALOR CALIFICACIÒN
CALIFICACIÒN PONDERADA
F3
Es una Junta Parroquial
Descentralizada 0,1 5 0,50
F4
Presupuesto designado
para proyectos sociales 0,05 3 0,15
F5
Posee políticas y normativa
Gubernamentales del
F1
Poseen un programa cerrado para las
actividades financieras 0,1 4,1 0,41
D4
Manual de funciones no
aplicados 0,05 2,5 0,13
D5
Flujo grama de procesos
mal estructurados 0,07 2 0,14
D3
Personal con bajos
niveles de capacitación 0,04 2 0,08 D2 Bajos niveles de presupuesto 0,05 3,0 0,15 O1 Socialización entre comunidades en la aplicación de proyectos 0,05 4,6 0,23 O3
Fácil dialogo entre comuneros y el Organismo Parroquial 0,04 5,0 0,2 O4 Brindar un servicio de asesoramiento a la comunidad 0,06 4,0 0,24 O5 Poder de convocatoria para reuniones y asambleas 0,10 4,8 0,48 A1 Cambio de políticas y reglamentos por parte de
entes reguladores 0,04 5,0 0,2 A4 Falta de direccionamiento en administración de proyectos a la ciudadanía 0,07 4,5 0,31 A5 Falta de presupuesto en mantenimiento de proyectos 0,06 4,0 0,24 A3 Dependencias presupuestarias de las diferentes instituciones acreedoras 0,1 3,0 0,3 TOTAL 1,00 3,60
Mediante la aplicación del SFAS sobre la aplicación de evaluación interna y externa podemos dar nos cuenta que tiene una total de 3,6 la calificación donde el valor más alto es de las fortalezas con 1,12 que ayuda a debilitar a las amenazas y debilidades con el apoyo de las oportunidades.
Formato 5: ANÁLISIS FODA O1 Socialización entre comunidades en la aplicación de proyectos A1 Cambio de políticas y reglamentos por parte de entes reguladores
O2
Fácil dialogo entre
comuneros y el Organismo Parroquial A2 Falta de direccionamiento en administración de proyectos a la ciudadania O3 Brindar un servicio de asesoramiento a la comunidad A3 Falta de presupuesto en mantenimiento de proyectos O4 Poder de convocatoria para reuniones y asambleas
A4 Dependecias presupuestarias de las diferentes instituciones acreedoras FORTALEZAS F1
Es una Junta Parroquial Descentralizada
F2
Presupuesto designado para proyectos sociales
F3 Posee polítas y normativa Gubernamentales del sector Público F4 Poseen un programa cerrado para las actividades financieras
D1
Manual de funciones no aplicados
D2
Flujo grama de procesos mal estructurados
D3
Personal con bajos niveles de capacitación
D4
Bajos niveles de presupuesto
DA
(D1-O1) Creación de manual de funciones
(D2-O2)Establecimiento de fujogramas para la mejora de
servicios
(D3-O3) Realizar cursos de capacitación al personal para la
optimación de la comunicación (D4-O4) Gestionar procesos
financieros (D1-A1)Establecimiento de controles y políticas (D2-A2) Establecimiento de control en flujogramas y actividades (D3-A3)Gestionamiento para recursos internos (D4-A4) Gestionamiento de recursos financieros en otras
instituciones
MATRIZ ESTRATEGICA OPORTUNIDADES AMENAZAS
FO-DA-DO-DA
DEBILIDADES
(F1-01) Planificación y Organizaciòn de proyectos a
ejecutarce
(F2-O2) Libre accesibilidad a programas y proyectos (F3-O3)Servicios gratuitos a la
comunidad (F4-O4) Fortalecer el conocimiento de las actividades
financieras (F1-A1)Mejoramiento de reglamentos institucionales (F2-A2)Planificación financiera de proyectos y programas (F3-A3) Gestionamiento de
recursos de otras fuentes
(F4-A4)Establecer políticas financieras
DO
Formato 6: EVALUACIÓN DEL RIESGO
INDICADORES EVALUACIÓN
Adaptación de flujogramas y manuales de procesos 5
Financiamiento para flujogramas y procesos nuevos 5
Disponibilidad de recursos con los que cuenta la institución 5 Involucramiento de la comunidad en adaptación de nuevos procesos 3
Insatisfactorio De 0 a 1 Satisfactorio Mayor de 1 hasta 2 Muy satisfactorio Mayor de 2 hasta 5
Formato 7: VALORACIÓN DEL CONTROL
Nº COMPONENTES DEL COSO III VALORACIÓN
1 Entorno del Control 5
2 Evaluación del Riesgo 3
3 Actividades del Control 5
4 Sistema de Información 3
5 Supervisión del sistema de control - Monitoreo 5
Insatisfactorio De 0 a 1
Satisfactorio Mayor de 1 hasta 2