Situaciones
a. El Municipio cuenta con la Oficina de Administración de Documentos Públicos, donde se archivan los documentos públicos inactivos. Esta Oficina es dirigida por el Administrador de Documentos, quien es responsable de cumplir con las normas del Programa de Administración de Documentos Públicos de la
Administración de Servicios Generales, y de velar por que todas las fases de la administración de documentos funcionen adecuadamente. Dicho Programa se rige por la Ley Núm. 5 del 8 de diciembre de 1955, Ley de Administración de Documentos Públicos, según enmendada; por el Reglamento 23, Reglamento para la Conservación de Documentos de Naturaleza Fiscal o Necesarios para el Examen y Comprobación de Cuentas y Operaciones Fiscales del 15 de agosto de 1988, emitido por el entonces Secretario de Hacienda; y por la Carta Circular ASG-89-3 del 2 de noviembre de 1988, emitida por el entonces Administrador de Servicios Generales.
En el referido Reglamento se establece, entre otras cosas, que los municipios deben proteger los documentos fiscales contra fuegos, huracanes, inundaciones y otros riesgos. Al seleccionar el lugar de almacenaje, se deben tomar las medidas necesarias para proteger los documentos fiscales contra toda clase de deterioro, tales como: humedad excesiva, falta de ventilación adecuada, roedores y polilla. Además, que los documentos fiscales deben conservarse, clasificarse y archivarse de forma tal que se puedan encontrar, identificar y poner a la disposición del Contralor de Puerto Rico y del Secretario de Hacienda, o de cualquier otro funcionario autorizado por ley, con prontitud y en forma adecuada.
El Administrador cuenta con dos espacios para el archivo de documentos, uno en el Centro de Conservación de Documentos Públicos donde se archivan los documentos inactivos, y el otro en el sótano del Centro de Gobierno del Municipio.
En diciembre de 2013, nuestros auditores realizaron una inspección al Centro de Conservación de Documentos Públicos, y al sótano del Centro de Gobierno Municipal. En dicha inspección encontramos lo siguiente:
1) En el Centro de Conservación de Documentos Públicos observamos que:
a) El lugar no ofrecía seguridad a los empleados que laboraban en el mismo ni a los documentos allí almacenados. Estos estaban expuestos a humedad, hongo, y filtraciones en el techo y en las paredes.
b) No se habían establecido e implementado normas y procedimientos para la clasificación, la ordenación y el archivo de los documentos guardados en el Archivo de Documentos Públicos.
c) No se había preparado un inventario ni un plan de retención para los documentos. El inventario que utilizaba el Encargado de Conservación y Disposición de Documentos Públicos es el que dejó su predecesor. Este no había realizado un inventario físico de los documentos en el Centro de Conservación de Documentos Públicos desde su nombramiento en febrero de 2008.
2) En el sótano del Centro de Gobierno Municipal observamos que: a) Los documentos no se mantenían organizados
adecuadamente, gran parte de estos se mantenían en cajas sin rotular, en el suelo y sobre otros, lo cual dificultaba su localización. Además, no contaban con anaqueles suficientes para el archivo de los mismos.
b) La iluminación era deficiente y existía una humedad excesiva en el lugar por la falta de ventilación. Además, se observó que los documentos habían desarrollado hongos. c) No había un sistema de alarma contra incendios, rociadores
automáticos ni detectores de humo.
d) No contaba con un equipo para el control de humedad y temperatura.
Situaciones similares a las incluidas en el apartado a.1)a) y b), y 2) del a) al c) fueron comentadas en el Informe de Auditoría M-13-20. Criterios
Las situaciones comentadas son contrarias al Artículo 8.015 de la Ley 81-1991; al Capítulo VII, Sección 12 del Reglamento para la Administración Municipal; al Artículo VIII, secciones C y D del Reglamento 23; y a la Carta Circular ASG-89-3.
Efectos
Las situaciones comentadas impiden al Municipio mantener un control adecuado de los documentos públicos. Además, propician la pérdida o la destrucción de los documentos, y evitan que estos se mantengan en buen estado y se puedan localizar rápidamente. Por otro lado, pueden representar un riesgo para la salud de los funcionarios y empleados a cargo de la administración de los documentos y de los usuarios de los mismos. Causa
El Administrador de Documentos se apartó de las disposiciones citadas. Comentarios de la Gerencia
El Alcalde, en la carta que nos envió, indicó que:
El Municipio de Toa Baja se encuentra atendiendo el tema de la conservación de documentos públicos. Las deficiencias identificadas son motivadas principalmente por la falta de estructuras o espacios apropiados y las limitaciones fiscales que impiden adquirir y/o construir nuevas facilidades para almacenar y conservar el gran volumen de documentos públicos existente. Lo antes mencionado, ha provocado que se utilicen espacios que no cumplen con todos los criterios mencionados por la Oficina del Contralor. Cabe señalar, que la Administración Municipal no ha descansado en identificar una propiedad municipal o estatal en deshuso para poder relocalizar las áreas de archivo y conservación de documentos públicos. No obstante, no se ha podido identificar un lugar apropiado que cuente con los requerimientos de seguridad, equipos de control de temperatura y humedad, y control de acceso necesarios. […] Finalmente, se impartieron instrucciones al Administrador de Documentos Públicos y al encargado de la Propiedad del Municipio para que inicien sin
dilación alguna las acciones pertinentes para atender los señalamientos de la Oficina del Contralor en lo que respecta a inventarios. [sic] [Apartado a.]
Véanse las recomendaciones 2 y 30.
COMENTARIOS