DEFINICIÓN DE SISTEMA DE ABASTECIMIENTO PROGRAMACIÓN

2.2.1.1. Abastecimiento

El sistema de abastecimiento, se constituye en la actualidad en el apoyo estratégico para alcanzar las metas previstas en la programación presupuestaria a fin de atender con eficiencia y eficacia las siempre urgentes e inagotables necesidades de bienes y servicios que requieren las entidades, en el marco de la gestión Institucional.

El abastecimiento o aprovisionamiento es el conjunto de actividades que permite identificar y adquirir los bienes y servicios que una organización requiere para su operación adecuada y eficiente, ya sea de fuentes internas o externas.

Dentro del proceso de abastecimiento se tienen las siguientes actividades:  Cálculo de necesidades  Compra o adquisición  Obtención  Almacenamiento  Despacho o distribución  Control de stocks  Utilización de desperdicios

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Otra definición expresa que el abastecimiento es una de las etapas de lo que suele llamarse Cadena de Suministro. En términos generales este concepto engloba los procesos de negocio, las personas, la organización, la tecnología y la infraestructura física que permite la transformación de materias primas en productos y servicios que son ofrecidos y distribuidos a los usuarios para satisfacer su demanda (Ministerio de Hacienda, Gobierno de Chile, p. 3.). En particular, el abastecimiento puede ser entendido como el proceso realizado por una organización para conseguir aquellos bienes y servicios que requiere para su operación y que son producidos o prestados por terceros. Este concepto implica incorporar en la definición de proceso todas aquellas actividades que se relacionan con la compra o contratación, desde la detección de necesidades hasta la extinción de la vida útil del bien o servicio.

El proceso de abastecimiento puede ser dividido en seis etapas:

 Definición de requerimientos

 Selección del mecanismo de compra

 Llamado y recepción de ofertas

 Evaluación de las ofertas

 Adjudicación y formalización

 Ejecución y gestión del contrato

El abastecimiento es parte de la logística de producción junto con la distribución física, el mantenimiento y los servicios de planta. El objetivo general del sistema de abastecimiento es proveer a la función de producción de los materiales y recursos necesarios, en tiempo y forma adecuados (Boland, Lucrecia et.al 2007, p.127).

El sistema de abastecimiento comprende 3 sub funciones:

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 Recepción

 Almacenaje – Administración de stocks

Figura 1: El ciclo de abastecimiento. Fuente: Boland y otros

El abastecimiento es la actividad económica encaminada a cubrir las necesidades de consumo de una unidad económica en tiempo, forma y calidad, como puede ser una familia, una empresa, aplicándose muy especialmente cuando ese sujeto económico es una ciudad. Cuando es un ejército se le suele aplicar el nombre de intendencia.

Se le puede considerar sinónimo de suministro, y su equivalente más aproximado en inglés es supply.

Las decisiones de compra de una organización se hacen cada vez más importantes pues entre más dependientes sean las organizaciones de sus proveedores las consecuencias directas e indirectas de una pobre toma de decisiones se hacen más severas. En muchas empresas, la participación de las compras en el volumen total del negocio es muy alta y por tanto la toma de decisiones sobre estrategias de compra determina en gran medida la rentabilidad. Situación que se hace más compleja por factores como la globalización y el internet que hacen cada vez más amplio el abanico de posibilidades de selección de proveedores y por las cambiantes preferencias de los clientes que demandan una selección de proveedores más amplia y rápida (de Boer, Labro, & Morlacchi, 2001).

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La organización cuenta con una directiva denominada Gestión de Abastecimientos que tiene como propósito establecer lineamientos para el abastecimiento de bienes y servicios de los distintos proyectos dentro de los parámetros de tiempo, costo, fiabilidad, flexibilidad y calidad, de acuerdo con la planificación del proceso productivo, asegurando que se cumpla con los requisitos especificados por el cliente interno. Esta actividad es llevada a cabo por la División de Adquisiciones, que a través de los analistas responde por línea de negocios las necesidades de bienes y servicios.

La concepción y doctrina del abastecimiento han evolucionado en la medida que el funcionario y servidores del estado se han ido formando en el trabajo para ofrecer mejores servicios públicos.

Como antecedentes a la creación del sistema de abastecimiento, podemos mencionar que el 13 de junio de 1969 mediante el Decreto Supremo Nº 086-HA se creó la Comisión Técnica de Trabajo del sistema de compras y adquisiciones, como parte de la Comisión de Reforma de la Administración Pública.

Posteriormente, el equipo de trabajo Nº 03 del Sistema de Abastecimiento, como parte de la Comisión de Reforma de Administración Pública creada mediante Decreto Supremo Nº 008-73-PM de fecha 11 de mayo de 1973, estructura las bases del Abastecimiento, para su creación posterior como sistema auxiliar, la misma que conocemos en la actualidad como sistema administrativo de abastecimiento.

El sistema de abastecimiento, fue instituido por Decreto Ley Nº 22056 y tuvo su órgano rector en la Dirección Nacional de Abastecimiento del ex Instituto Nacional de Administración Pública – INAP organismo que fue declarado en disolución por mandato de la Ley Nº 26507.

55 Finalidad del sistema

Constituye finalidad del sistema de Abastecimientos asegurar la Unidad racionalidad, eficiencia y eficacia de sus procesos técnicos.

Ámbito material.

Quispe. (1996). dijo: Representan objeto de Abastecimientos los: Bienes, Constituidos por elementos materiales individuales, mesurables intercambiables y útiles o necesarios para el desarrollo de procesos productivos; y Servicios, Constituidos por el trabajo, acción o efectos realizados por personas naturales o jurídicas, mediante la combinación adecuada de medios materiales, económicos y potencial humano, para satisfacer las necesidades de una organización social, conservar sus recursos o mantener las condiciones de operación social, cuando los servicios son externos a la entidad respectiva, se denominan “No personales” (pág. 68).

Ámbitoformal

Las actividades de abastecimiento deben desarrollarse por todas las entidades integrantes de la Administración Pública tanto las Normas Técnicas administrativas también obligan a todas.

2.2.1.2. Sistema de Abastecimiento

Al sistema de abastecimiento le corresponde asegurar la unidad, racionalidad, eficiencia y eficacia de los procesos de abastecimiento de bienes y servicios no personales en la Administración Pública, a través de procesos técnicos de catalogación, registro de proveedores, programación, adquisiciones, almacenamiento y seguridad, distribución, registro y control, mantenimiento, recuperación de bienes y disposición final (Decreto Ley N° 22056, 1977, p. 1).

El sistema de abastecimiento en la administración del Estado, se orienta a suministrar los bienes materiales y servicios no personales denominados insumos para la operatividad gubernativa de los servicios

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públicos o producción de bienes materiales y servicios a través de las distintas organizaciones empresariales que constituyen el aparato estatal.

El sistema de abastecimiento, de acuerdo al Decreto Ley Nº 22056 que instituye el sistema de abastecimiento en la administración pública y demás normas del caso, debe dirigir tres subsistemas, los cuales son:

 El subsistema de información, que comprende los procesos técnicos de catalogación, registro de proveedores, programación y registro y control;

 El subsistema de obtención, que agrupa a los procesos técnicos de adquisición y recuperación; y finalmente tenemos.

 El subsistema de utilización y preservación, que comprende los procesos técnicos de almacenamiento, mantenimiento, seguridad, distribución y disposición final.

Figura 2: Subsistemas de abastecimiento y procesos técnicos.

Fuente: Felipe Yony Gómez Cáceres

De todos ellos podemos afirmar que medianamente sólo se cumple con los procesos técnicos de los dos últimos subsistemas, es decir no se cumple con el subsistema de información, que entre otros procesos técnicos comprende y está la programación de abastecimiento.

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Andía (2013), menciona: "El abastecimiento como actividad de apoyo al funcionamiento interno de la organización, debe contribuir al racional empleo y combinación de bienes y servicios (eficiencia}, así como a conseguir los objetivos propuestos (eficacia) del mejor modo posible. Para que la contribución sea real y efectiva es necesario orientarla mediante criterios, reglas, pautas o condiciones previamente establecidas, formando todo ello el Sistema de Abastecimientos"

2.2.1.3. Principios generales del sistema de abastecimiento

El Sistema de Abastecimiento está regulado también por principios generales que enmarcan su funcionamiento. Dentro de estos principios se considera los contenidos en el artículo 2° de la Ley N° 30225 Ley de Contrataciones del Estado.

Artículo 2. Principios que rigen las contrataciones Las contrataciones del Estado se desarrollan con fundamento en los siguientes principios, sin perjuicio de la aplicación de otros principios generales del derecho público. Estos principios sirven de criterio interpretativo e integrador para la aplicación de la presente Ley y su reglamento, y como parámetros para la actuación de quienes intervengan en dichas contrataciones:

a) Libertad de concurrencia. Las Entidades promueven el libre acceso y participación de proveedores en los procesos de contratación que realicen, debiendo evitarse exigencias y formalidades costosas e innecesarias. Se encuentra prohibida la adopción de prácticas que limiten o afecten la libre concurrencia de proveedores.

b) Igualdad de trato. Todos los proveedores deben disponer de las mismas oportunidades para formular sus ofertas, encontrándose prohibida la existencia de privilegios o ventajas y, en consecuencia, el trato discriminatorio manifiesto o encubierto. Este principio exige que no se traten de manera diferente situaciones que son similares y que situaciones diferentes no sean tratadas de manera idéntica siempre que ese trato cuente con una justificación objetiva y razonable, favoreciendo el desarrollo de una competencia efectiva.

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c) Transparencia. Las Entidades proporcionan información clara y coherente con el fin de que el proceso de contratación sea comprendido por los proveedores garantizando la libertad de concurrencia, y se desarrolle bajo condiciones de igualdad de trato, objetividad e imparcialidad. Este principio respeta las excepciones establecidas en el ordenamiento jurídico.

d) Publicidad. El proceso de contratación debe ser objeto de publicidad y difusión con la finalidad de promover la libre concurrencia y competencia efectiva, facilitando la supervisión y el control de las contrataciones.

e) Competencia. Los procesos de contratación incluyen disposiciones que permiten establecer condiciones de competencia efectiva y obtener la propuesta más ventajosa para satisfacer el interés público que subyace a la contratación. Se encuentra prohibida la adopción de prácticas que restrinjan o afecten la competencia.

f) Eficacia y Eficiencia. El proceso de contratación y las decisiones que se adopten en el mismo deben orientarse al cumplimiento de los fines, metas y objetivos de la Entidad, priorizando estos sobre la realización de formalidades no esenciales, garantizando la efectiva y oportuna satisfacción del interés público, bajo condiciones de calidad y con el mejor uso de los recursos públicos. g) Vigencia Tecnológica. Los bienes, servicios y obras deben reunir las condiciones de calidad y modernidad tecnológicas necesarias para cumplir con efectividad la finalidad pública para los que son requeridos, por un determinado y previsible tiempo de duración, con posibilidad de adecuarse, integrarse y repotenciarse si fuera el caso, con los avances científicos y tecnológicos. h) Sostenibilidad ambiental y social. En el diseño y desarrollo de los procesos de contratación pública se consideran criterios y prácticas que permitan contribuir tanto a la protección medioambiental como social y al desarrollo humano.

i) Equidad. Las prestaciones y derechos de las partes deben guardar una razonable relación de equivalencia y proporcionalidad, sin perjuicio de las facultades que corresponden al Estado en la gestión del interés general.

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Por otro lado se debe tomar en cuenta lo siguiente:

a. Unidad en el ingreso físico y custodia temporal de bienes - Norma General de Abastecimiento SA. 05 aprobado por Resolución Jefatura N° 118-80-INAP/DNA.

Todos los bienes adquiridos ingresaran físicamente a la entidad por el almacén del órgano de abastecimiento; y para su custodia temporal, esa u otras dependencias aplicaran principios y procedimientos similares.

El almacenamiento en un proceso técnico de abastecimiento, orientado a establecer y aplicar pautas para la ubicación y custodia temporal de los bienes, en cualquier área física acondicionada con ese fin. La custodia temporal se inicia con la adquisición y la recuperación de bienes, las cuales se realizan en formas y modalidades diferentes. El ingreso físico es un acto de incorporación a la entidad, pasando desde fuera de ella hacia adentro a través de un lugar previamente establecido. El ingreso es un acto formal que origina acciones administrativas para certificarlo, acreditar condiciones e incorporar los bienes al conjunto de la entidad. Hay acciones propias del ingreso físico y custodia temporal de bienes, las cuales necesitan ser precisadas y asignadas a ciertas áreas funcionales, recogiendo las peculiaridades de cada entidad. La unidad en el ingreso físico y custodia temporal garantiza acciones racionales y facilitan el control, en congruencia con el principio contable de "Unidad de Almacén".

b. Verificación del estado y utilización de bienes y servicios - Norma General de Abastecimiento SA. 07 aprobado por Resolución Jefatura N° 118-80-INAP/DNA.

Las entidades públicas formularan y aplicaran normas para verificar la existencia, estado y condiciones de utilización de los bienes y/o servicios de que dispone la entidad.

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La verificación es un acto de constatación física que realizan personas en representación de la entidad. Al sistema de abastecimiento le corresponde la constatación en referencia a las unidades físicas, aplicables tanto a los bienes como a los servicios.

La verificación constituye requisito para realizar, de manera racional y sobre bases reales, las acciones de abastecimiento que resulten necesarias. Básicamente la verificación se refiere a los aspectos siguientes: existencia o presencia real del bien o del servicio (visto como acción o resultado); estado, para apreciar el grado de conservación o deterioro del bien, así como el resultado del servicio; y condiciones de utilización, para constatar en qué se emplea, lugar, habilidades del responsable, condiciones de seguridad, rendimiento y, sobre todo, el empleo en beneficio de la organización en su conjunto.

2.2.1.4. La programación de abastecimiento

La programación de abastecimiento, es la base fundamental del ordenamiento que debe existir en el proceso logístico; también es el punto de partida. Apenas tenemos necesidad de algún material, por lógica se determina la cantidad que necesitamos y para cuándo lo requerimos, comparando con el objetivo logístico, la programación nos va determinar la oportunidad y la cantidad de los bienes y servicios que necesita una entidad.

El proceso de programación es el conjunto de acciones orientadas a la previsión de bienes y servicios en forma racional, sistemática y continua con la finalidad de satisfacer los requerimientos de la institución para el cumplimiento de metas y objetivos.

2.2.1.5. Dimensiones de Programación en Abastecimiento

En el proceso de programación intervienen directamente las unidades orgánicas de la entidad, formulando sus necesidades en el documento llamado cuadro de necesidades, teniendo en consideración el presupuesto asignado. El órgano de abastecimiento en base a los requerimientos procede a formular el

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presupuesto valorado de Bienes y Servicios consolidado, así como el plan de obtención, cuadro de adquisiciones y cuadro de suministros.

Las dimensiones de estudio de la programación en abastecimiento, tenemos a los siguientes componentes:

 Determinación de necesidades

 Consolidación de necesidades

 Formulación del plan de obtención de bienes y servicios

 Ejecución de la programación

 Evaluación de programación a. Determinación de necesidades

La determinación de necesidades es una de las actividades del abastecimiento, propia del planeamiento logístico. Las necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el funcionamiento de la institución u organización empresarial, en cantidades específicas para un determinado periodo de tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado proyecto, actividad, orientado al logro de objetivos.

La determinación de las necesidades se materializa con los pedidos o el requerimiento. Las necesidades de abastecimiento para la organización determinada pueden ser por consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar el factor tiempo (Universidad José Carlos Mariátegui, 2008, p. 2).

62 b. Consolidación de necesidades

La consolidación de necesidades es la actividad que se realiza en base a los requerimientos de las áreas o unidades, que consiste en la fijación de todas las necesidades en forma conjunta, para la previsión de los bienes y servicios en forma racional, sistemática y continua con la finalidad de satisfacer los requerimientos de la institución para el cumplimiento de metas y objetivos.

Es decir, se juntan los requerimientos de necesidades (Bienes y materiales, servicios) que solicitan todas las áreas o dependencias de la organización, para cumplimiento de sus actividades, y lograr los objetivos que se plantearon.

c. Formulación de plan de obtención de bienes y servicios.

La formulación de plan, es el procedimiento, mediante el cual la unidad de abastecimiento procede a formular el plan, que en dicho documento debe prever el tipo de bienes y servicios que se requerirá durante el ejercicio presupuestal y el monto del presupuesto requerido.

El plan debe ser aprobado por el responsable de la oficina y ratificado por el titular o la máxima autoridad de la organización.

d. Ejecución de la Programación.

La ejecución de la programación es la actividad que se realiza en la unidad de abastecimiento, mediante las unidades de adquisiciones, es la acción de adquirir los bienes y servicios de acuerdo al plan de obtención de bienes y servicios, priorizando las adquisiciones en prelación realizada en el plan, y de acuerdo a los presupuestos asignados para dicha actividad.

Para ello debe tomar en cuenta:

 La utilidad múltiple

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 Equilibrio en relación personal

 Durabilidad

 Racionalidad en la producción

 Prioridad en caso de restricciones

 Prioridad en la obtención

 Continuidad

 Fácil conservación o permanencia

 Ahorro de costo adicional e. Evaluación de la programación.

La evaluación de la programación es otro de los procesos que se realiza en la programación, que consiste en el control y verificación de las acciones que se llevan a cabo para dar cumplimiento a las adquisiciones de los bienes y servicios plasmados en el plan generados por la unidad de adquisiciones, en base a los requerimientos de las diversas áreas y unidades de la institución.

Es decir, es la verificación del cumplimiento de ejecución del plan de obtención de bienes y servicios versus las adquisiciones realizadas durante el periodo presupuestal.

2.2.2. GESTIÓN LOGÍSTICA

2.2.2.1. Definiciones

La gestión logística agrupa todos los métodos de organización y de gestión aplicados al diseño, funcionamiento y control del sistema logístico. Se ocupa de la elección de los medios y de los métodos en el campo de los transportes, de la manipulación y del almacenamiento, y de la elaboración de las previsiones, planes y programas de aprovisionamiento, producción y distribución (Kolb,1998).

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Anaya (2007), señala que hoy en día, no se puede concebir una empresa como un ente aislado moviéndose como una ameba dentro del turbulento mundo de la actividad empresarial, sino tiene que integrarse a través de cadenas de distribución logística.

Entendemos por gestión logística todas aquellas acciones o conocimientos que posee una empresa para captar, acceder o hacer uso de los recursos necesarios que hacen posible el desarrollo de su actividad empresarial.

Generalmente se esboza en forma de estrategia corporativa, es decir, para el grueso de la compañía, y busca optimizar el uso de los recursos, tomando como referencia los principios de productividad, rendimiento e integración.

La logística de una compañía no debe estar sujeta a las corazonadas o a la intuición de quienes están al frente de ella. En cambio, debe obedecer a un proceso de planificación estratégico (Harvard Deusto, 2016).

Según la Asociación Española para la calidad; se puede definir la gestión de la logística como la gestión del flujo de materias primas, productos, servicios e información a lo largo de toda la cadena de suministro de un producto o servicio. En una definición informal se puede entender la logística como la gestión de todas las operaciones que buscan garantizar la disponibilidad de un determinado elemento (producto, servicio, información) en tiempo y forma óptimos.

Por tanto, la gestión de la logística comprende la gestión de un número variable de elementos en función del elemento cuyo flujo se gestiona pero en general podemos establecer que incluirá:

 La gestión de los almacenes

 La gestión de los medios de transporte

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 La gestión de la información asociada

La logística, entendida como “el proceso de planear, implementar y controlar efectiva y eficientemente el flujo de aprovisionamiento, almacenamiento, transporte y distribución de bienes, servicios e información