DEFINICIÓN DEL MODELO DE GESTIÓN DE PROCESOS.

El modelo de gestión de procesos a plantearse busca establecer una estructura normativa y operativa que permita a la organización mecanismos de autodepuración, basados en el análisis de hechos y datos obtenidos de la gestión diaria de cada uno de sus procesos, con un enfoque adicional para la generación de herramientas confiables y de fácil aplicación para la identificación del riesgo, determinación de las actividades de control y el posterior monitoreo o supervisión del sistema, lo cual conllevara a tener un impacto positivo en la Gestión del Riesgo Operativo y por ende a la generación de un adecuado ambiente de control en la organización.

El gráfico que se muestra a continuación muestra las cuatro grandes fase de la madurez de un proceso que el sistema buscara alcanzar con cada uno de los procesos del banco. El sistema buscará generar las herramientas y el entorno necesario para el auto mejoramiento continuo de los procesos. Mejoramiento enfocado en la reducción de la variabilidad de los resultados, el incremento de la productividad pero sobre todo en la reducción de los desperdicios o pérdidas ocasionadas por la materialización de eventos de riesgo operativo.

68 Figura 17. Ciclo de Madurez del Proceso

Nota Fuente: Adaptado de los niveles de madurez del CMM

Definición del Proceso.

Levantamiento y documentación del Proceso.

Definición de modelos para el levantamiento y documentación

El primer paso para un adecuado levantamiento es la preparación de las herramientas necesarias que permitan plasmar de forma clara las características del proceso y todos sus componentes con sus interacciones en el sistema.

La preparación generara todos los formatos magnéticos e impresos necesarios para el relevamiento de información, análisis y síntesis para la documentación de los procesos.

- Mapa de Procesos y Cadena de Valor - Inventario de Procesos

- Caracterización del Proceso (SIPOC)

- Jerarquía Documental (Pirámide documental) - Políticas y Normas

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Mapa de Procesos y Cadena de Valor del BIESS.

La identificación del mapa de procesos y la cadena de valor del banco debe iniciar con la identificación de los elementos que caracterizan el Macro Proceso llamado Banco. Debemos tener en cuenta que toda organización, sin importar su finalidad, nace en las personas y deja de existir debido a ellas. En otras palabras las organizaciones tienen su origen en la identificación de una necesidad de las personas, misma que mediante la generación de un producto o prestación de un servicio se busca satisfacer. El éxito o fracaso viene dado precisamente en la capacidad de entender dicha necesidad y los elementos que generen la satisfacción de la misma. Esta capacidad es traducida en un conjunto de actividades desarrolladas y que pueden ser agrupadas y clasificadas en función de su incidencia para el logro de dicho objetivo y se la denomina Cadena de Valor.

En el siguiente cuadro podemos apreciar los elementos de un proceso que deben ser considerados a momento de modelar el mapa de procesos y la cadena de valor de una organización.

Figura 18. Elementos del Proceso

Nota Fuente: Adaptado de ISO 9001:2008

La identificación, agrupación y clasificación de estas grandes actividades debe nacer de una reflexión acerca de las actividades que se desarrollan en la organización y de cómo éstas influyen o se orientan hacia la consecución del producto o servicio que permitirá satisfacer la necesidad identificada en nuestros clientes.

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Acorde a la normativa de Riesgo Operativo de la Junta Bancario JB-2005-834 los procesos de una institución financiera debe será agrupados en:

- Procesos Gobernantes o Estratégicos; - Procesos Productivos o claves; - Procesos Habilitantes o de Apoyo.

Figura 19. Elementos del Proceso BIESS

Nota Fuente: Adaptado del Mapa de Procesos del BIESS

Acorde al modelo planteado el Mapa de Procesos y la Cadena de Valor se representarán con el siguiente diagrama.

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Figura 20. Elementos del Proceso y Cadena de Valor BIESS

Nota Fuente: Adaptado del Mapa de Procesos del BIESS

Figura 21. Cadena de Valor y Macro Procesos BIESS

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Inventario de Procesos.

Partiendo del mapa de procesos podemos empezar la identificación de los componentes de cada una de estas macro actividades y sus interacciones con el resto de procesos que conforman el sistema. Es importante tener claro que las interacciones entre cada uno de los procesos se dan básicamente mediante el intercambio de productos o servicios ya sea en calidad de proveedor de un insumo o como cliente del mismo.

Para estructurar de forma adecuada el inventario de procesos es importante tener claro el esquema y jerarquía de los diferentes niveles de diagramación de los procesos.

Figura 22. Jerarquía de Procesos

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Como se puede apreciar en la gráfica anterior los niveles 3 y 4 han sido diferenciados con el color verde y amarillo, esta diferenciación se la hace ya que son en estos niveles donde se hace operativa la gestión de procesos, siendo los restantes niveles, agrupaciones que pueden variar dependiendo de factores subjetivos y del alcance que el analista de procesos desee darle a cada segmento del proceso. Por el contrario las actividades son responsabilidades concretas que deben ser ejecutadas por cada una de las áreas funcionales de una organización, de igual manera acontece con las tareas, salvo que estas son ejecutadas por personas con roles funcionales específicos.

La definición de responsabilidades y el alcance de estas dentro del proceso son las claves para la gestión de un proceso, ya que esto nos permite poder establecer puntos de control en tramos específicos del proceso para medir dos tipos de indicadores básicos como son eficacia en función del número de reprocesos y de eficiencia basados en los tiempos de ejecución. De igual manera es en las actividades donde se generan los eventos de riesgo operativo ya sea por una falla en su diseño, una mala ejecución o por fallas en los sistemas de apoyo, por lo cual es precisamente en ellas donde se plantean las actividades de control para dar respuesta a dichos riesgos. Estos dos elementos (riesgo y actividad de control) son piezas claves que deben ser incluidas dentro del mapa de procesos y su inventario, lo cual incidirá de forma directa en su gestión al mejorar los procesos de comunicación y difusión de información creando cultura de