Depuración de las variables

Para la depuración de las variables, el primer paso a realizar es filtrar los datos para trabajar exclusivamente con los correspondientes a compras para proyectos de Investigación, ya sean servicios o bienes, nacionales e internacionales. En cuanto a la base de datos de compras de servicios luego del filtro quedó un total de 3003 registros de 51483 y en la base de datos de bienes un total de 4181 registros de 50616. Para un total de7184 registros entre compra de bienes y servicios.

Los ítems desarrollados a continuación se llevarán a cabo para las dos bases de datos, tanto bienes como servicios. Adicionalmente se realizó una depuración previa en cuanto a los pedidos, eliminando los duplicados por pedido, es decir, dejar un solo producto por pedido para el análisis de los datos y la consecución del proceso dada la naturaleza de la compra.

a. Eliminación de variables constantes que no son significativas para el análisis de los datos

Variable Justificación de eliminación

UN (Unidad de Negocio)

Todos los registros tienen esta variable que corresponde a PUJCB (PUJ ciudad Bogotá). Se encontraba 3 veces en la base de datos.

Naturaleza

Cada base de datos proporcionada corresponde únicamente a la compra de ie es o de “e i ios, Bie es Físi os o “e i ios/I ta gi les ,

respectivamente.

Estado Ppto

Se eliminó esta variable teniendo en cuenta que al tramitar la orden de compra previamente se ha validado el estado del presupuesto, de tal manera que debe ser válido. Sin embargo ser observa en algunos casos (pocos

o pa ados o la a tidad de egist os) ue este estado es E o Co t ol P esupuestos y po de isió se o ite de a ue do al a gu e to dado anteriormente. Además porque se observa que el proceso concluyo de acuerdo a la información de cada registro.

32 de investigación o tiene otra especificación. Para el presente trabajo sólo se

manejaran las compras naciones e internaciones para proyectos de investigación. De tal manera que se realiza un filtro previo, quedando esta variable como una constante.

Tabla 1. Variables Constantes b. Eliminación de variables idénticas

En la eliminación de variables se presentó un escenario donde fue necesario tomar una decisión dado el comportamiento de los datos. Se eliminaron 17 registros de 3003 en la base de datos de Servicios y 13 registros en la base de datos de Bienes, donde se presentaron diferencias en la fecha de pedido con la fecha de introducción, en los demás casos el comportamiento es idéntico, por esta razón las bases de datos ahora comprenden 2986 registros para servicios y 4168 registros para bienes, con esto finalmente se elimina la variable correspondiente.

Variables iguales Variable eliminada Justificación F Pedido Fecha

Introducido

Fecha Introducido Estas variables corresponden a la fecha de creación de la Solicitud de Compra en el sistema ERP.

Tabla 2. Variable Eliminada

c. Eliminación de variables correlacionadas.

A continuación se presentan las variables correlacionadas y la razón de su eliminación. Variables correlacionadas Variable eliminada Justificación

Base IVA (Pedido)

Base IVA (Factura)

Ninguna En cuanto a la correlación entre estas dos variables, es bastante alta. Sin embargo se decide no eliminar ninguna teniendo en cuenta que en la mayoría de los casos la Base IVA del pedido el mismo que la Base IVA de la factura, pero no en todos los casos, teniendo en cuenta que se pueden hacer entregas de manera parcial por parte del proveedor. También se puede

presentar el escenario donde la compra es una importación y existan cambios en las tasas entre el pedido y la factura. Cálc IVA (P) Cálc IVA

(F)

Cálc IVA (P) Cálc IVA (F)

En este caso se eliminaron ambas variables dado su alta correlación verificada en SPSS. Adicionalmente estas variables no se consideran relevantes para el estudio. Tabla 3. Correlación entre Variables

d. Cálculo de nuevas variables

Teniendo en cuenta la explicación mostrada en el macroproceso de Compras de la PUJ los tiempos de ciclo se consideran como variables críticas para el departamento de Suministros, teniendo en cuenta que este es uno de los puntos de referencia con el cual califican su desempeño. Por esta razón es relevante crear variables que proporcionen información acerca del comportamiento del proceso. Esta

33 creación se basa en las etapas y tiempo del proceso en general basado en lo propuesto por Aguirre [6].

Variable creada Descripción variable

TiempoAprobSol Corresponde al tiempo entre la creación de la solicitud establecida a partir de la fecha del pedido en el sistema ERP hasta la aprobación de la solicitud donde se genera la Orden de Compra.

TiempoRecepión Corresponde al tiempo entre el envío de la orden de compra al proveedor y la recepción del bien en las respectivas Unidades. TiempoContable Es el tiempo en que se registra la factura para llevar a cabo el

pago de la compra. Comprendido entre la recepción del bien/servicio y el registro en el sistema ERP denominado fecha contable.

TiempoCicloTotal Es el tiempo de ciclo total, desde la creación de la solicitud por parte de las Unidades hasta la recepción del bien.

Tabla 4. Variables Creadas

Este momento en el proceso se ha realizado la limpieza de los datos para iniciar con el análisis de los mismo haciendo uso de SPSS. Finalmente cada base de datos se filtró por medio del número de pedido, con el fin de eliminar los duplicados para poder realizar el seguimiento a un sólo pedido. Seguidamente se transformaron algunas variables para manejar la confidencialidad de la información, teniendo en cuenta que la información proporcionada por el departamento de suministros es directamente extraída del sistema ERP PeopleSoft. Las variables fueron: Aprobado por, Comprador e Introducido por.