ACUMULADO
Los procesos técnicos inmersos en la organización de un Fondo Acumulado, para el Manual de Organización de Fondos Acumulados del AGN, están compuestos por cinco macro procesos principales, los cuales son la guía principal para la ejecución de un proyecto de este tipo, se debe tener en cuenta que al acogerse a esta metodología se trabaja sobre el cumplimiento de la normatividad vigente en Colombia, por otra parte se considera un manual de buenas prácticas teniendo en cuenta que este acoge el orden de manera estructurada y lógica como se debe realizar, bajo lo cual se puede afirmar que este ha conducido a resultados positivos en el desarrollo de proyectos de Fondos Acumulados.
A continuación se dará un breve resumen de cada uno de estos procesos15.
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15COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Fondos Acumulados Manual de Organización. En C. I. Casilimas Rojas, & J. C. Ramírez Moreno. Bogotá. 2004 p. 5.
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9.1 DIAGNÓSTICO: ESTABLECIMIENTO DEL NIVEL DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
El diagnóstico busca identificar las siguientes variables: Datos sobre la planta física, condiciones ambientales, mobiliario, estado de conservación de la documentación, tipos de unidades de conservación, estado o nivel de organización documental, instrumentos de recuperación de la información, tipos de soportes, fechas extremas y volumen documental16.
9.2 RECONSTRUCCIÓN DE LA HISTORIA INSTITUCIONAL
Consiste en la construcción de la historia de la institución a partir de los documentos primarios y los testimonios de aquellas personas que estuvieron involucradas a la misma. Se debe trabajar en función de obtener documentos que den cuenta de los antecedentes, la creación y el desarrollo de la entidad. Durante este proceso se analizan los documentos administrativos, y técnicos.
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a su vez permitirá reconducir los documentos al orden originario que tuvieron en el
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16COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Fondos Acumulados Manual de Organización. En C. I. Casilimas Rojas, & J. C. Ramírez Moreno. Bogotá. 2004 p. 16.
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9.3 PLAN ARCHIVÍSTICO INTEGRAL
A partir de los datos recopilados en el Diagnóstico, numeral 9.1, se debe tabular y analizar esta información, para así desarrollar los siguientes aspectos:
x Objetivos generales y específicos para el tratamiento integral de organización y conservación de documentos.
x Establecimiento de prioridades en el trabajo a partir de la descripción del estado físico y nivel de organización de la documentación.
x Mención de metodologías y técnicas archivísticas que se van a usar.
x Cronograma de reuniones del Comité de Archivo.
x Descripción del recurso humano requerido.
x Determinación de etapas de ejecución a corto, mediano y largo plazo.
x Identificación de insumos, dotación y mobiliarios necesarios.
9.4 PROCESOS TÉCNICOS ARCHIVÍSTICOS
Son todas aquellas actividades basadas en la teoría archivística para la buena ejecución de las diferentes labores específicas como:
x Organización: conjunto de procesos técnicos y administrativos orientados a la consulta y recuperación de la información.
x Identificación: de los productores, etapas de evolución, dependencias y los asuntos de la entidad.
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x Clasificación: consiste en reconducir en forma objetiva la documentación y construir la procedencia y el orden original. Durante esta etapa se desarrollan los cuadros de clasificación.
x Depuración: Consiste en separar la documentación que no posee valores primarios ni secundarios, copias, duplicados y documentos de apoyo.
x Ordenación: es el proceso de ordenación de las unidades documentales de acuerdo a la secuencia de su producción original. Durante este proceso se debe foliar y se debe cambiar todo material abrasivo.
x Descripción: Consiste en el diligenciamiento del Formato Único de
Inventario Documental (FUID) 18. (QHOFXDOVHGDXQD³GHVFULSFLyQGHODV
XQLGDGHVGHXQIRQGRVLJXLHQGRODRUJDQL]DFLyQGHODVVHULHV´19.
9.5 ELABORACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL (TVD)
Consiste en la elaboración del listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central como su disposición final 20.
Este proceso está compuesto de las siguientes etapas:
x Elaboración de la propuesta de las TVD
x Discusión y aval de las TVD ante el Comité de Archivo
x Aplicación de las TVD ________________
18 COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 038. (20 de Septiembre de 2002). Por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. Bogotá D.C. 5 p.
19COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Fondos Acumulados Manual de Organización. En C. I. Casilimas Rojas, & J. C. Ramírez Moreno. Bogotá. 2004 p. 30.
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Cada uno de los seis macro procesos anteriores conforman la totalidad de los procesos técnicos archivísticos que se deben ejecutar en un proyecto de organización de un Fondo Acumulado, adicionalmente existen en Colombia distintas normatividades vigentes relacionadas con el cumplimiento de las políticas archivísticas, dispuestas principalmente por el AGN.
Se considera que las disposiciones legales obligan al cumplimiento de las necesidades legislativas y administrativas del país, sin embargo, no contemplan ningún tipo de metodología que induzca de carácter obligatorio al desarrollo de este tipo de procesos bajo parámetros de administración de empresas ni de gestión de proyectos.
Una aproximación se contempla en el numeral 9.GRQGHVHGHVDUUROODHO³3ODQ Archivístico ,QWHJUDO´ D WUDYpV GH OD GHILQLFLyQ GH DVSHFWRV FRPR HO DOFDQFH OD priorización de actividades, los tiempos, el abastecimiento y el recurso humano necesario para la ejecución de la actividad. Esto lo trabaja de manera superficial y lo propone bajo un carácter de cumplimiento, mas no lo presenta bajo una metodología sugerida a aplicar en cada una de las etapas.
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10. LEGISLACIÓN VIGENTE EN MATERIA ARCHIVÍSTICA (FONDOS