Descripción de la operatoria organizacional

La operatoria de la empresa comienza con la extracción y procesamiento del agua, procesos que ya fueron explicados anteriormente en la INTRODUCCIÓN del presente trabajo. Una vez que se tiene agua en las condiciones bromatológicas adecuadas, se da inicio a la producción, embotellando los productos indicados por el socio Nº2 que es quien realiza la planificación de la producción. El seguimiento de las cantidades producidas y el remanente a producir se llevan en el terreno, y se consulta al socio Nº2 sobre desperfectos o cambios en la línea de productos a llenar.

Una vez listos, los productos son almacenados a la espera de realizar la carga en las camionetas. Si bien el encargado de producción conoce las cantidades globales a producir por día, el tipo y cantidad de productos con los que se carga la camioneta es determinado por el repartidor, que en última instancia, es quien mejor conoce el recorrido que debe realizar ese día.

Cuando la camioneta tiene la carga lista, se completa el remito con las cantidades de cada línea de productos que la misma posee. En caso de realizar una visita para el reabastecimiento de productos, sobre este mismo remito se completan las cantidades de la nueva carga que lleva el repartidor.

El personal a cargo de los repartos debe registrar cada venta que realiza, anotando tanto las cantidades y tipos de productos que entrega, como los montos cobrados y el remanente que queda por cobrar. Esto se realiza sobre una herramienta destinada a tal fin llamada organicer.

Se trata de un equipo que contiene toda la cartera de clientes del repartidor y la hoja de ruta que debe cumplir cada día. A primera hora de la mañana se le entrega este elemento cuya forma se asemeja

Proyecto integrador – Gabriel Echevarría 89 a la de una calculadora. Posee un display en el cual se presentan de a uno, y en el orden previsto, los clientes a visitar y su dirección. En la misma pantalla se puede consultar el saldo pendiente, además de la última visita realizada.

El organicer contiene menúes internos que permiten cargar todas las situaciones que se le presentan al repartidor: venta realizada, cliente ausente, cliente que no compra. En caso de que se efectúe la venta, permite cargar la cantidad de productos que se entrega, el monto cobrado y si entrega algún producto en consignación. Luego, toda esta información es descargada en la administración y se utiliza para distintos fines que van desde dar pautas de cobro para algunos clientes, dar de baja otros, hasta el control final y cierre del día del repartidor. Además, permite consultar las cantidades totales comercializadas de cada línea de producto, información que puede resultar muy útil en el proceso de toma de decisiones.

Una vez que finaliza con todas las visitas planificadas para la jornada, el repartidor entrega el organicer, la caja chica, la hoja de ruta y el remito con la mercadería que cargó en la camioneta. Esta información es recibida y procesada a diario, y cruzándola se puede obtener información sobre el desempeño cotidiano del repartidor. Se determina, así, la cantidad de productos que entregó en el día, lo que tiene pendiente cobrar, lo que efectivamente cobró y si se aplazó la visita a algún cliente.

El cierre del día consiste en contrastar la información de los remitos y la caja chica de cada uno de los repartidores contra la información cargada en el organicer. La información de todas las fuentes debe coincidir, caso contrario, se debe encontrar donde está la diferencia. La relevancia de esta etapa es superlativa ya que esta información es utilizada luego para realizar dos procesos claves para la gestión de la empresa: facturaciones globales y liquidaciones de sueldos.

La facturación global se refiere a efectuar la facturación por todos los productos entregados a clientes minoristas, a quienes sería complejo facturar uno por uno a medida que se concreta la compra durante cada visita. Su importancia radica en que es la base para conocer el resultado económico de un período, como así también para la elaboración de los informes contables requeridos por ley. La liquidación de sueldos se refiere al cálculo de los sueldos de todos los empleados, en particular el de los repartidores que, como se explicó en el capítulo de ANALISIS DE COSTOS del presente trabajo, reciben una comisión por productos entregados.

Proyecto integrador – Gabriel Echevarría 90 Con estos datos, se realiza un cierre mensual en el que la información es recopilada y procesada. Dichos datos se analizan en busca de desvíos en el desempeño de cada reparto, comparándolo con el desempeño histórico que, si bien es posible obtener a partir de la información que contiene el organicer, la empresa se vale de la experiencia y conocimientos de los socios para hacerlo. Este mecanismo podría optimizarse si se utilizara como base de comparación el desempeño histórico obtenido en la base de datos a través del uso del organicer.

Se debe aclarar que el socio Nº1 se encarga de las tareas del área administrativa vinculadas al control de gestión. Recibe ayuda de la secretaria y/o del socio Nº2, tanto para realizar el cierre del día como para atender los llamados. Los reclamos, pedidos u otras demandas que ingresan por esta vía son luego re direccionados a los repartidores o a los socios, según corresponda.

Durante todos estos procesos operativos se maneja siempre la comunicación por la vía informal, ya que por un lado, el tamaño y envergadura de la empresa lo permite, y por el otro, no existe un circuito formal y definido del cual hacer uso, tanto en sentido descendente como ascendente. Los operarios se acercan en cualquier momento a las oficinas cuando necesitan algo buscando a quien corresponda, e igualmente los socios se acercan al piso para consultar o dar indicaciones cuando lo creen necesario.