DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

El proceso a mejorar es el de contratación de bienes y servicios, el cual se realiza en la Unidad de Abastecimientos del PEOT, bajo la Ley de Contrataciones del Estado (LCE) y su Reglamento (RLCE).

El 04 de Junio del 2008, se publica en el Diario Oficial El Peruano, el Decreto Legislativo Nº 1017 que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado, y crea el Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado-OSCE. Posterior a ello, se publica el Decreto Supremo Nº 184-2008-EF, que aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, y con Decreto Supremo N° 006-2009-EF, establece la vigencia de la Ley y su Reglamento sería a partir del 13 de Febrero del 2009.

El 01 de Junio del 2012 se publica la Ley N° 29873, Ley que modifica el Decreto Legislativo 1017 que aprueba la Ley de Contrataciones del Estado, y con Decreto Supremo N° 138-2012-EF, se aprueba el Reglamento de la Ley de Contrataciones, entrando en vigencia el 09 de Septiembre del 2012.

El 11 de Julio del 2014 se publica la nueva Ley N° 30225 – Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento aprobado con Decreto Supremo N° 350-2015, con vigencia desde el 09 de Enero del 2016.

Recientemente, dicha Ley ha sido modificada con Decreto Legislativo N° 1341 publicada en 07 de Enero del 2017, y con Decreto Supremo N° 056-2017-EF se modifica el Reglamento de la Ley N° 30225 que entró en vigencia desde el 03 de Abril del 2017.

A continuación, en la Figura 14 se resume los procedimientos descritos anteriormente de las 3 fases del Proceso de Contratación de Bienes y Servicios:

Figura 14 – Fases del Proceso de Contratación

a) Planificación y Actuaciones Preparatorias

•Plan Estratégico Institucional

•Plan Operativo Institucional •Presupuesto Institucional de Apertura •Determinación de necesidades •Plan Anual de Contrataciones (PAC) •Indagación del Mercado •Expediente de contratación •Órgano Encargado de las

Contrataciones o Comité de Selección •Elaboración de Documentos del Procedimiento de Selección b) Procedimiento de Selección •Convocatoria •Registro de participates •Formulación de Consultas y Observaciones •Absolución de Consultas y Observaciones •Integración de Bases •Presentación de Ofertas •Evaluación de Ofertas •Calificación de Ofertas •Otorgamiento de la Buena Pro c) Ejecución Contractual •Perfeccionamiento del Contrato •Garantías •Adelantos •Adicionales y Reducciones •Ampliaciones •Sanciones •Contrataciones Complementarias •Resolución y Nulidad de Contrato •Recepción y conformidad •Pago

42

Podemos observar que el proceso de contratación es una serie de procedimientos y etapas que siguen una secuencia con el fin de satisfacer la necesidad. Por lo que la buena gestión de todo el proceso radica en cometer los mínimos errores sobre las actividades que están a cargo de la Entidad, siendo la más crítica la Etapa de Actuaciones Preparatorias.

Dominguez y Durand [4] en su investigación llamada “Análisis descriptivo de la problemática de las Contrataciones Estatales en el Marco del Sistema de Abastecimiento Público”, utilizan la metodología del árbol causa-efecto (ver Figura 15) para analizar el proceso de contratación identificando las principales causas en las 3 fases. Ellos concluyen que muchas de las causas se generan en la Fase de Programación y Actos Preparatorios porque al ocurrir un error en una sola de las actividades puede llegar a afectar la eficiencia de la gestión del proceso de contratación.

Figura 15 – Árbol de Causa-Efecto del Problema de la Deficiente Gestión del Proceso de Contratación Estatal

43

La presente Tesis plantea que la solución de las problemáticas que surgen en la fase de las Actuaciones Preparatorias permitirá la mejora de la eficiencia del proceso de contratación. Los motivos son los siguientes y en la Figura 16 se puede observar:

 La fase de Actuaciones Preparatorias, es la primera fase y la más importante dentro del proceso de contratación, consiste en el conjunto de actuaciones administrativas que organiza la información técnica y económica de la contratación, donde la responsabilidad y esfuerzo del área usuaria en definir bien el requerimiento definirá el éxito del proceso de contratación. Esta fase y sus actividades están encargada de los funcionarios de la Unidad de Abastecimientos y de las áreas que se integran en las diversas etapas (Área Usuaria, Administración, Gerencia General, Asesoría Jurídica, Oficina de Planificación y Presupuesto, etc), elementos a los cuales se puede aplicar mejoras en sus actividades. Por lo tanto, la fase de Actuaciones Preparatorias son actividades administrativas que dependen de la Entidad y su gestión.

 Por otro lado, el tiempo de esta fase no tiene plazos establecidos dados por el RLCE a diferencia de las otras fases, como es la Fase del Procedimiento de Selección en el cual el plazo de las etapas de los 07 Procedimientos de selección están contemplados en el RLCE; o, la Fase de Ejecución Contractual donde se ejecuta el cumplimiento de las condiciones establecidas en el contrato entre la Entidad y el Contratista, donde en un tiempo ofrecido se cumplirá con el objeto de la contratación y dichos eventos que puedan darse no se podrían predecir por ejemplo: el contratista tuvo algún retraso en la entrega del bien.

 Para el desarrollo de la primera fase, la actual normativa de contrataciones no determina plazos mínimos de duración que las Entidades deban respetar. La Ley ni el Reglamento establece o regula el tiempo que la fase de Actuaciones Preparatorias debe durar, por lo cual este tiempo depende únicamente del área encargada de realizarla.

44

Por ello, el OSCE [6] realiza la medición y el monitoreo de cuánto tardan las entidades en realizar las acciones previas a convocar los procesos de selección, desde que el requerimiento llega al Órgano Encargado de las Contrataciones hasta que dicho proceso es convocado a través del SEACE.

La primera medición se realizó en el año 2009 y posteriormente ha sido monitoreada en los periodos 2012 y 2014. En estos dos últimos años, la estimación del tiempo de duración de los actos preparatorios se realizó a partir de una muestra promedio de 450 expedientes de procesos de selección llevados a cabo mediante el procedimiento clásico y se contó con la participación de alrededor 80 entidades públicas ubicadas en las ciudades de Ica, Cajamarca, Huaraz, Huánuco, Huamanga, Trujillo, Piura, Tacna entre otros.

El tiempo calculado para el año 2009 fue de 65 días calendario (alrededor de 2 meses). En el año 2012 se obtuvo un plazo de 74 días calendario (2 meses y medio aproximadamente). Para el estudio realizado en el año 2014, el plazo obtenido fue de 68.1 días calendario. Se determinó que el principal cuello de botella recaía en el Estudio de Posibilidades que ofrece el mercado con un 49% de tiempo de duración de los actos preparatorios.

45