2.3. METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO E IMPLEMENTACIÓN
3.1.4. Descripción de Funciones
El Manual de Organización de 2A Ingeniería, C.A. describe las funciones de cada unidad organizacional de la empresa:
Dirección General.
Se encarga de definir las políticas y directrices de la empresa, así como vigilar que los lineamientos sean implementados en forma adecuada y oportuna, con la finalidad de lograr las metas propuestas y los resultados deseados. Sus funciones son las siguientes:
1. Evalúa las políticas de calidad, expansión, desarrollo de la empresa y coordina que se ejecuten adecuadamente.
2. Analiza y autoriza las inversiones y movilizaciones financieras.
3. Evalúa periódicamente la gestión de la empresa y la satisfacción del cliente acordando las acciones necesarias con las unidades involucradas.
Consultaría Jurídica.
Asesora a la Junta Directiva y demás unidades de la empresa en los asuntos en materia legal. Sus funciones son las siguientes:
1. Representa a la empresa en todos los asuntos de índole legal, así como asistirla cuando lo requiera.
2. Elabora y revisa los documentos legales de la empresa, las actas de asambleas, poderes, presentación en el Registro Mercantil, modificaciones estatutarias y demás actas de la Junta Directiva, así como contratos de servicios entre otros.
Esta es la encargada de asesorar a la Junta Directiva y demás unidades de la organización en materia de Gestión de Calidad y aplicación de normas de relacionadas. Sus funciones son las siguientes:
1. Asiste a la empresa en la definición de políticas, planes y objetivos para implantar y mejorar los Sistemas de Gestión de Calidad, así como también en la aplicación de las normas de Calidad.
2. Asesora y forma al personal en el cumplimiento de los requisitos de Calidad y la satisfacción del cliente.
3. Planifica y coordina la realización de las Auditorías Internas y Externas.
Gerencia de Administración y Finanzas.
En esta unidad se planifica, coordina, verifica y supervisa los procesos realizados por los Departamentos de Administración y Contabilidad. Sus funciones son las siguientes:
1. Coordina, dirige y supervisa los procesos administrativos de la empresa conjuntamente con la Dirección General.
2. Garantiza que los registros contables así como los Estados Financieros de la empresa, sean realizados de acuerdo con las normas y procedimientos contables establecidos por la Federación de Contadores Públicos de Venezuela y el Colegio de Contadores Públicos del Estado Anzoátegui, así como con los Principios de Aceptación General.
Se encarga de planificar, coordinar y supervisar los procesos básicos de las unidades de: Facturación, Cobranzas, Tesorería y Recursos Humanos. Sus funciones son las siguientes:
1. Supervisa y controla los pagos emitidos, así como suministrar la información de soporte de los mismos a la Gerencia Administrativa de acuerdo a los procedimientos establecidos.
2. Vela que los documentos requeridos por el Departamento de Contabilidad sean suministrados oportunamente por las unidades de trabajo: Recursos Humanos, Facturación, Cobranzas y Tesorería.
3. Coordina periódicamente la ejecución de programas de evaluación del personal que labora en la empresa.
4. Sirve de enlace entre los organismos públicos y nacionales como el: SENIAT, IVSS, INCE, Ministerio del Trabajo, etc.
Área de Recursos Humanos:
a) Elabora la pre-nómina para la revisión y autorización por parte de la Gerencia Administrativa y posteriormente realizar el pago de la nómina.
b) Efectúa las transacciones bancarias necesarias para el pago de la Nómina en forma oportuna.
c) Ejecutael registro de los ingresos y egresos del personal de la empresa.
d) Efectúa los cálculos necesarios para los pagos de las obligaciones tales como: SSO, LPH, INCE, ISLR, Paro Forzoso, entre otros.
e) Mantiene actualizado los registros de personal y los expedientes correspondientes.
a) Elabora la facturación de los servicios prestados a los clientes, según la información suministrada por la Gerencia Operativa.
b) Controla la facturación emitida y la gestión de cobro al cliente según su vencimiento.
c) Entrega oportunamente a la unidad de Contabilidad los documentos necesarios para la realización de los registros necesarios.
d) Presenta a la Gerencia Administrativa los resultados obtenidos en forma periódica y oportuna.
Área de Tesorería
a) Efectúa los pagos a los proveedores oportunamente, con previa autorización de la Gerencia de Administración y Finanzas.
b) Entrega oportuna al Departamento de Contabilidad de los documentos necesarios para los registros pertinentes.
c) Controla el que los fondos de Caja Chica sean administrados de acuerdo a los procedimientos establecidos.
d) Mantiene informada a la Gerencia Administrativa del saldo de las cuentas por pagar.
Departamento de Contabilidad.
Esta unidad garantiza que se realice oportunamente los Registros Contables de todas las transacciones financieras de la empresa, de acuerdo con las normas de aceptación general estipuladas en las normas y leyes venezolanas, para generar los informes demostrativos de la situación financiera de la empresa. Sus funciones son las siguientes:
1. Revisa que la información recibida de las otras unidades organizacionales, cumplan con los requisitos establecidos para su posterior procesamiento, archivo y resguardo, para luego proceder a realizar los registros contables de las transacciones realizadas.
2. Elabora los estados financieros de la empresa.
3. Prepara el pago de los impuestos al fisco en forma oportuna y realizar las declaraciones de ISLR al final del ejercicio económico y efectuar los pagos de patente e impuestos municipales.
4. Vela que se apliquen adecuadamente las medidas preventivas y correctivas necesarias para suprimir los errores en los registros contables de la empresa.
Gerencia Operativa.
Su función principal es la de garantizar la satisfacción de los servicios prestados a los clientes en forma integral de acuerdo a los objetivos y metas propuestas por la empresa. Sus funciones son las siguientes:
1. Coordina los procesos del Departamento de Proyectos y Departamento de Planificación y Costos.
2. Supervisa la ejecución de los proyectos en forma periódica y controlar las actividades de campo.
3. Coordina y controla la asignación de los recursos financieros a cada unidad de trabajo.
4. Coordina con las unidades adscritas la entrega de los documentos requeridos por el Departamento de Contabilidad.
5. Coordina que se realicen los mantenimientos preventivos y correctivos a los equipos y vehículos operativos de la empresa.
Departamento de Proyectos.
Garantiza la ejecución efectiva de los proyectos según los parámetros de Calidad y los términos contractuales. Sus funciones son las siguientes:
1. Planifica, supervisa, desarrolla y controla la ejecución de los proyectos y las distintas actividades tanto preventivas comocorrectivas.
2. Coordina y supervisa los equipos de trabajos (cuadrillas) asignadas a los proyectos.
3. Elabora los presupuestos de las distintas actividades extracontractuales, tanto correctivas como de emergencias.
4. Realiza las órdenes de compras de los materiales e insumos consumibles y no consumibles requeridos por el personal asignado.
5. Coordina la ejecución de las reparaciones menores a los equipos de trabajo.
Departamento de Planificación y Costos.
Garantiza el control de los costos y gastos ocasionados en la ejecución de los proyectos de acuerdo a las políticas, normas y procedimientos establecidos por la empresa. Sus funciones son las siguientes:
1. Centraliza, organiza y procesa la información requerida para la planificación y control de los proyectos.
2. Realiza la planificación física y financiera de los proyectos, al igual que el registro de los costos y gastos ocasionados en la ejecución de cada uno de los mismos. 3. Elabora con el Departamento de Proyectos la planificación de las actividades
4. Mantiene una base de datos con la información de los costos, tiempos y recursos utilizados en los proyectos, con el fin de utilizarla en la evaluación de la gestión, toma de decisiones y planificación de futuros proyectos.
Sucursales.
Se encargan de dirigir, coordinar y supervisar la ejecución de los proyecto en el ámbito asignado a cada sucursal de acuerdo a las políticas, normas y procedimientos establecidos por la empresa. Sus funciones son las siguientes:
1. Ejerce la representación de la empresa en al área de competencia de la sucursal o en la que le sea asignado.
2. Promueve en coordinación con la Gerencia Operativa los servicios de la empresa, conforme a la estrategia y planes de la empresa, identificando concursos, licitaciones y demás oportunidades de negocio.
3. Controla y evalúa el desarrollo de las actividades de los proyectos y órdenes de servicios de acuerdo a los requerimientos del cliente.
4. Supervisa y reporta el adecuado uso de los recursos asignados a la sucursal.
5. Presenta periódicamente los informes de gestión, así como otros que le sean requeridos a la Gerencia Operativa.