CAPÍTULO III. PROPUESTA DE LA SOLUCIÓN AL PROBLEMA
3.1 Contenido del Manual de Control Interno para la Cooperativa de Transporte
3.1.3 Descripción de Procesos
Organización
Con este elemento de control interno La Cooperativa de Transportes Interprovincial e Intraprovincial “Jumandy”, es necesario que la estructura organizacional de la entidad atienda satisfactoriamente a las necesidades de la gestión financiera, la misma que debe contribuir a la consecución de la misión y visión empresarial. Para lo cual es necesario atender a cada uno de sus elementos esenciales de:
1. Dirección.- Las funciones de dirección están bajo la responsabilidad del Gerente de la Cooperativa que según el artículo 26, Capítulo X, del Estatuto vigente, es el funcionario que cumple con las funciones de dirección y administración de la Cooperativa de Transporte Interprovincial e Intraprovincial “Jumandy”, por lo cual deberá implementar las acciones necesarias a fin de lograr cumplir con el objetivo administrativo de asegurar en cuanto sea posible la conducción ordenada y eficiente de la entidad.
2. Asignación de Responsabilidades. - La asignación, delegación de responsabilidades al personal de empleados dentro de la gestión Administrativa y Financiera, le corresponde a la Dirección el establecimiento de políticas conexas que contribuyan a desarrollar procedimientos de control interno, los mismos que contribuyen a la consecución de los objetivos empresariales.
3. Segregación de deberes. - La estructura orgánica funcional del área financiera de la Cooperativa de Transporte Interprovincial e Intraprovincial “Jumandy”, debería atender favorablemente a las necesidades de la gestión financiera así:
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4. Coordinación. - Constituye una parte esencial de la estructura de control interno de la Cooperativa, la coordinación de acciones organizacionales, establece las medidas propicias a fin de que los empleados que forman parte integral de la gestión financiera adopten las responsabilidades que les competen para el adecuado funcionamiento del control interno.
DISTRIBUTIVO Y FUNCIONES DE LA COOPERATIVA Distributivo de Funciones y perfil del puesto.
DATOS DE IDENTIFICACIÓN
EMPRESA: Cooperativa de Transporte Interprovincial e Intraprovincial y Turismo “Jumandy”
PUESTO: Directivo.
NIVEL: Ejecutivo.
ROL DEL PUESTO: Asamblea General.
JEFE INMEDIATO: Asamblea General de Socios. ASAMBLEA GENERAL(Máxima autoridad de la cooperativa)
Finalidad del Cargo: Controlar y evaluar el desempeño de cada uno de los directivos que conforman la cooperativa y todo en cuanto se refiere a la misma.
Funciones:
Aprobar y reformar el Estatuto Social, el Reglamento Interno y el de Elecciones.
Elegir y remover a los miembros de los Consejos de Administración, Vigilancia y Gerente con causa justa, en cualquier momento y con el voto secreto de más de la mitad de sus integrantes.
GESTIÓN FINANCIERA
CONTADOR TESORERO
Aprobar o rechazar los estados financieros, los informes de los consejos y del Gerente. El rechazo de los informes de gestión, implica automáticamente la remoción del directivo o directivos responsable, con el voto de más de la mitad de los integrantes de la asamblea.
Autorizar la adquisición, enajenación o gravamen de bienes inmuebles de la cooperativa o la contratación de bienes y servicios, cuyos montos le corresponda según el Estatuto Social o el Reglamento Interno.
Conocer el plan estratégico, el plan operativo anual y la proforma presupuestaria presentados y aprobados por el Consejo de Administración.
Conocer y resolver sobre los informes de auditoría interna y externa.
Resolver las apelaciones de los socios referentes a suspensión de derechos políticos internos de la institución.
Definir el número y valor mínimo de aportaciones que deberán suscribir y pagar los socios y autorizar la emisión de los Certificados de Aportación.
Resolver la fusión, transformación, escisión, disolución o liquidación de la cooperativa.
Requerimientos: Ser socio de la Cooperativa de Transporte “Jumandy”. DATOS DE IDENTIFICACIÓN
EMPRESA: Cooperativa de Transporte Interprovincial e Intraprovincial y Turismo “Jumandy”
PUESTO: Gerente General
NIVEL: Ejecutivo
ROL DEL PUESTO: Gerencia de la Cooperativa
JEFE INMEDIATO: Asamblea General y Consejo de Administración.
GERENTE GENERAL(Representante Legal y Administrador de la cooperativa) Finalidad del Cargo: Establecer un liderazgo de manera que controle y evalué las actividades del trabajo de manera que mantenga la buena imagen de la cooperativa. Funciones:
Representar legal, judicial y extrajudicialmente a la cooperativa de conformidad con la Ley y su Reglamento General y el estatuto Social.
Desarrollar y ejecutar planes y programas para alcanzar los objetivos.
Responder por la marcha administrativa, operativa y financiera de la cooperativa e informar mensualmente al Consejo de Administración.
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Cumplir y hacer cumplir las decisiones de los órganos directivos. DATOS DE IDENTIFICACIÓN
EMPRESA: Cooperativa de Transporte Interprovincial e Intraprovincial y Turismo “Jumandy”
PUESTO: Presidente
NIVEL: Ejecutivo
ROL DEL PUESTO: Presidente de la Cooperativa JEFE INMEDIATO: Asamblea General de Socios
PRESIDENTE
Finalidad del Cargo: Planificar, organizar, dirigir, controlar y evaluar por medio de sus subordinados todas las actividades de la cooperativa.
Funciones:
Coordinar el trabajo para lograr los objetivos de la cooperativa.
Asegurarse de que las actividades de la cooperativa se lleven correctamente.
Revisar mensualmente los informes emitidos de las diferentes áreas de la cooperativa.
Negociar las condiciones y plazos de las compras de materias primas, bienes y servicios que debe adquirir la cooperativa y analizar y aprobar el presupuesto.
Obtener los permisos legales para el desarrollo de las actividades de la cooperativa.
Convocar, presidir y orientar las asambleas generales y las reuniones del Consejo de Administración.
Presidir todos los actos oficiales de la cooperativa y suscribir los cheques conjuntamente con el Gerente.
Requerimientos: Ing. en Administración de Empresas, en caso de no tener título debe realizar varios cursos que estén acordes con el puesto.
Destrezas:
Presentar Plan de Trabajo, estar dispuesto a portar con todos sus conocimientos y ayuda para el logro de los objetivos trazados.
Iniciativa
Suministrar la información personal requeridas por los socios, órganos internos de la cooperativa o la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria.
Las demás que señale la Ley y su reglamento General y el estatuto de la cooperativa.
Requerimientos: Conocimientos administrativos y contables de ser posible tener título profesional.
Experiencia: Haber laborado en funciones a fines o en entidades públicas o privadas. Destrezas: Buenas relaciones personales, con capacidad de tomar decisiones, liderazgo, trabajo bajo presión, responsable, organización y control.
DATOS DE IDENTIFICACIÓN
EMPRESA: Cooperativa de Transporte Interprovincial e Intraprovincial y Turismo “Jumandy”
PUESTO: Consejo de Administración.
NIVEL: Ejecutivo.
ROL DEL PUESTO: Consejo de Administrativo. JEFE INMEDIATO: Asamblea General de Socios.
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN(Organismo directivo de la cooperativa) Finalidad del Cargo: Regir las normas generales de la administración interna de la Cooperativa.
Funciones:
Aceptar o rechazar las solicitudes de ingreso o retiro de socios.
Sancionar a los socios que infrinjan las disposiciones legales, reglamentarlas o estatutarias de la Cooperativa.
Nombrar y remover al Gerente con causa justa y más empleados caucionados, inclusive al Secretario.
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Reglamentar las atribuciones del Gerente y más empleados de la Cooperativa.
Aprobar el plan estratégico, el plan operativo anual, y su presupuesto y someterlo a conocimiento de la Asamblea General.
Las demás atribuciones que le señale la ley, el estatuto y el reglamento interno y aquellas que no estén atribuidas a ningún otro organismo de la cooperativa. Requerimientos: Instrucción formal, preferentemente con título profesional o tener experiencia en actividades administrativas, de control y de supervisión.
Destrezas: Iniciativa, buena presencia, honestidad y ética profesional.
DATOS DE IDENTIFICACIÓN
EMPRESA: Cooperativa de Transporte Interprovincial e Intraprovincial y Turismo “Jumandy”
PUESTO: Consejo de Vigilancia.
NIVEL: Ejecutivo
ROL DEL PUESTO: Vocal Principal
JEFE INMEDIATO: Asamblea General de Socios CONSEJO DE VIGILANCIA(Organismo fiscalizador y controlador) Finalidad del Cargo: Fiscalizar y controlar a la Cooperativa.
Funciones:
Supervisar y controlar todas las actividades o inversiones que se haga en la Cooperativa.
Controlar el movimiento económico de la Cooperativa y presentar el correspondiente informe a la Asamblea General.
Cuidar que la contabilidad se lleve regularmente y con la debida corrección.
Emitir su dictamen sobre el balance semestral y someterlo a consideración de la Asamblea General, por intermedio del Consejo de Administración.
Dar el visto bueno o vetar, con causa justa, los actos o contratos en que se comprometa bienes o créditos de la Cooperativa.
Verificar que las acciones que realicen los directivos de la entidad, se lleven de conformidad con el Estatuto, la Ley y Reglamento General de Cooperativas.
Las demás atribuciones que le señale la ley, el estatuto y el reglamento interno y aquellas que no estén atribuidas a ningún otro organismo de la cooperativa. Requerimientos: Tener conocimientos contables básicos y experiencia que acredite el manejo de asuntos financieros. De ser posible tener título profesional en ramas relacionadas a la contabilidad y a la auditoría.
Destrezas: Liderazgo, confiabilidad, iniciativa, honestidad, ética profesional, entrega y dedicación.
DATOS DE IDENTIFICACIÓN
EMPRESA: Cooperativa de Transporte Interprovincial e Intraprovincial y Turismo “Jumandy”
PUESTO: Vocal Principal de Comisiones.
NIVEL: Ejecutivo
ROL DEL PUESTO: Vocal Principal
JEFE INMEDIATO: Consejo de Administración y Asamblea General.
COMISIONES ESPECIALES(Permanente y Ocasionales) Finalidad del Cargo: Elaborar los planes anuales según comisión asignada.
Comisión de Asuntos Sociales
Comisión de Trabajo
Comisión de Accidentes. Funciones:
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Organizar con el carácter de obligatorio: cursos, conferencias y eventos educativos para directivos, socios y empleados( cooperativismo, transporte, tránsito y atención al cliente)
Asistir en unión de los dirigentes o sus delegados a cursos, conferencias u otros eventos que organice la SEPS u otras instituciones.
Socializar el Estatuto y Reglamento Interno a todos socios.
Organizar conversatorios con directivos, socios y empleados para conocimiento, discusión e implementación de la normativa institucional.
Organizar promociones de imagen y servicios de la cooperativa.
Elaborar el plan de trabajo anual de la Comisión. Comisión de Asuntos Sociales
Presentar el Plan de Trabajo anual de la Comisión con su presupuesto al Consejo de Administración y entre lo principal recomendar la afiliación al IESS de los socios y los aportes personales y patronales los asumirá cada socio.
Fomentar las relaciones sociales entre los directivos, socios, empleados y sus familias mediante del desarrollo de actividades conjuntas.
Fomentar la recreación y esparcimiento de sus socios, para lo cual organizará eventos internos y con otras instituciones públicas o privadas.
Atender eficientemente los acontecimientos luctuosos de los socios y/o sus familiares cercanos, para presentar arreglos florales y condolencias en forma oportuna.
Organizar y planificar programas de celebración de Cantonización, Provincialización, de aniversario de la cooperativa, agasajos navideños y otros, con su correspondiente presupuesto.
Comisión de Trabajo.
Elaborar conjuntamente con el Gerente los cuadros semanales de trabajo con los turnos diarios.
Controlar que las unidades realicen su recorrido de frecuencias de acuerdo a las signadas por la ANT y conforme a los cuadros de trabajo.
Coordinar con el Gerente, el control respecto de los aportes de los socios, en relación a las salidas de trabajo.
Previa autorización del Gerente o del Consejo de Administración, realizar visitas de control de trabajo a las diferentes oficinas de la cooperativa y presentar sus informes con recomendaciones.
Controlar que choferes y ayudantes estén bien uniformados y cumplan con la documentación necesaria.
Verificar el buen estado mecánico de los vehículos para salir a trabajar.
Controlar que no conduzcan las unidades con exceso de velocidad. Comisión de Accidentes.
Presentar el Plan de Trabajo anual de la comisión.
Encargarse de la recopilación de documentos relacionados a los accidentes que hayan sufrido los vehículos de los socios y manejar cada uno en forma individual.
Presentar en un plazo de 8 hasta 15 días su informe al Consejo de Administración sobre las posibles ayudas económicas de los accidentes sufridos en las unidades de los socios para la toma de decisiones.
Cuando se produzcan los accidentes, conjuntamente con el Gerente y Presidente de la cooperativa, realizar las acciones legales y de Tránsito para que las unidades y los choferes no sean retenidos por las autoridades, a fin de garantizar el servicio oportuno a la colectividad.
Requerimientos: Tener educación formal, experiencia en estas funciones con otras instituciones públicas, privadas o relacionadas y principalmente voluntad para trabajar en beneficio de la cooperativa y de sus socios.
Experiencia: Dos años y ser socio de la cooperativa
Destrezas: Ser honesto, responsable, tener iniciativa y estar dispuesto a cumplir con los deberes y responsabilidades asignadas para lograr beneficios para la cooperativa y sus socios.
DATOS DE IDENTIFICACIÓN
EMPRESA: Cooperativa de Transporte Interprovincial e Intraprovincial y Turismo “Jumandy”
PUESTO: Secretaria-Recaudadora
NIVEL: Administrativo.
ROL DEL PUESTO: Ejecución de procesos.
JEFE INMEDIATO: Gerente
SECRETARIA-RECAUDADORA (Atención a directivos, socios y clientes ) Finalidad del Cargo: Elaborar las formas y documentos correspondientes al giro de la cooperativa. Servir de apoyo a la gerencia y atención a los socios.
Funciones:
Coordinar la agenda, reuniones, citas y atender llamadas telefónicas.
Recibir, despachar y archivar comunicaciones, circulares, memorandos.
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DATOS DE IDENTIFICACIÓN
EMPRESA: Cooperativa de Transporte Interprovincial e Intraprovincial y Turismo “Jumandy”
PUESTO: Contador de la Cooperativa.
NIVEL: Administrativo.
ROL DEL PUESTO: Contador
JEFE INMEDIATO: Gerente y Presidente CONTADOR
Finalidad del Cargo: Mantener los libros de registros contables y todos los instrumentos necesarios para reflejar numéricamente la actividad económica de la institución.
Funciones:
Llevar registros contables de la cooperativa.
Responsable de equipos y suministros de oficina.
Recaudar diariamente los aportes de los socios, así como lo recaudado en ventilla.
Cuadrar diariamente los ingresos producidos y si hubieren egresos que deben ser autorizados por el gerente, cuidará que sean debidamente respaldados.
Prepara los depósitos de cheques y efectivo y su registro contable.
Monitorear los saldos de las cuentas bancarias de la cooperativa. Requerimientos:
Superior Licenciada en Secretariado Ejecutivo.
Conocimientos básicos en contabilidad, manejo de archivos, computación, etc. Experiencia: 2 años en puestos similares.
Destrezas: Cooperación y creatividad, iniciativa, buena presencia, honestidad y ética profesional.
Elaborar y presentar informes conjuntamente con el gerente de la situación financiera de la cooperativa.
Coordinar con el recaudador el registro, la validación y cuadre de las cuentas que originan los ingresos.
Control de Inventarios.
Revisar y cotejar la documentación que sustentan los procesos contables ejecutados.
Cumplir con las obligaciones tributarias.
Manejo de toda la documentación contable.
Elaborar las conciliaciones bancarias para su control y ejecución. Requerimientos: Ing. CPA en Contabilidad Superior y Auditoría. Experiencia: 2 años en puestos similares.
Destrezas:
Manejo de Programas contables, sólidos conocimientos de contabilidad general y costos, manejo de información contable, confiabilidad comprobada, trabajo bajo presión, capacitación.
DATOS DE IDENTIFICACIÓN
EMPRESA: Cooperativa de Transporte Interprovincial e Intraprovincial y Turismo “Jumandy”
PUESTO: Cobrador o Ventanillero.
NIVEL: Operativo.
ROL DEL PUESTO: Sistema de Recaudación.
JEFE INMEDIATO: Gerente
COBRADOR O VENTANILLERO Finalidad del Cargo:
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Recaudar diariamente atrasos de la flota vehicular.
Recaudar multas por incumplimiento de rutas.
Recaudar aportes voluntarios de los socios. Requerimientos:
Superior Contabilidad.
EXPERIENCIA: 1 año en puestos similares. DESTREZAS:
Buenas relaciones personales, liderazgo, trabajo bajo presión, responsable, organización y control.
Presentar Informes de Ingresos Trabajo bajo presión
3.1.4 Procedimientos de Control