OBJETIVO: Proveer información sobre los bienes muebles despachados por el Almacén. CONTENIDO:
Día, mes y año: Fecha en que se llena el formulario. Núm.: Número preimpreso del formulario.
Unidad Solicitante: Indicar el nombre de la unidad administrativa o técnica, o proyecto a que se despachan los bienes. Solicitud Núm.: Anotar el número de la solicitud de bienes.
Cantidad: Número de bienes que se entregan. Unidad de: Unidad de medida utilizada.
Código: Consignar el código de artículo que corresponde. Descripción: Nombre y especificación del bien.
Valor
Unitario: Indicar el precio de cada unidad del bien.
Total: Anotar el resultado al multiplicar el precio unitario por la cantidad del bien despachado. Total: Sumatoria de los totales.
Observaciones: Breve explicación que permita ampliar la información. Recibido por: Firma del funcionario autorizado para recibir los bienes. Entregado por: Firma del funcionario responsable de los despachos de bienes. DISTRIBUCIÓN:
Original: Sección de Contabilidad. 1 ra. copia Almacén Central.
FORMULARIO Núm. 13 RECIBIDO CONFORME DEL SERVICIO DE MANTENIMIENTO
ORIGEN: Servicios Generales.
OBJETIVO: Dejar constancia del recibo del Servicio de Mantenimiento en Servicios Generales del Instituto Nacional de Formación Profesional y Capacitación para el Desarrollo Humano.
CONTENIDO:
Núm.: Número de control secuencial del formulario.
Fecha: Consignar día, mes y año en que se recibe el servicio de mantenimiento en Servicios Generales. Contrato u Orden de
Compra: Anotar el número del Contrato u Orden de Compra. Departamento o
Sección: Registrar el Departamento o Sección que requiere el servicio de mantenimiento. Requisición Núm.: Anotar el número de la Requisición.
Contratista o Proveedor: Anotar el nombre del Contratista o Proveedor. Factura Núm.: Registrar el número de la factura.
Cantidad: Número de Servicio de Mantenimiento a recibir.
Descripción: Nombre y especificación del Servicio de Mantenimiento. Valor
Unitario: Indica los precios por el servicio de mantenimiento.
Total: Resultado de la multiplicación del valor unitario por la cantidad de servicio de mantenimiento.
ITBMS: Cantidad producto de la afectación del impuesto del 5%. Total: Sumatoria de los resultados obtenidos por cada renglón, después de calculado el I.T.B.M.S.
Visto Bueno del Personal Especializado:
Verificado por: Rúbrica del personal especializado o idóneo que le da el visto bueno a la recepción del servicio de mantenimiento.
Fecha: Día, mes y año en que se da el visto bueno al servicio de mantenimiento.
Entregado por: Rúbrica de la persona que entrega el servicio de mantenimiento.
Fecha: Día, mes y año en que se entrega el servicio de mantenimiento.
Recibido por: Rúbrica de la persona que recibe el servicio de mantenimiento. Fecha: Día, mes y año en que se recibe el servicio de mantenimiento.
DISTRIBUCIÓN:
Original: Sección de Contabilidad. 1 ra. copia Servicios Generales.
2 da. copia. Unidad Administrativa solicitante.
Panamá, 21 de noviembre de 2006 CIRCULAR : 086-06 D.C.
PARA: MINISTROS DE ESTADO, TITULARES DE LA ASAMBLEA NACIONAL, DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA Y DEL TRIBUNAL ELECTORAL, PROCURADORA GENERAL DE LA NACIÓN Y PROCURADOR DE LA ADMINISTRACIÓN, FISCAL GENERAL ELECTORAL, DIRECTORES, ADMINISTRADORES Y GERENTES GENERALES DE ENTIDADES DESCENTRALIZADAS Y EMPRESAS PÚBLICAS, RECTORES DE LAS UNIVERSIDADES OFICIALES, DEFENSOR DEL PUEBLO, GOBERNADORES Y ALCALDES.
DE: LICENCIADO DANI KUZNIECKY, CONTRALOR GENERAL ASUNTO: EJECUCIÓN DE PROYECTOS PNUD
En atención a que diversas instituciones han decidido ejecutar parte de sus presupuestos, por conducto del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo, (modalidad esta que como usted conoce, representa un costo de 3.5% del monto total del proyecto, que debe cancelarse a favor de este organismo por la administración de los mismos) y en cumplimiento de nuestro mandato constitucional, de fiscalización y control de fondos y bienes públicos, me permito recordarle las responsabilidades de tipo administrativo que usted como regente de su institución, asume al utilizar la vía PNUD, para la ejecución de sus proyectos.
1. La ejecución de proyectos a través del PNUD, es una decisión administrativa de la institución ejecutora, lo cual no releva a esta de sus responsabilidades de rendir cuentas por el uso correcto de los recursos que le han sido confiados (Artículo 17 de la Ley 32 de 8 de noviembre de 1984).
"Artículo 17. Toda persona que reciba, maneje, custodie o administre fondos o bienes públicos, está en obligación de rendir cuenta a la Contraloría General, en la forma y plazo que ésta, mediante reglamento, determine. Esta obligación alcanza a las personas que administren por orden de una entidad pública, fondos o bienes pertenecientes a terceros y a los representantes de las sociedades o asociaciones que reciban subsidios de dichas entidades públicas.
Para los fines de esta ley, la condición de empleado de manejo alcanza, además, a todo servidor público o empleado de una empresa estatal facultado por ley para contraer obligaciones económicas, ordenar gastos y extinguir créditos a nombre o en representación de una entidad o dependencia del Estado o empresa estatal.
Es agente de manejo, para los mismos fines, toda persona que sin ser funcionario público recauda, paga dineros de una entidad pública o, en general, administra bienes de esta."
2. Es importante que se reitere que la selección del PNUD para la ejecución de un determinado proyecto, se hace en función de intermediación, por lo que la responsabilidad directa por el uso adecuado de estos recursos, recae sobre el representante legal de la institución ejecutora, ya que de conformidad con el Convenio suscrito entre el Gobierno y el PNUD, se exime a esta última institución de esta responsabilidad; razón por la cual recomendamos que se adopten todas las acciones que sean pertinentes, para garantizar que se cumplan los objetivos previstos, dentro de un marco de transparencia, probidad y óptima utilización de los recursos públicos.
En tal sentido es apropiado recoger el texto del artículo 10 del Código Fiscal, que señala lo siguiente:
"Las personas que tengan a su cargo la administración de bienes nacionales serán responsables por su valor monetario en caso de pérdida o daños causados por negligencia o uso indebido de tales bienes, aun cuando éstos no hayan estado bajo el cuidado inmediato de la persona responsable al producirse la pérdida o el daño."
De tal responsabilidad no se eximirán aun cuando aleguen haber actuado por orden superior al disponer de los bienes por cuyo manejo son directamente responsables, pero el empleado superior que haya ordenado la disposición será solidariamente responsable de la pérdida que la Nación hubiere sufrido a causa de su orden."
3. En un plazo no mayor de 60 días a partir de la fecha, la institución ejecutora debe remitir a la Contraloría General, un informe detallado de todos los recursos aplicados en el proyecto, el cual debe considerar todos los desembolsos realizados con cargo al mismo, la ejecución presupuestaria, estados financieros, un detalle de los activos fijos, un informe de las consultorías contratadas, un detalle de los servicios personales y especiales, así como los comentarios correspondientes. 4. Todos los bienes y equipos que se adquieran con estos recursos, se registrarán como propiedad del estado y serán administrados de conformidad con las normas que regulan el tratamiento de estos activos, en la administración pública panameña.
5. Como un adelanto al análisis de auditoria posterior que corresponde aplicar en estos casos, cada nueva solicitud de desembolso, se acompañará del informe correspondiente a la solicitud inmediatamente anterior, la cual será objeto de revisión, por parte del equipo de auditores que hemos designado para cumplir este fin.
Atentamente. DANI KUZNIECKY Contralor General ANEXO No. 2 Panamá, 14 de noviembre de 2006 Nota DAI-Núm.080-2006 Ingeniero JUAN PLANELLS
Nacional de Formación Profesional Para el Desarrollo Humano (INADEH) E. S. D.
Señor Director:
Adjunto le devuelvo con el refrendo correspondiente, la gestión de cobro y las notas relativas a la solicitud de Transferencia de Fondos del INADEH depositados en el Banco Nacional de Panamá, al Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), por la suma de B/. 2,400,000.00, los cuales constituyen el primer desembolso del INADEH, para darle cumplimiento a la revisión sustantiva S01 del Proyecto "Fortalecimiento del INADEH para la Administración del Programa de Capacitación y Formación del Capital Humano".
La ejecución de este proyecto por conducto del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo, es una decisión administrativa de la Institución que usted dirige, sin embargo por tratarse de recursos públicos y en cumplimiento de nuestro mandato constitucional, me permito transmitirle a continuación algunas consideraciones, que deben ser cumplidas para los tramites subsiguientes:
1. En un plazo no mayor de 60 días la Institución a su cargo, debe remitirnos un informe detallado de todos los recursos aplicados en el proyecto, el cual debe considerar todos los desembolsos realizados con atención a la transferencia que nos ocupa.
2. Independientemente de la vía seleccionada para la ejecución de este proyecto, el PNUD, la responsabilidad directa por el uso adecuado de estos recursos, recae sobre la dirección y administración del INADEH, ya que de conformidad con el convenio ellos se eximen de responsabilidad; razón por la cual recomendamos que se agoten todas las acciones que sean pertinentes, para garantizar que se cumplan los objetivos previstos, dentro de un marco de transparencia y probidad.
3. Para adelantar el análisis de auditoria posterior, que aplicaremos en este proyecto, cada nueva solicitud de desembolso, deberá ser acompañada del informe sobre los gastos, desembolsos, y ejecución de actividades y
proyectos relativos a la solicitud inmediatamente anterior, la cual será objeto de la revisión correspondiente, por parte del equipo de auditores que hemos designado cumplir este único fin.
4. Todos los bienes y equipos que se adquieran con estos recursos, se registrarán como propiedad del Estado y serán administrados de conformidad con las normas que regulan el tratamiento de estos activos, en la administración Pública Panameña.
5. Todos los servicios personales que sean contratados, incluyendo las consultorías, deben estar debidamente
sustentadas y la documentación correspondiente a los informes que presentan estos contratistas, deben incorporarse a los reportes que se presentarán adjuntos a las solicitudes de refrendo de nuevas transferencias al PNUD.
Le reitero nuestra permanente disposición de colaboración y nuestros mejores deseos de que este proyecto se desarrolle en forma ordenada, transparente y que se logren los objetivos propuestos.
Firma
DANI KUZNIECKY Contralor General Formulario Núm. 1