3.4 Desarrollo del Manual de Descripción de cargos
3.4.1 Diagnóstico de la situación actual
3.4.1.4 Diagnóstico de la tecnología utilizada en las tareas
El procedimiento de venta, se evidencia en el uso de un sistema contable, lo cual permite que la venta sea efectiva y se ajuste a las necesidades de los clientes.
En cuanto a los procesos administrativos, es importante recalcar el buen manejo de las tecnologías implementadas por la entidad, lo cual ha permitido generar satisfacción a los usuarios y no desaprovecha los recursos instalados.
36
COMISARIATO DEL CUADERNO “AIDIPA”
PERFIL DE CARGO POR COMPETENCIAS
Elaborado
DD MM AA
28 06 2015
Revisado 01 07 2015 No. de Página
Aprobado 1 de 16 ÍNDICE Introducción………..2 Antecedentes históricos………2 Misión………...2 Atribuciones………..3 Organigrama Funcional……….3 Objetivo del Manual……….3
Responsables………4
Funciones generales y especificas………4
Base legal………..5
Competencias Laborables………5
Manual de Descripción de Cargos………....8
37
COMISARIATO DEL CUADERNO “AIDIPA”
PERFIL DE CARGO POR COMPETENCIAS
Elaborado
DD MM AA
28 06 2015
Revisado 01 07 2015 No. de Página
Aprobado 2 de 16
INTRODUCCIÓN
El Manual de Perfil de Cargos es un documento que contiene en forma clara, ordenada y sistemática, la información y responsabilidades sobre el perfil y sus debidas atribuciones, que de tener el personal que conforma la estructura orgánica de la entidad; describe la identificación del cargo, las relaciones de autoridad, conocimientos y aptitudes del puesto, que contribuye a la orientación para la asignación de un puesto, facilitando a la entidad un esquema funcional
El Manual de Perfil de Cargos por Competencias de “AIDIPA” es un documento técnico normativo que describe y establece las competencias, funciones, requisitos y responsabilidades del puesto de trabajo.
ANTECEDENTES HISTÓRICOS
El comisariato del cuaderno “AIDIPA” situada en la zona urbana en la Av. 29 de Mayo entre Cuenca y Loja, dedicada a la venta por menor de artículos de papelería brindando una gran variedad de productos, marcas, con precios accesibles para sus clientes ofreciendo soluciones y agilidad en dar soluciones a las peticiones de los usuarios, integrada por 11 colaboradores.
MISIÓN
Determinar las funciones de cada uno de los puestos de trabajo establecidos en la estructura organizacional y especificar las interrelaciones entre los niveles jerárquicos y funcionales tanto internos como externos.
38
COMISARIATO DEL CUADERNO “AIDIPA”
PERFIL DE CARGO POR COMPETENCIAS
Elaborado
DD MM AA
28 06 2015
Revisado 01 07 2015 No. de Página
Aprobado 3 de 16
ATRIBUCIONES
Las atribuciones del presente manual se establecen para todas las áreas que conforman el comisariato del cuaderno “AIDIPA”.
ORGANIGRAMA FUNCIONAL
OBJETIVO DEL MANUAL
Normar las relaciones entre los colaboradores sujetos a una descripción de las actividades que les corresponde ejecutar a cada colaborador de dicha entidad
ELABORADO: JOHANA SEVILLANO REVISADO: SRA. PILAR SAMANIEGO APROBADO: SRA. PILAR SAMANIEGO
ADMINISTRADOR
CONTADORA VENDEDORES
- Dirigir y controlar desempeño de colaboradores.
- Supervisar el cumplimiento de funciones.
- Realizar informe de novedades
- Realizar estados financieros - Emitir provisiones de pago - Validar documentos de
soporte para las transacciones
- Llevar el control mensual de libros generales de compras y ventas - Realizar informes de
novedades
- Asesorar a los clientes - Comunicar adecuadamente
a los clientes sobre los productos que ofrece la entidad
- Elaboración de facturas - Contribuir en el desarrollo
del negocio
- Vender los productos que la papelería determine - Despachar los productos
39
COMISARIATO DEL CUADERNO “AIDIPA”
PERFIL DE CARGO POR COMPETENCIAS
Elaborado
DD MM AA
28 06 2015
Revisado 01 07 2015 No. de Página
Aprobado 4 de 16
RESPONSABLES
Los responsables de la revisión, aprobación y socialización del Manual de Descripción de Cargos para cada uno de los departamentos asignados, es el Gerente de la entidad y así mismo el Administrador.
FUNCIONES GENERALES Y ESPECIFICAS
Establecer los lineamientos exigidos para la elaboración del manual de descripción de cargos
Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca las funciones, responsabilidades de cada puesto de trabajo.
Identificar las líneas de comunicación para lograr una adecuada interrelación entre las unidades administrativas de la entidad.
Generar en los trabajadores el compromiso con el desempeño eficiente, entregándoles información básica sobre los mismos.
Aumentar efectividad de los integrantes de “AIDIPA”, a través del conocimiento de las funciones propias del cargo.
40
COMISARIATO DEL CUADERNO “AIDIPA”
PERFIL DE CARGO POR COMPETENCIAS
Elaborado
DD MM AA
06 07 2015
Revisado 14 07 2015 No. de Página
Aprobado 5 de 16
BASE LEGAL
El Comisariato del Cuaderno “AIDIPA” es una entidad de derecho privado registrada en el Servicio de Rentas Internas con Registro Único de Contribuyente No. 1101928263001 de propiedad de la Sra. María del Pilar Samaniego Encalada, sustentada por los derechos legales que determina y establece la Constitución de la República, leyes, acuerdos y reglamentos, así como tratados y convenios internacionales.
COMPETENCIAS LABORABLES
Determinar las competencias claves o esenciales del Comisariato del Cuaderno “AIDIPA” es de importancia estratégica en este mercado altamente competitivo, competencias que están asociadas fundamentalmente al trabajo primario, generadores de nuevos valores agregados.
41
COMISARIATO DEL CUADERNO “AIDIPA”
PERFIL DE CARGO POR COMPETENCIAS
Elaborado
DD MM AA
06 07 2015
Revisado 14 07 2015 No. de Página
Aprobado 6 de 16
Tabla 1 Competencias Laborables
COMPETENCIA CLAVE
DESCRIPCIÓN CONDUCTA OBSERVABLE
PERSONAL DIRECTIVOS
Orientación al cliente y el resultado del
servicio
Dirigir las decisiones y acciones a la satisfacción de las necesidades e intereses de los clientes a través de la confianza, elevando el prestigio y reconocimiento de la papelería. . a) Da solución a los requerimientos de los usuarios
b) Atiende y valora las necesidades y peticiones de los clientes.
c) Calidez en la relación empleado – cliente
a) Vigila la calidad del servicio ofertado b) Promueve un
mejoramiento continuo c) Dirige las acciones de
los integrantes de la entidad. Trabajo en equipo Favorecer el aprendizaje y desarrollo de sus colaboradores, mediante actitud positiva, creatividad y entusiasmo de los distintos equipos de trabajo.
a) Reconocimiento de capacidades
b) Muestras ayuda y comprensión para con sus compañeros. c) Se expresa con fluidez
y claridad.
a) Evalúa y recompensa las ideas creativas.
b) Es consecuente entre lo que predica y práctica. c) Escucha activamente y demuestra tolerancia por diferentes opiniones.
42
COMISARIATO DEL CUADERNO “AIDIPA”
PERFIL DE CARGO POR COMPETENCIAS
Elaborado
DD MM AA
06 07 2015
Revisado 14 07 2015 No. de Página
Aprobado 7 de 16 Motivación y relaciones interpersonales Preferencia de motivaciones, asociadas a las labores que realizan cada colaborador y la auto- superación, empatía, ideas y argumentos a través de diferentes recursos y estrategias. a) Se expresa con fluidez y claridad. b) Conoce la misión, visión y objetivos de la empresa. c) Muestra hábitos de lectura. d) Actitud positiva y alegre a) Visiona el futuro b) Promueve una cultura
de crecimiento personal a través de la
lectura y
capacitaciones.
c) Recompensa por cada idea innovadora
Mejora continua
Capacidad para ajustarse a los cambios en los procesos de trabajo, nuevas tareas regidas a la búsqueda constante de nuevas tareas manteniendo un buen desempeño, regentados por una búsqueda constante de mejoras.
a) Colaborar
emotivamente en los proyectos de mejora. b) Asume los cambios con actitud positiva.
c) Procura la profesionalización de sus tareas. a) Permite a los colaboradores que identifiquen, comuniquen y mejoren cada uno de los procesos. b) Origina la tecnificación de los procesos. c) Lidera y deja la constancia de los procesos Planeación y organización Organizar procesos de enseñanza – aprendizaje, determinando eficazmente metas y prioridades, organizando los medios y recursos necesarios para el logro de las mismas.
a) Adaptación rápida a nuevos cambios b) Positivismo c) Participan activamente en la construcción de planes a) Supervisión del cumplimiento de normas b) Estimula la participación de diferentes miembros del comisariato del cuaderno “AIDIPA”
Fuente: La investigación. Elaborado por: Johana Sevillano
43
COMISARIATO DEL CUADERNO “AIDIPA”
PERFIL DE CARGO POR
COMPETENCIAS Elaborado
DD MM AA
11 08 2015
Revisado 25 08 2015 No. de Página
Aprobado 8 de 16
DENOMINACIÓN DEL CARGO: ADMINISTRADOR / A
NIVEL JERÁRQUICO: DIRECTIVO
MISIÓN DEL CARGO: Administrar, supervisar, y controlar de manera afectiva los recursos, las técnicas y sistemas de información, con espíritu emprendedor, pensamiento crítico.
Dependencia Lineal: No Aplica Dependencia Funcional: No aplica
Relaciones externas: Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, Ministerio de Relaciones Laborales, Servicio de Rentas Internas.
COMPETENCIAS GENERALES DEL
CARGO CONDUCTA OBSERVABLE
1 Orientación al cliente y al resultado del servicio
Vigila la calidad del servicio ofertado
Promueve un mejoramiento continuo
Dirige las acciones de los integrantes de la entidad.
2 Trabajo en equipo
Evalúa y recompensa las ideas creativas.
Es consecuente entre lo que predica y práctica.
Escucha activamente y demuestra tolerancia por diferentes opiniones
3 Motivación y relaciones interpersonales
Visiona el futuro
Promueve una cultura de crecimiento personal a través de la lectura y capacitaciones.
Recompensa por cada idea innovadora.
4 Mejora Continua
Permite a los colaboradores que identifiquen, comuniquen y mejoren cada uno de los procesos.
Origina la tecnificación de los procesos.
Lidera y deja constancia en los procesos.
5 Planeación y organización
Supervisión del cumplimiento de normas
Estimula la participación de diferentes miembros del comisariato del cuaderno “AIDIPA”.
44
COMISARIATO DEL CUADERNO “AIDIPA”
PERFIL DE CARGO POR
COMPETENCIAS Elaborado
DD MM AA
11 08 2015
Revisado 25 08 2015 No. de Página
Aprobado 9 de 16
COMPETENCIAS ESPECIFICAS DEL
CARGO CONDUCTA OBSERVABLE
1 Mejora continua
Asume el reto del cambio con actitud positiva
Promover la buena utilización de recursos necesarios para su actividad
Innova y pone valor agregado a su trabajo.
2 Aprendizaje continuo
Participar en actividades, entrenamientos o formaciones que estén dirigidas a adaptarse a estos cambios.
Se actualiza continuamente con respecto a su función.
Tomar medidas para desarrollar y mantener el conocimiento y la experiencia necesaria para lograr resultados.
REQUISITOS O EXIGENCIAS DEL CARGO
FORMACIÓN MÍNIMA
NECESARIA
Título universitario en Administración de Empresas y negocios o carreras afines al cargo.
EXPERIENCIA
Mínimo 1 año en el mismo cargo o actividades afines al cargo.
CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS
DEL CARGO Alto Medio
Bajo
1 Planificar y organizar personas
2 Clasificación y análisis de información 3 Hoja de cálculo 4 Entre otros HABILIDADES 1 Capacidad de comunicar
2 Motivar, coordinar, liderar
3 Resolver conflictos individuales y
grupales
4 Buen autoestima
45
COMISARIATO DEL CUADERNO “AIDIPA”
PERFIL DE CARGO POR
COMPETENCIAS Elaborado
DD MM AA
11 08 2015
Revisado 25 08 2015 No. de Página
Aprobado 10 de 16
FUNCIONES ESPECIFICAS DEL CARGO a Dirigir y controlar el desempeño de los colaboradores
b Dirigir la empresa y supervisar c Controlar las actividades planificadas
d Analizar los problemas de la empresa en el aspecto administrativo y personal e Supervisar el cumplimiento de funciones establecidas
f Realizar informes generales de novedades.
RESPONSABILIDAD SOBRE LOS MUEBLES DE OFICINA Y EQUIPOS
1 Computador 1 Escritorio
1 Teléfono 1 Sillón
Otros suministros necesarios para el cumplimiento de sus funciones.
CONDICIONES DE TRABAJO
Iluminación adecuada
Los implementos necesarios para desarrollar sus funciones
Lugar limpio
CLIMA LABORAL
Atención con calidez y cordialidad Trabajo en equipo
Profesionalismo Responsabilidad
Cordialidad Honestidad
Solidaridad Amabilidad
46
COMISARIATO DEL CUADERNO “AIDIPA”
PERFIL DE CARGO POR
COMPETENCIAS Elaborado
DD MM AA
21 07 2015
Revisado 03 08 2015 No. de Página
Aprobado 11 de 16
DENOMINACIÓN DEL CARGO: CONTADOR / A
NIVEL JERÁRQUICO: DIRECTIVO
MISIÓN DEL CARGO: Suministrar a la Gerencia información financiera contable, útil y oportuna para la toma de decisiones y control gerencial
Dependencia Lineal: No Aplica Dependencia Funcional: No aplica
Relaciones externas: Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, Ministerio de Relaciones Laborales, Servicio de Rentas Internas.
COMPETENCIAS GENERALES DEL
CARGO CONDUCTA OBSERVABLE
1 Orientación al cliente y al resultado del servicio
Vigila la calidad del servicio ofertado
Promueve un mejoramiento continuo
Dirige las acciones de los integrantes de la entidad.
2 Trabajo en equipo
Evalúa y recompensa las ideas creativas.
Es consecuente entre lo que predica y práctica.
Escucha activamente y demuestra tolerancia por diferentes opiniones
3 Motivación y relaciones interpersonales
Visiona el futuro
Promueve una cultura de crecimiento personal a través de la lectura y capacitaciones.
Recompensa por cada idea innovadora.
4 Mejora Continua
Permite a los colaboradores que identifiquen, comuniquen y mejoren cada uno de los procesos.
Origina la tecnificación de los procesos.
Lidera y deja constancia en los procesos.
5 Planeación y organización
Supervisión del cumplimiento de normas
Estimula la participación de diferentes miembros del comisariato del cuaderno “AIDIPA”.
47
COMISARIATO DEL CUADERNO “AIDIPA”
PERFIL DE CARGO POR
COMPETENCIAS Elaborado
DD MM AA
21 07 2015
Revisado 03 08 2015 No. de Página
Aprobado 12 de 16
COMPETENCIAS ESPECIFICAS DEL
CARGO CONDUCTA OBSERVABLE
1 Responsabilidad
Aplicar los procedimientos definidos para el desarrollo de las actividades propias al cargo
Destreza en el manejo de sistemas de información financiera
Desempeño de tareas con dedicación cumpliendo los plazos establecidos.
2 Confianza
Transmite confianza, rectitud y conducta intachable
Actúa conforme a normas y éticas relacionadas al trabajo.
Confidencialidad en asuntos en los que sea necesario.
REQUISITOS O EXIGENCIAS DEL CARGO
FORMACIÓN MÍNIMA NECESARIA
Título universitario en Sistemas Mercantiles C.P.A.
Capacitación en temas afines en información financiera
EXPERIENCIA
Mínimo 2 años y medio en el mismo cargo o actividades afines al cargo.
CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS DEL CARGO Alto Medio Bajo
1 Principios y prácticas de contabilidad 2 Aplicación y desarrollo de sistemas
contables 3 Sistemas operativos 4 Clasificación y análisis de la información contable 5 Hoja de cálculo HABILIDADES
1 Aplicar métodos y procedimientos
contables
2 Preparar informes técnicos
3 Analizar información contable
4 Realizar cálculos numéricos con
precisión y rapidez
48
COMISARIATO DEL CUADERNO “AIDIPA”
PERFIL DE CARGO POR
COMPETENCIAS Elaborado
DD MM AA
21 07 2015
Revisado 03 08 2015 No. de Página
Aprobado 13 de 16
FUNCIONES ESPECIFICAS DEL CARGO a Representar legalmente a la empresa en todo acto administrativo y financiero. b Dirigir y controlar el desempeño de las tareas.
c Analizar los problemas de la empresa en el aspecto financiero d Realizar estados financieros
e Llevar mensualmente los libros generales de compras y ventas.
f Realizar el registro de facturas emitidas y recibidas a fin de realizar las declaraciones de iva. g Realizar informes generales de novedades.
RESPONSABILIDAD SOBRE LOS MUEBLES DE OFICINA Y EQUIPOS
1 Computador 1 Escritorio
1 Impresora 1 Sillón
1 Teléfono
Otros suministros necesarios para el cumplimiento de sus funciones.
CONDICIONES DE TRABAJO
Iluminación adecuada
Los implementos necesarios para desarrollar sus funciones
Lugar limpio
CLIMA LABORAL
Atención con calidez y cordialidad Trabajo en equipo
Profesionalismo Responsabilidad
Cordialidad Honestidad
Solidaridad Amabilidad
49
COMISARIATO DEL CUADERNO “AIDIPA”
PERFIL DE CARGO POR
COMPETENCIAS Elaborado
DD MM AA
11 08 2015
Revisado 25 08 2015 No. de Página
Aprobado 14 de 16
DENOMINACIÓN DEL CARGO: VENDEDOR/ A
NIVEL JERÁRQUICO: OPERATIVO
MISIÓN DEL CARGO: Satisfacer las necesidades de los clientes, a través de una excelente atención, preocupación y seguimiento constante del proceso de venta.
Dependencia Lineal: No Aplica Dependencia Funcional: No aplica Relaciones externas: Clientes
COMPETENCIAS GENERALES DEL
CARGO CONDUCTA OBSERVABLE
1 Orientación al cliente y al resultado del servicio
Vigila la calidad del servicio ofertado
Promueve un mejoramiento continuo
Dirige las acciones de los integrantes de la entidad.
2 Trabajo en equipo
Evalúa y recompensa las ideas creativas.
Es consecuente entre lo que predica y práctica.
Escucha activamente y demuestra tolerancia por diferentes opiniones
3 Motivación y relaciones interpersonales
Visiona el futuro
Promueve una cultura de crecimiento personal a través de la lectura y capacitaciones.
Recompensa por cada idea innovadora.
4 Mejora Continua
Permite a los colaboradores que identifiquen, comuniquen y mejoren cada uno de los procesos.
Origina la tecnificación de los procesos.
Lidera y deja constancia en los procesos.
5 Planeación y organización
Supervisión del cumplimiento de normas
Estimula la participación de diferentes miembros del comisariato del cuaderno “AIDIPA”.
50
COMISARIATO DEL CUADERNO “AIDIPA”
PERFIL DE CARGO POR
COMPETENCIAS Elaborado
DD MM AA
11 08 2015
Revisado 25 08 2015 No. de Página
Aprobado 15 de 16
COMPETENCIAS ESPECIFICAS DEL CARGO CONDUCTA OBSERVABLE
1 Dirección y desarrollo de equipos de trabajo
Promueve diferentes mecanismos del desarrollo de los equipos.
Aporta sugerencias, ideas y opiniones que enriquecen al grupo de trabajo.
Aceptan críticas constructivas.
2 Aprendizaje continuo
Crea alternativas de solución a los problemas propios de su cargo.
Se actualiza continuamente con respecto a su función.
Muestra actitud positiva
REQUISITOS O EXIGENCIAS DEL CARGO
FORMACIÓN MÍNIMA NECESARIA Bachiller
EXPERIENCIA
No necesaria experiencia o mínima 1 año en actividades afines al cargo.
CONOCIMIENTOS ESPECÍFICOS DEL
CARGO Alto Medio
Bajo 1 Excel 2 Sistema contable 3 Ventas 4 Entre otros HABILIDADES 1 Facilidad de palabra 2 Pensamiento analítico 3 Trabajo en equipo 4 Agilidad
51
COMISARIATO DEL CUADERNO “AIDIPA”
PERFIL DE CARGO POR
COMPETENCIAS Elaborado
DD MM AA
11 08 2015
Revisado 25 08 2015 No. de Página
Aprobado 16 de 16
FUNCIONES ESPECIFICAS DEL CARGO a Comunicar adecuadamente a los clientes sobre los productos que ofrece la entidad. b Elaboración de facturas.
c Contribuir en el desarrollo del negocio d Asesorar a los clientes
e Vender los productos que la papelería determine
RESPONSABILIDAD SOBRE LOS MUEBLES DE OFICINA Y EQUIPOS
1 Computador 1 Escritorio
1 Impresora 1 Sillón
Otros suministros necesarios para el cumplimiento de sus funciones
CONDICIONES DE TRABAJO
Iluminación adecuada
Los implementos necesarios para desarrollar sus funciones
Lugar limpio
CLIMA LABORAL
Atención con calidez y cordialidad Trabajo en equipo
Profesionalismo Responsabilidad
Cordialidad Honestidad
Solidaridad Amabilidad
52
Socialización del Manual
Este documento se lo dará a conocer a los colaboradores, mediante una reunión y cada colaborador contendrá una copia del manual y a su vez podrán despejar dudas, y desenvolverme de manera eficaz y eficiente, al realizar cada una de sus funciones, las personas que estarán a cargo serán: el Gerente y Administrador.
Costos de la reproducción del manual
Ilustración 4 Costos de la Reproducción del Manual
Cantidad Descripción Costos
1 Folleto original que reposara en los archivos de la papelería
4,00
11 Copias de folletos 20,00
Total 24,00
Costos de la socialización del manual
Ilustración 5 Costos de la Socialización del manual
Cantidad Descripción Costos
11 Esferos color azul 3,85
11 Botellas de agua 5,50
11 Cuadernos a cuadros de 50 hojas 6,00
Total 15,35
Recursos a utilizar para la socialización Ilustración 6 Recursos
Cantidad Descripción
1 Infocus 1 Pizarra 11 Sillas
53
Cronograma de Actividades de la socialización del Manual de Descripción de Cargos Ilustración 7 Cronograma de actividades
Manual de Descripción de Cargos
Duración Local Día Fecha de Capacitación 10 Horas “AIDIPA” Sábado Tem a
Contenido Horario Respon
sable
Dirigido Nº TH
Beneficios Recursos Valores
Ma n u a l d e De sc rip ció n d e Ca rg o s Competencias generales del cargo. Competencias específicas de cargo. Funciones específicas del cargo.
Responsabilidad sobre los muebles de oficina y equipos. Condiciones de trabajo Clima Laboral. 08:00 am a 18:00 pm Admini stra dor Todo e l per sonal 11 Incrementar la productividad. Elevar la calidad. Buen clima laboral. Responsabilida d. T.H. Capacitador Materiales Materiales de capacitación 200.00 39,35 TOTAL 239,35
Indicadores de Gestión de Talento Humano
INDICADOR FORMULA DESCRIPCIÓN
Índice de Rotación de Personal
Determinar la ausencia del empleado al lugar de trabajo en períodos de
trabajo normales. Índice de Ausentismo
Determinar la frecuencia y/o la duración del tiempo que se pierde
cuando los colaboradores no se presentan al trabajo. Índice de Impuntualidad
Determinar la incidencia con la cual el empleado llega tarde a su puesto de trabajo.
Índice de accidentabilidad laboral
Determina la frecuencia con la que se producen accidentes en las horas de trabajo del empleado.
54