Diagnóstico del proceso de gestión de Ventas

La fuerza de ventas es factor fundamental para llegar al éxito comercial. Para lograr un

crecimiento de las ventas y ganar participación en el mercado se debe contar con una fuerza de ventas que garantice las mismas, que sean crecientes, adecuadas, confiables y que provean un alto grado de satisfacción al cliente.

En la UEB Torrefactora la fuerza de venta se centra en el departamento comercial, el cual está conformado por: un Especialista en Gestión Comercial que controla todo lo relacionado con la actividad de ventas, gestión de cobros, así como la estrategia para la actividad del negocio. Cuenta con un Gestor Promotor de Venta que atiende al cliente desde la contratación, recopilación de demandas y conciliaciones, así como dar respuestas de sus inquietudes o preocupaciones y atenderlos en el momento de la compra. También está un Balancista-

Distribuidor quien se encarga de distribuir el café con destino a la población y a los organismos, gestionar los cobros y las conciliaciones que se efectúan y un Gestor Distribuidor que tiene como función distribuir el café y la miel que se comercializa en divisa con destino al turismo y a las tiendas comercializadoras, que a su vez realiza la función de chofer y estibador cuan sea necesario.

En la actividad de ventas no se encuentra establecido un procedimiento que especifique las acciones a seguir.

Cuentan con un fichero para la facturación que contiene los datos de los clientes y la cantidad que le corresponde a cada organismo del producto.

El proceso de ventas comienza cuando la Empresa Cubacafé envía las cifras de café a entregar por cada organismo, lo cual representa el plan de ventas para el año y estas cifras son enviadas a cada organismo. Los organismos a su vez contratan las posibles entregas mediante contrato previo, luego de firmado por ambas partes y fijada la entrega a distribuir mensualmente, se procede a realizar la venta del producto.

La venta se ejecuta en el área de distribución y venta, a la persona autorizada en la ficha del cliente y se verifica la cifra pactada mensualmente; mediante el modelo de solicitud es solicitado al encargado del almacén de producto terminado la cantidad a vender la cual es entregada por este verificando según el vale de entrega que coincida con lo facturado, este documento es

entregado al área de distribución para ser enviado al terminar la jornada junto con la factura al área de economía.

El área de distribución y venta en días anteriores a las ventas realiza la demanda del producto al área de producción para garantizar la existencia en el almacén.

Cuando culmina la venta diaria se realiza el cuadre de las mismas y se elabora un resumen, este es entregado a producción para servir de contrapartida en el control del inventario en el almacén de producto terminado. Diariamente se entrega copia de las facturas al área de economía, así como los cheques recibidos de los clientes para ser contabilizados posteriormente.

Aunque la empresa no cuenta con un sistema de facturación automatizado, se realiza mediante un trabajo en EXCEL combinado con parte manual.

El almacén de producto terminado a pesar de tener las condiciones necesarias de almacenaje, no responde a las necesidades de la producción diaria, ya que su capacidad es pequeña y en él se almacena la producción terminada y los productos que se comercializan en divisa, requiriendo para ello una distribución diaria; de no ser así entorpecerían el trabajo en el área de producción y envase.

La distribución en el caso de la moneda nacional se realiza mediante el servicio contratado a la UEB de Aseguramiento de Cubacafé y con relación a la divisa en transporte propio de la entidad, destinado para ello.

El análisis de la situación estratégica se realiza definiendo las oportunidades, amenazas, debilidades y fortalezas que presenta la mercadotecnia y se trazan las líneas para enfrentarlas como son:

• Organización de todo el proceso logístico y ampliación de sus capacidades.

• Elaboración de una estrategia de servicio al cliente que permita aumentar la fidelidad de los clientes actuales.

Para tener una mejor comprensión del área, se realizó un diagnóstico, mediante encuestas (Ver anexo 3) que permitieron una información más fidedigna de su funcionamiento. Se aplicó la encuesta al encargado del almacén de producción terminada, a dos trabajadores del área comercial y a cuatro obreros teniendo como resultado lo siguiente.7

Resultado de la encuesta aplicada.

• El 86% de los encuestados alegan saber los procedimientos para la venta al cliente desde su llegada hasta que se retiran de la UEB, cumpliendo con los mecanismos establecidos por la administración para la entrega del producto.

• Se encuestaron trabajadores comerciales, un almacenero y trabajadores; el 85% de ellos, consideran que la entrega de mercancías al cliente se realiza de forma rápida, y un 15% que es lenta debido a la facturación y coordinación.

• El 100% de los trabajadores aseguran que se realiza el conteo físico a los inventarios de producción terminada y que el mismo se cumple por personal del departamento económico y en presencia del encargado del almacén, dejando constancia de los mismos.

7

Pérez Machado, Lisandra “Auditoria de Gestión al Sistema de Ventas en la UEB Torrefactora VC”.Tesis título de Licenciado en Contabilidad y Finanzas, Cuba, 2012, página 37 y 38.

• El 100% conoce de la separación de funciones en cuanto a la custodia y contabilización de los inventarios de producción terminada y la persona que factura.

• De los encuestados el 100% conocen de su actividad para el logro de los objetivos y consideran que se le comunica de los resultados, así como de la respuesta a los problemas a través de

informaciones políticas, reuniones de afiliados y despachos con los directivos.

• Del total de encuestados en el departamento comercial, el 80% considera que el sistema de comunicación para realizar la actividad de comercialización y venta no es eficiente, pues la información de la red informática y el correo electrónico es lenta, para las exigencias de una actividad comercial y un 20% considera que es aceptada.

• El 100% de los encuestados considera que se percibe el control interno implementado, mediante las inspecciones, los planes de medidas y las acciones de control.

• 60% de los encuestados que laboran en esta actividad, desconoce si los riesgos tienen identificadas sus causas; solo el 40% plantea que se encuentran definidos y que los mismos cuentan con las medidas de control para minimizarlos.

• El 100% de los encuestados plantean conocer el código de conducta, así como el procedimiento para su actividad.

Con los resultados obtenidos por las encuestas aplicadas y el criterio de especialistas y

trabajadores de la UEB, se pudo conocer la estructura y el funcionamiento del proceso de gestión de ventas; la interrelación con el resto de las áreas, así como el funcionamiento del control

interno.