Preguntes inicials
En 2 discs durs externs i en treiem còpies en CD, que són de treball.
• Els documentalistes del centre teniu un accés ràpid a aquests arxius ja sigui a través de discs durs o de la xarxa local?
Sí.
En la dinàmica de treball actual del centre, quins aspectes de la digitalització són un èxit, què us funciona?
Que quan ens demanen una digitalització d’un determinat document, encara que sigui parcial, acabem digitalitzant tot el document.
Respecte a això, què heu millorat respecte al passat?
Que procurem al llarg de l’any anar digitalitzant fons. Aquest any, per exemple, hem signat un conveni amb la BC per fer present a ARCA les nostres revistes an- tigues. Comencem per la Revista Montserratina.
Al vostre parer, quins centres documentals similars són una font d’inspiració i quina de les seves estratègies d’èxit es podrien imitar?
Al formar part del CCUC a través de la URL podem participar a la Biblioteca Digital de Catalunya i quan hàgim acabat de digitalitzar les nostres revistes ens ho plantejarem. Ens agrada molt el model de la UB i la seva biblioteca digital així com la política de comunicació a través dels blocs del CRAI.
3. Classificació i descripció
Què s’ha fet fins el moment o quins protocols seguiu actualment? • Teniu algun manual o guia que us orienti a l’hora de distingir entre els diversos tipus de documents efímers? En cas que sí, en quines fonts us heu basat per elaborar-lo? Ens el podeu facilitar?
No, apliquem les pautes generals de catalogació (principalment seguim les planti- lles del CCUC).
• Teniu tots els fons inventariats? Fins a quin nivell de detall (col.lec-
cions, sèries, subseries, ítems, etc.)?
Estan a l’arxiu, hi ha fons inventariats i d’altres no.
• Els inventaris estan a disposició dels usuaris del centre? Es poden consultar per internet?
Sí, però no estan disponibles per internet, s’han de venir a consultar aquí.
• Teniu definit un quadre de classificació per als vostres fons? Fins a quin nivell de detall?
• A part del propi fons, en quines fonts us heu basat per a elaborar el quadre de classificació?
Es va fer a partir de l’anàlisi del propi fons i està separat per sales A, B, C i D.
• El quadre de classificació està a disposició dels usuaris del centre? Es pot consultar per internet?
Es pot consultar in situ.
• Es fa una descripció per a cada ítem, una descripció de reculls facticis o es segueix algun altre tipus d’estratègia? En cada cas, per quins mo- tius s’escull cadascuna d’aquestes estratègies?
Normalment es fa descripció de cada ítem però en documents tipus postals o es- tampes es fa una descripció del recull factici.
• La descripció és normalitzada? Quines eines de descripció estàndards s’utilitzen (AACR2, ISBD, DCRM, DublinCore, etc.)?
Principalment ISBD i AACR2. També vam fer una col.laboració per una expo-
sició virtual sobre Salvador Espriu51 feta amb Omeka i per aquesta vam utilitzar
metadades Dublin Core.
• Les descripcions es publiquen en un catàleg, en un repositori digital o per alguna altra via?
Al catàleg del CCUC i el de la Universitat Ramon Llull.
• La col.laboració amb d’altres centres us serveix d’ajuda a l’hora de
descriure aquest tipus de fons efímers?
Sí, perquè veiem com ho fan. Per exemple, per tractar el fons d’Apel.les Mestres
vam mirar com ho feien a la BC.
En la dinàmica de treball actual del centre, quins aspectes de la descripció són un èxit, què us funciona?
Formar part del CCUC va molt bé (ens hi vam integrar el 2013).
Respecte a això, què heu millorat respecte al passat?
Al catalogar al CCUC s’és més estricte en omplir etiquetes i més uniforme.
Amb els recursos existents, què preveieu millorar de cara al futur?
Fer plantejaments realistes adequats a les nostres possibilitats.
Al vostre parer, quins centres documentals similars són una font d’inspiració i quina de les seves estratègies d’èxit es podrien imitar?
La UB i la BC.
4. Difusió
Què s’ha fet fins el moment o quins protocols seguiu actualment? • A través de quins canals el centre fa difusió dels seus fons efímers, dels inventaris o dels quadres de classificació dels fons?
Catàleg. (En cas que sí, quin?)
http://www.bibliotecademontserrat.net/cat/html/Catalegs/general.html [consulta 20/07/2016]
Web de la institució (En cas que sí, quina?)
http://www.bibliotecademontserrat.net/cat [consulta 20/07/2016]
51 Vegeu l’exposició “Any Espriu a les
Biblioteques de la URL” a:
http://angels31.omeka.net/exhibits/ show/salvador-espriu-a-la-url[consulta 20/07/2016]
Dipòsits o repositoris digitals (En cas que sí, quins?)
ARCA (hi estem treballant).
Publicacions (En cas que sí, són publicacions especialitzades o dirigides a un públic general?)
Hem publicat catàlegs de manuscrits, un sobre el Fons Corachan, etc.
Xerrades
Quan venen visites professionals.
Mitjans de comunicació
A través del servei de premsa es fa ressò de les exposicions o visites de persones o de les publicacions de monjos o de Publicacions de l’Abadia de Montserrat (PAMSA).
Exposicions pròpies
Fem exposicions pròpies a la Sala Selecta que poden visitar les persones que venen a la biblioteca com a convidats. Aquesta sala no està oberta al públic general.
Préstecs per a exposicions alienes (En cas afirmatiu, teniu una normativa de préstec establerta? Ens la podeu facilitar?)
Sí que deixem obres per a exposicions. Fem servir la política de préstec del museu pel contracte que signem ambdues parts.
Xarxes socials (En cas que sí, quines?)
No, només la pàgina web.
Visites guiades i d’altres activitats obertes al públic
Ocasionalment per a institucions vinculades a les biblioteques.
Activitats per als infants.
No.
Viquipèdia
Tenim una entrada, però s’ha de refer.
Feu difusió per alguna altra via que no hàgim mencionat?
No.
• Quin coneixement tenen els vostres usuaris de l’existència d’aquests fons?
Bastant a través del catàleg i sobretot dels catàlegs de manuscrits i incunables im- presos, sobretot a nivell dels investigadors.
• Quin tipus d’usuari consulta aquests materials? (Investigadors, dis- senyadors o artistes, públic general, etc.)
Investigadors. Des que estem al CCUC tenim molta demanda de digitalitzacions d’articles i de fulletons.
• Quin ús en fan? Què perceben els usuaris com a valuós d’aquestes col.leccions?
Sí que els perceben com a valuosos.
• Si els usuaris sol.liciten les imatges digitalitzades dels documents en
alta resolució els hi demaneu una retribució econòmica? Ens podeu fa- cilitar el llistat de preus?
Normalment ho servim en jpg però també ho podem proporcionar en el format
que ho demanin. Els preus estan penjats al web52.
52 Es poden veure aquí:
http://www.bibliotecademontserrat. net/cat/files/Cat_ReprografiaBibliote- caMontserrat.pdf [consulta 20/07/2016]
• Quantes consultes d’aquests materials calculeu que es fan al cap de
l’any? Teniu en compte aquest indicador per a les estadístiques d’ú dels vostres serveis?
Unes 20 cada mes amb retribució econòmica. Després hi ha les consultes a sala de materials que no es digitalitzen.
Sí que tenim en compte aquest indicador d’ús, però no es distingeixen les consultes d’efímers de la resta.
En la dinàmica de treball actual del centre, quins projectes de- difusió són un èxit, què us funciona?
La rapidesa en el servei.
Respecte a això, què heu millorat respecte al passat?
Les consultes i peticions han augmentat força des de l’entrada al CCUC el 2013. Centre: MANRESA. BIBLIOTECA DEL CASINO
Persones entrevistades: Núria Paule, Montse Caus Data: 13.05.2016
Web: http://bibliotecavirtual.diba.cat/manresa-biblioteca-del-casino [consulta 20/07/2016]
Correu de contacte: [email protected]
La biblioteca pública de Manresa fa la funció de biblioteca pública comarcal i, per tant, un dels seus objectius és la preservació del fons local, és a dir, de totes les publicacions fetes o relacionades amb Manresa i la comarca del Bages. Aquest fons continua alimentant-se amb les darreres publicacions.
Aquesta col.lecció local està formada per llibres, publicacions periòdiques, fullets,
cartells i fins i tot jocs de taula, dels quals s’intenta guardar sempre dos o tres
exemplars. La biblioteca també custodia una petita col.lecció de goigs i auques. Els
recursos són limitats i el fons local és gestionat per una sola bibliotecària que també s’ha d’ocupar d’altres funcions.
Quant al tractament físic, els fullets es desen en carpetes plastificades i aquestes en
capses de cartró en un petit magatzem amb prestatgeries metàl.liques, ordenats per
ordre alfabètic d’entitat i, dins d’aquestes, per ordre cronològic. Els documents de
format més gran s’emmagatzemen en una planera metàl.lica tot seguint un quadre
de classificació per tipologies fet a mida per la col.lecció.
Pel què fa a la descripció, podem dir que els documents efímers del fons local estan classificats i ordenats, però no estan catalogats; malgrat això, sí que consten en una
base de dades de treball i consulta interns. En la mateixa línia, aquesta col.lecció
tampoc està digitalitzada i tampoc se’n fa una difusió activa. La majoria d’usuaris interessats en la consulta d’aquest fons són investigadors locals.
Centre: ARXIU I BIBLIOTECA EPISCOPAL DE VIC Persones entrevistades: Rafel Ginebra
Data: 14.05.2016
Web: http://www.abev.net/ [consulta 15/08/2016] Correu de contacte: [email protected]
Preguntes inicials
b) Quines tipologies d’efímers hi ha al vostre centre?
Conservem qualsevol tipus de document i de qualsevol tema, sempre que estiguin vinculats amb el territori. El què està vinculat amb l’àmbit del bisbat.
Tenim una col.lecció de crides i festes que comença a finals del XVII que es con-
sulta molt. També fulletons de caire polític, goigs en tenim bastants, romanços, conclusions de St. Tomàs d’Aquino (impreses en paper i en tela), fulls volants, programes, bans, alguna publicació periòdica solta, invitacions, entrades, estampes devocionals, programes d’actes, etc.
d) Quins són els tipus d’adquisició dels fons (DL, donacions, compres, intercanvis) al vostre centre?
La Biblioteca Arxiu és privada, depèn del Bisbat, i per tant els recursos són molt petits.
h) Conserveu els efímers actuals, produïts en els anys més recents? A partir de quina data considereu que heu de conservar la documentació?
Els últims anys potser no tant, però la tradició havia estat sempre guardar-ho tot, cartells, programes, etc. Això sí, ara ja no som proactius anant a buscar coses. Abans hi havia una bibliotecària que sí que tenia molts contactes i havia aconseguit tenir una xarxa de persones que li proporcionaven aquesta mena de documents. Ara ja s’edita tanta cosa que és impossible. El què ens arriba ho guardem, però no ho anem a buscar.
Durant els anys 40, 50, 60, a nivell comarcal els documents que es produïen eren més o menys limitats, a partir dels 70 la tasca es fa impossible d’assumir, suposo que a tot arreu es deuen trobar amb aquesta situació. Com que aquesta és una biblioteca especialitzada, la tasca s’havia assumit com a suplència perquè no hi havia d’altres arxius i biblioteques, però ara considerem que aquesta tasca pertoca a biblioteques i arxius públics.
i) De quins recursos disposeu (humans, físics i econòmics): Teniu tre- balladors dedicats exclusivament al tractament d’aquests documents?
Som molt pocs, hi ha el director, en mossèn Gros, que ja és molt gran, i jo. També
hi ha algú que fa algunes col.laboracions esporàdiques. A part de la biblioteca tam-
bé ens ocupem dels arxius parroquials, que ens porten força feina, i evidentment també hem d’atendre al públic. Avui tinc la sala plena i tots són geneaologistes que demanen pels arxius parroquials.
Els quatre eixos del tractament documental
1. Preservació i conservació
Què s’ha fet fins el moment o quins protocols seguiu actualment? • Quins contenidors utilitzeu?
Els documents s’emmagatzemen en capses de cartró, dins d’aquestes van en lligalls i amb camises de paper neutre.
• Quin és l’espai i el mobiliari d’emmagatzematge definitiu?
Hi ha diverses sales, però molts d’aquests documents estan a la sala de consulta en vitrines amb prestatgeries de fusta. En altres espais també hi ha prestatgeries metàl.liques.
2. Digitalització
No digitalitzem res, no tenim pressupost. Igualment si es pogués digitalitzar, molt probablement es prioritzaria la part d’arxiu abans que aquests documents. Queda clar que hi ha coses més singulars que d’altres, és cert que molt del material menor no el guarda ningú (o al menys no el tenen descrit i localitzable), però clar, nosal- tres tenim documentació des de finals del segle IX i queda molt clar el què s’ha de prioritzar.
3. Classificació i descripció
De la col.lecció local antiga sí que hi ha una part que està al catàleg en línia. Altres
materials estan en capses pendents de tractament i ja està. La col.lecció de goigs
està separada, no estan fitxats però estan ordenats per Sants (en tenim bastants). Tot i que no estiguin catalogats, els documents es poden trobar fàcilment perquè estan ben ordenats per temes i per anys.
Els programes dels anys 50, 60, 70, estan incorporats dins la col.lecció local i s’ha
ordenat dins d’aquesta per entitats. A vegades estan descrits individualment però
també reagrupem molts documents en col.leccions factícies i les descrivim com a
tals al catàleg53.
4. Difusió
Què s’ha fet fins el moment o quins protocols seguiu actualment? • A través de quins canals el centre fa difusió dels seus fons efímers, dels inventaris o dels quadres de classificació dels fons?
No s’està fent una difusió explícita d’aquests documents, no de manera activa. Tenim poques mans i no ens en podem ocupar.
Catàleg. (En cas que sí, quin?)
Tenim catàleg per a l’arxiu i per a la biblioteca54.
Web de la institució (En cas que sí, quina?)
A la nostra pàgina web hi ha una mica d’informació sobre els nostres fons i petit
quadre de classificació de la biblioteca55.
Préstecs per a exposicions alienes (En cas afirmatiu, teniu una normativa de préstec establerta? Ens la podeu facilitar?)
Tot i que sí que fem préstecs per a exposicions alienes, si ens ho venen a demanar. Ara hi ha una exposició sobre grafisme i ens van venir a buscar uns cartells dels anys 30 i alguna revista i algun fulletó. No tenim una normativa de préstec per a exposicions però es procura ser rigorós, que les condicions siguin les adients, que hi hagi assegurança, etc.
En tot cas procurem facilitar al màxim els documents quan ens els demanen, ente- nem que si venen aquí és que no ho han trobat enlloc més i si és per entitats de la ciutat ni podem ni voldrem dir que no. Intentem procurar que si surt una peça ens la restaurin, que ja que la deixem hi hagi una mica de contrapartida.
53 Per exemple, podeu veure el registre
bibliogràfic del recull factíci [Bans de l’Ajuntament de Vic anunciant diversos actes commemoratius amb motiu del Centenari de Balmes] al catàleg: http:// www.abev.net/biblioteca.html [consul- ta 16/08/2016] 54 Vegeu: http://www.abev.net/consulta. htm [consulta 16/08/2016] 55 Vegeu: http://www.abev.net/quadre- biblio.htm [consulta 16/08/2016]
• Quin coneixement tenen els vostres usuaris de l’existència d’aquests fons?
Sí que ho venen a consultar, sobretot el què està dins de la col.lecció local, per
traçar la història de les entitats, per exemple. Com que molts d’aquests documents no estan en lloc més, els interessats van a preguntar a l’ajuntament i des d’allà ens els envien.
Durant molt de temps aquesta va ser l’única biblioteca estructurada aquesta que hi havia. Per exemple tenim premsa vigatana de la Guerra del Francès que no s’ha guardat enlloc més. També és cert que no és el material que més es consulta aquí, com he dit, els arxius parroquials i la genealogia tenen molta més demanda.
• Quin tipus d’usuari consulta aquests materials? (Investigadors, dis- senyadors o artistes, públic general, etc.)
Principalment venen investigadors locals, però puntualment també venen investi- gadors de fora per veure els efímers, per exemple per buscar coses de música. Centre: CRAI BIBLIOTECA DEL PAVELLÓ DE LA REPÚBLICA DE LA UNIVERSITAT DE BARCELONA
Persones entrevistades: Lourdes Prades Data: 18.05.2016
Web: http://crai.ub.edu/ca/coneix-el-crai/biblioteques/biblioteca-pavello-repu- blica [consulta 20/07/2016]
Correu de contacte: [email protected]
Preguntes inicials
a) Què considereu com a documents efímers i què no?
Nosaltres podem dir que recollim documents efímers, però un cop els tenim cata- logats aquí ja perden aquest component d’efímer. Costa molt etiquetar les coses. Els bibliotecaris tenim el tic de fer ciència de coses que són de sentit comú i pràcti- ca i a vegades no cal omplir amb terminologia complexa. El concepte d’efímer pot ser confós perquè també s’aplica a altres camps, com el de les arts escèniques, l’art en general, el cinema, els materials, fins i tot l’arquitectura (per exemple, aquest pavelló es va construir per una exposició universal i amb la idea que durés poc). Recapitulant, un document efímer està pensat perquè duri poc i nosaltres d’aquests, en aquesta biblioteca, en tenim moltíssims. Tenim molt clar que a partir del mo- ment que tenim el document aquí aquest perd el sentit temporal de poca durada per passar a ser patrimonial.
b) Quines tipologies d’efímers hi ha al vostre centre?
Els cartells els tractem com a obra gràfica. Potser sí que en el seu moment es van pensar perquè fossin efímers, però tenen un valor artístic molt elevat i per tant els tractem amb la màxima cura. Els cartells que conservem acostumen a tenir consig- nes molt clares i contundents pensades per un moment molt específic.
Una cosa és com els anomenem nosaltres i l’altra com s’anomenen fora del cen- tre. Tenim: fulls volants, documents interns de partits, organitzacions i empreses, cartells, segells, adhesius (en tenim moltíssims; i aquests tenen uns significats molt concrets que poden haver mutat amb el temps, com pot ser el logo de la llibertat d’expressió, amb una careta i una creu vermella al davant), opuscles (fulletons, tríp- tics, etc.), xapes, documentació que es genera durant unes eleccions (pins, globus, cintes, bolígrafs, etc.). Els objectes, en el nostre cas, també els considerem com a document efímer.
c) Feu una distinció entre materials efímers i publicacions menors o literatura gris?
No, moltes de les nostres publicacions són publicacions menors que es poden con- siderar efímeres, perquè potser es van fer amb una intenció inicial de ser seriades i al final només se’n va publicar un número. Això passava abans i encara passa ara. Per exemple amb les publicacions que es van fer al voltant del 15M i que ja no han continuat. De literatura gris i groga també en tenim molta. Per exemple circulars internes i no és que en fem distinció, és que ho assumim tot.
d) Quins són els tipus d’adquisició dels fons (DL, donacions, compres, intercanvis) al vostre centre?
Ens arriba per tot, tot i que per Dipòsit Legal cada vegada tenim menys cosa, perquè ja fa anys que la UB ja no és recipient del DL i llavors només arriba algun duplicat. A través del servei d’adquisicions de la UB, de tant en tant et trucaven i havien preparat uns quants documents per a nosaltres.
Donacions sí, en rebem moltes. Hi ha donacions de particulars i també de funda- cions, de centres, d’ajuntaments, de museus, etc. Això ens ajuda a aconseguir fons que no podríem adquirir per compra ja que el pressupost és limitat.
Intercanvis també en fem, tot i que no els entenem com tu me’n dones un i jo te’n dono un altre: normalment són acords que fem amb institucions i entitats, ens passem les llistes de duplicats i cadascú es paga el transport dels llibres que li interessen.
e) Què feu quan trobeu col.leccions d’efímers dins dels fons personals
del centre?
No segreguem. Ja per procediment arxivístic, si el productor ja té el fons més o menys ordenat es conserva l’ordre original. Si el fons té prou cos es manté com a fons personal. Ara bé, si et ve una persona amb tres caixes amb quatre documents solts, s’afegeixen els fulls volants a la nostra col.lecció de fulls volants, la correspon- dència amb el fons de correspondència, etc. Per contra, sí que es separen alguns