Diseñar la estructura organizacional de la empresa y manual de funciones

Objetivo de la estrategia: Plantear un organigrama estructural y manual de funciones para que cada colaborador desempeñe sus funciones correctamente permitiendo establecer buena comunicación entre todos los colaboradores que conforman la empresa.

 Organigrama funcional.

La empresa “INCUFORTE” no cuenta con una estructura organizacional por tal motivo se ha establecido la creación de la misma para la jerarquización de actividades por parte de los colaboradores de la empresa.

Figura 25. Organigrama por funciones propuesto.

Fuente: Propuesta (2019). Empresa “INCUFORTE” ubicada en la Parroquia Alluriquín. Figura que refleja el organigrama por funciones propuesto para la empresa en estudio. Elaborado por: Carolina Ayala.

Gerente General Contador General Asistente auxiliar de contabilidad Jefe de Producción Auxiliar de producción/manteni miento (3) Galponeros (14) Chofer (4) Jefe de ventas/Postventa Vendedores (3) Secetaria

63  Manual de funciones Página 1 de 22 Código MFI-01 Fecha 12-02-2019 MANUAL DE FUNCIONES

MANUAL

DE

FUNCIONES

Elaborado por: Carolina Ayala Revisado por: Ing. Javier Duque

Aprobado por: Ing. Javier Duque

64  Introducción Página 2 de 22 Código MFI-02 Fecha 12-02-2019 MANUAL DE FUNCIONES INTRODUCCIÓN

El manual de funciones es de mucha importancia en una empresa es una guía para los empleados en el cual se podrán guiar de las actividades o funciones que deberán cumplir con responsabilidad según el cargo que vayan a realizar para el buen desempeño de sus funciones.

Es un documento formal que contiene las tareas de cada colaborador respetando los diferentes niveles jerárquicos de manera que realicen su trabajo de manera eficiente sin duplicidad optimizando tiempo y ofrecer un servicio de calidad a los clientes.

ALCANCE

El presente manual de funciones ayudara a los colaboradores de la empresa “INCUFORTE” a desempeñar mejor sus actividades en función a sus respectivos cargos con eficiencia.

Elaborado por: Carolina Ayala

Revisado por: Ing. Javier Duque

Aprobado por: Ing. Javier Duque

65  Gerente Empresa “INCUFORTE” ubicada en la Parroquia Alluriquín Página 3 de 22 Código MFI-03 Fecha 12-02-2019 MANUAL DE FUNCIONES

DESCRIPCIÓN DEL CARGO Denominación del cargo: Gerente

Nivel: Directivo

Supervisado por: Ninguno Supervisa: Secretaria

PERFIL REQUERIDO O EXIGIDO Formación académica: Ing. Agrónomo

Conocimientos específicos en: Ingeniería agronómica Experiencia: 12 años

Capacidades y habilidades: Liderazgo, capacidad para negociar, trabajo en equipo Edad: 18 años en adelante

MISIÓN DEL CARGO

Coordinar y dirigir todas las áreas de la empresa y contratar el personal adecuado para la empresa.

FUNCIONES

 Mantener buenas relaciones con los clientes, colaboradores y proveedores para un buen funcionamiento de la empresa.

 Tomar las decisiones en la empresa.

 Contratar y seleccionar personal competente para cada área asignada.  Motivar a los colaboradores de la empresa.

 Supervisar las tareas designadas de los colaboradores.

 Desarrollar estrategias para alcanzar los objetivos y las metas deseadas en la empresa.

 Controlar y dirigir las tareas de los colaboradores.

 Encargado de hacer las negociaciones de las maquinarias y materia prima de la empresa.

Elaborado por: Carolina Ayala

Revisado por: Ing. Javier Duque

Aprobado por: Ing. Javier Duque

66 Empresa “INCUFORTE” ubicada en la Parroquia Alluriquín Página 4 de 22 Código MFI-04 Fecha 12-02-2019 MANUAL DE FUNCIONES

DESCRIPCIÓN DEL CARGO Denominación del cargo: Gerente

Nivel: Directivo

Supervisado por: Ninguno

COMPETENCIAS GENERALES Conducta a observar A B C Capacidad de negociación: Ser habilidoso en las negociaciones de

cualquier entorno. x

Trabajo en equipo: Capacidad de coordinar y colaborar con las tareas y mantener a los integrantes de la empresa unidos. x Capacidad de planificar: Capacidad de emprender un plan de

acción para lograr la meta deseada. x

Ética laboral: Honestidad y compromiso con la organización, con buenos valores dentro y fuera de la empresa. x

COMPETENCIAS ESPECÍFICAS Conducta a observar A B C Pensamiento estratégico: Capacidad de resolver situaciones que

surgen en el entorno de la empresa. x

Iniciativa: Cualidad de dar el primer paso de buscar solución a

cualquier inconveniente. x

Liderazgo: Capacidad de liderar y dirigir a los integrantes de la organización para poder alcanzar los objetivos. x Creatividad: Capacidad de innovación de ideas o nuevas cosas que

aporten a la organización. x

DISPONIBILIDAD

Hora de ingreso lunes a viernes: 8:00am – 18:00pm Horario de almuerzo: 12:00pm – 13:00pm

Horas de ingreso sábado: 8:00am – 13pm

Elaborado por: Carolina Ayala

Revisado por: Ing. Javier Duque

Aprobado por: Ing. Javier Duque

67  Secretaria Empresa “INCUFORTE” ubicada en la Parroquia Alluriquín Página 5 de 22 Código MFI-04 Fecha 12-02-2019 MANUAL DE FUNCIONES

DESCRIPCIÓN DEL CARGO Denominación del cargo: Secretaria

Nivel: Directivo

Supervisado por: Gerente general Supervisa: Ninguno

PERFIL REQUERIDO O EXIGIDO Formación académica: Cursando el nivel superior

Conocimientos específicos en: Computación, organización de agenda, redacción Experiencia: 2 años

Capacidades y habilidades: Comunicación, adaptabilidad a los cambios, eficiencia, compañerismo

Edad: 18 años en adelante

MISIÓN DEL CARGO

Revisar la agenda del gerente general, organizar, ordenar los documentos, atender las llamadas telefónicas.

FUNCIONES

 Controlar y revisar la agenda del gerente general.  Organizar documentos.

 Responder las llamadas telefónicas.  Archivar documentos.

 Informar a los clientes sobre la empresa “INCUFORTE”.  Atender a los clientes.

Elaborado por: Carolina Ayala

Revisado por: Ing. Javier Duque

Aprobado por: Ing. Javier Duque

68 Empresa “INCUFORTE” ubicada en la Parroquia Alluriquín Página 6 de 22 Código MFI-04 Fecha 12-02-2019 MANUAL DE FUNCIONES

DESCRIPCIÓN DEL CARGO Denominación del cargo: Secretaria

Nivel: Directivo

Supervisado por: Gerente general

COMPETENCIAS GENERALES Conducta a observar A B C Compromiso: Es el deseo de superación laboral y personal para

alcanzar el cumplimiento de las metas. x Trabajo en equipo: Capacidad de coordinar y colaborar con las

tareas y mantener a los integrantes de la empresa unidos. x Comunicación: Tener habilidad de desenvolviendo de manera

rápida y receptiva. x

Ética laboral: Honestidad y compromiso con la organización, con buenos valores dentro y fuera de la empresa. x Responsabilidad: Cualidad de compromiso con la organización con

valores éticos. x

COMPETENCIAS ESPECÍFICAS Conducta a observar A B C Redacción: Capacidad de captar, elaborar textos de forma escrita y

clara. x

Iniciativa: Cualidad de dar el primer paso de buscar solución a

cualquier inconveniente. x

Autocontrol: Mantener las emociones dentro de la empresa y evitar

cualquier roce o provocación de otros compañeros. x Organización: Realizar las actividades de manera eficiente,

ordenada y rápida para un mejor rendimiento. x DISPONIBILIDAD

Hora de ingreso lunes a viernes: 8:00am – 18:00pm Horario de almuerzo: 12:00pm – 13:00pm

Elaborado por: Carolina Ayala

Revisado por: Ing. Javier Duque

Aprobado por: Ing. Javier Duque

69  Contador General Empresa “INCUFORTE” ubicada en la Parroquia Alluriquín Página 7 de 22 Código MFI-05 Fecha 12-02-2019 MANUAL DE FUNCIONES

DESCRIPCIÓN DEL CARGO Denominación del cargo: Contador general

Nivel: Operativo

Supervisado por: Gerente general Supervisa: Auxiliar de contabilidad

PERFIL REQUERIDO O EXIGIDO Formación académica: Ing. Contabilidad y Auditoría

Conocimientos específicos en: Contabilidad e informática, Tributaria, manejo del programa office, programas contables

Experiencia: 5 años

Capacidades y habilidades: Trabajo en equipo, liderazgo, responsabilidad Edad: 18 años en adelante

MISIÓN DEL CARGO

Elaborar los estados financieros y proporcionar información financiera de la empresa, inspeccionar.

FUNCIONES

 Realizar las declaraciones mensuales y anuales.  Realizar los anexos de gastos personales.  Elaborar los estados financieros de la empresa.  Pagar las obligaciones tributarias.

 Elaborar los ajustes contables de la empresa.  Inspeccionar al auxiliar contable de sus labores.

Elaborado por: Carolina Ayala

Revisado por: Ing. Javier Duque

Aprobado por: Ing. Javier Duque

70 Empresa “INCUFORTE” ubicada en la Parroquia Alluriquín Página 8 de 22 Código MFI-04 Fecha 12-02-2019 MANUAL DE FUNCIONES

DESCRIPCIÓN DEL CARGO Denominación del cargo: Contador general

Nivel: Operativo

Supervisado por: Gerente general

COMPETENCIAS GENERALES Conducta a observar A B C Compromiso: Es el deseo de superación laboral y personal para

alcanzar el cumplimiento de las metas. x Trabajo en equipo: Capacidad de coordinar y colaborar con las tareas y mantener a los integrantes de la empresa unidos. x Comunicación: Tener habilidad de desenvolviendo de manera

rápida y receptiva. x

Ética laboral: Honestidad y compromiso con la organización, con buenos valores dentro y fuera de la empresa. x Responsabilidad: Cualidad de compromiso con la organización con

valores éticos. x

Integridad: Capacidad de ejercer el trabajo con honradez, sinceridad

y ética profesional. x

COMPETENCIAS ESPECÍFICAS Conducta a observar A B C Confidencialidad: Garantizar seguridad, guardando discreción

respetando información concerniente a la organización. x Iniciativa: Cualidad de dar el primer paso de buscar solución a

cualquier inconveniente. x

Autocontrol: Mantener las emociones dentro de la empresa y evitar cualquier roce o provocación de otros compañeros. x Liderazgo: Capacidad de liderar y dirigir a los integrantes de la

organización para poder alcanzar los objetivos. x DISPONIBILIDAD

Hora de ingreso lunes a viernes: 8:00am – 18:00pm Horario de almuerzo: 12:00pm – 13:00pm

Elaborado por: Carolina Ayala

Revisado por: Ing. Javier Duque

Aprobado por: Ing. Javier Duque

71  Auxiliar de contabilidad Empresa “INCUFORTE” ubicada en la Parroquia Alluriquín Página 9 de 22 Código MFI-06 Fecha 12-02-2019 MANUAL DE FUNCIONES

DESCRIPCIÓN DEL CARGO Denominación del cargo: Auxiliar de contabilidad Nivel: Operativo

Supervisado por: Contador general Supervisa: Ninguno

PERFIL REQUERIDO O EXIGIDO Formación académica: Cursando el nivel superior

Conocimientos específicos en: Programas de office (Excel, Word), conocimientos en tributaria

Experiencia: 3 años

Capacidades y habilidades: Trabajo en equipo, comunicación, facilidad para expresarse, honestidad

Edad: 18 años en adelante

MISIÓN DEL CARGO

Ayudar al contador general con las declaraciones mensuales, anuales y los estados financieros de la empresa.

FUNCIONES

 Revisar documentos contables (facturas, notas de venta).  Elaborar retenciones y facturas.

 Elaborar nómina y liquidación.

 Manejar Excel, programas contables y manejo de la plataforma del SRI.  Archivar los documentos contables para control de la empresa.

 Realizar y ordenar los registros contables (facturas, retenciones)  Realizar formularios del SRI.

 Realiza pago de proveedores y llena los cheques.

Elaborado por: Carolina Ayala

Revisado por: Ing. Javier Duque

Aprobado por: Ing. Javier Duque

72 Empresa “INCUFORTE” ubicada en la Parroquia Alluriquín Página 10 de 22 Código MFI-04 Fecha 12-02-2019 MANUAL DE FUNCIONES

DESCRIPCIÓN DEL CARGO Denominación del cargo: Auxiliar de contabilidad Nivel: Operativo

Supervisado por: Contador general

COMPETENCIAS GENERALES Conducta a observar A B C Compromiso: Es el deseo de superación laboral y personal para

alcanzar el cumplimiento de las metas. x Trabajo en equipo: Capacidad de coordinar y colaborar con las tareas y mantener a los integrantes de la empresa unidos. x Comunicación: Tener habilidad de desenvolviendo de manera

rápida y receptiva. x

Ética laboral: Honestidad y compromiso con la organización, con buenos valores dentro y fuera de la empresa. x Responsabilidad: Cualidad de compromiso con la organización con

valores éticos. x

Integridad: Capacidad de ejercer el trabajo con honradez, sinceridad

y ética profesional. x

COMPETENCIAS ESPECÍFICAS Conducta a observar A B C Confidencialidad: Garantizar seguridad, guardando discreción

respetando información concerniente a la organización. x Autocontrol: Mantener las emociones dentro de la empresa y evitar cualquier roce o provocación de otros compañeros. x Organización: Realizar las actividades de manera eficiente,

ordenada y rápida para un mejor rendimiento. x DISPONIBILIDAD

Hora de ingreso lunes a viernes: 8:00am – 18:00pm Horario de almuerzo: 12:00pm – 13:00pm

Elaborado por: Carolina Ayala

Revisado por: Ing. Javier Duque

Aprobado por: Ing. Javier Duque

73  Jefe de producción Empresa “INCUFORTE” ubicada en la Parroquia Alluriquín Página 11 de 22 Código MFI-07 Fecha 12-02-2019 MANUAL DE FUNCIONES

DESCRIPCIÓN DEL CARGO Denominación del cargo: Jefe de producción

Nivel: Intermedio

Supervisado por: Gerente

Supervisa: Auxiliar de producción/mantenimiento y galponeros PERFIL REQUERIDO O EXIGIDO Formación académica: Nivel superior

Conocimientos específicos en: Supervisión al personal, supervisión de la producción, seguridad industrial

Experiencia: 3 años

Capacidades y habilidades: Responsabilidad, honestidad, comunicación rápida y fluida, liderazgo, toma de decisiones

Edad: 18 años en adelante

MISIÓN DEL CARGO

Inspeccionar y controlar todas las actividades con el propósito de verificar que la elaboración del producto se ejecute en el tiempo estimado, como también la calidad del producto el buen mantenimiento de las máquinas y del personal asignado de cada galpón.

FUNCIONES

 Supervisar a los galponeros.

 Verificar que la elaboración del producto se elabore en el tiempo estimado.  Inspeccionar el mantenimiento y uso correcto de las maquinas.

 Comprobar que las maquinas estén en buen estado.

 Inspeccionar la limpieza y desinsectación de cada galpón.  Supervisar la asistencia de cada colaborador.

 Reducir los costos para que el producto tenga un mejor precio en el mercado.  Lograr los objetivos mensuales de la empresa.

 Controlar y analizar que todo el proceso se haga eficiente y que este alineado a las políticas de la empresa.

Elaborado por: Carolina Ayala

Revisado por: Ing. Javier Duque

Aprobado por: Ing. Javier Duque

74 Empresa “INCUFORTE” ubicada en la Parroquia Alluriquín Página 12 de 22 Código MFI-04 Fecha 12-02-2019 MANUAL DE FUNCIONES

DESCRIPCIÓN DEL CARGO Denominación del cargo: Jefe de producción

Nivel: Intermedio

Supervisado por: Gerente

COMPETENCIAS GENERALES Conducta a observar A B C Compromiso: Es el deseo de superación laboral y personal para

alcanzar el cumplimiento de las metas. x

Trabajo en equipo: Capacidad de coordinar y colaborar con las tareas y mantener a los integrantes de la empresa unidos. x Comunicación: Tener habilidad de desenvolviendo de manera

rápida y receptiva. x

Capacidad de planificar: Capacidad de emprender un plan de

acción para lograr la meta deseada. x

Ética laboral: Honestidad y compromiso con la organización, con buenos valores dentro y fuera de la empresa. x Responsabilidad: Cualidad de compromiso con la organización con

valores éticos. x

COMPETENCIAS ESPECÍFICAS Conducta a observar A B C Liderazgo: Capacidad de liderar y dirigir a los integrantes de la

organización para poder alcanzar los objetivos. x Autocontrol: Mantener las emociones dentro de la empresa y evitar

cualquier roce o provocación de otros compañeros. x Seguridad industrial: Es la prevención y protección de los

integrantes de la organización contra cualquier contingencia. x DISPONIBILIDAD

Hora de ingreso lunes a viernes: 8:00am – 18:00pm Horario de almuerzo: 12:00pm – 13:00pm

Horas de ingreso sábado: 8:00am – 13pm

Elaborado por: Carolina Ayala

Revisado por: Ing. Javier Duque

Aprobado por: Ing. Javier Duque

75 Presupuesto.

Tabla 17. Presupuesto del organigrama y manual de funciones.

DESCRIPCIÓN CANTIDAD COSTO

UNITARIO

TOTAL Estructura y manual de funciones.

$ 180,00 $ 180,00 Impresiones y anillados del

manual de funciones. 30 $ 5,50 $ 165,00 Desayuno continental (socialización). 30 $ 4,00 $ 120,00 TOTAL $ 465,00

Fuente: Propuesta (2019). Empresa “INCUFORTE” ubicada en la Parroquia Alluriquín. Tabla que refleja el presupuesto del organigrama y manual de funciones propuestos para la empresa en estudio. Elaborado por: Carolina Ayala.

3.2.4 Efectuar el presupuesto general de cada estrategia planteada.

In document Modelo de direccionamiento estratégico para mejorar el desarrollo empresarial en la empresa “incuforte” ubicada en la parroquia Alluriquín 2019 (página 78-91)