CAPÍTULO III. DESARROLLO DE LA PROPUESTA.
3.1.1.2 Requerimiento de Personal
3.1.1.2.1 Diseño del Manual de Descripción de Funciones para La “Cooperativa de
El manual de descripción de funciones ha sido diseñado en base a las necesidades que tiene al momento la Cooperativa de Ahorro y Crédito Uniblock, con el objeto de que sirva como base para realizar el proceso de reclutamiento y selección del personal ya que se detalla de las tareas, responsabilidades y competencias asignadas a los puestos de trabajo existentes.
IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto GERENTE GENERAL
Area: Ejecutiva
Reporta a: Consejo de Administración
Personal directo a su mando Auditoria Interna, Jefe Financiero, Jefe de Sistemas, Contador General, Jefe de Administración y Recursos Humanos, Jefe de Marketing, Secretaria, Asesor Jurídico
Objetivo Planificar, coordinar, dirigir y controlar la gestión administrativa y financiera de la cooperativa, propendiendo a un uso eficiente del talento humano, material, financiero y tecnológico de la institución, de acuerdo a las políticas generales de la Institución y bajo criterios de solvencia, prudencia, disponibilidad financiera de los recursos y rentabilidad.
Funciones Generales Formular y controlar la implantación de los planes y presupuestos operativos en coordinación con las diferentes áreas de la cooperativa.
Coordinar y controlar la vigencia de las políticas de los servicios financieros y complementarios que ofrece la cooperativa, con el objeto de asegurar su competitividad
Dirigir, coordinar y controlar la implantación de los subsistemas de Administración de Recursos Humanos de la Cooperativa.
Dirigir y controlar la conformidad y oportunidad de los sistemas de información contable, financiera y de gestión empresarial y mantener informados a los órganos directivos y Asamblea General sobre la situación institucional.
Naturaleza y alcance Es el representante Legal de la Cooperativa
Es responsable por la correcta gestión proyección, desarrollo y crecimiento futuro de la cooperativa.
Responsable por la confidencialidad de la información que maneja.
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REQUISITOS BÁSICOS DEL PUESTO
Educación Formal Titulo académico a nivel superior en Administración de Empresas, Banca y Finanzas, Economía, Auditoria o afines.
Experiencia 4 años mínimo en la administración o dirección de instituciones financieras. COMPETENCIAS Competencias Liderazgo Análisis y síntesis Confiabilidad
Capacidad de trabajo bajo presión, orientado al cumplimiento de objetivos.
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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto SECRETARIA GENERAL
Area: Administrativa
Reporta a: Gerente General
Objetivo Ejecutar labores de secretaria de la Gerencia General coordinando las relaciones con los Jefes departamentales y/o instituciones públicas y privadas y clientes o socios de la cooperativa.
Funciones Generales Preparar documentos y escritos para asegurar la existencia de comunicación necesaria de acuerdo a los requerimientos específicos de la Gerencia. Coordinar entrevistas y reuniones del Gerente con personal interno y/ o externo de la Cooperativa, con el propósito de colaborar en la consecución de los objetivos Institucionales.
Administrar el archivo documentado de la Gerencia y Consejo de Administración, garantizando la existencia de información oportuna y necesaria para la toma de decisiones institucionales
Naturaleza y alcance Reporta al Gerente General
Interactúa con personal de Contabilidad y Administración y Recursos Humanos en actividades inherentes a los cargos.
Tiene responsabilidad por los equipos y máquinas que utiliza para el desempeño de sus funciones
Mantiene contacto telefónico con personal de organismos de control, de integración y de servicios técnicos, empresas públicas y privadas, para la coordinación de actividades ínter institucionales, citas de trabajo, reuniones, etc.
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REQUISITOS BÁSICOS DEL PUESTO
Educación Formal Titulo académico de tercer nivel superior en, Secretariado Ejecutivo o afines.
Experiencia 2 años en funciones similares
COMPETENCIAS
Competencias Organizada
Confiabilidad
Capacidad d e trabajo bajo presión, orientado al cumplimiento de objetivos
Manejo de Microsoft windows (word excel)
Confidencialidad.
Facilidad de comunicación escrita y oral
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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto AUDITOR INTERNO
Area: Control
Reporta a: Gerente General
Objetivo Planificar, asesorar, dirigir, implementar y supervisar los mecanismos de control interno de las actividades financieras y administrativas; con el propósito de precautelar la correcta aplicación y utilización de los recursos de la cooperativa, sujetándose a las normas y procedimientos de auditoría de general aceptación y regulaciones que establezca los Organismos de Control.
Funciones Generales Elaborar los programas de auditoria interna de la Cooperativa, presentándola para conocimiento del Consejo de Administración, Vigilancia, Gerencia y Organismos de Control
Evaluar procedimientos de control utilizados, a fin de determinar la efectividad y el cumplimiento de los objetivos para los cuales fueron diseñados.
Implementar los mecanismos de control en el desarrollo de las actividades de la cooperativa, a través de las unidades operativas y administrativas precautelando los recursos de la Institución
Naturaleza y alcance El titular reporta al Gerente General.
Mantiene permanente coordinación con el Consejo de Vigilancia.
Sus informes tienen alcance a los Consejos de Vigilancia, Administración, Gerencia y Organismos de Control.
Responsable por el manejo confidencial de importante información interna y de los hallazgos que detectare en el ejercicio de sus funciones.
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REQUISITOS BÁSICOS DEL PUESTO
Educación Formal Titulo académico a nivel superior en Contabilidad y Auditoría - Contador Autorizado
.
Experiencia 2 años en el Sistema Financiero
COMPETENCIAS
Competencias Análisis y Síntesis
Trabajo bajo presión, orientado al cumplimiento de objetivos Creatividad Honorabilidad Confiabilidad Buenas relaciones interpersonales
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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
REQUISITOS BÁSICOS DEL PUESTO
Educación Formal Titulo académico a nivel superior en Contabilidad y Auditoria.
Experiencia 1 año
Nombre del Puesto AUDITOR 1
Area: Control
Reporta a: Auditor Interno
Objetivo Ejecutar exámenes de auditoria interna, especiales y acciones de control interno en las áreas administrativas, operativa y financiera; asegurando la correcta aplicación de los recursos y la confiabilidad de los registros contables en conformidad a la normatividad que dispongan los Organismos de control; y las políticas, normas y procedimientos establecidos por la cooperativa.
Funciones Generales Realizar exámenes de auditoria y de control a las diferentes áreas de la cooperativa; asegurando la exactitud de registro y cumplimiento de normas y procedimientos contables y administrativos de la cooperativa.
Naturaleza y alcance El titular reporta al Auditor Interno.
Participa en reuniones de información y planificación de actividades del departamento.
Responsable por la confidencialidad de información interna y de los hallazgos que detectare en el ejercicio de sus funciones.
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COMPETENCIAS
Competencias Análisis y síntesis
Buenas relaciones
interpersonales cumplimiento de objetivos.
Iniciativa y creatividad.
Trabajo bajo presión, orientado al cumplimiento de objetivos
Manejo de Microsoft Windows (Word, Excel)
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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto JEFE DE ADMINISTRACION Y
RECURSOS HUMANOS
Area: Administrativa
Reporta a: Gerente General
Personal directo a su mando Personal de Servicios Generales
Objetivo Planificar, organizar, dirigir y controlar políticas de personal, subsistemas de gestión humana en concordancia a las leyes laborales, reglamento interno, así como la administración de los servicios generales, con el objeto de asegurar el cumplimiento de los mutuos derechos y obligaciones; garantía de un adecuado clima laboral tendiente al desarrollo y fortalecimiento Institucional.
Funciones Generales Administrar los sub- sistemas de administración de Recursos Humanos que contribuyan al cumplimiento de las metas propuestos y al desarrollo de la Institución.
Ejecutar, procesos de reclutamiento, selección e inducción, programas de capacitación y desarrollo, sistemas de evaluación al desempeño, con el objeto de contar con recursos humanos calificados y motivados para el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Coordinar y vigilar el desarrollo del sistema de administración salarial definido por los ejecutivos; manteniendo actualizada la clasificación y valoración de puestos, con el objeto de asegurar una remuneración coherente con las responsabilidades de los cargos, desempeño individual y posición de competitividad del mercado.
Naturaleza y alcance El titular reporta al Gerente General.
Es responsable de la confiabilidad de la información que maneja como políticas de personal y presupuestos, datos personales de oferentes, resultados de selección, evaluaciones y carpetas del recurso humano; así como la administración de los procesos de servicios generales.
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REQUISITOS BÁSICOS DEL PUESTO
Educación Formal Titulo académico a nivel superior en Administración de Empresas Administración de Personal, Psicología Industrial.
Experiencia 3 años en funciones similares
COMPETENCIAS
Competencias Capacidad de análisis y
síntesis Excelentes relaciones interpersonales Iniciativa Tolerante Iniciativa y creatividad
Trabajo bajo presión,
orientada al cumplimiento de objetivos
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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
REQUISITOS BÁSICOS DEL PUESTO
Educación Formal Bachiller
Experiencia 1 año mínimo
Nombre del Puesto CONSERJE –MENSAJERO
Area: Administrativa
Reporta a: Jefe de Administración y Recursos Humanos
Objetivo Brindar apoyo oportuno logístico en trámites administrativos y generales que requiera la cooperativa en diferentes instituciones y en la distribución de la correspondencia y comunicaciones internas y externas. Vela por la buena presencia institucional ejecutando las tareas de limpieza de las oficinas.
Funciones Generales Entregar y/o retirar mensajes, correspondencia enviada y demás encomiendas destinadas a la Cooperativa desde o hasta otras empresas, instituciones u oficinas.
Ejecutar tareas de limpieza y apoyo logístico a las oficinas a su cargo con el propósito de dar una buena imagen de la institución.
Naturaleza y alcance El titular reportará al Jefe de Administración y Recursos Humanos.
Vela por cuidado y mantenimiento de los bienes institucionales
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COMPETENCIAS
Competencias Buenas relaciones
interpersonales
Confiabilidad
Ágil
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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
REQUISITOS BÁSICOS DEL PUESTO
Educación Formal Titulo académico a nivel superior en sistemas de computación
Experiencia 2 años mínimo Sistema financiero
Nombre del Puesto ANALISTA PROGRAMADOR
Area: Sistemas
Reporta a: Gerente general
Personal directo a su mando Auditoria Interna, Jefe Financiero, Jefe de Sistemas, Contador General, Jefe de Administración y Recursos Humanos, Jefe de Marketing, Secretaria, Asesor Jurídico
Objetivo Desarrollar sistemas computacionales de acuerdo a la planificación del departamento, brindando soporte técnico y operativo en los sistemas computacionales de procesamiento de datos y en los sistemas de gestión gerencial, a fin que la cooperativa cuente con una herramienta eficaz en la prestación de sus servicios financieros y con información oportuna para la toma de decisiones.
Funciones Generales Desarrollar e implementar sistemas computacionales administrativos financieros, elaborando manuales de usuarios y del programador con el propósito de optimizar la gestión institucional de mantener herramientas adecuadas para el procesamiento de información.
Naturaleza y alcance El titular reporta al Gerente General.
Responsable por la confidencialidad en el manejo de la información a la que accede en el desempeño de sus funciones.
Responsable por los equipos y sistemas muebles y enseres entregados para la ejecución de sus funciones.
119 COMPETENCIAS Competencias Iniciativa Análisis y síntesis Conocimiento de ingles técnico Metódico
Trabajo bajo presión, orientada al cumplimiento de objetivos
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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
REQUISITOS BÁSICOS DEL PUESTO
Educación Formal Titulo académico a nivel superior en Ingeniería Comercial
especialización Mercadeo.
Experiencia 2 años en Instituciones financieras
Nombre del Puesto JEFE DE MARKETING
Area: Marketing
Reporta a: Gerencia General
Objetivo Planificar, coordinar, supervisar y ejecutar las actividades de promoción, difusión y publicidad que desarrolle la Cooperativa; en el marco de las políticas de mercadeo institucional dirigidas a fortalecer la imagen corporativa y la difusión efectiva de los productos y servicios financieros y sociales que brinda la cooperativa.
Funciones Generales Diseñar y desarrollar el plan de mercadeo institucional, sugiriendo políticas de servicios y de mercadeo dirigidas al fortalecimiento de la imagen y participación en el mercado.
Definir proyectos de mercadeo institucional y sus presupuestos, controlando su ejecución, a fin de garantizar su correcta aplicación de acuerdo a los objetivos de la Cooperativa.
Impulsar las Alianzas estrategias encaminadas a brindar mejores servicios a los clientes y socios para incrementar su participación en el mercado.
Naturaleza y alcance El titular reporta al Gerente General.
Participa en las reuniones de definición de las políticas de mercadeo institucional.
Responsable por la confidencialidad de los documentos e información institucional
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COMPETENCIAS
Competencias Análisis y síntesis
Iniciativa Creatividad Excelentes relaciones interpersonales Excelente Comunicación Liderazgo
Capacidad de trabajo bajo presión orientado al cumplimiento de objetivos
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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto CONTADOR GENERAL
Area: Contabilidad
Reporta a: Gerente General
Objetivo Planificar, organizar, ejecutar y controlar el sistema de contabilidad de la Cooperativa a fin de garantizar el registro correcto y oportuno de las operaciones económicas de conformidad con los principios de contabilidad de general aceptación y las de ética profesional, así como dar cumplimiento con las disposiciones emitidas por los Organismos de Control.
Funciones Generales Mantener un sistema contable oportuno y al día con los registros de las operaciones económicas, garantizando la aplicación correcta de las normas contables.
Efectuar el control previo concurrente de las transacciones financieras de la cooperativa, de acuerdo a las disposiciones internas y las normas vigentes.
Disponer oportunamente de los estados financieros y demás anexos, a fin de proporcionar a los estamentos ejecutivos y directivos de información veraz para su análisis y toma de decisiones.
Naturaleza y alcance Responsable por la correcta aplicación de los sistemas contables y de la confiabilidad de sus resultados.
Responsable por actuar con máxima
confidencialidad sobre la información y datos que maneja.
Participa en reuniones de información y planificación de actividades del departamento.
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REQUISITOS BÁSICOS DEL PUESTO
Educación Formal Titulo académico a nivel superior en Contabilidad y Auditoria.
Experiencia 3 años mínimo en el sector
financiero
COMPETENCIAS
Competencias Análisis y síntesis
Confiabilidad
Capacidad de trabajo bajo presión, orientado al cumplimiento de objetivos. Relaciones interpersonales Organizado(a) Conocimiento de paquetes contables
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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
REQUISITOS BÁSICOS DEL PUESTO
Educación Formal Titulo académico a nivel superior Doctor en Jurisprudencia.
Experiencia 3 años en cargos similares
Nombre del Puesto ASESOR LEGAL
Area: CREDITO Y COBRANZAS
Reporta a: Gerente General
Objetivo Asegurar el cumplimiento del marco jurídico en el que se desenvuelve la cooperativa, salvaguardando los intereses institucionales asumiendo su defensa jurídica en los eventos que así lo requiera y asesorando en los aspectos legales a los diferentes estamentos directivos y ejecutivos de la cooperativa.
Funciones Generales Asumir la defensa institucional en acciones jurídicas en que requiera intervenir la cooperativa; asesorando a directivos y ejecutivos en asuntos referentes a procesos licitatorios, concursos de ofertas, precios y relación de firmas.
Naturaleza y alcance El titular reporta al Gerente General.
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COMPETENCIAS
Competencias
Análisis y síntesis
Confiabilidad
Capacidad de trabajo bajo presión, orientado al cumplimiento de objetivos.
Buenas relaciones interpersonales
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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto JEFE DE CAJA
Area: Operativa
Reporta a: Gerente
Personal directo a su mando Recibidores Pagadores, y asistente de Servicio al Cliente
Objetivo Administrar y custodiar los valores de caja en efectivo, fiduciarios a su cargo, supervisando la prestación de un eficiente servicio en la recepción, y entrega de valores, cumpliendo con las disposiciones internas, así como las políticas emanadas por el Consejo de Administración y Gerencia.
Funciones Generales Garantizar información oportuna y veraz de las disponibilidades económicas de acuerdo a reportes de estados bancarios y de caja que permitan a la Gerencia la toma de decisiones.
Administrar el efectivo de caja general, para disponer de recursos económicos para atender los requerimientos de los socios y clientes.
Entrega los pagarés, hipotecas, garantías y bines prendarios de créditos cancelados o vencidos para la entrega a los socios o al oficial de cobranzas respectivamente. Previo el informe del Asistente de Crédito.
Revisar la conformidad de los reportes diarios del movimiento de caja con sus respaldos de papeletas de depósito y retiro y otros documentos de respaldo aceptados por la cooperativa.
Naturaleza y alcance Responsable por el manejo eficiente de las disponibilidades económicas de la institución.
Responsable por el manejo confidencial de documentos, valores e información interna.
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REQUISITOS BÁSICOS DEL PUESTO
Educación Formal Titulo académico a nivel superior en Banca y finanzas o afines
Experiencia 2 años mínimo en el sector
financiero
COMPETENCIAS
Competencias
Análisis y síntesis
Confiabilidad
Capacidad de trabajo bajo presión, orientado al cumplimiento de objetivos.
Iniciativa y creatividad
128
IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
REQUISITOS BÁSICOS DEL PUESTO
Educación Formal Titulo académico a nivel superior en Contabilidad con estudios superiores en Administración de Empresas o carreras afines
Experiencia 1 año en funciones similares
Nombre del Puesto Cajera (o) Recibidor - Pagador
Area: Operativo
Reporta a: Supervisor de Caja
Objetivo Contribuir en la calidad de servicio al público e imagen institucional mediante la atención eficiente y eficaz a los socios y clientes de la institución en las operaciones de caja, receptando, entregando y custodiando los valores a su cargo durante la atención al público, de acuerdo a las disposiciones internas de la cooperativa.
Funciones Generales Atender oportuna, cortés, eficientemente al público en las operaciones de caja, recepción de depósitos, retiro de ahorros, cobro de préstamos, captaciones y liquidaciones y depósitos a plazo y otras que involucre la recepción de dinero por concepto de los servicios que brinda la institución.
Naturaleza y alcance El titular reportará al Supervisor de Caja
Responsable por la integridad de los recursos monetarios y documentarios que recibe a través de caja, respondiendo por los faltantes y sobrantes que se presentaren.
Responsable por la atención que se brinde al socio o cliente de la cooperativa
129 COMPETENCIAS Competencias Tolerante Excelentes relaciones interpersonales Confiabilidad
Capacidad de trabajo bajo presión.
Honorabilidad
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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto ASISTENTE DE SERVICIOS AL CLIENTE
Area: Operativa
Reporta a: Jefe de Cajas
Objetivo Suministrar al público en general la información respectiva sobre los productos y servicios financieros, y sociales, el proceso de apertura de cuentas de ahorros, las ventajas de afiliarse y sus principales característica que ofrece la Institución
Funciones Generales Asegurar que el proceso de afiliación a la cooperativa se adelante en los mejores términos de entendimiento, se desarrolle con un alto grado de precisión y coordinación, de acuerdo a los procedimientos, normas y controles dispuestos para su eficiente operatividad.
Naturaleza y alcance El titular reporta al Jefe de Cajas
Responsable por la calidad de atención a los socios.
Responsable por la integridad y legalidad de los contratos y documentos que respaldan el ingreso de nuevos socios o clientes.
Responsable por los débitos efectuados por servicios complementarios
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REQUISITOS BÁSICOS DEL PUESTO
Educación Formal Titulo académico a nivel superior en Administración, Finanzas y/o carreras a fines.
Experiencia 1 años mínimo en cargos similares
COMPETENCIAS
Competencias Capacidad persuasiva
Confiabilidad
Capacidad de trabajo bajo presión Excelente comunicación verbal Organizado Iniciativa creatividad
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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto OFICIAL DE CREDITO
Area: Operativa
Reporta a: Gerente general
Objetivo Mantener una cartera sana de los créditos concedidos, a través de la aplicación de métodos de evaluación, administración y seguimiento de crédito adecuados a las características de los sectores a atender, que contribuyan en la satisfacción de los asociados en concordancia a las normas, reglamentos, políticas y procedimientos vigentes en la Cooperativa.
Funciones Generales Revisar, evaluar y calificar las solicitudes de crédito confrontando información, analizando financieramente y proyectando el impacto del crédito y así determinar la capacidad de pago del solicitante.
Mantener un seguimiento permanente de los créditos en las etapas pre y post otorgamiento, administrando la cartera de crédito bajo su responsabilidad y manteniendo el archivo de los expedientes previa su concesión.
Naturaleza y alcance Responsable por la calidad de atención a los socios.
Responsable por el correcto llenado de los pagarés, contratos y otros documentos legales de respaldo del crédito.
Responsable por el correcto ingreso de datos de la liquidación del crédito en el sistema computacional.
Responsable por la confidencialidad de la información que maneja
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REQUISITOS BASICOS DEL PUESTO
Educación Formal Titulo académico a nivel superior en Administración de Empresas o carreras afines.
Experiencia 2 año mínimo sistema financier
COMPETENCIAS
Competencias Capacidad persuasiva
Confiabilidad
Capacidad de trabajo bajo presión Excelente comunicación verbal Organizado Iniciativa Creatividad
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IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Nombre del Puesto OFICIAL DE COBRANZAS
Area: Operativa
Reporta a: Gerente general
Objetivo Apoyar en el mantenimiento de una cartera sana reflejada en niveles mínimos de morosidad, mediante el diseño y ejecución de estrategias y mecanismos oportunos, permanentes y persistentes de cobranzas, en el marco de las regulaciones y políticas vigentes en la cooperativa.
Funciones Generales Coordinar y supervisar con la asesoría legal la iniciación de las demandas y acciones judiciales necesarias para alcanzar la recuperación de los créditos manteniendo un control permanente sobre la calidad de la cartera.
Ejecutar, controlar y mejorar el sistema de cobranzas administrativa y extrajudicial en coordinación con el Jefe de Crédito y abogados patrocinadores a fin de agilitar la gestión de recuperación total del crédito.
Naturaleza y alcance Coordina con el Oficial de Crédito
Coordina con los verificadores en la actualización de las direcciones de socios en juicio
Responsable por el mantenimiento de una cartera