5.6 Diseño, construcción y operación de las salidas
5.6.1 Diseño de la salida del reporte de asistencia diaria
Las salidas que se definieron para el sistema se clasifican en 3 tipos, los cuales se enumeran a continuación:
1. En pantalla. 2. Impresora. 3. Archivo.
Para apoyar el diseño de las salidas del sistema, fue necesario contestar las preguntas que se muestran a continuación:
1.- ¿Quiénes recibirán la salida?
Los usuarios del sistema, los cuales forman parte de la organización. En este sistema, no se tiene contemplado que usuarios del sistema no autorizados o bien, gente que no pertenezcan a la organización pueda obtener algún tipo de salida de los arriba mencionados.
2.- ¿Cuál es el uso que se le pretende dar a las salidas?
Pantalla: Realizar consultas de manera rápida, acerca de la información de acceso y asistencia obtenida por el sistema.
Impresora: Presentar reportes generales o detallados a la Dirección y Subdirección de Recursos Humanos para aplicar las políticas que consideren convenientes o de ser necesario, iniciar acciones. Presentar reportes a la gente que así lo requiera, pero que además se encuentre autorizada a consultar dicha información.
Archivos: Para realizar la transferencia de información al sistema de nómina, además de poder realizar respaldos de la base de datos y la información obtenida del sistema.
3.- ¿Cuándo y con qué frecuencia son necesarias las salidas?
Pantalla: La frecuencia de esta salida está definida como diaria. Esto se debe a que día a día pueden aparecer las condiciones para realizar altas, bajas, modificaciones o consultas de los datos contenidos en el sistema.
Impresora: La frecuencia para la emisión de reportes impresos es determinada por la gente que revisa, evalúa y toma decisiones con respecto a la puntualidad y asistencia del personal. Asimismo, se contempla hacer uso de esta salida como mínimo, 2 veces por mes.
Archivos: Para esta salida, se tiene estimado hacer uso de los archivos al menos 2 veces por mes.
Al conocer las respuestas a cada una de las preguntas anteriores, permitió tener una idea más clara de las salidas del sistema. Cabe mencionar que el diseño de las salidas del sistema se apoyó también en el diagrama de flujo de datos que fue mostrado en la figura 4.6 del capítulo 4.
Otro elemento de gran importancia, que apoyó al diseño de las salidas, es el flujo de la forma que se presenta en la figura 5.19, el cual permite al usuario seleccionar una serie de rangos diversos para el reporte que desea obtener.
Figura 5.19
Flujo de la Forma de Selección del Reporte de Asistencia Diaria Fecha Fecha Empleado Empleado Área Área Nivel Nivel Esquema del
Destino: 1) PANTALLA 2) IMPRESORA 3) REPORTE DE ASISTENCIA
La tabla 5.6, muestra los operadores que se consideraron convenientes en el diseño de la pantalla de selección del reporte de asistencia diaria.
OPERADORES NOMBRE EMPLEADO EN:
CUADRO DE SELECCIÓN DE FECHAS 99 FECHA FECHA INICIAL FINAL
CUADRO DE TEXTO 9 EMPLEADO INICIAL 9 EMPLEADO FINAL 9 ÁREA INICIAL 9 ÁREA FINAL 9 NIVEL INICIAL 9 NIVEL FINAL CUADRO DE SELECCIÓN DE OPCIONES
9 SELECCIÓN DEL ESQUEMA DEL REPORTE
BOTÓN DE SELECCIÓN DE OPCIONES 99 REPORTE REPORTE A IMPRESORA POR PANTALLA
9 REPORTE A ARCHIVO
BOTÓN DE COMANDO 9 ACEPTAR LA SELECCIÓN
Tabla 5.6
Una vez que el usuario proporciona los parámetros del reporte que desea obtener, se pueden tener los siguientes casos:
1. Que el reporte sea por pantalla.
2. Que el reporte sea mandado a una impresora. 3. Que el reporte sea mandado a un archivo.
Para el punto 1, fue necesario diseñar el flujo de la forma de la figura 5.20, que sirvió para construir la pantalla del sistema que muestra el reporte de asistencia diaria con
la información requerida por el usuario.
Figura 5.20
Flujo de la Forma del Reporte de Asistencia Diaria por Pantalla
REPORTE DE ASISTENCIA DIARIA EN PANTALLA
egistro pleado
ntrada mer
oras
Fecha del r Clave de em
Nombre Departamento Nivel Jornada H. E H. Salida a co H. Reg. Comer Total H H. Salida Lista de excepciones
Los operadores que se consideraron convenientes para hacer funcional esta pantalla de consulta, son los que se muestran en la tabla 5.7
Para el caso de los puntos 2 y 3, se determinó que ambas salidas tuvieran el mismo formato sólo que una salida se envía a la impresora y la otra a un archivo.
Para facilitar el diseño de estos tipos de reportes, se identificaron dos tipos de información, los cuales son: Información constante y variable.
OPERADORES NOMBRE EMPLEADO EN: CUADRO DE TEXTO 9 FECHA DE REGISTRO 9 CLAVE 9 NOMBRE 9 DEPARTAMENTO 9 NIVEL 9 JORNADA 9 HORA ENTRADA
9 HORA DE SALIDA A COMER
9 HORA DE REGRESO A COMER
9 HORA DE SALIDA
9 EXCEPCIONES COMETIDAS CONTROL DE DATOS 99 REGISTRO REGISTRO ANTERIOR SIGUIENTE
BOTÓN DE COMANDO 9 REGISTRO SIGUIENTE 9 REGISTRO ANTERIOR 9 CAMBIAR RANGO 9 BÚSQUEDA 9 CANCELAR
BOTÓN DE COMANDO CON ÍCONO 9 REGRESAR A LA PANTALLA ANTERIOR
Tabla 5.7
Operadores Usados en la Forma de Reporte de Asistencia Diaria
Como información constante fue posible identificar la siguiente:
El encabezado del reporte “REPORTE DE ASISTENCIA DIARIA”.
Los encabezados de cada columna “Fecha”, “Ent.”, “S. Comer” “R. Comer” y “Salida”.
Espacio para la firma del empleado.
Como información variable, se identificó la siguiente:
Fecha de generación del reporte.
Número de página.
Fecha del rango del reporte solicitado.
Información particular del empleado: “Número de empleado”, “Nombre”, “Área”, “Nivel”, “Jornada”, Política”.
Fecha de los registros encontrados.
El número de espacios necesarios en los reportes de impresora y de archivo se han estimado en 120. Esto con la finalidad de evitar que exista amontonamiento de información y que esta pueda ser apreciada con claridad.