CAPITULO III. VALIDACIÓN DE RESULTADOS DEL SISTEMA DE COSTOS
3.1 Diseño de un Sistema de costos por Procesos con la finalidad de conocer técnicamente el
Microempresa
Objetivos:
• Describir el funcionamiento y composición del software base en el que está diseñado el sistema automatizado a utilizar.
• Establecer un flujograma de procedimientos a seguir tanto para el
acondicionamiento como para la configuración del entorno a trabajar.
• Elaborar registros de transacciones de forma sistemática y cronológica a través del sistema SACI ORC para su aplicación en las operaciones normales de la entidad.
Justificación
La presente implementación se realizará con el propósito de manejar un sistema de costos más exacto, de tal forma que se pueda definir los insumos y recursos que se requieren para la fabricación una unidad, estableciendo un patrón de requerimientos, lo cual permitirá controlar el nivel de optimización de los inventarios y el uso racional de los mismos, para evitar al máximo el rango de desperdicio o perdidas.
Este sistema de control será aplicado a la Microempresa De Productos Lácteos, liderada por la Asociación De Productores Agropecuarios “Unión Libre”, la misma que se encuentra ubicada en la Parroquia 10 De Agosto, perteneciente al Cantón Pastaza y la correspondiente provincia, para la estructuración más eficiente de su sistema de costos, actualmente manejado por procesos, y la precisión en la medición de los rubros correspondientes a cada paso necesario para la elaboración de sus productos.
La correspondiente implementación se hará en base al programa SACI ORC, considerando viable su aplicación, debido a que se cuenta con el amplio acceso de adquisición del paquete contable y para complementar la asesoría especializada del funcionamiento y proceso de manejo del mismo, tomando en cuenta además de las beneficiosas características de las que está dotado el software elegido, teniendo un ambiente fácilmente configurable para el control de inventarios y costos, adicionalmente facilita la elaboración de los documentos de respaldo de cada transacción que realice la entidad.
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Marco Teórico
Información General del Sistema Contable
El programa SACI ORC está claramente definido como una herramienta de trabajo diario que permite el manejo administrativo de las empresas por medio de una acertada toma de decisiones basadas en los múltiples y variados informes que se emiten en las diferentes aplicaciones del sistema. Su funcionamiento correcto y optimo le permite trabajar y ser compatible con los servidores de datos como Linux, Windows NT 4.x, Windows 2000 Server, Windows 2003 Server, mientras que estos posean las estaciones de Windows 9x, Windows 2000 Professional, hasta en ambientes de Windows XP, además permite el desarrollo de programas específicos adicionales al sistema, Oracle y para la elaboración y emisión de reportes, Crystal Reports.
La plataforma del programa SACI Orc está desarrollado en Visual Basic utilizando la mejor base datos del mercado como es Oracle y el reporteador Crystal Reports. Está caracterizado por contar con una completa ductilidad, lo cual hace de este producto único en el mercado, dando la posibilidad a su propietario de adecuar a sus necesidades específicas, sin que esto signifique una inversión cuantiosa, contando además con que no impone ninguna restricción en cuanto al número de movimientos o cuentas que puedan introducirse.
Entre sus múltiples funciones adicionalmente le permite al usuario que seleccione el grupo de aplicaciones apropiado a las necesidades de su empresa, sin presentar limitaciones acerca de la posibilidad de adquirir otra versión superior en el momento que lo requiera y sin pérdida de la información almacenada. En su estructura esencialmente cuenta con distintos módulos, tales como:
• Contabilidad.
• Presupuestos.
• Punto de venta.
• Caja Bancos.
• Ventas.
• Cuentas por cobrar.
• Compras.
• Cuentas por pagar.
• Inventario.
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Este sistema está desarrollado con óptimas técnicas de programación por un equipo de profesionales altamente calificados y con amplia experiencia. Es un producto probado, fruto de la amplia experiencia obtenida con el desarrollo de programas adecuados a los requerimientos de las empresas. Además, dentro de sus usos permite la modificación y estructura de los planes de cuentas es completamente flexible y adaptable a diferentes empresas.
El usuario puede definir tanto los códigos contables como los códigos de los clientes, proveedores, artículos, servicios, etc. Además, el sistema le permite definir los formatos de factura, pedidos (cotizaciones), órdenes de compra, etc. Las claves de acceso y puntos de trabajo de cada operador del sistema. Por contar con un perfecto diseño en Oracle, el usuario puede utilizar la información almacenada en toda la base de datos generada por el sistema.
Adicionalmente cada uso que se le asigne puede manejarse aisladamente del resto o puede ser manejada de manera integrada permitiendo el paso automático de los datos de una a otra aplicación. Una factura puede ser emitida sin hacer referencia a códigos contables. O también, se puede facturar artículos que serán rebajados del inventario y que a su vez los montos serán llevados a las diferentes cuentas de inventarios, ventas, cuentas por cobrar, etc. y por supuesto a la contabilidad y presupuestos. Otra de las facilidades de este programa es que permite que diferentes operadores pueden trabajar en línea con las diferentes aplicaciones del sistema. En un momento dado, dos o más operadores pueden estar simultáneamente facturando o introduciendo asientos contables en una misma empresa.
Acerca de la información que procesa automáticamente tenemos que ofrecer al usuario constante información para operación y sugiere la respuesta o selección adecuado para el correcto funcionamiento de las opciones seleccionadas.
A nivel de seguridad este programa cuenta con que el operador principal o administrador del sistema puede definir la clave de acceso y las opciones con las cuales podrá trabajar cada usuario. Además, el sistema permite indicar la ruta de entrada de cada operador al definir su mapa de seguridad. Se puede configurar además para que un usuario al introducir su clave entre directamente a la pantalla de facturación de una determinada compañía sin poder seleccionar otra opción que no sea la salida del sistema. La información confidencial que maneja el sistema sólo podrá ser vista por los usuarios que así se indiquen a través de las claves de acceso.
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INGRESO AL SISTEMA
Para poder ingresar al sistema SACI ORG, se procese a la ejecución del programa, en la pantalla principal se visualiza un icono en la parte superior derecha en donde se realizará clic y se escogerá la opción “Ingresar”, misma en la que se llenara los datos correspondientes respecto a la empresa, el usuario y la contraseña correspondiente.
PROCEDIMIENTOS
En primera instancia se deberá configurar en el sistema, el nombre de las cuentas por grupos, subgrupos y cuentas de orden de acuerdo a las necesidades de la entidad, desglosando cada uno de los códigos que se asignará a las mismas para su orden cronológico. Lo cual se hará en el menú de configuraciones el mismo que nos permitirá administrar las configuraciones globales del sistema como es el formato de las fechas y referencias internas que se manejan en el sistema, en el cual configuraremos en primer lugar el módulo de contabilidad, en el mismo que se procede a la administración del proceso global de contabilización de la empresa. El módulo posee mantenimiento de datos, generación de reportes y listados, procesos, ingresos de documentos y configuración. A continuación, se detalla las opciones de cada menú del módulo y la correspondiente pantalla.
Figura 17 Ingreso al sistema
Fuente: Sistema Administrativo Contable integrado SACI.ORC Elaborado por: Javier Mejía, 2017
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Entonces para el ingreso del plan de cuentas con el que se trabajara acerca del manejo de cuentas contables, tipos de diario, centros de costos, subcentros de costos e índices financieros. Al realizar clic sobre el menú mantenimiento se visualizan las opciones disponibles, como se indica en la pantalla anterior. En la cual se deberá configurar haciendo clic sobre la opción Cuentas se visualiza la pantalla siguiente:
Figura 18 Opciones de menú Fuente: Manual SACI.ORC Elaborado por: Javier Mejía, 2017
Figura 19 Cuentas
Fuente: Manual SACI.ORC Elaborado por: Javier Mejía, 2017
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En esta pantalla se administra el plan de cuenta de la empresa, en la cual se puede ingresar, actualizar, eliminar y buscar cuentas contables. Para estructurar un plan de cuenta se tomar en cuenta lo siguiente:
• Para activos debe comenzar en 1.
• Para pasivos debe comenzar en 2.
• Para patrimonio debe comenzar en 3.
• Para ingresos debe comenzar en 4.
• Para egresos debe comenzar en 5.
• Las cuentas de movimiento no deben terminar en punto.
Para la estructura por grupos de cuentas se deberá ingresar un nuevo grupo se ingresa:
• Código
• Nombre del grupo
• La referencia contable no es obligatoria.
Para ingresar un subgrupo
• Se selecciona el grupo
• Se da clic en subgrupo
• Se ingresa un código
• Se ingresa un nombre del subgrupo
• La referencia contable no es obligatoria.
Manejo de grupos por niveles. - Para ingresar un nuevo grupo se ingresa
• El código como un plan de cuentas, los códigos de nivel 0 deben terminar con punto.
• Se ingresa el nombre del grupo
• La referencia contable no es obligatoria.
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En la pantalla siguiente se observa un ejemplo de los grupos por niveles.
COMPRAS
Lo que resta a continuación es que se configure el módulo de compras, para lo cual inicialmente se deberá ejecutar una configuración del sistema. Esta es una pantalla que permite activar algunas opciones y configuraciones del sistema según las necesidades de la empresa. Estas opciones están agrupadas por módulos como se muestra a continuación:
Figura 20 Niveles
Fuente: Manual SACI.ORC Elaborado por: Javier Mejía, 2017
Figura 21 Módulos
Fuente: Manual SACI.ORC Elaborado por: Javier Mejía, 2017
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En la carpeta VEN-COM se tiene las opciones de configuración global de los módulos ventas y compras. Para el módulo de compras existen las opciones de seguir un orden de ingreso de los documentos: orden de compra, nota de recepción y factura de proveedores, se selecciona los documentos que se quiere que tengan esta secuencia, es decir que, si no hay las notas de recepción, por ejemplo, no se podrá realizar la factura.
Los movimientos se controlan en el módulo lleva el control de la información de las compras realizadas por la empresa a través del ingreso de Ordenes de Compras, Notas de recepción y Facturas de proveedores.
Este módulo presenta los menús Mantenimiento de archivos, Procesos, Ingreso de documentos, Listados y Salir. A continuación, se detalla cada una de las opciones de los menús. En primer lugar, se presenta el mantenimiento de archivos, al escoger con un clic en el menú se visualiza la siguiente pantalla.
Figura 22 Módulo de Compras Fuente: Manual SACI.ORC Elaborado por: Javier Mejía, 2017
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En esta pantalla de visualiza las opciones: cargos, créditos tributarios, porcentajes de retención de IVA y Proveedores.
Al hacer doble clic en la opción Cargos se despliega la siguiente pantalla:
En esta pantalla se ingresan los cargos adicionales que se agregan en una factura de proveedores, los mismos que afectan directamente al costo unitario de los artículos adquiridos, activando la opción de distribución de los cargos a los costos. Para visualizar esto hay que ir al kardex, porque en la factura no se lo visualiza. Aquí se pueden agregar, Figura 23 Menús
Fuente: Manual SACI.ORC Elaborado por: Javier Mejía, 2017
Figura 24 Cargos
Fuente: Manual SACI.ORC Elaborado por: Javier Mejía, 2017
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eliminar, modificar y buscar un registro Los campos obligatorios son código y nombre, el código contable es opcional. El campo código es alfanumérico.
Por otro lado al hacer doble clic en el menú Créditos tributarios se despliega la siguiente pantalla:
En esta pantalla se ingresan los tipos de crédito tributario o gasto, estos códigos son definidos por el SRI. Al realizar una factura del proveedor se podrá seleccionar uno de estos créditos tributarios.
En esta pantalla se pueden agregar, eliminar, modificar y buscar un registro. Los campos obligatorios son el Código y el Nombre.
Podemos definir además los correspondientes porcentajes de retención IVA.
Al hacer doble clic en el menú Porcentaje de retención IVA se despliega la siguiente pantalla:
Figura 25 Créditos tributarios Fuente: Manual SACI.ORC Elaborado por: Javier Mejía, 2017
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En esta pantalla se ingresan los porcentajes de IVA, estos valores son definidos por el SRI. Al realizar una factura de proveedor se podrá seleccionar uno de estos códigos en el porcentaje de IVA prestación de servicios, y en el porcentaje de IVA transferencia de bienes.
En esta pantalla se pueden agregar, eliminar, modificar y buscar un registro. Los campos obligatorios son: código, descripción y valor.
PROVEEDORES.
Al hacer doble clic en el menú Proveedores se despliega la siguiente pantalla Figura 26 Porcentajes de retención
Fuente: Manual SACI.ORC Elaborado por: Javier Mejía, 2017
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En esta pantalla se lleva el control de datos de los proveedores, además se pueden agregar, eliminar, modificar y buscar un registro.
Los datos a ingresar se detallan a continuación.
Pestaña Generales.
1. Código.- Campo obligatorio. Código del proveedor, puede ser alfanumérico. 2. Nombre.- Campo obligatorio. Nombre del proveedor, al presionar la tecla entrar se
despliega el nombre corto.
3. RUC/IDE.- Campo obligatorio. Puede ser el número de cédula o el RUC del proveedor.
4. Contacto.- Es el nombre del contacto del proveedor.
5. Grupo.- Campo Obligatorio. Es el código del grupo al que pertenece el proveedor. Al hacer un clic en el botón se despliegan el maestro de grupos del cual se selecciona presionando la tecla enter o haciendo doble clic en el registro.
Figura 27 Proveedores Fuente: Manual SACI.ORC Elaborado por: Javier Mejía, 2017
55 6. Dirección 1.- Dirección uno de proveedor. 7. Dirección 2.- Dirección dos del proveedor.
8. Teléfono 1.- Número de teléfono uno del proveedor 9. Teléfono 2.- Número de Teléfono dos del proveedor. 10. Fax.- Número de fax del proveedor.
11. Correo electrónico.- Dirección electrónica.
Pestaña Administrativos.
1. Fecha Ingreso.- Fecha de ingreso del proveedor, en este campo se despliega automáticamente la fecha del sistema.
2. Días de crédito.- Número de días de crédito que el proveedor asigna. 3. Límite de crédito.- Valor que el proveedor asigna como límite de crédito.
4. Descuento.- Porcentaje de crédito que el proveedor asigna. Al realizar la factura del proveedor se desplegará este descuento por cada producto ingresado en la factura del proveedor.
5. Lista de precios.- 6. IVA.-
7. Contribuyente.-Tipo de contribuyente puede ser Normal o especial. Figura 28 Pestañas administrativas
Fuente: Manual SACI.ORC Elaborado por: Javier Mejía, 2017
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8. Zona.- Ubicación de la zona en donde está ubicado el proveedor. Puede ingresar el código directamente o dar un clic en el botón ubicado al lado derecho y luego seleccionar.
9. Referencias Contables.- Campo obligatorio (primer campo). Código contable al que pertenece le proveedor. Puede ingresar el código directamente o dar un clic en el botón ubicado al lado derecho y luego seleccionar.
10. Número de serie.- Número de serie de las facturas que entrega del proveedor. Al realizar una factura del proveedor se desplegara automáticamente el número de serie en la pestaña Anexos IVA.
11. Número de autorización.- Número de autorización de las facturas del proveedor. Al realizar una factura del proveedor se desplegara automáticamente el número de autorización en la pestaña Anexos IVA.
12. Observaciones.- Observaciones sobre el proveedor.
Asientos
El asiento tiene como objetivo administrar cada uno de los asientos contables que intervienen en cada uno de los procesos que realiza la organización.
Figura 29 Pantalla de inicios de asiento Fuente: Manual SACI.ORC
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Para ingresar un nuevo asiento se procede a realizar un clic sobre el botón de nuevo para posteriormente digitalizar cada uno de los datos que solicita el sistema como es la descripción, la fecha, el tipo, y el detalle del asiento, una vez ingresados los datos se visualiza la siguiente pantalla:
Para modificar el asiento o los detalles que este implica, se procede a la selección respetiva del asiento que se desee cambiar o actualizar. Recalcando que solo se puede modificar aquellos que tienen su origen en la parte contable.
Dentro de la cabecera del asiento se puede modificar la descripción y la fecha mientras que dentro del detalle del asiento se puede realizar los siguientes procesos:
• Crear una nueva línea
• Eliminar una línea
• Modificar la línea
• Realizar nuevas transacciones bancarias
• Realizar cuentas por cobrar
Una vez realizadas las modificaciones en los asientos se procede a guardar los cambios con la finalidad de que estos queden registrados en el sistema.
Figura 30 Ingreso de Nuevo asiento Fuente: Manual SACI.ORC Elaborado por: Javier Mejía, 2017
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Por otra parte si se desea eliminar los asientos es necesario eliminar los detalles para posteriormente eliminar el asiento requerido, recalcando que únicamente se puede eliminar aquellos asientos que sean de tipo contable.
Dentro de este programa existe la opción de las secuencias diarios, el mismo que permite visualizar cada una de las numeraciones existentes de tipo diario.
Para visualizar el bono generado en CXC o cuentas por cobrar se utiliza el siguiente icono con la finalidad de visualizar el abono generado y se utiliza para generar canjes y deudas existentes entre empresas y clientes.
Por otra parte si se desea anular el asiento de tipo contable se utiliza el siguiente icono recordando que solo se puede anular aquellos asientos de tipo contable.
Para realizar una activación de asiento se procede a utilizar el siguiente icono
Finalmente para imprimir los documentos resultantes de una transacción se utiliza el icono de imprimir y se visualizara la siguiente pantalla
Figura 31 Secuencia diarios Fuente: Manual SACI.ORC Elaborado por: Javier Mejía, 2017
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ARTÍCULOS
Permite mantener los artículos de la empresa en orden mediante el ingreso, la actualización, la eliminación y la búsqueda de artículos
En caso de que se desee ingresar un nuevo artículo se deben llenar los siguientes campos obligatorios: código del grupo, código del artículo, nombre del artículo y determinar si el articulo tributa IVA.
Figura 32 Impresión de transacciones Fuente: Manual SACI.ORC
Elaborado por: Javier Mejía, 2017
Figura 33 Artículos Fuente: Manual SACI.ORC Elaborado por: Javier Mejía, 2017
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En las unidades de medida es necesario indicar si la unidad de venta es diferente a la unidad de costo. Las cuentas contables obligatorias que se deben realizar son: inventario, los costos de venta y ventas.
Son opcionales las descripciones de las cuentas contables de orden y presentación.
En la pestaña de precios se procede al ingreso del código, unidad, precio y descuento, recalcando se pueden ingresar hasta cinco listas de precios diferentes de un mismo artículo.
Figura 34 Mantenimiento de Articulo Fuente: Manual SACI.ORC Elaborado por: Javier Mejía, 2017
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En la ventana de proveedores se procese al ingreso de cada una de las personas que abastecen del producto, articulo o materia prima a la empresa, los campos que se deben ingresar son: código y nombre del proveedor
MODULO DE VENTAS
Dentro de este modulo se administran las ventas realizadas por la empresa en la cual se puede diferenciar: • Mantenimiento de datos • Procesos de configuración • Ingreso de datos • Reportes • Listados Figura 35 Precios
Fuente: Manual SACI.ORC Elaborado por: Javier Mejía, 2017
Figura 36 Precios
Fuente: Manual SACI.ORC Elaborado por: Javier Mejía, 2017
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Mantenimiento de Archivos
Para el mantenimiento de archivos se utiliza el siguiente icono mismo que permite ingresar toda la información base del cliente, las promociones, los descuentos, los servicios, los grupos y los vendedores.
Para el ingreso adecuado de cada uno de los maestros se recomienda empezar con la