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5. P ROPUESTA

5.4. Diseño Y Desarrollo Del Manual De Funciones Contables

MANUAL DE FUNCIONES PARA DEL DEPARTAMENTO

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INTRODUCCIÓN

La empresa TECNOLOGÍAS BSTARTECHNOLOGY S.A. con su marca PONLE+, es la primera Red de Servicios Independiente del Ecuador dedicada al desarrollo y

comercialización de productos digitales y al procesamiento de transacciones. Presentes en el Ecuador desde el año 2005. Son reconocidos como pioneros y líderes en la comercialización de pines y recargas electrónicas de telefonía celular, sistemas de control de Consumo y aquerencia para sectores no bancarizados y procesamiento de transacciones en la línea Prepago.

Especialistas en recargas electrónicas ofreciendo no solo el servicios, sino estabilidad, soporte, publicidad, información oportuna de promociones, crédito y capacitación, en el manejo de todos los sistemas. Las recargas electrónicas son un producto de consumo masivo, que sin ser un producto alimenticio, incrementará notoriamente sus ingresos diarios. Sabiendo que en el mercado existe mucha competencia nivel nacional, y tomando en cuenta la visión y misión de la empresa que está orientada a ser una organización confiable, proactiva y ética, con el aseguramiento del sistema de calidad total en la organización, se puede garantizar que

características del producto o servicio cumplan con los requisitos y con eso lograr construir de largo plazo con sus clientes.

En el presente manual se detallan las funciones que se establecerán para cada empleado que labora en el área contable, con responsables, actividades, instructivos y flujo grama de funciones como son:

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 Asignación de nuevos cargos dentro de ciclo contable

 Evaluación permanente de las actividades a cada empleados establecidas

 Capacitaciones permanentes a los empleados a cargo de cada una de las funciones establecidas.

1. OBJETIVOS DEL MANUAL

1.1. OBJETIVO GENERAL

Diseñar el manual de funciones en el departamento contable para el ingreso de la información en el sistema contable,

1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

 Elaborar funciones dentro del departamento contable para sustentar el ingreso de la información contable.

 Reducir al máximo el margen de error en el ingreso de información y en la manipulación de los documentos fuentes.

 Minimizar los recursos de inversión en la contratación de profesionales externos a la empresa.

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2. FILOSOFÍA CORPORATIVA

2.1.MISIÓN

Ser proveedor de soluciones para la venta de productos y servicios digitales a través de medios electrónicos, aprovechando la poderosa plataforma tecnológica propia y una amplia red de clientes y establecimientos afiliados, fortaleciendo y dando valor agregado a nuestros clientes.

2.2. VISIÓN

Convertirse en un modelo de liderazgo en el campo empresarial como un grupo enfocado en el desarrollo y comercialización de productos y servicios transaccionales en el Ecuador.

2.3. VALORES INSTITUCIONALES

Cumplen compromisos a través de posicionamiento público, que defiende los intereses de los clientes, y de los valores de nuestras marcas.

Los valores nos definen y son el motor de todo lo que hacen. Dicen cómo son y cómo quieren ser. Dan forma a su actitud.

 Confiables: disponen de la mejor red para ofrecerte la seguridad y fiabilidad que nos exiges. Su compromiso con el cliente: excelencia en la ejecución, cuidado en el detalle y la mejor calidad. “Si es bueno para ti, es bueno para nosotros.”

 Retadores: yendo siempre un paso más allá de lo que esperan de la empresa, innovando para ofrecer soluciones útiles. “Tú nos marcas las metas.”

 Abiertos: trabajan desde dentro como un sistema abierto y colaborativo para trasladar una actitud cercana y amable. “Somos atentos y claros.”

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2.4. POLÍTICAS

En la empresa TECNOLOGÍAS BSTARTECHNOLOGY S.A abre camino para seguir transformando posibilidades en realidad, con el fin de crear valor para clientes, empleados, sociedad, accionistas y socios a nivel global.

En este esfuerzo, se compromete a:

Cumplir con los requisitos del cliente, de la normas y de otras partes interesadas, con relación a calidad, ambiente, seguridad y salud ocupacional y seguridad de la información dentro del marco legal aplicable.

Mejorar continuamente la calidad de nuestros servicios, la preservación del ambiente, el

cuidado de la salud y seguridad de los colaboradores y la eficacia de la seguridad de la información.

Prevenir la contaminación ambiental, los riesgos de seguridad y salud de los colaboradores así

como los riesgos de seguridad de la información.

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3. ORGANIGRAMA FUNCIONAL

4. MANUAL DE FUNCIONES EN EL DEPARTAMENTO CONTABLE PARA EL

CORRECTO INGRESO DE INFORMACIÓN

DEPARTAMENTO DE TALENTO HUMANO DEPARTAMENTO FINANCIERO DEPARTAMENTO COMERCIAL Reclutamiento del personal Selección del personal Capacitación Evaluaciones departamentales JUNTA DE ACCIONISTAS Administrativo contable GERENTE GENERAL Presupuestos Compras Ventas Marketing Servicio al cliente

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4.1. OBJETIVO

Informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados dentro de la empresa TECNOLOGÍAS BSTARTECHNOLOGY S.A

4.2. ALCANCE

El propósito de este manual consiste en orientar sobre la forma en que esta institución se organiza para cumplir con su objetivo, clarificar los grados de responsabilidad de las diferentes áreas administrativas que la integran y sus relaciones de autoridad y dependencia.

4.3. DEFINICIONES

EXPERIENCIA: se entiende por la experiencia de los antecedentes laborales

desarrollados en el ejercicio de la ocupación de cada empleado en el área para en el que ha sido contratado.

FUNCIONES GENERALES DE CARGO: Explica la necesidad de la existencia o la

razón de ser del cargo dentro de la Estructura Organizacional y misión encomendada a la Dependencia a la cual pertenece. Cada cargo tiene un propósito fundamental y único para el cumplimiento de la misión institucional. Dicho propósito es la descripción de su función general.

HABILIDADES Y DESTREZAS: Talento o capacidad que tiene una persona para

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4.4. RESPONSABILIDAD

El Departamento de Contabilidad se encarga de instrumentar y operar las políticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la captación y registro de las operaciones financieras, presupuestales y de consecución de metas de la entidad, a efecto de suministrar información que coadyuve a la toma de decisiones, a

promover la eficiencia y eficacia del control de gestión, a la evaluación de las actividades y facilite la fiscalización de sus operaciones, cuidando que dicha contabilización se realice con documentos comprobatorios y justificativos originales, y vigilando la debida observancia de las leyes, normas y reglamentos aplicables.

4.5. FORMULACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

 Establecer y operar las medidas necesarias para garantizar que el sistema de contabilidad de la empresa donde este diseñado para que su operación facilite la fiscalización de los

activos, pasivos, ingresos, costos, gastos, avance en la ejecución de programas y en general de manera que permitan medir la eficacia y eficiencia de los resultados arrojados en los análisis al fin del periodo.

 Emitir por escrito las principales políticas contables necesarias para asegurar que las cuentas se operen bajo bases eficientes y consistentes, así como para la clara definición y asignación de responsabilidades de funcionarios y empleados.

 Registrar y controlar los recursos financieros en inversiones innecesarias dentro de la capacitación y contratación del nuevo personal.

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 Controlar las disponibilidades de las cuentas bancarias de cheques y de inversión,

realizando conciliaciones mensuales contra los saldos reportados en los estados de cuenta bancarios para garantizar la exactitud en el registro de fondos, y apoyando a una correcta toma de decisiones.

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4.6. FLUJOGRAMA DE ACTIVIDADES

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REVISION: N° 0 PAGIINAS:8/26 5. INTRUCTIVO DE FUNCIONES 5.1.JUNTA DE ACCIONISTAS 5.1.1. ALCANCE

Es el órgano de gobierno de la propiedad de una empresa y es, por tanto, un órgano de administración y fiscalización de la marcha de la empresa. Sus decisiones son soberanas y se toman siempre bajo un formalismo regulado por las normas de sus propios estatutos y de la ley, levantando acta de todas ellas y llevando un registro de las mismas.

5.1.2. RESPONSABILIDAD

Conocer y aprobar el balance general, que irá acompañado del estado de pérdidas y ganancias y de los informes de gestión que sean presentados por el director general, el consejero delegado y los auditores externos en caso de existir.

5.1.3. INSTRUCTIVO DE TRABAJO

Velar por la transparencia y cumplimiento de los derechos de información de todo accionista, comprobando y ratificando en el acta que se puso a disposición de todos los accionistas.

5.1.4. OBJETIVO

Desempeñar las funciones ejecutivas de la sociedad, en su doble ámbito de gestión y representación

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5.1.5. FUNCIONES DE LA JUNTA DE ACCIONISTAS

DENOMINACIÓN DEL CARGO: JUNTA DE ACCIONISTAS

NÚMERO DE CARGOS: 1(UNO)

NIVEL: Directivos UBICACIÓN: Presidencia

FUNCIÓN GENERAL DEL CARGO

Dirigir, coordinar y supervisar las actividades administrativas y de apoyo para garantizar el normal funcionamiento de la Empresa y actuar en representación legal de la misma.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

 Ejecutar y hacer cumplir los acuerdos y disposiciones de la Junta General de Accionistas e informar sobre su gestión.

 Nombrar y remover libremente todos los ejecutivos y empleados de la sociedad

 Contratar, cuando sea necesario, los servicios profesionales independientes, personas naturales o jurídicas, para atender necesidades de la sociedad por requerimientos técnicos especializados.

 Respetar y hacer respetar aquellos acuerdos entre accionistas que le hayan sido depositados en las oficinas donde funciona la administración de la sociedad.

 Constituir apoderados, impartirles orientaciones, fijarles honorarios y delegarles atribuciones

 Ejercer la facultad nominadora dentro de la Empresa, diseñar la planta de personal, proponer a la Junta las políticas de personal y estructura salarial de la compañía.

HABILIDADES Y DESTREZAS  Control de la toma de decisiones

 Planeación

 Liderazgo

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5.2. GERENTE GENERAL

5.2.1. ALCANCE

Sus funciones son planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar, analizar, calcular y deducir el trabajo de la empresa, además de contratar al personal adecuado, efectuando esto durante la jornada de trabajo.

5.2.2. RESPONSABILIDAD

Controlar las actividades planificadas comparándolas con lo realizado y detectar las desviaciones o diferencias.

5.2.3. INSTRUCTIVO DE TRABAJO

Analizar los problemas de la empresa en el aspecto financiero, administrativo, personal, contable entre otros.

5.2.4. OBJETIVO

Desempeñar las funciones ejecutivas de la sociedad, en su doble ámbito de gestión y representación

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5.2.5. FUNCIONES DEL GERENTE GENERAL

DENOMINACIÓN DEL CARGO: GERENTE GENERAL

NÚMERO DE CARGOS: 1(UNO)

NIVEL: Directivos UBICACIÓN: Gerencia

FUNCIÓN GENERAL DEL CARGO

Representar a la junta de socios de la sociedad en las actividades para las cuales se le haya expresamente delegado tal facultad.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

 Velar por el cumplimiento de las normas orgánicas de la sociedad y de las demás disposiciones que regulan los procedimientos y los trámites administrativos internos.

 Organizar, coordinar y supervisar las actividades de las dependencias en el desarrollo de los programas de la sociedad.

 Comunicar los acuerdos y resoluciones emanados de la Junta Directiva respectivamente.

 Dirigir y controlar la organización de los archivos general, histórico y de normas permanentes de la sociedad.

 Dirigir y controlar el desarrollo de las políticas y estrategias de la administración del personal.

 Reportar por escrito todo error, peligro y evento no deseado de seguridad operacional de acuerdo a los formatos vigentes

HABILIDADES Y DESTREZAS  Control directivo

 Planeación.

 Toma de decisiones.

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5.3. CONTADOR GENERAL

5.3.1. ALCANCE

La persona que aspire a desempeñar el cargo deberá ostentar altas calidades morales y profesionales. El cargo de Contador depende funcional y jerárquicamente del Gerente.

5.3.2. RESPONSABILIDAD

Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera de conformidad con el plan de cuentas establecido

5.3.3. INSTRUCTIVO DE TRABAJO

Preparar y certificar los estados financieros de fin de ejercicio con sus correspondientes notas, de conformidad con lo establecido en las normas vigentes.

5.3.4. OBJETIVO

Representar a la junta de socios de la sociedad en las actividades para las cuales se le haya expresamente delegado tal facultad.

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5.3.5. FUNCIONES DEL CONTADOR GENERAL

DENOMINACIÓN DEL CARGO: CONTADOR GENERAL

NÚMERO DE CARGOS: 1(UNO)

NIVEL: Directivos UBICACIÓN: Dpto. Financiero

FUNCIÓN GENERAL DEL CARGO

Representar a la junta de socios de la sociedad en las actividades para las cuales se le haya expresamente delegado tal facultad.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

 Velar por el cumplimiento de las normas orgánicas de la sociedad y de las demás disposiciones que regulan los procedimientos y los trámites administrativos internos.

 Organizar, coordinar y supervisar las actividades de las dependencias en el desarrollo de los programas de la sociedad.

 Comunicar los acuerdos y resoluciones emanados de la Junta Directiva respectivamente.

 Dirigir y controlar la organización de los archivos general, histórico y de normas permanentes de la sociedad.

 Dirigir y controlar el desarrollo de las políticas y estrategias de la administración del personal.

 Reportar por escrito todo error, peligro y evento no deseado de seguridad operacional de acuerdo a los formatos vigentes

HABILIDADES Y DESTREZAS  Control directivo

 Planeación.

 Toma de decisiones.

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5.4.AUXILIAR CONTABLE

5.4.1. ALCANCE

Este manual de funciones tiene un cubrimiento de todas las actividades a realizar por el auxiliar contable.

5.4.2. RESPONSABILIDAD

El titular del puesto deberá llevar completamente y actualizar de manera precisa los registros de las cuentas y disposiciones financieras que le sean delegas por el contador público, en donde la información financiera que maneja sea oportuna y fidedigna para la toma de decisiones de las empresas a su cargo.

5.4.3. INSTRUCTIVO DE TRABAJO

Ser una persona con principios éticos y morales además con la con capacidad de investigación, pensamiento abstracto, lógico, razonamiento, análisis crítico, comprender hechos no ubicados o incompletos, identificar y anticipar problemas, encontrar soluciones, pensamiento inductivo y deductivo, capacidad de juzgar apoyándose en alternativas, hechos y datos

5.4.4. OBJETIVO

Hacer el registro diario de compras, ventas, gastos, cuentas por cobrar y pagar de las diferentes empresas con las que labora la contadora.

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5.4.5. AUXILIAR CONTABLE

DENOMINACIÓN DEL CARGO: AUXILIAR CONTABLE

NÚMERO DE CARGOS: 1(UNO)

NIVEL: FINANCIERO-CONTABLE UBICACIÓN: Dpto. Financiero

FUNCIÓN GENERAL DEL CARGO

Efectuar asientos de las diferentes cuentas, revisando, clasificando y registrando documentos, a fin de mantener actualizados los movimientos contables que se realizan en

la Empresa.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

 Recibe, examina, clasifica, codifica y efectúa el registro contable de documentos.

 Revisa y compara lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros con las cuentas respectivas.

 Archiva documentos contables para uso y control interno.

 Elabora y verifica relaciones de gastos e ingresos, revisa y verifica planillas de retención de impuestos.

 Revisa y realiza la codificación de las diferentes cuentas bancarias.

 Totaliza las cuentas de ingreso y egresos y emite un informe de los resultados.

 Participa en la elaboración de inventarios.

 Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

 Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

HABILIDADES Y DESTREZAS  Seguir instrucciones orales y escritas.

 Comunicarse en forma efectiva tanto de manera oral como escrita.

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5.5. SECRETARIA

5.5.1. ALCANCE

Satisfacer las necesidades de comunicación del personal de la unidad, operando una central telefónica pequeña, atendiendo al público en sus requerimientos de información y entrevistas con el personal, ejecutando y controlando la recepción y despacho de la correspondencia, para servir de apoyo a las actividades administrativas de la unidad.

5.5.2. RESPONSABILIDAD

Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa, maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad bajo.

5.5.3. INSTRUCTIVO DE TRABAJO

Atender personal y público en general, expresarse y comunicarse correcta y claramente en forma oral. Seguir instrucciones orales y escritas, recibir mensajes y tratar en forma cortes al público en general.

5.5.4. OBJETIVO

Satisfacer las necesidades de comunicación del personal , operando una central telefónica, donde se atenderá a los visitantes en sus requerimientos de información y en su caso, canalizarlos a las áreas de trabajo correspondientes, con el fin de ejecutar y controlar la recepción y entrega de la correspondencia de forma rápida y eficiente.

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5.5.5. FUNCIONES DE UNA SECRETARIA

NOMINACIÓN DEL CARGO:

SECRETARIA

NÚMERO DE CARGOS: 1(UNO)

NIVEL: Atención al cliente UBICACIÓN: Caja

FUNCIÓN GENERAL DEL CARGO

Realizar las actividades de la correspondencia de la oficina, archivo, transcripción, recepción de documentos, elaboración de cartas, atención del teléfono, y todas las demás

relacionadas con la atención de la oficina.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

 Leer, revisar y tramitar los correos electrónicos institucionales

 Recepcionar, revisar y verificar los documentos físicos para trámite y/o firma.

 Entregar los documentos firmados y revisados para las áreas pendientes

 Atender y orientar al cliente interno y externo.

 Atender y orientar las llamadas telefónicas fijas, celular.

 Llevar el control sobre la correspondencia, recibo y entrega de documentos.

 Acreditación de recargas reportadas por los clientes, revisión de números de documentos depositados en el banco.

 Apoyo en la revisión de la conciliación bancaria.

HABILIDADES Y DESTREZAS

 Actitud agradable y disposición cordial en la conducción de las relaciones públicas.

 Atención y obediencia.

 Discreción y prudencia en el manejo de la información.

 Buen léxico.

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5.6. VENDEDORES

5.6.1. ALCANCE

Responsable del asesoramiento al cliente, utilizando los medios y las técnicas a su alcance para conseguir que este cliente adquiera el producto y servicio ofrecido.

5.6.2. RESPONSABILIDAD

Dar un servicio personalizado a los clientes ofreciendo un producto y servicio de calidad, además de estar en comunicación continua para ofrecerle la entera satisfacción de sus necesidades.

5.6.3. INSTRUCTIVO DE TRABAJO

Establecer nexo entre un cliente y la empresa comunicando oportunamente la información importante.

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