Diseño y desarrollo

El diseño y desarrollo de los servicios de formación profesional que presta el INTECAP, están bajo la responsabilidad de la División Técnica en coordinación con las Divisiones Regionales, como se detalla a continuación:

Para el diseño y desarrollo de la oferta formativa se aplica el (P.S.DT-02) Diseño y Desarrollo de la oferta formativa. Los elementos de entrada, para el diseño, son los siguientes: (G.S.DT-05) Niveles de competencia laboral, (G.S.DT-04) Áreas y subáreas de competencia laboral y (R.S.DT-004) Norma técnica de competencia laboral.

El diseño y desarrollo de las competencias laborales, tiene normados, los siguientes elementos de entrada: (P.S.DT-01) Identificación de las funciones y de las competencias laborales, (I.S.DT-01) Identificación de las funciones y de las competencia laborales, y (R.S.DT-004) Norma técnica de competencia laboral.

Los documentos (Q.D.GE-01) Plan de Calidad, y (R.S.DT-010) Análisis de necesidades y planificación del diseño de la oferta formativa, como elementos de consulta para la planificación del diseño y desarrollo de la oferta formativa.

Los resultados del (P.S.DT-02) Diseño y desarrollo de la oferta formativa, se revisan y verifican a través del y posteriormente se validan en base a la (I.S.DT-07) Validación del diseño de la oferta formativa. A través del análisis de los resultados del registro (R.S.DT-023) Validación del diseño de la oferta formativa, se desarrollan acciones de mejora continua en los productos del diseño y desarrollo de la oferta formativa, contenidos en el documento (G.G.DT-001) Tipos de productos de capacitación (Servicios de Capacitación) que brinda el INTECAP. Los resultados de las revisiones de los cambios y las acciones tomadas, se gestionan a través de los registros (R.S.DT- 023) Validación del diseño de la oferta formativa y (R.S.DT-041) Control de cambios en los productos del diseño de la oferta formativa.

Los servicios de asistencia técnica se excluyen de la aplicación del Apartado 7.3 Diseño y desarrollo

del (E.G.AC-015) Norma ISO 9001:2008, Sistemas de gestión de la calidad – Requisitos, ya que

los servicios de asistencia técnica, no se diseñan. Los servicios de asistencia técnica que brinda el INTECAP, se adaptan a las necesidades particulares de los clientes, por lo cual, no es posible predefinir productos estándares en consultoría, asesoría y asistencia técnica en general. Para los servicios de asistencia técnica se estandariza la gestión del proceso, tal como se establece en el procedimiento (P.S.DR-03) Desarrollo de asistencia técnica.

2.10.5 Compras

En el INTECAP, las compras se rigen por la (E.S.DA-001) Ley de contrataciones del Estado y su reglamento, y reformas a la Ley de Contrataciones del Estado, Decreto 9-2015 y Acuerdo Gubernativo 122-2016 Reglamento de la ley de contrataciones del estado, indica la distintas modalidades de compras y los mecanismos de control y verificación de la evaluación, selección y re- evaluación de los proveedores.

Para proveer los bienes y servicios que requiere el INTECAP, se aplican diferentes modalidades, las cuales se describen en el procedimiento de (P.S.DA-01) Adquisición de bienes y servicios. Por las características especiales de la formación profesional, el INTECAP tiene proveedores y sus ofertas que se califican, según se establece en la (E.S.DA-001) Ley de contrataciones del Estado y su reglamento, como se indica en el (P.S.DA-01) Adquisición de bienes y servicios.

En la gestión del recurso humano, se aplica el proceso de compras, con la orientación requerida, debido a que el proveedor clave para el cumplimiento de las especificaciones técnicas de los productos de capacitación y asistencia técnica, es el recurso humano; para el efecto, a través del procedimiento (P.R.DH-01) Selección y contratación de personal permanente y proveedores individuales de servicios técnicos y / o profesionales, la División de Recursos Humanos, define los requisitos de los servicios a contratar. Se evalúan los proveedores, se seleccionan, se establecen los criterios para la selección, la evaluación y la re-evaluación y se rige según las regulaciones que indica el (G.R.DH-01) Normativo para la contratación de proveedores individuales de servicios técnicos y /o profesionales, amparado en el Artículo 23 numerales 1 y 7; y de conformidad con el Artículo 20 del (G.G.GE-01) Ley Orgánica del INTECAP, Decreto 17-72 del Congreso de la República de Guatemala, y con fundamento en el Artículo 47 del (E.S.DA-001) Ley de contrataciones del Estado y su Reglamento, la circular Conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas, Contraloría General de Cuentas y Oficina Nacional de Servicio Civil de fecha 2 de enero de 1997.

En el INTECAP, se gestiona el suministro de recursos, a través de los procedimientos: (P.S.DA-01) Adquisición de bienes y servicios, y (P.S.DA-02) Administración de Bodegas. El manejo de la información de compras, inicia con la definición o descripción de las especificaciones técnicas requeridas y / o proporcionadas por el usuario, quien a su vez en coordinación con la División de Administración y Finanzas, a través del Departamento de Bodega, verifica en la recepción, el cumplimiento con las especificaciones técnicas acordadas con el proveedor, según se indica en los procedimientos (P.S.DA-01) Adquisición de bienes y servicios y (P.S.DA-02) Administración de Bodegas.

En relación al contenido de las descripciones técnicas para las compras, si es para la contratación de servicios provistos por recursos humanos, se establecen en el procedimiento (P.R.DH-01) Selección y contratación de personal permanente y proveedores individuales de servicios técnicos y / o profesionales, que es gestionado por la División de Recursos Humanos, si es para la compra de bienes y servicios que están destinados para el apoyo de la formación profesional, no es posible establecer el contenido de las descripciones técnicas, porque INTECAP es un consumidor universal. Para establecer el contenido de las descripciones técnicas, quien genera la compra, define las especificaciones técnicas de los bienes y / o servicios que se requiere adquirir y aplica el procedimiento (P.S.DA-01) Adquisición de bienes y servicios. Según la modalidad de la compra, la Gerencia nombra una Junta de Adjudicación, para la compra al proveedor o proveedores seleccionados, que han ofertado el bien o servicio.

Para la recepción de bienes, según la modalidad de compra, la Gerencia nombra una Comisión Receptora, la cual es conformada por: un representante de la sección de bodega, un representante de Auditoría Interna y un Representante de Inventarios, quienes con el auxilio de un técnico, verifican

que los bienes que ingresan cumplan con las especificaciones técnicas contenidas en el contrato de compra, establecido entre el INTECAP y el proveedor; dejan constancia de los resultados de la recepción en Acta de recepción.

Para el caso de la adquisición de servicios, en el contrato que se establece entre el INTECAP y el proveedor, la Gerencia indica la persona que supervisará el desempeño del proveedor y verificará el cumplimiento de las especificaciones técnicas acordadas, del servicio contratado.

2.10.6 Operación y prestación de servicios

Los servicios de formación profesional se gestionan a través del procedimiento (P.S.DR-02) Desarrollo de la capacitación y los servicios de asistencia técnica a través del procedimiento (P.S.DR-03) Desarrollo de asistencia técnica. El control de la operación y de la prestación de servicios que brinda el INTECAP, se efectúa a través de los procedimientos (P.G.AC-07) Supervisión de Procesos y (P.S.DR-05) Supervisión de eventos.

2.10.7 Validación de los procesos de producción y de la prestación de servicios

Los procesos que gestiona el INTECAP, para la prestación de los servicios, no requieren validación, porque en cada etapa son controlados (conforme avanzan), y se puede predecir el resultado de los mismos, según se establece en los siguientes procedimientos: (P.S.DR-01) Orientación Vocacional y Admisión de participantes, (P.S.DR-02) Desarrollo de la capacitación, (P.S.DR-03) Desarrollo de Asistencia Técnica, (P.G.AC-07) Supervisión de Procesos, (P.S.DR-05) Supervisión de eventos, (I.S.DT-09) Evaluación formativa continua y (P.M.DT-01) Evaluación y certificación laboral. Por lo anterior, el apartado de la norma (E.G.AC-015) Norma ISO 9001:2008, Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos: “7.5.2 Validación de los procesos de producción y de la prestación de servicios”, queda excluido del SGCI.

2.10.8 Identificación y trazabilidad

Los registros donde queda desplegada la identificación y trazabilidad de los participantes son: el (R.S.DR-013) Libro de grupo, (R.M.DT-009) Cuadro de resultados por participantes y dictamen de eventos certificables, (R.S.DR-018) Resultados y dictámenes obtenidos en pruebas de evaluación para certificación. Para el SGCI, la identificación y trazabilidad, aplica para el control del diseño de la oferta formativa, a través del (R.S.DT-057) Institucionalización.

El control y trazabilidad de los participantes, se gestiona a través del (R.S.DR-013) Libro de grupo. Para el control y trazabilidad de los eventos, se aplica el (R.S.DR-002) Programación operativa administrativa. La declaración explícita de la identificación única de los productos del SGCI y su trazabilidad, está indicada en la (U.S.DR-01) Identificación y Trazabilidad de Productos.

2.10.9 Propiedad del cliente

Los documentos entregados por los clientes, tales como: solicitudes, registros o fotocopias de certificados, diplomas de niveles escolares de la educación formal y documentos de identificación; se gestionan a través del procedimiento (P.S.DR-01) Orientación Vocacional y Admisión de participantes. Los registros y documentos que describen el desempeño e historial académico de los participantes, así como los documentos de certificación a que tienen derecho, se gestionan a través de los procedimientos (P.S.DR-02) Desarrollo de la capacitación, (P.G.AC-02) Control de Registros de Calidad y (P.M.DT-01) Evaluación y Certificación de la formación, y mediante el documento

(G.S.DT-07) Documentos de Certificación y Constancias de Participación que expide el INTECAP, así como los controles internos de las unidades operativas del INTECAP.

El resguardo de la información de: identificación, datos personales y registros del desempeño e historial académico de los participantes, que se encuentre en medios informáticos, es responsabilidad de la Jefatura del Departamento de Informática del INTECAP.

El uso de la información proporcionada por las empresas, organizaciones, o contrapartes, como insumo para los servicios de Asistencia Técnica, es responsabilidad del personal que brinda dicho servicio. Las personas asignadas o contratadas a los servicios de Asistencia Técnica, firman para cada servicio o evento, el (R.S.DR-004) Convenio de Confidencialidad, para asegurar el buen uso de dicha información.

Para el desarrollo de los eventos de formación profesional en los centros de capacitación, el INTECAP aporta la infraestructura y el ambiente de trabajo que se gestionan como se indica en los incisos 7.3.4 y 7.3.5 del presente manual.

Para los subproductos de la formación en proceso:

1. En los casos que la materia prima es aportada por INTECAP, el subproducto de la formación pertenece al INTECAP.

2. Cuando la materia prima es aportada por el cliente, el subproducto de la formación pertenece al cliente, quien es custodio de dicho producto.

Cuando se utilizan productos o materiales perecederos para la formación, generalmente son aportados por el cliente el día que se requieren; al finalizar la jornada o la práctica, el subproducto obtenido pertenece al cliente.

El INTECAP no administra otro tipo de propiedad del cliente. Si se requieren materiales y /o equipos para los eventos de formación profesional en Centros de Capacitación, Delegaciones Departamentales y otras organizaciones que actúen como contrapartes, son los participantes los responsables del uso y custodia de tales bienes. Por lo anterior, el apartado de la norma (E.G.AC- 015) Norma ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos: “7.5.4 Propiedad del cliente”, en esto casos, queda excluido del SGCI.

2.10.10 Preservación del producto

La preservación del producto, se aplica para los documentos académicos de la forma siguiente: 1. En el SGCI se ha establecido que todos los eventos certificables, cuenten con plan de formación

(eventos por competencia laboral) o programa analítico (eventos por método tradicional), que son productos del diseño y desarrollo central.

2. El uso de los documentos académicos como: perfil del curso, manuales técnicos, guías de práctica y banco de preguntas, son opcionales, existen en algunos eventos y se conservan así: Los responsables de la preservación de los planes de formación son, en este orden:

La División Técnica, Unidad encargada del Diseño Central, a. Jefes de Departamento Técnico Pedagógico,

b. Jefes de Unidades Operativas, c. Jefes Técnicos Pedagógicos e d. instructores.

3. La responsabilidad de la adquisición y preservación de los manuales, guías de práctica y bancos de preguntas, es de cada participante, en las unidades operativas donde reciben la formación.

En general, en cada unidad operativa se subcontratan los servicios de vigilancia, para el resguardo y seguridad de infraestructura, bienes de la institución, empleados, participantes y usuarios.

Los productos de los procesos que gestiona el INTECAP, son intangibles (servicios) que por su misma naturaleza, no requieren identificación para su preservación, manipulación, embalaje, almacenamiento y protección en contra de factores que pueden afectar la conformación de dicho producto, durante el proceso interno y la entrega a un destino previsto, para estos casos el apartado

de la norma (E.G.AC-015) Norma ISO 9001:2008, Sistemas de Gestión de la Calidad –

Requisitos: “7.5.5 Preservación del producto ”, queda excluido del SGCI.

2.10.11 Control de los dispositivos de seguimiento y medición

El INTECAP no controla dispositivos de seguimiento y control. Los instrumentos de medición que se pueden aplicar en el proceso de la formación profesional en el SGCI son: (E.S.DR-001) Otis Superior, (E.S.DR-004) Otis intermedio. Los anteriores instrumentos de control, son pruebas que están validadas mediante la aplicación de técnicas de la Psicometría, y se adquieren externamente del INTECAP, cuentan con el respaldo y garantía de fiabilidad, precisión y validez por parte del distribuidor. Luego de ser aplicados como instrumentos de medición, se convierten en registros de calidad, de manejo confidencial por el código ético de la Psicometría.

Las pruebas que se aplican a los participantes, no se codifican por ser instrumentos psicométricos externos al INTECAP, que están amparados y resguardados por la Ley de derechos de autor y derechos conexos, Decreto No. 33-98, del 28 de abril de 1998 y sus reformas según el Decreto 56-2000 del Congreso de la República de Guatemala. Por lo anterior, el apartado de la norma (E.G.AC-015) Norma ISO 9001:2008, Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos: “7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y control”, queda excluido del SGCI.