El manual de políticas de seguridad Informático está desarrollado en base al cumplimiento de la norma ISO 27001 y a cada uno de los controles determinados en los dominios relacionados con la gestión de la seguridad de la información que este estándar específica. Además como apoyo al presente manual se encuentran asociados los siguientes documentos:
Manual de Procesos y Procedimientos de la Comisión de Tránsito del Ecuador.
Plan de Contingencia Informático de la Comisión de Tránsito del Ecuador. Inventario Tecnológico de la Comisión de Tránsito del Ecuador UTC2 del
COMISIÓN DE TRÁNSITO DEL ECUADOR UCT2 DEL CANTÓN SANTO DOMINGO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN.
SANTO DOMINGO – ECUADOR 2018
ÍNDICE GENERAL
ÍNDICE GENERAL ... 2 ÍNDICE de tablas ... 4 ÍNDICE de figuras ... 5 INTRODUCCIÓN ... 6 OBJETIVOS DEL MANUAL ... 7 ALCANCE ... 7 PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA ... 8 ORGANIGRAMA LABORAL DE LA COMISIÓN DE TRÁNSITO DEL ECUADOR UCT2 DEL CANTÓN SANTO DOMINGO ... 9 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INFORMÁTICOS ... 10 Configuración de dispositivos de red ... 10 Procesos para la configuración telefónica ... 11 Proceso para la configuración de voz y datos ... 13 Procesos para la renovación o adquisición de nuevos equipos ... 14 Proceso para la Gestión de Garantías ... 16 Procesos para Mantenimiento de equipos ... 18 Procesos para reemplazo temporal de equipos ... 22 Procesos para la asignación de recursos tecnológicos ... 24 Procesos para la configuración de nuevos equipos ... 26 Procesos para soporte técnico ... 28 Procesos para reporte de incidentes ... 30 Procesos para el almacenamiento de información ... 32 Procesos para el manejo de información sensible ... 34 Procesos para las copias de seguridad ... 35 Procesos para la creación de nuevos usuarios y perfil de usuarios... 37 Procesos para cambio y recuperación de contraseñas ... 39
Procesos para la configuración de cuentas de correo electrónico ...41 Procesos para la configuración de cuentas AXIS ... 42 Procesos para la creación o actualización de las políticas de seguridad ... 44 Procesos de capacitación a usuarios ... 46 Proceso para la entrega de recursos tecnológicos móviles del área de operaciones de la CTE ... 49
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1 Configuración de dispositivos de red ... 10 Tabla 2 Procesos para la configuración telefónica ... 11 Tabla 3 Proceso para la configuración de voz y datos ... 13 Tabla 4 Proceso para renovación de equipos ... 14 Tabla 5 Proceso para la gestión de garantías ... 16 Tabla 6 Proceso de mantenimiento de equipos... 19 Tabla 7 Procesos para dar de baja a un equipo o recursos tecnológicos ... 20 Tabla 8 Procesos para reemplazo temporal de equipos ... 23 Tabla 9 Proceso para la asignación de recursos tecnológicos ... 25 Tabla 10 Procesos para configurar nuevos equipos ... 27 Tabla 11 Proceso para soporte técnico ... 29 Tabla 12 Proceso para reporte de incidentes ... 30 Tabla 13 Proceso para almacenamiento de información ... 32 Tabla 14 Proceso para el manejo de información sensible ... 34 Tabla 15 Procesos para copias de seguridad ... 35 Tabla 16 Proceso para la creación de nuevos usuarios y perfiles de usuarios 38 Tabla 17 Proceso para cambio y recuperación de contraseña ... 40 Tabla 18 Procesos para configuración de cuentas de correo electrónico ... 41 Tabla 19 Proceso para configuración de cuentas del sistema de Axis ... 42 Tabla 20 Procesos para la creación o actualización de políticas de seguridad 45 Tabla 21 Procesos para la capacitación de usuarios... 47 Tabla 22 Proceso para entrega de recursos tecnológicos móviles del departamento de operaciones ... 49
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1 Organigrama de la CTE UCT2 ... 9 Figura 2 Configuración de dispositivos de red ... 11 Figura 3 Configuración de dispositivos de voz ... 12 Figura 4 Configuración de voz y datos ... 14 Figura 5 Actualización de equipos... 16 Figura 6 Gestión de garantías ... 18 Figura 7 Mantenimiento de equipos ... 20 Figura 8 Dar de Baja a equipos y recursos tecnológicos ... 22 Figura 9 Reemplazo temporal de equipos ... 24 Figura 10 Asignación de recursos tecnológicos ... 26 Figura 11 Ingreso de nuevos equipos ... 28 Figura 12 Soporte Técnico ... 30 Figura 13 Reporte de incidentes ... 31 Figura 14 Almacenamiento de Información ... 33 Figura 15 Proceso de almacenamiento de información ... 33 Figura 16 Manejo de información sensible ... 35 Figura 17 Proceso de copias de seguridad ... 37 Figura 18 Proceso para creación de usuarios y perfiles de usuarios ... 39 Figura 19 Proceso para cambio o recuperación de contraseña ... 40 Figura 20 Proceso para crear cuentas de correo electrónico ... 42 Figura 21 Proceso para crear cuentas en el sistema de axis ... 44 Figura 22 Proceso para validación de políticas de seguridad ... 46 Figura 23 Proceso para la capacitación de usuarios ... 48 Figura 24 Proceso para entrega de recursos tecnológicos móviles del departamento de operaciones ... 50
INTRODUCCIÓN
El presente documento contiene los procedimientos de la gestión de informática de la Comisión de Transito del Ecuador UCT2 del cantón Santo Domingo, a cargo del departamento de tecnología; el cual ha sido elaborado con el propósito de contar con un instrumento actualizado, que facilite la orientación tanto al personal administrativo como operativo, sobre los procesos o pasos a seguir para el acceso a los servicios informáticos, así como para la planificación, administración e innovación de recursos informáticos.
Este manual facilita la identificación de los elementos básicos de los procesos; especifica los procedimientos que lo integran, los insumos; los clientes o usuarios de los servicios o productos; los responsables del proceso; la normatividad, así como los indicadores de éxito que determinan si el resultado de la dependencia está o no cumpliendo con los estándares de calidad especificados.
El Manual de Procesos de Departamento de Tecnología, será de gran utilidad ya que permitirá:
Estandarizar los criterios de operación. Evitar duplicación de funciones.
Asegurar la continuidad y coherencia en los procedimientos.
Servir como medio de capacitación para el personal de nuevo ingreso. Este Manual de Procesos y Procedimientos quedara bajo la custodia del Departamento de Tecnología, de la misma manera las revisiones y actualizaciones de dicho manual se realizaran anualmente.
OBJETIVOS DEL MANUAL
El Manual de Procesos es su calidad de instrumento administrativo, tiene los siguientes objetivos:
Describir los procesos sustantivos de las dependencias especificando los procedimientos que lo conforman.
Extractar de forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones que se desarrollan en los procesos y los diferentes procedimientos que lo integran.
Delimitar las responsabilidades operativas para la ejecución, control y evaluación del proceso.
Establecer las políticas y lineamientos generales que deberán observarse en el desarrollo de los procesos.
Apoyar en la inducción, adiestramiento y capacitación del personal responsable de los procesos de la institución.
ALCANCE
Este documento es de aplicación exclusiva para el Proceso de Tecnologías de Información de la Comisión de Transito del Ecuador UCT2 del Cantón Santo Domingo y por ningún motivo podrá proporcionarse a personal ajeno a esta institución, su difusión y reproducción es responsabilidad del Departamento de Tecnología.
Es obligatoria su observación para todo el personal de la entidad que interviene en las actividades que este procedimiento establecido. Todas las actualizaciones deberán ser efectuadas a través del Departamento de Tecnología.
A continuación detallaremos los procedimientos informáticos a realizar para el correcto funcionamiento de la Comisión de Transito del Ecuador:
PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA
Misión Institucional
Dirigir y controlar la actividad operativa de los servicios de transporte terrestre, tránsito y seguridad vial, en la red vial estatal y sus troncales nacionales y demás circunscripciones territoriales que le fueren delegadas por los Gobiernos Autónomos Descentralizados, con sujeción a las regulaciones emanadas por la ANT, la investigación de accidentes de tránsito y la formación del Cuerpo de Vigilantes y de Agentes Civiles de Tránsito.
Visión Institucional
Ser líder del control operativo técnico del tránsito en la red vial estatal, la formación de agentes y la investigación eficaz de los accidentes, procurando la disminución de la accidentabilidad, la fluidez y la seguridad del tránsito en las vías de la red estatal y sus troncales nacionales, con la activa participación de personal especializado.
Valores Institucionales
Responsabilidad: Cumplir con el deber.
Excelencia: Rendimiento sobresaliente y liderazgo de gestión.
Eficiencia: Lograr la máxima productividad con los recursos que se disponen.
Innovación: Aplicar la tecnología de punta en los procesos.
Transparencia: Mantener a disposición de la ciudadanía todos los actos inherentes a la gestión.
ORGANIGRAMA LABORAL DE LA COMISIÓN DE TRÁNSITO DEL ECUADOR UCT2 DEL CANTÓN SANTO DOMINGO
Figura 1 Organigrama de la CTE UCT2
Fuente: Guillin, A. (2018). Grafica del organigrama de la Comisión de Transito UCT2. Santo Domingo, Ecuador.
PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS INFORMÁTICOS
Configuración de dispositivos de red
Objetivo: Configurar los diferentes dispositivos de red de la Comisión de Transito de Ecuador.
Alcance: Departamento de Tecnología, Dirección Provincial.
Tabla 1 Configuración de dispositivos de red
Nº Actividades Responsable
1 Solicitar requerimiento por escrito para la instalación de dispositivos de red.
Usuario
2 Recepta solicitud para instalación de nuevos dispositivos de red.
Departamento de Tecnología.
3 Realiza requerimiento a la Dirección Provincial, para adquisición de materiales según especificaciones indicadas por el departamento de Tecnología.
Departamento de Tecnología.
4 Realiza petición a la Planta Central bodega Guayaquil, para el envió de materiales
Dirección Provincial
5 Emisión de materiales solicitados para instalación de dispositivo de red.
Planta central bodega Guayaquil.
6 Configuración e instalación de dispositivo de red.
Departamento de Tecnología.
7 Capacitación a usuarios sobre la utilización de dispositivo de red y/o acceso a la red inalámbrica.
Departamento de Tecnología
8 Firma de Ficha de servicio brindado por el Departamento de Tecnología.
Usuario.
Fuente: Guillin, A. (2018). Tabla donde el proceso de Configuración de un dispositivo de red. Santo Domingo, Ecuador.
Figura 2 Configuración de dispositivos de red
Fuente: Guillin, A. (2018). Gráfico del proceso deConfiguración de un dispositivo de red. Santo Domingo, Ecuador.
Procesos para la configuración telefónica
Objetivo: Instalación de una red de telefonía para mantener una comunicación eficaz por voz.
Alcance: Departamento de Tecnología, Dirección Provincial, Jefatura de tránsito.
Tabla 2 Procesos para la configuración telefónica
Nº DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 Emite Solicitud autorizada por el jefe del área para instalación de nueva central telefónica.
Usuario.
2 Recepta la solicitud para la instalación de nueva central telefónica
3 Realiza requerimiento a la Dirección Provincia para adquisición de materiales según especificaciones indicadas por el departamento de Tecnología.
Departamento de Tecnología.
4 Emite autorización a la Planta Central Bodega Guayaquil para la adquisición de los materiales solicitados.
Dirección Provincial.
5 Envió de materiales o recursos tecnológicos solicitados para instalación de central telefónica.
Planta Central Bodega Guayaquil.
6 Instalación y Configuración de restricciones de la línea y/o extensión telefónica.
Departamento de Tecnología.
7 Firma de Ficha de servicio brindado por el Departamento de tecnología.
Usuario.
Fuente: Guillin, A. (2018). Tabla donde consta el proceso para la configuración de una línea telefónica. Santo Domingo, Ecuador.
Figura 3 Configuración de dispositivos de voz
Fuente: Guillin, A. (2018). Gráfico del proceso deConfiguración de un dispositivo de red. Santo Domingo, Ecuador.
Proceso para la configuración de voz y datos
Objetivo: Instalación o modificación de estructuras de red para voz y datos.
Alcance: Departamento de Tecnología, Departamentos Administrativos y Operativos de la CTE.
Tabla 3 Proceso para la configuración de voz y datos
Nº Actividades Responsable
1 Emite Solicitud autorizada por el jefe del área para instalación de Red de voz y datos previa autorización del jefe de área.
Usuario del Sindicato de Choferes Profesionales de Santo Domingo.
2 En caso de no existir materiales se realiza el requerimiento a la Dirección Provincial caso contrario se informa de negación.
Departamento de Tecnología.
3 Emitir autorización para solicitud de equipos o recursos tecnológicos a planta central
Dirección Provincial.
4 Envió de equipos o recursos tecnológicos Planta central bodega Guayaquil
5 Recepción de materiales o recursos tecnológicos
Departamento de Tecnología.
6 Instalación de cableado independiente por punto
Departamento de Tecnología.
7 Configuración de conectividad de acceso a la red
Departamento de Tecnología.
8 Entrega de instalación de red a encargado del área y/o usuario correspondiente.
Departamento de Tecnología.
9 Firma de Ficha de servicio brindado Usuario.
Fuente: Guillin, A. (2018).Tabla donde consta el proceso para la configuración de voz y datos. Santo Domingo, Ecuador.
Figura 4 Configuración de voz y datos
Fuente: Guillin, A. (2018). Gráfico del proceso deConfiguración de red de voz y datos. Santo Domingo, Ecuador.
Procesos para la renovación o adquisición de nuevos equipos
Objetivo: Renovación de equipos para los diferentes departamentos o áreas de la empresa.
Alcance: Departamento de Tecnología, Departamentos Administrativos y Operativos de la CTE.
Tabla 4 Proceso para renovación de equipos
Nº Actividades Responsable
1 Solicitar por escrito renovación o adquisición de nuevo equipo con las especificaciones oportunas.
2 Recepta la solicitud para renovación o adquisición de equipo
Departamento de Tecnología.
3 Realiza requerimiento a la Dirección Provincial para renovación o adquisición de nuevo equipo.
Departamento de Tecnología.
4 Solicitar presupuesto para adquisición de nuevo equipo
Dirección Provincial.
5 Envió de equipo o recurso tecnológico
Planta Central Bodega Guayaquil
6 Recepción de equipos para previa instalación y configuración del mismo.
Departamento de Tecnología.
7 Entrega de equipo al usuario correspondiente.
Departamento de Tecnología
8 Firma de acta de entrega y recepción de equipo. Fin del Proceso
Usuario.
Fuente: Guillin, A. (2018). Tabla donde consta el proceso para la renovación de equipos y recursos tecnológicos. Santo Domingo, Ecuador.
Figura 5 Actualización de equipos
Fuente: Guillin, A. (2018). Gráfico del proceso para la actualización de equipos. Santo Domingo, Ecuador.
Proceso para la Gestión de Garantías
Objetivo: Crear los procedimientos entre el proveedor y la institución para el reclamo de garantías y/o reparaciones de dispositivos de tecnología.
Alcance: Departamento de Tecnología, Planta central de la CTE.
Tabla 5 Proceso para la gestión de garantías
Nº Actividades Responsable
1 Recibe solicitud de revisión por desperfecto de algún dispositivo o equipo (Ficha reporte de fallas).
Encargado del departamento de Tecnología.
2 Revisión el dispositivo o equipo para verificar defecto.
Encargado del departamento de Tecnología.
3 Recepción de equipo para reparación
Planta Central Bodega Guayaquil
4 Envío de equipo y/o dispositivo reparado con especificaciones correspondientes.
Planta Central Bodega Guayaquil
5 Recibe equipo o dispositivo reparado para su revisión.
Encargado del departamento de Tecnología.
6 Envió de equipo previamente
revisado a usuario
correspondiente. Fin del Proceso.
Encargado del departamento de Tecnología.
Fuente: Guillin, A. (2018).Tabla donde consta el proceso de gestión de garantías de equipos o recursos tecnológicos. Santo Domingo, Ecuador.
Figura 6 Gestión de garantías
Fuente: Guillin, A. (2018). Gráfico del proceso para la gestión de garantías de los equipos y recursos tecnológicos. Santo Domingo, Ecuador.
Procesos para Mantenimiento de equipos
Objetivo: Prevenir problemas en los equipos causados por la acumulación de suciedad y factores ambientales.
Alcance: Departamento de Tecnología, Departamentos Administrativos y Operativos de la CTE.
Tabla 6 Proceso de mantenimiento de equipos
Nº Actividades Responsable
1 Planificar mantenimiento de tipo preventivo para realizar durante el año.
Departamento de Tecnología.
2 Notifica a los usuarios de la planificación de los mantenimientos
Departamento de Tecnología.
3 Realiza mantenimiento preventivo y/o correctivo si es el caso según planificación.
Departamento de Tecnología.
4 En caso de existir desperfecto se solicita a la Dirección Provincial el repuesto respectivo.
Departamento de Tecnología.
5 Autorización para solicitud de repuestos.
Dirección Provincial.
6 Envió de repuesto Planta Central Bodega Guayaquil 7 Firma de ficha de mantenimiento
preventivo y correctivo realizado. Fin del Proceso
Usuario.
Fuente: Guillin, A. (2018).Tabla donde consta el proceso para el mantenimiento de equipos y recursos tecnológicos. Santo Domingo, Ecuador.
Figura 7 Mantenimiento de equipos
Fuente: Guillin, A. (2018). Gráfico del proceso para el mantenimiento de equipos y recursos tecnológicos. Santo Domingo, Ecuador.
Procesos para dar de baja a equipos y recursos tecnológicos
Objetivo: Dar de baja a los equipos y recursos tecnológicos de la Comisión de Transito del Ecuador UCT2 del cantón de Santo Domingo.
Alcance: Departamento de Tecnología, Departamentos Administrativos y Operativos de la CTE.
Tabla 7 Procesos para dar de baja a un equipo o recursos tecnológicos
Nº Actividades Responsable
1 Si se recibe solicitud de revisión por desperfecto o problemas con el equipo por parte del usuario o por visualización del personal del departamento de tecnología, se
procede a verificar el estado del equipo o recurso informático 2 Si el problema persiste se debe
verificar reportes de soporte técnico del equipo y vida útil del mismo. Caso contrario el proceso continuará en el literal 5.
Departamento de Tecnología.
3 Dar de baja al equipo y actualizar inventario tecnológico.
Departamento de Tecnología. 4 El técnico del departamento de
tecnología, procede a realizar el préstamo temporal o nueva asignación de equipo a usuario
Departamento de Tecnología.
5 Recepción de equipo al usuario correspondiente.
Usuario. 6 Firma de Acta de entrega y
recepción de equipo si no se pose. Fin del proceso.
Usuario.
Fuente: Guillin, A. (2018).Tabla donde consta el proceso para dar de baja a un equipo o recurso tecnológico. Santo Domingo, Ecuador.
Figura 8 Dar de Baja a equipos y recursos tecnológicos
Fuente: Guillin, A. (2018). Gráfico del proceso para dar de baja a un equipo o recurso tecnológico. Santo Domingo, Ecuador.
Procesos para reemplazo temporal de equipos
Objetivo: Reemplazar de manera temporal equipos o recursos informáticos, mientras se repara el equipo original o asigna nuevos equipos para los funcionarios sigan con sus actividades diarias.
Alcance: Departamento de Tecnología, Departamentos Administrativos y Operativos de la CTE.
Tabla 8 Procesos para reemplazo temporal de equipos
Nº Actividades Responsable
1 Comunicar acerca del desperfecto del equipo o recurso informático
Usuario.
2 Recepción y revisión de equipo o recursos tecnológicos.
Departamento de Tecnología.
3 Si la reparación o asignación de nuevo equipo es prolongado y se cuenta con un equipo o recurso tecnológico temporal se lo asignará en reemplazo del original. Caso contrario el proceso continuará en el literal 5.
Departamento de Tecnología.
4 Instalación de programas y sistemas necesarios y/o copias de los respaldos para continuar con el trabajo.
Departamento de Tecnología.
5 Recepción de equipo al usuario correspondiente.
Usuario.
6 Firma de Acta de entrega y recepción de equipo temporal. Fin del proceso.
Usuario.
Fuente: Guillin, A. (2018).Tabla donde consta el proceso para un reemplazo temporal de equipos o recursos tecnológicos. Santo Domingo, Ecuador.
Fuente: Guillin, A. (2018). Gráfico del proceso para el reemplazo temporal de equipos para los usuarios. Santo Domingo, Ecuador.
Procesos para la asignación de recursos tecnológicos
Objetivo: Asignación de equipos o recursos tecnológicos a los usuarios de los diferentes departamentos de la institución.
Alcance: Departamento de Tecnología, Departamentos Administrativos y Operativos de la CTE.
Tabla 9 Proceso para la asignación de recursos tecnológicos
Nº Actividades Responsable
1 Si un usuario requiere la asignación de un equipo debe realizar solicitud Dirección Provincial o Jefatura de Transito para su trámite correspondiente.
Usuario.
2 Si el funcionario es nuevo o posee nuevo cargo se realiza solicitud de asignación de equipo a usuario indicando el departamento o área de trabajo, cargo y datos del mismo.
Dirección Provincial o Jefatura de Transito.
3 Revisa y aprueba la solicitud de asignación de equipos al funcionario nuevo.
Departamento de Tecnología.
4 Si la solicitud fue emitida por la Dirección Provincial o Jefatura de Transito, Aprobada por el Departamento de Tecnología y existe el equipo o recurso tecnológico en stock se aprueba el trámite. Caso contrario se informa a la Dirección Provincial o Jefatura de Transito.
Departamento de Tecnología.
5 Realiza la configuración del equipo y creación de usuarios y perfiles según las políticas de seguridad y manual de procesos de la institución.
6 Entrega de equipo y Acta de Entrega y recepción.
Departamento de Tecnología.
7 Recepción de equipo y firma de Acta de entrega y recepción. Fin del proceso.
Usuario.
Fuente: Guillin, A. (2018).Tabla donde consta el proceso para asignación de equipos o recursos tecnológicos. Santo Domingo, Ecuador.
Figura 10 Asignación de recursos tecnológicos
Fuente: Guillin, A. (2018). Gráfico del proceso de asignación de equipos y recursos tecnológicos. Santo Domingo, Ecuador.
Procesos para la configuración de nuevos equipos
Objetivo: Preparar equipo nuevo con la configuración y especificaciones de red de la empresa.
Alcance: Departamento de Tecnología, Departamentos Administrativos y Operativos de la CTE.
Tabla 10 Procesos para configurar nuevos equipos
Nº Actividades Responsable
1 Formatear equipo en dos particiones e instalar Sistema Operativo.
Departamento de Tecnología.