Falta de documentos soportes en el Proyecto denominado “Programa de Transporte Departamento de Estelí”

Condicion

Durante el transcurso de nuestra auditoria, encontramos Comprobantes Únicos Contables (CUC) que no presentan documentación soporte que evidencien los desembolsos realizados para el Proyecto denominado “Programa de Transporte Departamento de Estelí” hasta por la suma de C$ 18,345,560.23,así:

a) Desembolsos registrados en los CUC Nos. 2895 (18-05-05), 7643 (31-12-05), 6363 (15- 11-05), 4893 (19-08-05) y 5880 (12-10-05) en concepto de “Legalización del Proyecto de Transporte Región I Estelí”, por la suma de C$ 8,142,190.43, no presentan documentación soporte que permita justificar el desembolso ejecutado, únicamente carta original del Ingeniero Christian Bugge Hansen, Asesor Principal PAST-DANIDA, en la que informa el Avance Físico de los Proyectos Regionales ejecutados y no el Avance Financiero del mismos que permita establecer la relación con los desembolsos efectuados.

b) Pago registrado a CORASCO mediante CUC No. 7495 (16-12-05), que suma C$441,835.80, los cuales presentan fotocopia de contrato, sin factura ni recibo de la empresa CORASCO.

c) Registro de pagos efectuados en los CUC Nos. 6764 (29-11-05) y 6885 (02-12-05), los cuales presentan como concepto Reembolso por pagos efectuados en el Programa de Ayuda al Sector Transporte Fase II por la cantidad de C$5,389,258.80 y Reembolso Mejoramiento Carretera Río Blanco-Puerto Cabezas por la firma Constructora OBRINSA por C$ 4,372,275.20, los que totalizan C$ 9,761,534.00, los cuales presentan fotocopia de carta de transferencia y en el caso específico del CUC No. 6764 (20-11-05) fotocopia de carta de la Sra. Laila Krytz, Asesora Principal; en ninguno de los casos se observaron documentos soportes de los reembolsos realizados.

Criterio

El Articulo 13 de las Normas y Procedimientos de Ejecución y Control Presupuestario para el año 2006, establece que es responsabilidad directa de cada Ministerio de Estado o Ente Descentralizado presupuestado, a través de las Direcciones Administrativas Financieras, la aprobación de los Comprobantes Únicos Contables (CUC), así como de su conservación y

resguardo en archivo secuencial, con todos los documentos de respaldo de las transacciones efectuadas conforme a los procedimientos establecidos y a las disposiciones del Decreto No. 625,

“Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y sus Reformas”.

Las Normas Técnicas de Control Interno, Normas Específicas, Documentación de Respaldo, establecen: “La estructura de control interno y todas las operaciones financieras o administrativas deben tener la suficiente documentación que la respalde y justifique y estar disponible para su verificación y control. La documentación debe ser en original y a nombre de la entidad u organismo”

Las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público, Normas Específicas, Archivo de la documentación de respaldo establece: “La documentación que respalda las operaciones, especialmente los comprobantes de contabilidad y sus soportes, serán archivados siguiendo un orden lógico y de fácil acceso y deberán conservarse durante el tiempo que determine la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República. La aplicación de procedimientos adecuados para el manejo de los archivos permite la ubicación rápida de la documentación. Para tal fin se adoptarán medidas que permitan salvaguardar y protegerla contra incendios, robo o cualquier otro riesgo”.

Causa

En el caso específico de la falta de documentación de respaldo de las transacciones del Programa de Transporte Departamento de Estelí” y “Proyecto Estudio de Factibilidad y Diseño para la Pavimentación de Carretera Nueva Guinea – Bluefields”, se debe a la falta de estructura organizativa responsable del resguardo de la documentación; de conformidad a correspondencia del 23 de Febrero de 2007, la Lic. Nelda Hernández Mercado, Directora, nos manifestó que en el año 2005 no existía una Unidad Ejecutora, y que a través de las direcciones como Planificación, Vialidad, Legal y Acuático se elaboraban las solicitudes de desembolsos con sus correspondientes soportes en original y copia; los que son remitidos a la División General Administrativa Financiera para su correspondiente registro y solicitud ante la Tesorería General de la República.

Efecto

No confiabilidad en los registrados de las transacciones que respaldan las operaciones realizadas, teniendo un efecto significativo en las cifras presentadas en el Estado de Ejecución Presupuestaria, lo que puede derivar un posible daño económico al MTI.

Comentarios de la Administración

La Lic. Nelda Hernández, Directora Unidad de Gestión (UGP) MTI-PAST DANIDA, mediante correspondencia del 23 de Febrero de 2007, nos manifestó lo siguiente: “En marzo del 2005 mediante Acuerdo Ministerial fue oficialmente creada no como Unidad Ejecutora la UGP con la filosofía de o crear una isla dentro del MTI…la que sirve de enlace con el resto de áreas del MTI para obtener la No Objeción de los diferentes Términos de Referencia y es el vínculo entre el MTI y la Embajada actuando además como Secretaria del Comité de Dirección. Por lo tanto, es a través de la direcciones como Planificación, Vialidad, Legal, Acuático que se elaboran las solicitudes de desembolsos con sus correspondientes soportes en original y copia como son: Términos de Referencia, Actas de Apertura y Evaluación de Ofertas, carta de adjudicación, ofertas técnicas y económicas, análisis de ofertas, garantías, contratos certificados y acuerdos suplementarios si fuese ese el caso, etc., los que son remitidos por la UGP a la División General Administrativa Financiera para su correspondiente registro y solicitud ante la Tesorería General de la República del Ministerio de Hacienda y Crédito Público (MHyCP) a través del SIGFA y demás áreas dando cumplimiento a todos los procedimientos administrativos financieros establecidos en la institución”.

El Lic. José Ernesto Téllez, Director General de Planificación, mediante correspondencia del 20 de Febrero del 2007, nos manifestó lo siguiente: “Dado que esta División no tiene facultades administrativas financieras, para este caso la documentación soporte se encuentra en la División Administrativa Financiera (División de Personal y la Administración). Hemos solicitado mediante correspondencia JETC/DGP/148/15-02-07 de fecha 15 de febrero de los corrientes, a la División General Administrativa Financiera el pronunciamiento que corresponda y la presentación ante sus instancias”. Así mismo, por cada uno de los puntos señalados nos manifestó que la documentación original fue remitida a la Unidad de Gestión del PAST-DANIDA para que se realizara la gestión de pago ante la División General Administrativa Financiera.

El Lic. Luís Alanis Downing, Director General Administrativo Financiero (MTI), en Acta de Discusión de fecha 29 de marzo del 2007, nos manifestó lo siguiente: “Según Convenio de Donación la Unidad Gestora será la responsable del resguardo de la documentación soporte. Como evidencia se observan las firmas en los CUC de las personas que participan en el proceso de autorización de desembolso; y por lo tanto, la Dirección General Administrativa Financiera, no presenta la documentación, en vista que no era quien ejecutaba los fondos externos. Los recursos externos son manejados por la Unidad Ejecutora de cada Proyecto. El Arto. 4 del Convenio suscrito entre el Gobierno de la República de Nicaragua y el Reino de Dinamarca, firmado el 10 de enero del 2005 establece que se constituirá una gerencia al inicio del PAST y en el Arto. 15 se establece que la contabilidad del proyecto se llevará de forma separada de acuerdo a las normas de contabilidad generalmente aceptadas”.

Comentarios del Auditor

De conformidad a lo manifestado por los funcionarios responsables de la Unidad Gestora PAST – DANIDA, División General de Planificación y la Dirección General Administrativa Financiera observamos que las unidades administrativas que participaron en el proceso de autorización de

los desembolsos del “Programa de Transporte Departamento de Estelí” no asumen su responsabilidad en el archivo, custodia y resguardo de la documentación soporte limitando de forma significativa la revisión y análisis de la operaciones ejecutadas en el año 2005.

Recomendaciones

Recomendamos una Auditoría Especial al “Programa de Transporte Departamento de Estelí” (PAST DANIDA), ya que la totalidad de documentación administrativa financiera debe ser debidamente archivada con orden lógico y secuencial, conservadas bajo condiciones apropiadas que le permitan protección y salvaguarda ante daños ambientales, incendios, robos y cualquier otro riesgo; así como de fácil acceso para el personal de auditoria y consultas administrativas. Se debe considerar que los documentos de respaldo justifican e identifican la naturaleza, finalidad y resultados de la operación y contienen los datos suficientes para su análisis.

2. Ausencia de Documentos Soporte del “Estudio de Factibilidad y Diseño para la