Documentos y registros fundamentales del sistema

La aplicación del sistema de costos por órdenes de producción, requiere de varios documentos, entre los cuales se encuentran:

a. Orden de producción

De acuerdo a Jiménez (2016) una orden de producción es:

Un documento codificado con que el departamento de producción, comienza a realizar el trabajo asignado, lleva un número progresivo con las indicaciones y las especificaciones de la clase de trabajo que va a desarrollarse, y por cada orden de producción se abrirá registros en la llamada hoja de costos, que resumirá los tres elementos del costo de producción referentes a las unidades fabricadas en una orden dada (pág. 120).

La orden de producción se define como una especie de formulario utilizado en el sistema de costeo por órdenes de producción por medio del cual la empresa registra un pedido, Torres (2018) aseguró que “su estructura consta de información básica del cliente y particularmente de las especificaciones del producto solicitado, a nivel de producción implica el punto de partida de la fabricación de un producto o servicio” (pág. 108).

Es considerado como el inicio o la base para autorizar al departamento de producción la elaboración de una orden de producción; la que se envía a la planta o fábrica, con características propias de cada orden; por ejemplo: nombre y más datos del cliente, cantidad, etc.

b. Información que contiene una orden de producción

Acorde a Cerezo (2017) las órdenes de producción son los componentes esenciales de la funcionalidad de fabricación del sistema, contienen la información siguiente:

 Productos planificados para fabricación

 Materiales necesarios para las órdenes de producción planificadas

 Productos que se acaban de fabricar

 Materiales que ya se han seleccionado

 Productos que se han fabricado en el pasado

 Materiales que se utilizaron en operaciones de fabricación anteriores

 Formato de orden de producción (pág. 22).

Jiménez (2016) “la tarjeta de tiempo solo se usa para obreros directos, esto se debe a que la mano de obra indirecta es común a todos los trabajos, estos costos pertenecen a costos indirectos y se adjudican utilizando la tasa predeterminada de costo indirecto” (pág. 150).

Cuando un empleado labora en un trabajo específico, llena una tarjeta de tiempo que identifica con su nombre, tasa salarial, horas trabajadas y numero de orden de producción. Estas tarjetas se colectan diariamente y se transfieren al departamento de contabilidad de costos, donde se usa la información para asentar el costo de mano de obra directa a los trabajos individuales.

c. Hoja de costos

Según Guerra y Tirado (2017) trata de un formulario que permite la acumulación de los costos incurridos por cada orden de producción o de trabajo:

Es decir, resume separadamente los materiales utilizados, así como el número de horas a tiempo empleado en la elaboración por cada orden de trabajo específico, con la finalidad de establecer con mayor exactitud posible los costos utilizados, en síntesis, permite resumir los valores correspondientes a los tres elementos básicos del costo con el propósito de calcular el costo del lote y el costo unitario (2017, pág. 78).

Tabla 5: Hoja de costos. HOJA DE COSTOS

Hoja de Costo Nº 7 Fecha de comienzo: Día 19

Orden de producción Nº 7. Fecha prevista de terminación: Día 25 Clase de producto: Artículo X Fecha efectiva de terminación: Día 30 Unidades encargadas: 580 Unidades terminadas. 558

Fechas Concepto Costo unitario Materiales Mano de obra 19/08/2018 49 Kg Material A 49 Kg Material B 19/08/2018 Trabajo taller mezcla y cocción Totales: Resumen: Materiales: ……….. Mano de obra……….. Costos indirectos………. Costos de producción……… Unidades producción……… Costo unitario de producción………

Fuente: (Fontana, 2018)

Se define como aquel documento, en el que generalmente emite el jefe de producción, solicitando y autorizando para que el departamento de producción inicie la elaboración del producto.

d. Hoja de control de calidad

Las hojas de control o también llamadas hojas de registro o recogida de datos son formas estructuradas que facilitan la recopilación de información, previamente diseñadas con base en las necesidades y características de los datos que se requieren para medir y evaluar uno o varios procesos, presenta un formato pre-impreso en el cual aparecen los ítems que se van a registrar, de tal manera que los datos puedan recogerse fácil y concisamente (Gutierrez, 2016, pág. 28).

Acorde a Puentes (2015) “las hojas de recogida de datos son impresos que se utilizan para reunir

datos que, en general, se anotan de forma tabular o en columnas; por lo general se necesita de un proceso adicional, una vez recogidos los datos, utilizando una herramienta de análisis” (pág. 134).

Cuando en un proceso se realizan controles de calidad, los datos extraídos son volcados a una tabla, este documento se denomina hoja de control de calidad, sirve para verificar si los productos terminados o semiterminados cumplen con la calidad especificada.

Tabla 6: Hoja de control de calidad.

Hoja de control de calidad Hoja de control Nº Producto a controlar:

Fecha Sector de donde proviene la muestra Medida

especificada

Medición Medición 1 Medición 2 Operarios Instrumento Utilizado (Firma ) Jefe departamento (Firma ) Jefe de planta (Firma ) Responsable del sector

Proveniente

Fuente: (Fontana, 2018).

Usos y aplicaciones de la hoja de control de calidad

Cibeles (2017) la hoja de recogida de datos se construye en función de los objetivos y de la finalidad, que pueden ser muy diversos de una situación a otra:

 Problemas relacionados con la seguridad

 Tipo y número de defectos.

 Cantidad de producto fuera de las especificaciones.

 Respecto de una secuencia de operaciones.

 Valoración completa o en detalle de un problema.

 Grado de influencia sobre un problema de aspectos tales como el turno, los materiales, las maquinas, etc. (pág. 77).

Tarjeta de Reloj:

Pabón (2015) argumentó que la tarjeta de reloj:

Es de gran utilidad para controlar la hora de entrada y salida de los trabajadores, es utilizada principalmente por gran parte del personal de producción, contiene por lo general información semanal, quincenal o mensual; y en algunas empresas se encuentra sistematizada como banda magnética (pág. 125).

Tabla 7: Tarjeta de reloj.

TARJETA DE RELOJ

Nombre: Semana: 32 Código Básico diario

DÍA HORA DE ENTRADA HORA DE SALIDA

Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado

Observación: Martes 1.5. H.E.D. Miércoles cita de saluda, EPS

Fuente: (Sanabria, 2015).