Cuando la institución obtenga bienes inmuebles en calidad de donación por personas individuales o jurídicas, se procederá de la siguiente manera:
2. El Consejo Directivo, procederá a emitir una resolución de aceptación de la donación, misma que será trasladada a la Asesoría Jurídica, mediante una notificación, para que verifique datos en el Registro de la Propiedad y realice los trámites que en derecho competen y suscribirán las actas notariales pertinentes para los traslados respectivos y la legalización de la propiedad.
3. La Asesoría Jurídica remite a la Coordinación Financiera, toda la documentación relacionada a la donación.
4. La Coordinación Financiera, procederá a informar al encargado de inventarios, trasladando toda la información relacionada a la donación. 5. El encargado de Inventarios procederá a realizar el Acta de Ingreso a los
Inventarios y asentar el bien inmueble en el respectivo Libro de Inventarios. Cuando las operaciones que se mencionan en los incisos A y B (donaciones) hayan cumplido los requisitos legales establecidos en las leyes vigentes de inventarios, el encargado de inventarios procederá a efectuar los registros como corresponden, previo a que el encargado de Almacén haya completado el registro en el Formulario 1-H. Con relación al punto C (donaciones de bienes inmuebles) corresponderá a la Asesoría Jurídica.
Flujograma: Ingreso de Bienes a Inventarios (Provenientes de Donación)
PARTICULAR CONSEJO
DIRECTIVO ENCARGADO ALMACEN ENCARGADO INVENTARIO CONTADOR
Recibe acta de donación Recibe documentación de donación Realiza Donación Notifica Acepta o Rechaza Elabora Acta Ingresa los bienes al SICOIN- Emite y Traslada Constancia de Bienes Elabora y Firma formulario 1-H Recibe, Revisa, Firma formulario 1-H Traslada formulario 1-H Rotula en etiqueta, el código de inventario, y lo pega en el bien Fin Elabora registro contable Inicio SI NO
Ingreso por traslados de bienes o fungibles
Una tercera alternativa para el registro de bienes o fungibles en el Libro de Inventarios, es la adquisición de bienes por medio del mecanismo de “traslados”. Los traslados significan que cualquier otra dependencia del sector público, está interesada en ceder la custodia y uso de determinado bien a otra dependencia del sector público.
1. El Encargado de Inventarios recibe de la Dirección de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Publicas, el expediente respectivo de traslado, dentro del cual debe adjuntarse la Resolución de la Dirección de Bienes del Estado, donde AUTORIZA el traslado.
2. Basándose en la Resolución de la Dirección de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Publicas, el Encargado de Inventarios debe elaborar un acta de recepción, efectuar el ingreso al Libro de Inventarios y en el SICOIN y etiqueta los bienes.
Solicitud de traslado de bienes
1. Para que se efectúe el traslado del bien o bienes, debe elaborarse un ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION donde deben participar: encargados de inventarios de ambas instituciones, Jefe Financiero o en su defecto la autoridad competente, quienes se reúnen a petición de una de las autoridades superiores interesadas en el asunto.
2. Una vez elaborada el ACTA DE ENTREGA Y RECEPCION y establecida de común acuerdo, la entidad Donante prepara todo el expediente, el cual consta de certificación del acta, certificación de inventario del bien y solicitud de traslado a la Dirección de Bienes del Estado del Ministerio de Finanzas Publicas.
Flujograma: Ingreso de Bienes a Inventarios (Provenientes de Traslados)
DIRECCION BIENES DEL ESTADO ENCARGADO INVENTARIOS
Elabora expediente y emite Resolución Autorizando Remite notificación a entidades involucradas Elabora acta de recepción Recibe notificación y documentación de traslado Realiza ingreso al Libro de Inventarios y al SICOIN
Etiqueta los bienes
Fin Inicio
Control de Inventarios
El control de inventarios continúa, después que los bienes adquiridos por diferentes razones han sido ingresados en el Libro de Inventarios y en el SICOIN. Refiriéndose fundamentalmente a la asignación de responsabilidades por el uso de los bienes y su registro en las tarjetas individuales de responsabilidad agregando o descargando los bienes.
Normas
1. Toda solicitud de bienes activos o fungibles debe realizarse por medio de la forma FR-SIG-AG-017 Solicitud de Despacho de Almacén General (ver anexo 6) 2. La asignación de bienes activos y fungibles debe quedar registrada en la
tarjeta de responsabilidad habilitada a nombre del empleado o funcionario que tendrá bajo su cargo el uso, custodia y conservación de los bienes (ver anexos 4 y 5)
3. Las tarjetas de responsabilidad deben contener el nombre completo del responsable, Número de Identificación Tributaria (NIT), Departamento o Sección en la que labora, Cargo que desempeña, Renglón de Contratación, la descripción de los bienes que aparecen en el libro de inventarios que corresponda, la firma de recibido de conformidad por parte del adquiriente, y la firma del Encargado de Inventarios.
4. Las personas que presten sus servicios a la –ENCA-, bajo el renglón 029 “Otras remuneraciones de personal temporal”, podrán ser dotados de los enseres y/o equipos para realización de sus actividades y los mismos serán asignados a una tarjeta de responsabilidad, durante el tiempo de contratación.
5. La Coordinación de Recursos Humanos, debe proporcionar de oficio, por medio impreso y digital las actualizaciones del banco de datos de los empleados contratados como “Personal en Cargos Fijos”, renglón 011 “Personal Permanente” renglón 022 “Personal por Contrato”, y renglón 031“Personal por Jornal” y renglón 035 “Personal con Retribuciones a Destajo”, a la Sección de Inventarios para que monitoree a los empleados que soliciten o utilizan los bienes de la institución. Así como las contrataciones bajo el renglón 029 “Otras remuneraciones de personal temporal”.
6. Cuando haya traslado de personal por ascenso y otros motivos, el equipo que éste utilizaba, quedará bajo la responsabilidad del jefe inmediato.
7. Todos los empleados que tengan registrados bienes de la –ENCA- a su cargo, están obligados a velar por el adecuado uso de los mismos, por lo que son responsables de la pérdida, daño o menoscabo que sufran, cuando éste no provenga del deterioro natural de su uso lógico, legítimo o de otra causa justificada.
8. La asignación del equipo y su registro de inventario, será de conformidad a la solicitud correspondiente. Cuando por necesidades institucionales, el mismo deba ser reubicado en área distinta al requerimiento original, se deberá indicar mediante notificación de la Dirección la autorización para la nueva ubicación del mismo.
Procedimiento Asignación de bienes
Una vez los bienes han sido ingresados al Libro de Inventarios, y SICOIN- el Encargado de Inventarios procede a asignar esos bienes a cada uno de los empleados o funcionarios de la –ENCA-, haciendo las anotaciones pertinentes en la Tarjeta de Responsabilidad, así:
1. Los bienes inventariados ingresan nominalmente al Libro de Inventarios y SICOIN-WEB INVENTARIOS, que funcionan como almacén temporal y posteriormente el Encargado de Inventarios se los asignan a un empleado o funcionario responsable para su utilización.
2. El empleado funcionario que esté interesado en el uso de un bien que se encuentre en Almacén, tiene que solicitarlo formalmente con base a la solicitud de despecho de almacén general (ver anexo 6) autorizada por Coordinador y Jefe de Área.
3. El Encargado de Inventarios procesa la solicitud e identifica la existencia del bien solicitado y de ser positiva procede a realizar la anotación de alza correspondiente en la “tarjeta de responsabilidad” del solicitante detallando la cantidad, características y costo en libros, y se le entrega el bien solicitado, quien deberá firmar de recibido.
Procedimiento para la Asignación de Bienes Activos y/o Fungibles a los Empleados
Responsable No.
Paso Actividad
Solicitante 1 Requiere el bien activo y/o fungible por medio de la Solicitud de Despacho de almacén General
Encargado de
Inventarios 2.1 2 Revisa solicitud Si existe el bien, hace entrega al solicitante del despacho de almacén general, con el número de inventario del bien, firmado y sellado.
3 Traslada el despacho al Auxiliar de Inventarios.
Auxiliar de Inventarios 4 Registra la asignación del bien al responsable en el Módulo de Inventarios y en la Tarjeta de Responsabilidad
5 Imprime la tarjeta de responsabilidad que corresponda.
6 Realiza verificación física de lo entregado para que el empleado solicitante recibe a satisfacción. 7 Entrega la Tarjeta de Responsabilidad al empleado,
responsable del bien para que la firme.
Solicitante 8 Firma la Tarjeta de Responsabilidad.
Auxiliar de Inventarios 9 Obtiene fotocopia de la tarjeta de responsabilidad y la entrega al empleado.
10 Archiva la tarjeta original. FIN DEL PROCESO
Flujograma: Para la Asignación de Bienes Activos y/o Fungibles a los Empleados por Adquisiciones
SOLICITANTE ENCARGADO DE INVENTARIOS AUXILIAR DE INVENTARIOS
Inicio Solicita el Bien Revisa Solicitud Existe el Bien Si No Firma y Sella Despacho Devuelve Solicitud Registra Asignación del Bien Imprime Tarjeta de Responsabilidad Verifica Físicamente el bien entregado Tarjeta de Responsabilidad Firma Tarjeta de Responsabilidad Firmada Obtiene Fotocopia Copia de Tarjeta de Responsabilidad Fin Archiva Tarjeta de Responsabilidad
Procedimiento para Asignación de Bienes por Toma de Posesión
Cuando un empleado o funcionario público Ingresen a laborar o prestar sus servicios a la institución, en los renglones 011, 022, 029, 031 y sea necesario proporcionarle bienes para la realización de sus actividades, se procederá de la siguiente manera:
1. La Coordinación de Recursos Humanos, proporcionará copia de la Resolución de contratación al Encargado de Inventarios.
2. Utilizando como base la Resolución de contratación, el Encargado de Inventarios entrega los bienes y elaborar la tarjeta de responsabilidad del empleado.
3. Una vez verificado los bienes asignados, el empleado, firma la tarjeta de responsabilidad correspondiente.
4. El Encargado de Inventarios, trasladará los números de las tarjetas de responsabilidad de bienes y fungibles a la Secretaria de la Coordinación de Recursos Humanos, para que se elabore el acta respectiva de toma de posesión.
5. El Encargado de Inventarios, archivará las tarjetas de responsabilidad.
Flujograma: Para la Asignación de Bienes por Toma de Posesión
RECURSOS HUMANOS ENCARGADO INVENTARIOS EMPLEADO
Inicio Traslada Resolución de Contratación Recibe notificación de Recursos Humanos y entrega bienes al empleado. Efectúan revisión de Tarjeta de Responsabilidad Traslada Números de Tarjeta de Responsabilidad Elaboran Acta de Toma de Posesión Firman Acta Firma Tarjetas
Procedimiento Traslado de bienes
1. El empleado interesado en ceder un bien, elabora una solicitud dirigida al Encargado de Inventarios para que le dé baja de su tarjeta de responsabilidad, mediante la forma Hoja de Traslado de bienes inventariables (ver anexo 2). 2. El Encargado de Inventarios después de recibir la solicitud del interesado,
registra la baja del bien en la tarjeta de responsabilidad de quien entrega y registra el alza en la tarjeta de responsabilidad de la persona que recibe el bien.
3. El traslado de bienes se concluye cuando la persona que entrega el bien y la persona que recibe, firman de nuevo sus respectivas tarjetas de responsabilidad, debiendo el Encargado de Inventario comprobarlo personalmente.
Flujograma: Para la Asignación de Bienes y/o Fungibles por Traslados a los Empleados
EMPLEADO QUE USA EL BIEN
ENCARGADO INVENTARIOS EMPLEADO QUE CEDE EL BIEN Elabora solicitud de traslado correspondiente Revisa solicitud del bien Recibe solicitud de traslado de bien para uso de
otro empleado Efectúa alza en Tarjetas de Responsabilidad Recibe bien solicitado y efectúa baja en Tarjeta de Responsabilidad
Recibe bien solicitado y firma de recibido.
Entrega bien solicitado y firma Tarjeta de
Responsabilidad Inicio
Procedimiento Recepción de bienes por recisión de contrato o renuncia
En casos excepcionales, y solo cuando un empleado o funcionario público dejen de laborar para la institución, sin importar las causas que dieron origen a la rescisión de su contrato o renuncia, en cuanto a los bienes a su uso y custodia, se procederá de la siguiente manera:
1. El Encargado de Inventarios solo podrá recibir bienes por rescisión de contrato o renuncia, cuando reciba por medio de notificación de la Coordinación de Recursos Humanos, copia de la renuncia o Resolución de rescisión de contrato o renuncia.
2. Utilizando como base la Resolución de rescisión de contrato o renuncia, el Encargado de Inventarios, procede a efectuar la baja respectiva en la tarjeta de responsabilidad de la persona indicada.
3. El Encargado de Inventarios, verificará los bienes que se encuentran registrados en la tarjeta de responsabilidad y procederá a firmar la constancia de solvencia.
4. El Encargado de Inventarios, debe proceder a efectuar el alza de tales bienes en la tarjeta de responsabilidad de la persona que temporalmente se le designe para recibir y custodiar los bienes objeto del traslado por rescisión de contrato o renuncia, o en su defecto se le asignarán al Jefe Inmediato. De nuevo los involucrados deben firmar las respectivas tarjetas de responsabilidad, aceptando el traslado.
5. Los bienes descargados al momento de la rescisión o renuncia de los empleados, deben cargarse a quien funja como su Jefe Inmediato o en su defecto se resguardarán en la Sección Inventarios.
6. En el caso de los vehículos deben ser asignados a los Directores y Jefes inmediatos o en su defecto al Encargado del Taller General, si no existiera Encargado de Taller a la oficina de Servicios Generales.
Flujograma: Para la Rescisión de Contrato o Renuncia
EMPLEADO QUE USA EL
BIEN ENCARGADO INVENTARIOS RECURSOS HUMANOS
Traslada Resolución de Rescisión de Contrato o Renuncia Recibe notificación de
Recursos Humanos para recibir bienes del
empleado Efectúan revisión de Tarjeta de Responsabilidad Firma Solvencia Inicio Fin
Procedimiento Cambio de Etapa en Semovientes
1. El Encargado de Ganado Bovino, Rumiantes y Especies Menores, entregará a la Sección de Inventarios oficio en donde se indica las diferentes etapas de crecimiento de los semovientes para que se efectúe el ajuste correspondiente de acuerdo a la clasificación por edad y precio, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles del siguiente mes de haber finalizado el cuatrimestre. Exceptuando el tercer cuatrimestre que deberá ser entregado antes del día 30 de diciembre de cada año.
2. La Sección de Inventarios, recibe y revisa que los datos estén correctos y completos, y procede a elaborar el acta por ajuste en cambio de etapa y modificar los mismos en el módulo de Inventarios del SICOIN.
3. Traslada el acta a la Coordinación de Producción para que el Encargado de Ganado Bovino, Rumiantes y Especies Menores, Coordinador de Producción y Médico Veterinario, procedan a firmar y sellar la misma.
4. El Encargado de Inventario procede a realizar el (los) registros en el Libro de Inventarios respectivo y en los registros electrónicos.
5. El Encargado de Inventarios emitirá una solicitud con visto bueno del Coordinador Financiero, dirigida al Contador, para que se realice el ajuste de cambio de etapa correspondiente.
6. El Encargado de Inventarios procede a modificar en la tarjeta de responsabilidad del Encargado del Área de Bovinos, Rumiantes y Especies Menores, la etapa del semoviente.
Procedimiento Cambio de Etapa en Semovientes Responsable No.
Paso Actividad
Encargado de Área 1 Entrega oficio donde se indica las diferentes etapas de crecimiento de los semovientes al Encargado de Inventarios.
Encargado de
Inventarios 2 Recibe y revisa que los datos estén correctos y completos. 3 Elabora el acta por ajuste en el cambio de etapa
correspondiente
4 Modifica los datos en el –SICOIN-, en el módulo de Inventarios
5 Traslada copia del acta al Encargado de Área, Coordinador de Producción, y Médico Veterinario, para las respectivas firmas
6 Asienta el registro en el “Libro de Inventarios de Activos Fijos”
7 Emite solicitud con visto bueno del Coordinador Financiero, dirigida al Contador General para el ajuste de nacimientos correspondiente.
Flujograma: Cambio de Etapa en Semovientes
ENCARGADOS DE ÁREAS ENCARGADO DE INVENTARIOS
Trasladan oficio Revisa que los datos estén correctos y
completos Elabora el acta por
cambio de Etapa Asienta el registro en el “Libro de Inventarios” Modifica los semovientes en SICOIN Modifica Etapas en Tarjeta de Responsabilidad Emite solicitud de Ajuste Contable Inicio Fin Traslada acta para firmas e identificación
Traslada tarjetas para firma
Toma Física de Inventarios
Consiste en realizar visitas no programables para las diferentes áreas, con el fin de determinar la existencia física y el uso adecuado de los bienes.
Normas
1. La Sección de Inventarios, debe realizar visitas a las diferentes áreas con el objeto de practicar revisión del inventario físico de los bienes activos y fungibles propiedad de la –ENCA-, para determinar la veracidad de su existencia y el estado en que se encuentra.
2. La verificación de los bienes a cargo de los empleados de la–ENCA-, debe realizarla la Sección de inventarios, de conformidad con las tarjetas de responsabilidad.
3. Cuando se establezca la falta de algún bien a cargo de los empleados de la – ENCA-, el Auxiliar de inventarios actuante debe comunicar el caso al Jefe Inmediato y al Encargado de Inventario, y conceder un término perentorio al empleado para que ponga a la vista el bien faltante.
4. Cuando se establezca que en las áreas existen bienes deteriorados a cargo de los empleados, el personal de inventarios deberá indicarle al responsable de los bienes, que solicite la baja de su tarjeta de responsabilidad mediante la forma Hoja de Traslados de Bienes.
5. Cuando ocurra robo o sustracción de bienes, el responsable del bien debe dar aviso de forma inmediata a la Sección de Inventarios, al Jefe Inmediato y proceder a poner las denuncias ante los entes encargados del orden público. Mismo procedimiento aplicará al momento de ocurrir algún siniestro.
6. Una vez concluida la elaboración del Inventario Físico, el Encargado de Inventarios deben elaborar un Informe con los resultados y hallazgos.
7. En el caso de los semovientes (animales) la toma física se realizará el primer día hábil del mes siguiente al finalizado, y para el resto de bienes inventariables y fungibles se realizará por lo menos una vez al año.
Procedimiento para realizar el Inventario Físico
Responsable No.
Paso Actividad
Coordinador Financiero 1 Solicita la revisión del inventario físico
Encargado de Inventarios
2 Planifica la revisión basado en los registros internos de los empleados y los bienes que tienen a su cargo.
3 Obtiene fotocopia de las tarjetas de responsabilidad de las áreas que se revisaran y las traslada a los Auxiliares de Inventarios.
Responsable No.
Paso Actividad
la misma el motivo de su presencia.
6 Inicia el proceso de revisión confrontando los bienes físicos con las tarjetas de responsabilidad.
7 Prepara y presenta informe de resultados y hallazgos y lo traslada al Encargado de Inventarios.
Encargado de Inventarios
8 Revisa el informe
9 Prepara informe general, lo envía al Coordinador Financiero, y lo archiva
FIN DEL PROCESO
Flujograma: Para Toma Física de Inventarios
COORDINADOR
FINANCIERO ENCARGADO DE INVENTARIOS AUXILIAR DE INVENTARIOS
Inicio Solicita revisión del
Inventario Físico Planifica la Revisión Obtiene fotocopia de las tarjetas de responsabilidad Recibe orden de revisión Prepara los instrumentos y documentos para revisión Se constituye en el área a revisar Explica al Encargado del área el motivo de
su presencia Ejecuta la revisión Prepara Informe General Informe General Fin
Cierre de Inventario
De acuerdo a las disposiciones legales por el Ministerio de Finanzas Publicas, al final de cada año, es necesario elaborar determinados informes que deben ser emitidos a la Dirección de Contabilidad del Estado, para consolidar todos los bienes con que dispone el Estado y efectuar las modificaciones correspondientes en la contabilidad patrimonial del Estado.
Normas
1. El Encargado de la Sección de Inventario debe preparar cada año, un informe detallado de los bienes activos que forman parte del patrimonio de la –ENCA-, el cual deberá remitir a las dependencias en el período indicado según la normativa vigente, con base en los registros que se encuentren contenidos en el SICOIN.
2. El reporte se preparará utilizando los formularios FIN-01 “Formulario Resumen de Inventario”, el FIN-02 “Formulario Detalle de Inventario por Cuenta” y FIN-03 “Formulario Resumen del Movimiento Anual de Inventarios”, el primero totaliza por cuentas y sub cuentas todos los activos, el segundo formulario lista de forma detallada cada uno de los bienes, que agrupados conforman una sub cuenta del activos y que constituyen el inventario físico y real a la fecha de cierre. El tercer formulario muestra el movimiento de las alzas y bajas de inventario. (ver anexos 8, 9, y 10)