El ingeniero Hugo Gonzales (2012), a través del portal web www.calidadgestion.word- press.com, define el proceso de mejora con- tinua como:
Un concepto originado a partir de mediados del siglo XX que pretende introducir mejoras en los productos, servicios y procesos. Postula una acti- tud general que debe ser la base para asegurar la estabilización del proceso y la posibilidad de mejora. Cuando hay crecimiento y desarrollo en una orga- nización o comunidad, es necesaria la
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identificación de todos los procesos y el análisis mensurable de cada paso lle- vado a cabo. Algunos de los elementos más importantes que se utilizan para lograr la mejora continua son las accio- nes correctivas, preventivas y el análi- sis de la satisfacción en los miembros o clientes. El proceso de mejora continua es la forma más efectiva de mejora de la calidad y la eficiencia en las organi- zaciones. El éxito de cualquier método que actualmente utilizan las organiza- ciones para gestionar aspectos tales como calidad (ISO 9000), medio am- biente (ISO 14000), salud y seguridad ocupacional (OHSAS 18000), o inocui- dad alimentaria (ISO 22000), depende del compromiso hacia la mejora de todos los niveles, especialmente de la alta dirección, y permite desarrollar po- líticas, establecer objetivos y procesos, y tomar las acciones necesarias para mejorar su rendimiento.
La mejora continua requiere
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Apoyo en la gestión.•
Retroalimentación y revisión de los pa- sos en cada proceso.•
Claridad en la responsabilidad de cada acto realizado.•
Poder para el trabajador.•
Forma tangible de realizar las medicio- nes de los resultados de cada proceso. Puede llevarse a cabo como resultado de un escalamiento en los servicios o como una ac- tividad proactiva por parte de alguien que lleva a cabo un proceso. Es recomendable que sea vista como una actividad sostenible en el tiempo y regular, y no como un arreglo rápido frente a un problema puntual.Para la mejora de cualquier proceso, es nece- sario que se den las siguientes circunstancias:
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El proceso original debe estar bien de- finido y documentado.•
Deben existir varios ejemplos de pro- cesos parecidos.•
Los responsables del proceso deben poder participar en cualquier discu- sión de mejora.•
Un ambiente de transparencia favo- rece que fluyan las recomendaciones para la mejora.•
Cualquier proceso debe ser acorda- do, documentado, comunicado y medido en un marco temporal que asegure su éxito.Generalmente, se puede conseguir una me- jora continua reduciendo la complejidad y los puntos potenciales de fracaso mejoran- do la comunicación, la automatización y las herramientas, colocando puntos de control y salvaguardas para proteger la calidad en un proceso.
Fases para el mejoramiento de los proce- sos según Harrington
Según Harrington (1991):
El mejoramiento del proceso en la em- presa (MPE) es una metodología siste- mática que se ha desarrollado con el fin de ayudar a una organización a realizar avances significativos en la manera de elegir sus procesos. Esta metodología ataca el corazón del problema de los empleados de oficinas en los Estados Unidos, al centrarse a eliminar el des- perdicio y la burocracia. También ofrece un sistema que le ayudará a simplificar y modernizar sus funciones y, al mismo
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tiempo, asegurará que sus clientes in- ternos y externos reciban productos sorprendentemente buenos. Harring- ton también indica que existen cinco fases que permiten el mejoramiento de los procesos en las empresas, y las enu- mera de la siguiente forma:
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Fase 1. Organización para el me- joramiento: para la plena ejecuciónde esta fase es necesario asegurar el éxito mediante el establecimiento de liderazgo, comprensión y compro- miso, por esta razón es importante: establecer el equipo de mejora, nom- brar el líder del equipo, suministrar el entrenamiento a ejecutivo, desarro- llar un modelo de mejoramiento, co- municar las metas a los empleados, revisar la estrategia de la empresa y los requerimientos del cliente, selec- cionar los procesos críticos, nombrar responsables del proceso y seleccio- nar los miembros del equipo.
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Fase 2. Comprensión del proceso:por consecuencia de la primera fase, es de total importancia la compren- sión de todas las dimensiones, proce- so de la empresa, etc., y para alcanzar esto se debe definir el alcance y mi- sión del proceso, proporcionar entre- namiento al proceso, desarrollar una visión general del proceso, definir los medios de evaluación de clientes y empresas, y las expectativas del pro- ceso; elaborar el diagrama de flujo del proceso, reunir los datos de cos- to, tiempo y valor, realizar los repasos del proceso, solucionar diferencias, actualizar la documentación del pro- ceso y definir los límites del proceso.
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Fase 3. Modernización: en esta fase esrelevante mejorar la eficiencia, la efec-
tividad y adaptabilidad del proceso en la empresa, por esta razón se propo- nen lo siguiente: proporcionar entre- namiento al equipo, identificar opor- tunidades de mejoramiento, eliminar la burocracia, eliminar actividades sin valor agregado, simplificar el proceso, reducir el tiempo del proceso, eliminar los errores del proceso, eficiencia en el uso de los equipos, estandarización, automatización, documental el proce- so, seleccionar a los empleados y en- trenar a los empleados.
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Fase 4. Mediciones y controles: esnecesario poner en práctica un sis- tema que permita controlar el pro- ceso de mejoramiento progresivo, que permita desarrollar mediciones y objetivos del proceso, establecer un sistema de retroalimentación, reali- zar periódicamente la auditoría del proceso y establecer un sistema de costos de mala calidad.
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Fase 5. Mejoramiento continuo: enesta última fase se debe ejecutar el proceso de mejoramiento continuo, que permite llevar a cabo revisiones periódicas de calificación, definir y eliminar los problemas del proceso, evaluar los impactos del cambio so- bre la empresa y clientes y calificar el todo el proceso.
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Autor: Claudia Patricia González
El servicio como un
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Las verdaderas bondades de comunicarse asertivamente, de- vuelven como resultado una mayor aproximación a la fideliza- ción de clientes, meta deseada por las compañías que quieran mantenerse en el mercado actual. Pero esto no es suficiente, si ésta no está acompañada del uso de recursos tecnológicos que favorezcan el propósito de la compañía y sus valiosos esfuerzos por dar un tratamiento adecuado a las observaciones y solici- tudes de sus clientes. Solamente con una adecuada y oportuna comunicación, se podrá evidenciar que la preparación por im- plementar una estrategia de servicio al cliente evidencie resul- tados favorables en todos los niveles de la organización.
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Metodología
Desarrollar las actividades de repaso, realizar las lecturas programadas para la unidad y asimilar el planteamiento metodológico incluido en la guía del módulo para cada uno de los temas de- finidos en la semana.
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