Elaboración del Plan de Respuesta Inmediata

Después de tener un panorama completa de la crisis, de conformar el comité de crisis y los medios de comunicación para disminuir continua la fase de elaborar un plan de Repuesta Inmediata, un documento sencillo de fácil utilización que nos permita identificar con sencillez y precisión la descripción de la situación, las medidas a adoptar y los mensajes a los interesados y a la opinión pública.

El mismo contiene los siguientes puntos:

 Descripción de la situación

Se detallará minuciosamente, todos los detalles de la problemática que está atravesando Seguros Constitución.

 Definición de portavoces

El portavoz oficial es el Gerente General Alexis Méndez que deberá tener capacitación constante para desenvolvimiento de medios.

 Identificación de aliados estratégicos

Se deberá identificar personas u organizaciones que puedan ser de utilidad para gestionar la crisis.

| 121

 Envió de comunicación interna

Se deberá enviar un comunicado sencillo indicando los acontecimientos por los que se encuentra atravesando Seguros Constitución, se canalizara mediante lideres departamentales.

 Relaciones con los medios de comunicación

Se deberá determinar estrategias a utilizar para lograr un acercamiento con los medios de comunicación de interés según el tipo de crisis, la influencia del medio en el entorno que se desarrolla la crisis entre ellas:

 La declaración

Estará a cargo del portavoz oficial o su reemplazo previamente establecido; el mismo que deberá contar con autorización para poder realizar el reemplazo. Debe ser de carácter informativo, tocando punto precisos y de interés de los medios de comunicación puede ser realizada vía telefónica o presencial no debe ser extensa. En caso de ser escrita se deberá utilizar la imagen corporativa para su impresión y envió.

 Elaboración de comunicado de prensa

Esta fórmula es obligada para atender las necesidades informativas de las crisis.

 Entrevista

Está a cargo exclusivo del portavoz oficial, en la misma se debe abordar tema centrales de la crisis como algunos informativos sobre la actividad que realiza Seguros Constitución en el país, si el tema se ve desviado se deberá tratar de salir de una manera diplomática rápidamente sin dar mayor detalle.

 Conferencia de prensa

La conferencia de prensa puede ser muy positiva siempre y cuando la empresa y el portavoz oficial definido previamente por el comité de crisis se encuentre capacitado,

| 122 para poder responder todo tipo de cuestionamientos realizados por parte de los medios de comunicación.

Se convocara a conferencia de presa cuando existan eventos puntuales que necesiten ser resueltos de manera urgente.

 Debate

En caso de crisis lo más conveniente es evitarlo ya que implica confrontaciones innecesarias que pueden complicar los escenarios en Seguros Constitución.

 Actores y autoridades locales

Se deberá comunicar a los implicados la postura de Seguros Constitución frente a la crisis.

 Elaboración de mensajes

La implicación que tiene el mensaje en el proceso comunicativo es sumamente importante todos los mensajes emitidos por Seguros Constitución deberá tomar en cuenta los siguientes puntos.

1. Descripción del problema 2. Control de la situación.

3. Preocupación por los afectados. 4. Soluciones a corto plazo.

5. Solución a largo plazo

 Redacción de documentos informativos

Para la redacción y emisión de los mensajes claves para momentos de crisis Seguros Constitución deberá utilizar los siguientes formatos.

| 123

 Declaración preliminar

Una documento de característica informativo, el mismo debe mostrar el interés de solucionar la problemática por parte de la empresa¸ debe ser corto y debe contar con las primeras soluciones tomadas.

 Declaración oficial

Se puede realizar a manera verbal o escrita, debe ser claro, conciso; en el cual se explique la postura definitiva que tiene Seguros Constitución frente a la crisis y sus públicos afectados.

 Declaración verbal

Es una declaración escrita previamente por el comité de crisis de Seguros Constitución que será leída por el vocero oficial frente a los afectados, medios de comunicación, autoridades.

 Comunicado de prensa

Este documento es redactado para ser dirigido expresamente a medios de comunicación. En este informaremos el acontecimiento, medidas a tomar y no deberá ser de más de 45 líneas de texto.

 Carta personalizada

Se utiliza para un público objetivo un ejemplo los asegurados de Seguros Constitución, en esta se deberá detallar el estado de la crisis y las soluciones a corto y largo plazo.

 Cuestionario

Se deberá contar con el mismo para tener respuestas coherentes que respondan a las necesidades de la crisis, debe ser revisado constantemente para ir ajustando al panorama en el que se desenvuelve Seguros Constitución. A continuación se plantean preguntas claves el momento de afrontar una crisis:

| 124 1. ¿Qué ocurrió exactamente?

2. ¿Cómo y cuándo se produjeron los hechos? 3. ¿Con qué datos se cuenta al momento?

4. ¿A raíz de qué se produjeron los acontecimientos? 5. ¿Qué falla se cometió para que se suscite el problema? 6. ¿En qué lugar se desarrolló la crisis?

8. ¿Quiénes son los afectados?

9. ¿Cómo se encuentran los afectados? 10. ¿Hay víctimas o heridos? ¿Cuántos? 11. ¿Existe un impacto en vidas humanas?

12. ¿Qué tipo de medidas han adoptado las autoridades? 13. ¿Qué crisis es la se está atravesando?

14. ¿Existe un impacto de la infraestructura de Seguros Constitución? 15. ¿En qué situación se encuentra la empresa?

16. ¿Están siendo afectados los servicios que ofrece la organización? 17. ¿Cuál es el impacto económico de estos hechos?

18. ¿Qué implicaciones y responsabilidades legales se deberán acoger? 21. ¿Qué acciones inmediatas se van a llevar a cabo?

| 125