Elaboración del manual de capacitación y desarrollo de carrera

A continuación se detallan los procesos que se deben considerar para la elaboración de un manual de capacitación y desarrollo de carrera. La propuesta muestra 5 procesos para abarcar las fases más importantes en toda capacitación de personal.

I. Proceso de capacitación y formación para los empleados de nuevo ingreso

Responsables: Recursos Humanos y Encargado o Encargada del Área de la vacante, deberán coordinar la capacitación del personal de nuevo ingreso, consideran los siguientes puntos:

1. Nivel de porcentaje alcanzado en las pruebas de evaluación para el ingreso a la empresa.

2. Nivel de conocimiento requerido para desempeñar el puesto de trabajo.

3. Perfil del puesto de trabajo

4. Necesidades de capacitación para desempeñar las funciones del puesto de trabajo.

5. Presupuesto (costo estimado vs costo reales)

II. Proceso para la formación no planificada

Es responsabilidad del Encargado (a) y supervisor del área enviar el formulario para la capacitación del personal de la empresa que considera que para la realización de un trabajo en específico debe ser capacitado. Los pasos son:

1. Recursos Humanos recibe el formulario del área que solicita la capacitación, con su respectiva justificación.

2. Si el requerimiento no justifica la capacitación, recursos humanos deberá contactar al encargado del área que está realizando el requerimiento.

3. Recursos Humanos informará vía correo u oficio, la aprobación o rechazo de la solicitud.

III. Proceso para la formación planificada de los empleados

Es responsabilidad del Gerente y Encargado (a) del área coordinar la capacitación del personal de la empresa para el año en curso y los años siguientes a través de recursos humanos, para que los colaboradores pueden desempeñarse con eficacia y eficiencia, conforme lo requiera su puesto de trabajo, para poder lograr las metas y actividades planificadas por la empresa. Los pasos a considerar para realizar la planificación son:

1. Ver en la matriz de formación cuales han sido los cursos o capacitaciones recibidas por cada uno de sus empleados en ese año, para identificar cuales deberán ser los próximos cursos a planificar.

2. Verificar el nivel de porcentaje alcanzado en la evaluación del año anterior, a fin de identificar las posibles mejoras.

3. Presupuesto estimado (costo estimado vs costo reales)

4. Recursos Humanos enviar vía correo a cada gerente o encargado del área un informe con los resultados de las capacitaciones impartidas durante el año a su personal.

5. El gerente o encargado debe remitir a recursos humanos un formulario con los empleados que van a ser capacitados, y anexarle un cronograma de los cursos que se deben programar.

6. Recursos Humanos valida la información enviada por cada una de las áreas, para ser sometida al comité encargado de capacitación y desarrollo de carrera.

7. El Comité de Capacitación y desarrollo de carrera, validará si la empresa cuenta con el presupuesto necesario para realizar la capacitación de los empleados seleccionados y validará si dicha capacitación tienen un impacto positivo en las metas propuestas en el plan estratégico de la organización.

8. Si el comité, no está de acuerdo con lo planteado con el programa de capacitación, se reserva el derecho de hacer los ajustes correspondientes.

9. Luego del comité haber agotado el paso 7 y 8, Válida y aprueba la planificación de la Formación Anual con el Encargado o Encargada de Formación y Desarrollo de Carrera y éste a su vez con el Gerente de Recursos Humanos, para programar la capacitación por área. 10. El área de recursos humanos se encargará de la selección y

contratación de los proveedores externos (docentes) que realizaran la capacitación de los empleados, y coordinará con los proveedores internos para realizar la logística de lugar.

IV. Proceso de Ingreso a Carrera Administrativa

Es responsabilidad del área de recursos humanos en conjunto con los Gerentes y Encargados (as) de los Departamentos, validar cuales empleados cumple con los requisitos del Ministerio de Administración Pública y las políticas Internas de la empresa para poder ingresar a la carrera administrativa(Ministerio de Administracion Pública, 2008).

Los pasos a considerar para identificar cuales empleados deben ingresar a carrera administrativa son:

1. Verificar cuales empleados cumplen para el ingreso a la carrera administrativa según la normativa y requisitos establecido por el Ministerio de Administración Pública(Ministerio de Administracion Pública, 2008).

2. Validar de acuerdo al decreto 525-09 si los empleados seleccionado para ingresar a carrera cumplen con lo que establece el Reglamento de Evaluación de Desempeño y Promoción de los Servidores y Funcionarios de la Administración Pública(Gobierno, 2009)

3. Después de validar el punto 1 y 2, el encargado de carrera administrativa verifica si los candidatos potenciales cumplen con los requisitos establecidos en la política de carrera administrativa de la empresa.

 Si el Empleado no cumple con el perfil, se remite el caso al Comité de Carrera administrativa para su evaluación.

 Si el Empleado no cumple con las evaluaciones y pruebas técnicas suministradas, se debe coordinar con el Departamento de Capacitación y Desarrollo, a fines de que el empleado pueda ser capacitado, y nuevamente evaluado.  Si el Empleado no cumple con las competencias necesarias

para el ingreso a carrera, se deberá elaborar planes de desarrollo para el siguiente año, a fin de que pueda ser admitido en una próxima convocatoria, luego de haber cumplido con la puntuación exigida.

4. Se genera un formulario por áreas con los candidatos que cumplen los requisitos establecido por el MAP y los requisitos internos de la empresa.

5. Se envía un correo a los gerentes o encargados de las diferentes áreas con la lista de los candidatos seleccionados para ingresar a carrera administrativa para su aprobación.

 Si el gerente, encargado o supervisor rechaza el ingreso a carrera de su colaborador, deberá colocar en el formulario la justificación del caso y enviar nuevamente a recursos humanos al área correspondiente.

 Si el supervisor no tiene ninguna objeción, debe remitir al encargado de carrera administrativa vía oficio el formulario de aceptación.

6. Recursos Humanos recibe la aprobación de los supervisores con el reporte de la lista de los empleados que pueden ser ingresado a la carrera administrativa.

7. Luego de la aprobación del director, Recursos Humanos informa vía correo electrónico a los Gerentes, Encargados y Supervisores para retroalimenten a los empleados bajo su mando, sobre su ingreso o no a la Carrera Administrativa, según la verificación referida en el punto 5 de esta propuesta.

8. Recursos Humanos coordina, en conjunto con las áreas correspondiente el desarrollo del acto de ingreso a Carrera, y realiza la remisión de la Invitación a los empleados que ingresarán a la misma.

 Es responsabilidad de Recursos Humanos coordinar el lugar del acto.

 Elaborar los certificados para la entrega a los ingresados a carrera.

 Acondicionar el lugar del evento.

 Entregar los materiales gastables del evento.

V. Crecimiento y formación del personal de Carrera Administrativa

Es responsabilidad del área de recursos humanos conjunto con los Gerentes y Encargados (as) de los Departamentos, evaluar y formar a

los empleados de carreras en las competencias definidas por la empresa para cada puesto de trabajo, para asegurar un buen desempeño a lo largo del tiempo, que le permita crecer dentro de la institución, respectando las políticas internas y la normativa establecidas por el MAP.

1. Recursos Humanos genera cada año un reporte con la lista de los empleados de Carrera Administrativa, para validar competencias y rendimiento de los mismos durante un periodo de tiempo establecido.

2. Es responsabilidad de Recursos Humanos desarrollar un plan de acción y estratégico por 5 años, revisado anualmente, para desarrollar las competencias existente o nuevas a los empleados de carreras, a fin de que los mismo sean más productivos y eficaz en su puesto de trabajo.

3. Verifica el desempeño de los empleados con los programas de capacitación y desarrollo de las competencias y los conocimientos técnicos necesarios para ascender a siguiente nivel dentro de la Red.

4. Comprueba cuales empleados cumplen con los requisitos establecidos en la política y procedimiento de la Carrera Administrativa, a fin de determinar cuáles pueden crecer dentro de la Red establecida por la empresa.

 Cuando el empleado cumpla con todos los requisitos establecidos, se le debe informar al Gerente, Encargado o Supervisor, y luego al empleado a fin de ser movido dentro de la Red establecida por la Empresa.

 Cuando el empleado no cumpla con algún requisitos o ninguno de los establecidos, se le debe informar a su supervisor inmediato, a fin de coordinar el entrenamiento y desarrollo de las competencias no existente.

5. Genera un informe general con la lista por áreas de todos los empleados que cumplen con los requisitos establecidos, a fin de elaborar un reporte de aquellos que serán movido dentro de la Red que ha establecido la empresa.

3.7. Presupuesto estimado de la propuesta para la elaboración del manual