Elementos de Diagramación de Flujo y Simbología

Los elementos que se deben tener en cuenta para la diagramación de un proceso son:

• Documentos que se utilizan y se necesitan en cada actividad.

• Operación del proceso a diagramar.

• Entidades externas que participen del proceso.

• Procesos Involucrados.

• Responsables de cada actividad.

Después de determinar los elementos que interviene en cada proceso se procederá a identificar las siguientes preguntas.12

• ¿Quienes reciben y/o entregan información, productos, servicios?

• ¿Qué documentos se utilizan o generan en el proceso?

• ¿Qué operaciones se hacen como parte del proceso?

• ¿Quién ejecuta las operaciones y en qué orden?

Las siguientes son las instituciones internacionales que determinan la simbología a seguir.13

• American Society of Mecharical Engineers (ASME): que ha desarrollado los símbolos que a pesar de su amplia aceptación en áreas de producción en el trabajo de diagramación administrativa su empleo es escaso ya que se considera que su alcance limita los requerimientos de esta materia.

• American National Standard Institute (ANSI): ha preparado una simbología para representar flujos de información del procesamiento

12

Ibídem.

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electrónico de datos, de la cual se han adoptado algunos símbolos para diagramas de flujo administrativos.

• International Organization for Standarization (ISO): ha elaborado una simbología para apoyar el aseguramiento de la calidad a consumidores y clientes de acuerdo con las normas del grupo ISOH9000.

• Instituto Alemán de Estandarización, Deutsches Institute fur Normung e.v. (DIN): ha desarrollado una simbología para la norma del proceso de información que es similar a la norma internacional ISOH5807.

Es conveniente anotar que la utilización de la simbología de la ISOH9000 y del DIN permite homogeneizar y fortalecer los sistemas de administración para garantizar la calidad de los productos y/o servicios optimizando el empleo de los recursos en los procedimientos de trabajo.

La aplicación de una u otra norma, o bien su combinación, depende de las necesidades a satisfacer en el momento de desarrollar el trabajo de la diagramación que se requiere realizar.

Entidades Externas14

Este símbolo se utiliza para describir la fuente o destino de los flujos de información, productos o servicios.

En el medio de ésta figura se escribe el nombre de la entidad externa.

Operaciones15

Una operación es el conjunto de acciones para transformar insumos en productos y/o servicios. Para identificar una operación el rectángulo está dividido en dos segmentos, el primero contiene una descripción corta de la actividad y en el segundo especifica quién o quienes ejecutan la misma.

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J., HARRINGTON. (1993). Colombia: Mc Graw Hill.

53 Documentos16

La figura que se utiliza para representar a documentos, formularios, carpetas, etc. que se utilizan o generan en una operación es el rectángulo que tiene una base ondulada y puede ser usado para identificar a documentos ya sean de entrada o salida de los procesos, y de igual forma en el centro se escribe el nombre del documento.

Decisiones17

Representa la toma de decisiones y se utiliza como una acción para decidir entre opciones de flujo de operaciones.

En el interior de éste rombo se escribe una condición en forma de pregunta, y de ésta manera dependiendo de la respuesta se sigue los diferentes procesos que puedan existir.

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Ibídem. p. 95.

Conectores18

Sirven para conectar dos o más partes de un diagrama de flujo que se encuentra en varias hojas. El círculo contiene una letra en medio que va variando según la necesidad que se presente en la diagramación del flujograma.

Terminales19

Sirven para facilitar la identificación del inicio y/o final de un diagrama o la referencia algún proceso específico.

La figura contiene palabras como “INICIO” o “FIN” o referencias de continuación a un proceso relacionado.

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Ibídem. p. 95.

55 Dirección del Proceso20

Nos ayuda a identificar fácilmente el orden de ejecución de las actividades que intervienen en los procesos.

El símbolo que se aplica son líneas rectas horizontales o verticales con una flecha en la punta.

Programas Informáticos

Es el software que se utiliza para generar un resultado de una actividad.

EL ovalo de base de rectangular que tiene divisiones, contiene el nombre del software o la base de información que se utiliza.

Referencia a otra página

Este símbolo se utiliza al terminarse el espacio en una hoja, por tanto ayuda a referir que el proceso continúa en otra necesariamente, es así que al final de la hoja y al inicio de la siguiente se debe mantener la misma numeración para que no se pierda la secuencia.

Archivo

Indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente en un archivador.

Proceso Predefinido

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La diagramación constituye un elemento de decisión invaluable tanto para los individuos como para las organizaciones. A las personas les permite percibir en forma analítica la secuencia de una acción en forma detallada, lo que contribuye sustancialmente a conformar una sólida estructura de pensamiento que contribuye a fortalecer su capacidad de decisión.

El diagrama de procesos, posee un encabezado el cual detalla lo siguiente:

• El proceso y el subproceso que se desarrolla en dicho diagrama.

• El código de cada subproceso.

• El número de edición, y

• El número de página.

Al pie de la hoja constan las firmas del dueño del proceso, director, y representante de la organización.

Adicionalmente existen entidades externas, entradas, actividades, salidas que pueden ir para un proceso o para otra entidad externa.