Elementos de gestión que permitan administrar de manera eficiente los recursos de la microempresa

Para identificar los elementos de gestion que permitan administrar de manera eficiente los recuros de la empresa, es necesario realizar un análisis interno de la empresa, donde a nivel general se puede identificar que no cuenta con procesos definidos, para lo cual debe desarrollar estrategias y definir sus objetivos.

A continuación se presenta un análisis de las fortalezas y debilidades que tiene la empresa:

Tabla 22. Análisis internos de la microempresa COSEMERC

VARIABLE FORTALEZA/DEBILIDAD

Cuenta con personal operativo calificado. Fortaleza Cuenta con un plan estrategico. Debilidad La informacion financiera es clara y está al

dia.

Debilidad

Cuenta con una manual de descripción de cargos para definir funciones y

responsabilidades de cada uno de sus miembros.

Cuenta con maquinaria y local propio. Fortaleza La empresa invierte en publicidad. Debilidad La empresa toma decisiones partiendo de sus

estados financieros.

Debilidad

La empresa mantiene en la busqueda de nuevos clientes.

Debilidad

La empresa utiliza los sistemas de información adecuadamente.

Debilidad

La empresa busca innovar. Debilidad La empresa tiene responsabilidad social. Debilidad

La empresa cuenta con un proceso de selección de personal.

Debilidad

La empresa cuenta con un comité de convicencia laboral.

Debilidad

Fuente: Elaboración propia

Para las empresas, es importante que sea aplicado el proceso administrativo y se reconozca la importancia de tener un plan estratégico sin importar su tamaño, identificando el rumbo de la organización.

Para Stoner & Freeman (1996), “administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir

y controlar las actividades de los miembros de la organización, y el empleo de todos los demás recursos de la organización, con el propósito de alcanzar las metas establecidas para la

identificar las principales fortalezas y debilidades, se puede identificar que la principal fortaleza de la empresa es que los cinco socios gracias a su gran recorrido y experiencia, se han

especializado en sus funciones, garantizando la calidad en el servicio que ofrecen, a esto se le suma que la empresa cuenta con su propia maquinaria lo que les ahorra los costos de alquiler de la misma.

A pesar de las fortalezas identificadas, al ser una microempresa que se ha dedicado a prestarle los servicios a un sólo cliente, sus socios no se han sentado a analizar que con este gran potencial que tienen pueden llegar a más clientes en el mercado, lo cual les permitirá salir de la crisis en la que se encuentra, en cuanto a sus debilidades, se logró identificar que no cuenta con un Comité de Convivencia Laboral, el cual si no es cumplido la empresa podrá recibir una sanción, además no cuenta con los aspectos básicos de planeación estratégica que se deben de tener, que les permita organizarse y direccionarse hacia la búsqueda del cumplimiento de sus objetivos, la empresa no tiene un rumbo definido ni es conocida en el mercado, para esto a continuación se presentan aspectos básicos que se deben de tener en una empresa para incursionar en el mercado.

9.3.1. Planeación

En la planeación se definen los planes y metas de la organización, se deja claro lo que se va a hacer, quedan definidas la misión y la visión, en este proceso se define una estructura

organizativa de quienes conforman la organización y las funciones de cada uno, el proceso de selección del personal, así como los recursos necesarios para el desarrollo de sus labores.

Se desarrolló la misión y la visión de la empresa con base en la información recolectada en las entrevistas a sus socios, así como la definición de las funciones de los miembros de la empresa, dado lo anterior, se proponen lo siguiente:

Tabla 23. Planeación estratégica de la microempresa COSEMERC S.A.S.

Misión

Somos una empresa del sector de la Industria Metalmecánica, expertos en el suministro, fabricación, montaje y conservación de todo tipo de estructuras metálicas, tanques, tolvas y tubería de conducción, así como el suministro de mano de obra altamente calificada, satisfaciendo las necesidades y expectativas de nuestros clientes mediante la combinación óptima de los recursos, garantizando la confiabilidad en los servicios.

Visión ^{COSEMERC S.A.S. será en el 2024 una empresa metalmecánica del Valle del}

Cauca reconocida por su ética, responsabilidad y calidad en sus servicios, con máximos niveles de productividad y rentabilidad.

Política de Calidad

COSEMERC S.AS. se compromete con la satisfacción de las necesidades de sus clientes, brindando un servicio efectivo y oportuno, soportado en la competencia del recurso humano altamente calificado, lo que permite la mejora continua de sus procesos, garantizando que los servicios metalmecánicos suministrados superen las expectativas del cliente.

Fuente: Elaboración propia

Para COSEMERC S.A.S. el proceso de selección de personal se da de acuerdo a la demanda de trabajo y sus contratos son de obra o labor, lo anterior teniendo en cuenta que los mismos 6 socios accionistas son los trabajadores permanentes de la microempresa, para el proceso de selección de personal se definieron las siguientes políticas:

técnicos en mantenimiento mecánico, en torno, fresa y soldadura y la persona elegida como gerente deberá actualizarse continuamente de información sobre las últimas normas y leyes relacionadas con las empresas, además de capacitaciones sobre emprendimiento y desarrollo empresarial. Además, los trabajadores deben estar en capacitaciones sobre riesgos profesionales, salud ocupacional y desarrollo empresarial.

 El personal de apoyo para las diferentes actividades que manejan a diario son empleados temporales ya que se contratan para dar apoyo en actividades en las que cada uno de los socios y la demanda lo requiera y siempre son supervisadas por los mismos, en este caso el personal de apoyo no es responsable de una tarea específica, sólo atiende las órdenes del Jefe asignado. Por lo anterior, la convocatoria se realiza de manera informal donde los mismos socios son los que recomiendan a las personas que cumplen con las características que requiere el puesto, para este caso se reciben las hojas de vida y los socios conformando la junta directiva seleccionan las personas que se adapten mejor a las características del puesto.

 Cuando se identifican las personas, se hace una pequeña entrevista donde se les informa cual es el salario asignado para el tipo de trabajo que se requiere y la duración del contrato, se les hace los respectivos exámenes médicos para verificar que no presenten ningún riesgo tanto para la empresa como para el futuro empleado y por último el empleado seleccionado debe asistir a una capacitación relacionada con seguridad industrial y riesgos profesionales, en cuanto a los riesgos psicosociales, para los socios no es relevante, teniendo en cuenta que las personas temporales no son

contratadas para trabajos de alto riesgo, sino para darles apoyo en actividades varias y de menor responsabilidad a cada socio encargado de un trabajo determinado.

Se deben de definir normas mínimas de comportamiento para que sus empleados contribuyan a la buena imagen de la COSEMERC, para esto se proponen las siguientes normas:

Tabla 24. Reglas y normas de la organización

REGLAS Y NORMAS DE LA ORGANIZACIÓN

 Respeto y subordinación a los superiores.

 Respeto a sus compañeros de trabajo.

 Procurar completa armonía con sus superiores y compañeros de trabajo en las relaciones personales y en la ejecución de labores.

 Guardar buena conducta en todo sentido y obrar con espíritu de leal colaboración en el orden moral y disciplina general de la empresa.

 Se prohíbe sustraer de la fábrica, taller o establecimiento los útiles de trabajo, las materias primas o productos elaborados sin permiso de la empresa.

 Se prohíbe presentarse al trabajo en estado de embriaguez o bajo la influencia de narcótico o de drogas enervantes.

 Se deben usar los Elementos de Protección Personal establecidos durante la ejecución del trabajo.

 Se prohíbe usar herramientas suministradas por la empresa en objetivos distintos del trabajo contratado.

 La falta en el trabajo durante el día sin excusa suficiente, implica por primera vez

suspensión en el trabajo por ocho días y por segunda vez, suspensión hasta por dos meses. Fuente: Elaboración propia

En cuanto a la organización, se definirán cómo se llevarán a cabo los procesos y quien toma las decisiones dentro de COSEMERC, para Stoner & Freeman (1996) “organizar es el proceso

para ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera que éstos puedan alcanzar las metas de la organización”.

Para el caso de la empresa COSEMERC, la jerarquía de autoridad está representada totalmente por sus 6 socios accionistas los cuales conforman la junta directiva y son los

encargados de determinar las decisiones que favorezcan a la empresa ya que es una sociedad por acciones simplificadas, donde cualquier decisión se toma por decisión de sus socios y es

determinada por la mitad de sus accionistas más uno.

La administración de empresa, su represente legal y la gestión de los negocios sociales estarán a cargo del gerente quien es uno de los socios, el cual será designado por la asamblea general de accionistas, uno de sus socios es designado como subgerente que hace las veces de Gerente cuanto éste no está, además se cuenta con un administrador y un profesional en salud

ocupacional permanentes en la compañía, como apoyo se cuenta con un Contador y personal enviado por la aseguradora de riesgos para las charlas de seguridad y salud en el trabajo, a continuación se presenta el organigrama básico de la empresa:

Gráfica 12. Organigrama de la empresa

Fuente: Elaboración propia

Toda empresa debe tener un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, el cual está regido por el Decreto 614 de 1984, Decreto 1072 de 2015, Resolución 1111 de 2017 y Resolución 0312 de 2019, éste sistema se encarga de la promoción y vigilancia de las normas de seguridad y salud en el trabajo buscando disminuir los riesgos de accidentes, para el caso de la microempresa COSEMERC al ser de menos de 10 trabajadores deben de tener un Vigía en Seguridad y Salud en el trabajo quien cumplirá estas funciones, según esta normatividad deberá ser Profesional en Seguridad y Salud en el Trabajo, con licencia en Salud Ocupacional o en Seguridad y Salud en el Trabajo vigente y que acrediten la aprobación del curso de capacitación virtual de cincuenta (50) horas. Esta persona deberá elaborar actividades de capacitación en promoción y prevención que incluya como mínimo lo referente a los peligros o riesgos y las medidas de prevención y control.

través de Resolución 652 y 1356 del 2012, las empresas deben de contar con un Comité de Convivencia Laboral el cual debe contribuir a proteger a los trabajadores contra los riesgos psicosociales que puedan afectar su salud, como por ejemplo el estrés o el acoso laboral, para este caso, como es una compañía con menos de 20 trabajadores se deberá nombrar un

representante de los trabajadores y uno del empleador, como en la empresa los trabajadores son los mismos dueños, se deberán designar dos de sus miembros para esta labor, los cuales serán removidos cada dos años, estos miembros deberán realizar un Comité cuando se requiera para establecer normas de convivencia y conducta de sus trabajadores y asistir a capacitaciones en materia de resolución de conflictos y comunicación asertiva.

9.3.3. Dirección

La dirección está enfocada en dar a conocer a los miembros de la organización cual es el rumbo de la organización y el papel que cada uno desempeña para lograr las metas, es la correcta toma de decisiones, es la capacidad de dirigir e influir en cada individuo para que contribuyan al crecimiento de la empresa, para Stoner & Freeman (1996), “la dirección se define como el desafío que implica imaginar un futuro deseable para la organización, así como llevarla a ese futuro es una tarea central de la administración”.

Para el caso de la empresa COSEMERC, el encargado de guiar a los miembros de la organización es el Gerente, el cual es el encargado de la administración de la empresa, aunque las decisiones son tomadas entre todos sus socios, el Gerente siendo uno de ellos es el que propone y busca los medios para que las metas se cumplan.

9.3.4. Control

El control busca evaluar el desempeño de sus empleados para identificar aspectos que se puedan mejorar y así asegurar que se cumplan los objetivos de la organización, aquí se puede verificar si lo que se está realizando es lo que se ha planeado e identificar desviaciones para actuar oportunamente, así como el uso eficiente de los recursos de la organización.

El control en la empresa COSEMERC también está en manos del Gerente, en este caso es el encargado de supervisar las labores que se están realizando para que el servicio cumpla con lo que se pactó en cada contrato, así como alertar cuando se presenten inconsistencias, se puede decir que el Gerente tiene a su cargo las funciones de dirección y control ya que está dedicado a las funciones administrativas de la empresa COSEMERC y periódicamente rinde cuentas de la situación de la empresa a los demás socios, lo anterior, para tomar decisiones y lograr el cumplimiento de los objetivos de la microempresa.

Para la empresa una vez analizada con los socios la forma en la que se ejerce el control, se estableció que todos los trabajos deben ser terminados a más tardar un día antes de lo

establecido en el contrato sin presentar errores ni fallas, esto con el fin de corregir posibles errores, este control lo realizará el Gerente y llevará reporte de cumplimiento y errores detectados.

Dado lo anterior, a continuación se presenta el resultado de los elementos de gestión que permitan administrar de manera eficiente los recursos de la empresa COSEMERC:

de la empresa COSEMERC ELEMENTOS DE GESTIÓN ^PROPUESTA Análisis de fortalezas y debilidades

Con la ayuda de sus socios en las entrevistas, se identificaron las fortalezas y debilidades de la microempresa en cuanto a los elementos de gestión, y partiendo de este análisis se desarrollaron aspectos básicos que la empresa debe cumplir en las cuatro funciones de la administración.

Planeación En la planeación se desarrolló la misión, la visión y la política de calidad que debe de tener la empresa, ya que esto le permite identificar hacia donde debe de ir, además de que hace parte de la carta de presentación para conseguir nuevos clientes, también se desarrolló la definición de las reglas y normas las cuales deben de ser aplicadas por todos los miembros de la organización.

Organización En este punto se identificó la jerarquía de autoridad y se diseñó un organigrama básico donde están incluidos todos sus miembros, de acuerdo a la estructura que presenta actualmente, además de analizar la normatividad en Seguridad y Salud en el Trabajo y el Comité de Convivencia Laboral.

Dirección La Dirección está a cargo del Gerente nombrado por votación por cada uno de sus miembros, esta persona es la encargada de buscar los medios para que las metas se cumplan en la microempresa.

Control El control también está en manos del Gerente el cual es el responsable de asignar los diferentes trabajos y es el encargado de velar para que estos se logren en los tiempos establecidos y con la mejor calidad.