Elementos

La Organización Contable, para el logro de su objetivo, se apoya en una serie de medios que técnicamente se denominan elementos de la Organización Contable:

 Plan de Cuentas: Representa la agrupación de cuentas

con una codificación ordenada y estructurada dirigida a registrar de forma ordenada y sistemática, las diversas operaciones económicas de una empresa.

Precisamente, allí radica la importancia de este documento, pues si no existiera el mismo, no habría un orden en cuanto al registro y ala presentación de las operaciones de una empresa, dificultando el trabajo de los profesionales contables.

En nuestro país, el consejo normativo de contabilidad aprobó el uso obligatorio del Plan contable General Empresarial, mediante resolución N°041-2008-EF/94.

- Fines:

o Establecer una norma de carácter constante que evite errores.

o Facilitar la elaboración de estados Financieros.

o Fijar una guía, ya que su manejo no requiere personal especializado.

o Estructurar el sistema contable implantado incluyendo el de costos, en el caso de empresas industriales.

o Agrupar operaciones homogéneas y facilitar su contabilización.

o Apoyar al auditor en su labor, en caso de auditoría.

- Estructura de Cuentas en el PCGE: El plan se encuentra desarrollado hasta un nivel de 5 dígitos, de acuerdo a la información que se pretende identificar como detalle. La codificación de las cuentas, subcuentas y divisionarias previstas, se han estructurado sobre la base de lo siguiente:

o Elemento: Se identifica con el primer digito y

corresponde a los elementos de los estados financieros, excepto para el digito 8 que corresponde a la acumulación de información para indicadores nacionales y el digito 0 para cuentas de orden.

o Cuenta: A nivel de dos dígitos, es el nivel

mínimo de presentación de estados financieros requeridos, en tanto clasifica los saldos de acuerdo a naturalezas distintas.

o Subcuenta: Acumula clases de activos,

pasivos, patrimonio neto, ingresos y gastos del mismo rubro, desagregándose a nivel de tres dígitos.

o Divisionaria: Se compone en cuatro dígitos.

Identifica el tipo o la condición de la subcuenta, u otorga un mayor nivel de

especificidad a la información provista por las subcuentas. Es el caso por ejemplo, de las cuentas por cobrar o pagar comerciales; de los inmuebles, maquinaria y equipo y de los tributos.

o Subdivisionaria: Se presenta a nivel de cinco

dígitos. Indica valuación cuando existe más de un método para medirla, u otorga un nivel de especificidad mayor.

 Documentos Sustentatorios:

A la hora de reflejar las variaciones patrimoniales el contable se ha de basar en unos documentos que lo justifican. Estos documentos son los documentos Sustentatorios, los cuales, además de servir como base para la realización de los asientos contables serán también la prueba formal de que tales asientos reflejan variaciones reales del patrimonio. Por tanto, los documentos Sustentatorios no solamente han de existir sino que deben ser también conservados, no solo por razones lógicas sino también por imperativo legal (facturas, recibos, etc)

 Libros de Contabilidad: Son los medios materiales en

memoria de la dirección, conservan hechos y cifras y se deben conservar por escrito para un uso futuro.

Para la implementación de los libros, registros y reportes de uso interno, son de una infinidad de formas de acuerdo a las necesidades de cada organización, sin embargo los libros y registros se encuentran regulados por una norma tributaria. En efecto, la Resolución de Superintendencia N°234-2006-SUNAT, estableció los requisitos mínimos que un grupo de libros y registros debían contener.

 Manuales de Organización contable:

Toda empresa necesita en algún momento documentar el trabajo que realizan los empleados para poder responder entre otras a las siguientes interrogantes: ¿Quién?, ¿Cómo?, ¿Con que frecuencia?, o ¿por autorización de quien? Se llevan a cabo los procesos. Mediante estos documentos, todas las actividades son plasmadas de tal forma que cualquier empleado debidamente autorizado puede tener acceso y conocer dicha información. Es asi que tienen como propósito: - Sistematizar las relaciones entre los integrantes de

- Instruir a los empleados acerca de aspectos tales como: objetivos, políticas, normas, procedimientos, funciones y autoridad.

- Servir de guía para la ejecución de las tareas de los empleados.

- Servir de guía para la evaluación de la eficiencia operacional.

- Sistematizar los procedimientos que se emplean en la empresa.

- Normalizar el desarrollo de las tareas.

- Servir de guía para el entrenamiento de personal de reciente ingreso.

Entre los principales manuales dentro del área de contabilidad se pueden mencionar:

- Manual de Políticas Contables, se detalla todas y cada una de las políticas que se siguen en la entidad respecto a los registros contables. Las políticas deben estar siempre de acuerdo con principios de contabilidad de aceptación general y ello debe ser declarado en los manuales. Las políticas de contabilidad preferiblemente deben ser organizadas, enunciadas y detalladas en el orden que son

a las que son asociadas. En los manuales de políticas de contabilidad, se establecen dos subdivisiones: Políticas generales de Contabilidad y políticas específicas de contabilidad. Las primeras son declaraciones que enuncian la aceptación de los principios de contabilidad generalmente aceptados, mientras las segundas se refieren a los tratamientos contables especiales y aplicables a ciertas operaciones o transacciones de partidas específicas de los estados financieros.

- Manual del Plan de Cuentas, detalla todas y cada una de las cuentas, su naturaleza y los conceptos por los cuales se debitan o acreditan, facilitando de esta forma el trabajo de registro de las operaciones contables.

- Manual de Procedimientos Contables, Es un documento en el que se detalla y por cada operación los procedimientos a seguir, con mención de los documentos fuente de datos que los originan, etc., pues al determinar los asientos para registrar todas las operaciones posibles de la empresa dentro de sus actividades normales, tendrán que citarse las cuentas que deben afectarse.

 Informes Financieros:

Existe una gran variedad de informes, estos pueden ser de carácter financiero y/o administrativo. A continuación se detalla una clasificación de los informes financieros: - Informes de la empresa, por lo general, se

preparan para los miembros de los niveles administrativos, altos e intermedios.

- Informes Periódicos, por lo común cubren periodos semanales, mensuales y trimestrales. Generalmente contienen alguna información detallada, que es pertinente para la operación de un departamento particular, por ejemplo, mensual sobre operaciones, mensual de crédito, de compras, sobre manejo de materiales, de vendedores, de ventas por artículo, sobre publicidad y promoción, etc.

- Informes Especiales, son aquellos no reportes no cubiertos por los anteriores, se publican en intervalos no frecuentes por ejemplo revisiones de seguros de la empresa, informe anual sobre inversiones, informe sobre dividendos pendientes de liquidar a