3.1.9.10 Venta y Emisión de Certificados vía SOAT en Línea (SEL) 3.1.9.11 Liquidación de Planillas de Venta vía SOAT en Línea (SEL)
3.1.9.12 Venta, Emisión y cancelación de Certificados vía presencial en Línea ( Plataforma)
3.1.9.13 Venta de Certificados vía Minisite SOAT
3.1.9.14 Liquidación de Planillas de venta vía Minisite SOAT 3.1.9.15 Pago de Comisiones
3.1.9.16 Generación y entrega de comprobantes de pago.
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3.1.9.1. Requerimiento de certificados SOAT, en Sistema Contralor.
A) DIAGRAMA DE FLUJO
Figura Nª2: Diagrama de Bloques del Requerimiento de certificados SOAT, en Sistema Contralor
Fuente: La Positiva Seguros y Reaseguros S.A. Elaboración: Propia
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B) DIAGRAMA DE FLUJO DOCUMENTARIO
Figura Nª 3: Diagrama de Flujo Documentario de Proceso de Requerimiento de certificados SOAT, en Sistema Contralor
Fuente: La Positiva Seguros y Reaseguros S.A. Elaboración: Propia
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C) DESCRIPCIÓN:
1. Ingresar al Sistema Contralor: La empresa les proporciona a los clientes internos y externos los links de ingreso para el Sistema Contralor (tanto para el acceso dentro las instalaciones de la empresa o desde su Oficina-Punto de venta). Cada intermediario posee un usuario y código personal para poder ingresar al Sistema Contralor y proceder a generar el requerimiento de certificados.
2. Seleccionar Opción generar Requerimiento: Una
vez dentro del Sistema Contralor, se tiene un menú con las distintas opciones de acceso para los intermediarios, dentro de ellas está la opción Registro de Requerimiento, intermediario deberá dar click en esta opción y seguidamente seleccionar crear requerimiento y escoger el tipo de producto que solicitará.
3. Pedir cantidad de Certificados requeridos: Una vez seleccionado el tipo de Producto que se requiere para la comercialización, se procede a ingresar la cantidad de certificados requeridos, la cantidad de certificados a entregar a cada intermediario depende de los parámetros acordados en su contrato de comercialización de SOAT.
4. Enviar requerimiento a Contraloría: Una vez
seleccionadas las cantidades de certificados SOAT requeridos, se procede a presionar en “Generar Requerimiento”, saldrá una ventana emergente donde pregunta si está seguro de realizar el requerimiento, se da click en Aceptar, una vez generado el requerimiento hay un botón “Enviar”, darle click y aceptar el mensaje.
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3.1.9.2. Cotización de Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito.
Figura Nª 4: Diagrama de Flujo de Cotización de SOAT
A) DIAGRAMA DE FLUJO
Fuente: La Positiva Seguros y Reaseguros S.A. Elaboración: Propia
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B) DIAGRAMA DE FLUJO DOCUMENTARIO
Figura Nª 5: Diagrama de Flujo Documentario de Proceso de cotización de SOAT
Fuente: La Positiva Seguros y Reaseguros S.A. Elaboración: Propia
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C) DESCRIPCIÓN
1. Solicitar cotización SOAT: Este proceso parte de la necesidad de un cliente por cotizar el Seguro Obligatorio de Accidentes de Tránsito para su vehículo automotor, se acercará a Puntos, Oficinas, Bróker, Comercializadores que trabajen con la empresa y les pedirá la cotización de SOAT.
2. Generar cotización SOAT: Los encargados de los puntos venta, plataforma, intermediarios cuentan con la información necesaria y actualizada para poderle brindar al cliente la cotización del SOAT dependiendo del vehículo.
3. Evaluar cotización SOAT: La cotización
proporcionada por el vendedor estará de acuerdo al tarifario vigente y actualizado de la empresa. Si al cliente le parece razonable el precio procederá a solicitar el SOAT para su vehículo automotor.
4. Solicitar la venta de SOAT: En este punto el vendedor asignado se encargará de solicitar al cliente los datos requeridos para la emisión y venta del SOAT.
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3.1.9.3. Evaluación y Distribución de Certificados en Área de Contraloría.
Figura Nª 6: Diagrama de Flujo de Evaluación y Distribución de Certificados en Área de Contraloría
A) DIAGRAMA DE FLUJO
Fuente: La Positiva Seguros y Reaseguros S.A. Elaboración: Propia
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B) DIAGRAMA DE FLUJO DOCUMENTARIO
Figura Nª 7: Diagrama de Flujo documentario de Proceso de evaluación y Distribución de Certificados
Fuente: La Positiva Seguros y Reaseguros S.A. Elaboración: Propia
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C) DESCRIPCIÓN
1. Evaluar Requerimiento en Sistema Contralor –
Generar Reporte en Excel:
Las cantidades máximas de certificados se encuentran establecidas en los convenios y contratos entre la empresa y los intermediarios. Es así que en dicho documento se estipulan ciertos parámetros como son la cantidad de certificados a entregar, los días permitidos para liquidar las ventas y los días de permanencia.
En el momento que llega el requerimiento al Área de Contraloría se genera del Sistema Contralor el reporte de los intermediarios en Excel, donde se evalúan sus parámetros
2. Imprimir y entregar a cliente reporte de
pendientes:
Si después de la revisión del reporte en Excel del cliente, el Asistente de Contraloría se percata que hay certificados que han excedido alguno de sus parámetros se procede a imprimir el reporte en Excel y entregárselo al cliente indicándole que para poder atender su requerimiento primero debe reportar, liquidar los certificados que aparecen como pendientes en el Sistema Contralor.
3. Eliminar requerimiento de Sistema:
El Asistente de Contraloría una vez que le explica al cliente que no se le hará entrega de los certificados, procederá a eliminar el Requerimiento del Sistema Contralor.
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4. Aprobar requerimiento SOAT:
En el caso que el cliente cumpla con todos sus parámetros, el Asistente de Contraloría procederá a aceptar el requerimiento en el Sistema Contralor.
5. Distribuir certificados en Sistema Contralor:
Una vez aprobado el requerimiento en Sistema Contralor, Asistente de Contraloría toma las especies valoradas dependiendo del tipo de producto requerido (Láser, Continuo y manual) y procede a realizar la distribución en el Sistema Contralor.
6. Imprimir cargo de Distribución:
Una vez hecha la distribución en Sistema Contralor, se procede a imprimir el cargo y Asistente de Contraloría verifica que los certificados que aparecen en el cargo de Distribución que generó el Sistema sean los mismos que las especies valoradas en físico que se le entregará al cliente.
7. Revisión de certificados entregados y firma de Cargo de Distribución:
El cliente recibe los certificados por parte del Asistente de Contraloría y procede a revisar que la numeración sea la correcta (en el caso de tener una póliza matriz) y que lo que dice en el cargo sea verdaderamente lo que se le entrega en físico, una vez conforme procede a firmar el cargo por Distribución y entregándosela al Asistente.
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3.1.9.4. Reporte de Certificados SOAT (Planillas de Ventas y Anulados).
Figura Nª 8: Diagrama de Flujo de Reporte de Certificados SOAT
A) DIAGRAMA DE FLUJO
Fuente: La Positiva Seguros y Reaseguros S.A. Elaboración: Propia
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B) DIAGRAMA DE FLUJO DOCUMENTARIO
Figura Nª 9: Diagrama de Flujo Documentario de Proceso de Reporte de certificados SOAT(Ventas)
Fuente: La Positiva Seguros y Reaseguros S.A. Elaboración: Propia
50 Figura Nª 10: Diagrama de Flujo Documentario de Proceso de Reporte de certificados
SOAT(Anulados)
Fuente: La Positiva Seguros y Reaseguros S.A. Elaboración: Propia
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C) DESCRIPCIÓN PLANILLAS DE VENTAS
1. Llenar Planilla de Reporte de SOAT vendidos a reportar: Tanto los brókeres como los comercializadores deberán reportar sus ventas y anulados según lo estipulado en su contrato. Para llenar la planilla de Reporte de SOAT ventas, deberán colocar el número de póliza o formulario que corresponde, colocar el nombre del cliente aseguro, clase del vehículo, uso y placa. Asimismo, se colocará la fecha de la venta y el monto a pagar.
2. Adjuntar formas de pago: Todas las ventas
reportadas deberán tener su forma de pago adjunta, que esté visible para poderse aplicar en el Área de Cobranzas para su liquidación. Las formas de pago pueden ser depósitos a las cuentas de la empresa, cheques, transferencias.
3. Adjuntar dos copias técnicas: Adicionalmente al llenado de la Planilla de Reporte de ventas, donde se coloca la información necesaria, los intermediarios deberán adjuntar por Procedimiento las dos copias técnicas del certificado SOAT.
4. Sacar copia a la planilla por reportar para tenerla como cargo de entrega: El intermediario deberá sacar copia a la planilla de reporte para poder tenerla como su cargo de entrega a la empresa y evitar problemas con pérdidas de certificados y formas de pago.
5. Reportar a la empresa: El intermediario se
apersonará a la empresa, al Área de Contraloría donde deberá presentar sus planillas, una vez sea revisado por el Asistente de Contraloría éste procede a sellarle su cargo en signo de conformidad.
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D) DESCRIPCIÓN PLANILLAS DE ANULADOS
1. Llenar Planilla de Reporte de SOAT anulados a reportar: Tanto los brókeres como los comercializadores deberán reportar sus ventas y anulados según lo estipulado en su contrato. Para llenar la planilla de Reporte de SOAT anulados, deberán colocar el número de póliza o formulario que corresponde y colocar ANULADO en el campo indicado.
2. Adjuntar original y dos copias técnicas:
Adicionalmente al llenado de la Planilla de Reporte de anulados, donde se coloca la información necesaria, los intermediarios deberán adjuntar por Procedimiento el certificado original y las dos copias técnicas del certificado SOAT.
3. Sacar copia a la planilla por reportar para tenerla como cargo de entrega: El intermediario deberá sacar copia a la planilla de reporte para poder tenerla como su cargo de entrega a la empresa y evitar problemas con pérdidas de certificados.
4. Reportar a la empresa: El intermediario se
apersonará a la empresa, al Área de Contraloría donde deberá presentar sus planillas, una vez sea revisado por el Asistente de Contraloría éste procede a sellarle su cargo en signo de conformidad.
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3.1.9.5. Descargo de Certificados en Sistema Contralor.
Figura Nª 11: Diagrama de Flujo de Descargo de Certificados en Sistema Contralor
A) DIAGRAMA DE FLUJO
Fuente: La Positiva Seguros y Reaseguros S.A. Elaboración: Propia
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B) DIAGRAMA DE FLUJO DOCUMENTARIO
Figura Nª 12: Diagrama de Flujo Documentario de Proceso de Descargo de certificados en Sistema Contralor
Fuente: La Positiva Seguros y Reaseguros S.A. Elaboración: Propia
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C) DESCRIPCIÓN
1. Recepcionar y Verificar certificados físicos con la planilla reportada:
El Asistente de Contraloría recepciona las planillas reportadas tanto de ventas como anulados. En primera instancia verifica que la cantidad de certificados que dice en la planilla se encuentren también en físico, es decir para el caso de las ventas: las dos copias técnicas y para el caso de los anulados: el certificado original y las dos copias técnicas.
2. Verificar que los depósitos cuadren con el monto
total que dice en la Planilla:
Seguidamente el Asistente de Contraloría verifica el monto total de la planilla reportada y suma las formas de pago para ver si es que cuadran. En el caso que las formas de pago anexadas no den con el monto que dice en la planilla, se procede a devolver la planilla para que intermediario la revise y regularice como debe.
3. Sellar planillas y cargos:
Una vez verificadas las planillas, el Asistente de Contraloría procede a sellar la recepción de las planillas conformes, colocando la fecha y hora del día en que son recepcionadas.
4. Pistolear certificados en Excel:
Para el pistoleo de certificados se utiliza la metodología FIFO (First in First out) que se refiere a que los reportes se trabajan y descargan conforme llegan.
El Asistente de Contraloría deberá pistolear todos los certificados que fueron recepcionados. Los certificado SOAT cuentan con un código de barras
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donde indica su póliza, formulario. El asistente cuenta con una pistola lectora de código de barras y procede a abrir un archivo Excel con un formato predeterminado y empieza a pistolear los certificados.
5. Descargar certificados en Sistema Contralor:
Una vez se tiene listo el Archivo Excel con los certificado pistoleados, un archivo para ventas y otro para anulados, se procede a ingresar al Sistema Contralor, se selecciona la opción “Descarga de Documentos”, se elige la categoría “Carga Masiva” y se procede a subir el archivo Excel para que los certificados sean descargados en el Sistema, tanto las ventas como los anulados.
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3.1.9.6. Generación de Trámites para Emisión de las Ventas de Certificados SOAT Manuales:
Figura Nª 13: Diagrama de Flujo de Generación de Trámites para Emisión de las ventas de certificados SOAT manuales.
A) DIAGRAMA DE FLUJO
Fuente: La Positiva Seguros y Reaseguros S.A. Elaboración: Propia
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B) DIAGRAMA DE FLUJO DOCUMENTARIO
Figura Nª 14: Diagrama de Flujo Documentario de Proceso de Generación de Trámites para Emisión de las ventas de certificados SOAT manuales.
Fuente: La Positiva Seguros y Reaseguros S.A. Elaboración: Propia
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C) DESCRIPCIÓN
1. Solicitud nueva en Oficina Virtual: Asistente de Contraloría generará el trámite para la emisión y posterior cancelación de los certificados manuales SOAT vendidos por los intermediarios y puntos de venta de la empresa. Se procede a ingresar a la Oficina Virtual y se escogerá la opción Solicitud nueva, se ingresará el código correspondiente al intermediario.
2. Llenar datos de Solicitud: Asistente de Contraloría procede a ingresar la cantidad de certificados a emitir con sus datos necesarios, el monto total de la planilla y las comisiones correspondientes.
3. Escanear y adjuntar planilla y formas de pago: Asistente de Contraloría deberá escanear la planilla de ventas y todas las formas de pago, los archivos escaneados los deberá adjuntar en la Solicitud. Cabe resaltar que el Área de Contraloría envía todos los certificados a Lima para su emisión una vez se genera la Solicitud Virtual de Emisión.
4. Derivar trámite Virtual a Área de Emisión: Una vez la solicitud cuente con los datos completos (cantidad de certificados, monto de planilla, formas de pago, escaneo de documentos, comisiones) se procede a generar el trámite y se deriva a la Bandeja de Emisión para su atención.
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3.1.9.7. Venta de Certificados a Mano Alzada
Figura Nª 15: Diagrama de Flujo de Venta de certificados SOAT a Mano Alzada
A) DIAGRAMA DE FLUJO
Fuente: La Positiva Seguros y Reaseguros S.A. Elaboración: Propia
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B) DIAGRAMA DE FLUJO DOCUMENTARIO
Figura Nª 16: Diagrama de Flujo Documentario de Proceso de ventas de certificados SOAT a mano alzada.
Fuente: La Positiva Seguros y Reaseguros S.A. Elaboración: Propia
62
C) DESCRIPCIÓN
1. Llenado Manual de Datos:
El proceso inicia una vez que el cliente acepta la cotización dada por el canal de venta. El encargado o vendedor procede a solicitar la información requerida para llenar el certificado SOAT. El encargado llena manualmente los campos requeridos con letra legible.
2. Verificación de Datos Correctos:
El encargado o vendedor le enseña el certificado con los datos ya escritos y procede a realizar la verificación de datos, en caso haya algún error se le informará al vendedor y se tendrá que anular el certificado y proceder a llenar otro con los datos correctos.
3. Cancelación de Prima del Seguro:
Una vez el cliente verifica los datos, el encargado o vendedor procede a pedirle el pago de la prima correspondiente por su vehículo automotor.
4. Entregar Certificado Original a cliente:
Una vez se reciba el dinero o la forma de pago correspondiente al costo de la prima de su SOAT, se procederá a poner en una mica el certificado adquirido por el cliente y se le entrega el certificado Original.
5. Registrar venta en Planilla de Digitación:
Una vez realizada correctamente la venta, se procede a guardar las copias técnicas de la venta y se llenará la Planilla de Reporte de Ventas y si fuera el caso que hubo en error en el llenado manual del certificado, se registrará en Planilla de Anulados.
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3.1.9.8. Emisión de Planillas de Venta de Certificados a Mano Alzada
Figura Nª 17: Diagrama de Flujo de Emisión de Planillas de Venta de certificados SOAT a Mano Alzada
A) DIAGRAMA DE FLUJO
Fuente: La Positiva Seguros y Reaseguros S.A. Elaboración: Propia
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B) DIAGRAMA DE FLUJO DOCUMENTARIO
Figura Nª 18: Diagrama de Flujo Documentario de Proceso de Emisión de planillas de venta de certificados SOAT a mano alzada
Fuente: La Positiva Seguros y Reaseguros S.A. Elaboración: Propia
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C) DESCRIPCIÓN
1. Generar Solicitud de Ingreso de Certificados
SOAT:
Se solicita el ingreso de la información de las pólizas/certificados vendidas en los Sistemas Informáticos, remitiendo un reporte de ventas y los comprobantes de depósito, la Trama en Excel y/o las Copias Técnicas de las Pólizas. La solicitud de este tipo de certificados, lo genera el Área de Contraloría, genera un trámite solicitando la Emisión de certificados, adjuntando el escaneo de la planilla y las formas de pago y se deriva a la Bandeja de Emisión de Certificados SOAT.
2. Verificar que datos sean correctos y suficientes para la emisión: Se revisa la información remitida por el corredor de seguros, verificando que contenga todo lo necesario para la emisión de la póliza/certificado y que la información sea consistente. En el caso que las solicitudes presenten errores o faltantes que no permitan el ingreso de los certificados SOAT a los sistemas informáticos, se debe generar una solicitud (en oficina Virtual) denominada Planillas Pendientes (PPEN) al área responsable.
3. Registrar Información en Sistema de Emisión:
Asistente de Emisión registra la información de las pólizas/certificados, con todos los datos complementarios necesarios para la Emisión del Certificado SOAT.
4. Remitir Solicitud en Trámite Virtual con Planilla
de Digitación: Se remite la solicitud, junto con una “Planilla de Digitación”, vía trámite virtual, al Asistente Liquidador (Área de Cobranzas), para que se proceda con la liquidación de los pagos realizados
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correspondientes a las pólizas/certificados ingresadas en los sistemas informáticos.
3.1.9.9. Liquidación planilla de venta de certificados a Mano