2. MARCO METODOLÓGICO
2.1. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA EN EL CONTEXTO
2.2.4. Métodos, técnicas e instrumentos
2.2.4.2. Técnicas
2.2.4.2.2. Encuesta
Las encuestas se aplicaron al personal de inventarios, administrativo y clientes de la empresa, con la finalidad de obtener información real sobre el tema, todos los datos obtenidos fueron tabulados y presentados técnicamente.
2.2.4.3. Instrumentos.
2.2.4.3.1. Guía de entrevista.
A fin de conocer en detalle los hechos que se están investigando y recolectar información que será útil en el análisis de procesos para identificar información para la elaboración de planes de mejora y procesos de análisis del problema planteado a través de una serie de preguntas.
2.2.4.3.2. Cuestionario de encuesta.
En este instrumento se elaboró un listado de preguntas relacionadas con la problemática actual de la empresa que permita conocer las tendencias y prioridades del personal involucrado en el área de inventarios.
44 2.2.5. Resultados de la investigación.
2.2.5.1. Entrevista.
Se utilizó una guía de entrevista dirigida al Gerente para por medio de ello determinar el estado en el que se encuentra la empresa Corporación López Villagómez Cía. Ltda., y proponer la posible solución al problema encontrado.
Pregunta Nº 1.- ¿Cuál es el nombre o razón social de la empresa?
Corporación López Villagómez Cía. Ltda.
Pregunta Nº 2.- ¿Cuál es la actividad económica que desempeña esta empresa?
Debido a que la generación familiar siempre se ha dedicado a venta de artículos de ferretería y en vista de que la necesidad del mercado es el abastecimiento de estos productos esta empresa se dedica a la venta al por mayor y menor de artículos de ferretería.
Pregunta Nº 3.- ¿Con cuántos empleados cuenta la empresa?
La empresa está creciendo poco a poco y por el momento cuenta con 12 empleados.
Pregunta Nº 4.- ¿Considera usted que existe algún tipo de falencias en su empresa?
Si, según ha ido pasando el tiempo se ha notado que existe falencia en el control de inventarios por perdidas de los artículos y también tenemos problemas en la recuperación de cartera ya que la empresa otorga crédito a sus clientes.
Pregunta Nº 5.- ¿Existe un manual de procedimientos actualizado que administre las adquisiciones?
45
Actualmente no tenemos un manual de procedimiento que administre las adquisiciones pero sería de mucha ayuda para mejorar.
Pregunta Nº 6.- ¿Dónde y quiénes elaboran el pedido de compras?
El pedido de compras lo realiza el gerente en su oficina ya sea por medio de una llamada telefónica o sino directamente con el agente vendedor de la empresa proveedora previo a un análisis de la necesidad de stock de productos.
Pregunta Nº 7.- ¿Existe un programa calendarizado de adquisiciones de materiales de consumo, bienes y servicios?
No, no existe porque las adquisiciones se las hacen de acuerdo al nivel de pedidos que realicen los clientes pues se hace un análisis la necesidad y de allí se procede a realizar el pedido aunque a veces también se aprovechan las ofertas que ofrezcan los proveedores.
Pregunta Nº 8.- ¿Se cuenta con un catálogo por artículos?
Si, se cuenta con un catálogo pero por grupos de artículos el cual facilita al cliente la selección del artículo al momento de realizar su pedido.
Pregunta Nº 9.- ¿El personal, equipo y espacio físico asignado al área de adquisiciones es el adecuado y suficiente para el cumplimiento de sus funciones?
Si, el puesto que por el momento la cliente la está aumentando se cuenta con un personal suficiente y lugar adecuado para el almacenamiento pero todo depende de la cantidad de pedidos y como vaya aumentando las necesidades se irá incrementado tan personal como espacio físico.
Pregunta Nº 10.- ¿La recepción de mercancía está confiada a una oficina o persona independiente de las funciones de compras, almacenes o despacho de materiales?
46
Si está confiada a una persona que es el bodeguero, empacador y despachador; aunque siempre existen algunas falencias las cuales hacen que se produzca un nivel de error al conteo de unidades adquiridas y también al momento del despacho cuando se procede a la venta.
Pregunta Nº 11.- ¿Con qué periodicidad se practican inventarios físicos en el almacén?
Debido a la falta de tiempo y el trabajo del día a día no permite hacer conteos o inventarios de periodos cortos por ende solo se hace una sola vez al año.
Pregunta Nº 12.- ¿Se corrigen las diferencias de los inventarios?
Si, cuando se realiza el inventario se corrige pero en el sistema
Pregunta Nº 13.- ¿La persona responsable de la custodia de la mercadería se responsabiliza de los faltantes de mercaderías?
No, no se responsabiliza porque no se tiene un documento o manual en el que se responsabilice al cumplimiento de dichos procesos para que no exista este tipo de falencias.
Pregunta Nº 14.- ¿Se cuenta con algún procedimiento para controlar las entregas parciales a cuenta de un pedido?
No se cuenta con un procedimiento estricto para controlar las entregas parciales.
Pregunta Nº 15.- ¿Cómo se realiza la recepción de los artículos? Describa brevemente el procedimiento.
El proveedor procede a la entrega de la mercadería en el almacén, el bodeguero procede a revisarla y luego se procede a ingresar la factura al sistema.
47
Pregunta Nº 16.- ¿Se tienen asegurados los bienes, artículos y materiales que hay en el almacén?
No, debido a costo que estos representan ninguno de los bienes, artículos y materiales que hay en el almacén están asegurados, pero si se ha pensado en hacerlo.
Pregunta Nº 17.- ¿Se tiene el registro actualizado en cuanto a la información de los inventarios?
Si pero la información que nos da el software del sistema no siempre coincide con el físico, puesto que se actualiza cada vez que se realiza inventarios y si recordemos el inventario se realiza una vez al año, por eso a veces existe faltantes.
Pregunta Nº 18.- ¿Qué personal interviene en la realización de inventarios?
Para la realización interviene todo el personal para que los días de cierre de la empresa sean mínimos y se trate de acabar lo más pronto.
Pregunta Nº 19.- ¿Qué medidas se han tomado para evitar y regularizar esta situación?
El gerente ha realizado reuniones con el personal para informar de lo que está pasando con respecto a los faltantes y recomienda tener más cuidado pero tan solo eso y luego se corrige en el sistema las diferencias.
2.2.5.2. Encuesta.
Se utilizó cuestionarios dirigido a colaboradores de la empresa Corporación López Villagómez Cía. Ltda.
48
ENCUESTA DIRIGIDA A LOS COLABORADORES
N° PREGUNTA SI NO
1
¿Existe un manual de procedimientos que describa lo relacionado con autorización, custodia, registro, control y responsabilidades en los inventarios?
2 ¿Piensa usted que es importante que la empresa
disponga de un Manual de funciones?
3 ¿Existen políticas claramente definidas y
expresas en cuanto a la recepción,
almacenamiento y conservación?
4 ¿Existe un procedimiento fijo para el ingreso y
despacho de mercaderías?
5 ¿Existe un control sobre el máximo y mínimo de
existencias?
6 ¿Cree usted que se están cumpliendo los
objetivos de servicios de la empresa?
25% 75% SI NO 100 % 0% SI NO 42 % 58 % SI NO 33 % 67 % SI NO 50 % 50 % SI NO 50 % 50 % SI NO
49
7 ¿Existe un responsable del ingreso y despacho de
mercaderías?
8
¿Piensa usted que el problema de los inventarios dentro de la empresa radica en la falta de control?
9 ¿Se realiza un conteo físico de los pedidos al
momento de la recepción?
10 ¿Se realiza constataciones físicas de inventarios
de forma periódica?
11 ¿Se cuenta control automatizado en los
inventarios?
12 ¿Existe alguna persona encargada de bodega?
67 % 33 % SI NO 100 % 0% SI NO 67 % 33 % SI NO 33 % 67 % SI NO 75 % 25 % SI NO 100 % 0% SI NO
50 13
¿La entidad tiene designada alguna persona responsable de las órdenes de compra de inventarios?
14 ¿Se encuentra satisfecho o a gusto de trabajar en
esta empresa?
Se utilizó cuestionarios dirigido a 134 proveedores de la empresa Corporación López Villagómez Cía. Ltda.
1. ¿El proceso que la empresa Corporación López Villagómez Cía. Ltda., realiza para hacer sus pedidos de compra es?
Cuadro Nº. 1 Calificación del proceso de compra.
EXCELENTE 60 45%
MUY BUENA 35 26%
BUENA 26 19%
REGULAR 13 10%
TOTALES 134 100%
Fuente: Resultado de la investigación. Elaborado por: Mayra Garófalo/2014
Gráfico Nº. 1 Proceso de pedidos de compra.
100 % 0% SI NO 83% 17% SI NO 45% 26% 19% 10%
Proceso de pedidos de compra
51 Análisis
El 45% de los proveedores dicen que proceso de pedidos de compra de Corporación López VILLAGÓMEZ es excelente, mientras que el 26% indican que es muy bueno, el 19% regular y finalmente el 10% expresan que es regular.
2. ¿Qué medio utiliza la empresa Corporación López Villagómez Cía. Ltda., para realizar sus pedidos?
Cuadro Nº. 2 Medios para realizar pedidos
LLAMADA TELEFÓNICA 21 16%
ESPERA LA VISITA DEL AGENTE VENDEDOR 98 73%
VISITA A LA EMPRESA PROVEEDORA 15 11%
TOTALES 134 100%
Fuente: Resultado de la investigación. Elaborado por: Mayra Garófalo/2014
Gráfico Nº. 2 Medios para realizar pedidos.
Análisis
El 73% de los proveedores señalan que uno de los medios para realizar pedidos la empresa Corporación López VILLAGÓMEZ es la espera de la visita del agente vendedor, mientras que
16%
73% 11%
Medios para realizar el pedido
LLAMADA TELEFÓNICA ESPERA LA VISITA DEL AGENTE VENDEDOR VISITA A LA EMPRESA PROVEEDORA
52
el 16% indica que lo hacen por medio de llamada telefónica y el 11% dice que lo hacen mediante visita a la empresa proveedora.
3. ¿Existe algún proceso de recepción y revisión de factura al momento de entregar la mercadería?
Cuadro Nº. 3 Existe un proceso de recepción y revisión de la mercadería
SI 134 100%
NO 0 0%
TOTALES 134 100%
Fuente: Resultado de la investigación. Elaborado por: Mayra Garófalo/2014
Gráfico Nº. 3 Existe un proceso de recepción y revisión de la mercadería
Análisis
El 100% de los proveedores indican que no existe un proceso de recepción y revisión de factura al momento de entregar la mercadería.
100% 0%
Existe un proceso de recepción y revisión de la mercadería.
53
4. ¿Este proceso de recepción y revisión tanto de la factura como la mercadería es?
Cuadro Nº. 4 Proceso de recepción y revisión
MUY BUENA 10 7%
BUENA 20 15%
REGULAR 60 45%
MALA 44 33%
TOTALES 134 100%
Fuente: Resultado de la investigación. Elaborado por: Mayra Garófalo/2014
Gráfico Nº. 4 Proceso de recepción y revisión
Análisis
El 7% de los proveedores de Corporación López VILLAGÓMEZ indican que la recepción y revisión tanto de la factura como la mercadería es muy buena, mientras que el 15% dice que es buena, mientras que el 45% dice que es regular y finalmente el 33% asegura que es mala.
7% 15%
45% 33%
¿El proceso de recepción y revisión es?
54
5. ¿Recibe algún tipo de aviso en cuanto a la revisión previa al pago, en caso de que existan inconvenientes con la mercadería?
Cuadro Nº. 5 Aviso previo al pago.
SI 10 7%
NO 90 67%
A VECES 34 25%
TOTALES 134 100%
Fuente: Resultado de la investigación. Elaborado por: Mayra Garófalo/2014
Gráfico Nº. 5 Aviso previo al pago.
Análisis
El 67% de los proveedores dicen que si reciben aviso de estado de la mercadería recibida previo al pago, mientras que el 25% indican que no reciben ningún tipo de aviso y finalmente el 8% dicen que a veces.
8% 67% 25%
SI NO A VECES
Recibe algún aviso previo al pago
55
6. ¿Tiene algún tipo de inconveniente al momento de realizar el cobro de facturas pendientes?
Cuadro Nº. 6 Inconvenientes al momento del cobro.
SI 80 60%
NO 54 40%
TOTALES 134 100%
Fuente: Resultado de la investigación. Elaborado por: Mayra Garófalo/2014
Gráfico Nº. 6 Inconvenientes al momento del cobro.
Análisis
El 60% de los proveedores indican tener inconvenientes al momento del cobro de las facturas mientras que el 40% dice que no.