Encuesta para Directivos

En cuanto a los directivos de SAP vemos una clara tendencia a la constante conectividad ya sea por motivos empresariales como por motivos personales. Los avances tecnológicos han permitido que las personas se encuentren cada vez más en función de las herramientas virtuales de comunicación las cuales los alimentan no sólo de información concerniente a su trabajo sino que también sirven como un medio de socialización y contacto con amigos y familiares, entre otros.

Para constatar cómo, cuanto y por qué medios se comunican los directivos de SAP realizamos una encuesta a 7 de estos trabajadores de dicha empresa, la cual arrojó los siguientes resultados:

En cuanto a la cantidad de horas empleadas a estar conectados, ya sea frente a un computador o por medio de su smartphone, el 14% de los encuestados respondió que duraban alrededor de ocho horas diarias haciendo uso de estos medios para comunicarse virtualmente mientras que el 86% restante respondió que empleaban más de 8 horas diarias en estas herramientas. Ver gráfico 1

En cuanto al tiempo empleado en la interacción por medios virtuales con compañeros, jefes y/o subalternos el 14% de los encuestados dijo que emplea entre 15 y 30 minutos interactuando por estos medios mientras que el 86% respondió que lo hace durante más de 1 hora al día. Ver gráfico 2

La percepción que tienen los encuestados referente a si los medios de comunicación virtuales han remplazado las relaciones presenciales dentro de la organización es muy representativa pues un 28,6% opina que no pero una gran mayoría representada por el 71,4% opina que por el contrario, las herramientas virtuales han reemplazado el contacto interpersonal al interior de SAP. Ver gráfico 3.

En relación con la interacción interpersonal al interior de la organización un 14,3% de los encuestados respondió que empleaba entre 15 y 30 minutos al día en este tipo de interacción, un porcentaje igual de encuestados respondió que empleaba entre 45 minutos y una hora en interacciones presenciales con sus compañeros, jefes y/o subalternos mientras que un 71,4% respondió que empleaba más de una hora en estas actividades. Ver gráfico 4

Al preguntar sobre la importancia de recibir o dar instrucciones sobre su trabajo de forma presencial comparada con hacerlo por medios virtuales, el 28,6% respondió que es supremamente importante, el 28,6% opina que son importantes y el 43% restante lo calificó de muy importantes. Ver gráfico 5

Ahora bien, indagando sobre la importancia para la toma de decisiones de las relaciones virtuales que se presentan al interior de la empresa el 42,90% de los encuestados respondió que son importantes mientras que un 57,1 % las calificó de muy importantes. Ver gráfico 6

Al preguntarle a los encuestados cómo prefieren relacionarse con otras personas que trabajan en SAP el 14,3% afirmó que optan por el correo electrónico, mientras que la mayoría un 85,7% respondió que prefiere hacerlo personalmente. Ver gráfico 7.

Cuando se le pidió a los encuestados calificar la efectividad de los medios electrónico en cuanto a relacionarse con las demás personas de la organización, el 28,6% le dio la mejor calificación, siendo esta un 5, mientras que el 71,4% los calificó de 4 lo que representa una buena calificación. Ver gráfico 8

De igual forma se les pidió calificar de uno (menor) a cinco (mayor) la efectividad de las reuniones, así como otras comunicaciones presenciales para relacionarse con otros empleados de SAP. El 28,6% de los encuestados las calificó de buenas dándoles un 4 y el 71,4% las calificó de excelentes dándoles un 5. Ver gráfico 9.

Cuando se les preguntó a los directivos de SAP encuestados sobre sus preferencias de medios para hablar o hacer algún tipo de petición a sus compañeros de trabajo el 14,3% respondió que prefiere hacerlo por Messenger, el 42,9% escogió el correo electrónico y el 43% prefiere hacerlo de manera presencial. Ver gráfico 10

Estas respuestas nos dan una clara visión del tipo de conectividad que manejan los directivos de SAP. Esta población en particular es aquella que por las actividades y características de su rol debe estar constantemente viajando y además en cercana comunicación con sus pares en otros países del mundo en las diversas sedes de SAP en todo el mundo.

Es por esto que vemos que una mayoría de los encuestados opina que las herramientas de comunicación virtual si han reemplazado a las relaciones interpersonales presenciales pero

también vemos que estas últimas siguen siendo consideradas muy importantes al interior de la organización.

Sin embargo vemos que la preferencia de medio para comunicarse con sus compañeros jefes y/o subalternos está claramente dividida entre la virtualidad y la presencialidad, pues tanto el correo electrónico como las reuniones presenciales obtuvieron el mismo porcentaje de respuestas.

5.2.1 Gráfico 1

Gráfica que evidencia la cantidad de horas que los Directivos de SAP permanecen conectados al día 5.2.2 Gráfico 2

Gráfica que evidencia el tiempo que los Directivos de SAP emplean en la interacción con compañeros, jefes y/o subalternos haciendo uso de medios electrónicos

5.2.3 Gráfico 3

Gráfica que evidencia la percepción que tienen los Directivos de SAP sobre el reemplazo de las relaciones presenciales por las virtuales al interior de la organización

5.2.4 Gráfico 4

Gráfica que evidencia la inversión de tiempo que hacen los Directivos de SAP para relacionarse con sus compañeros, jefes y/o subalternos de manera presencial.

5.2.5 Gráfico 5

Gráfica que muestra la importancia que le dan los Directivos de SAP a recibir o dar instrucciones de manera presencial comparada con medios virtuales

5.2.6 Gráfico 6

Gráfica que muestra la calificación que los Directivos de SAP dieron a la importancia que le dan a la toma de decisiones vía medios virtuales al interior de la organización

5.2.7 Gráfico 7

Gráfica que evidencia la preferencia de los directivos de SAP frente al medio por el cual prefieren relacionarse con otras personas de la organización

5.2.8 Gráfico 8

Grafica que evidencia la calificación que le dan los Directivos de SAP a la efectividad de que los medios electrónicos les ofrecen para relacionarse con demás personas de laorganización

5.2.9 Gráfico 9

Grafica que evidencia la calificación que los Directivos de SAP le dan a la efectividad de las reuniones y demás comunicaciones presenciales para relacionarse con otros empleados de la empresa

5.2.10 Gráfico 10

Grafica que evidencia la preferencia de medios que tienen los Directivos de SAP al momento de hacer algún tipo de petición a sus compañeros de trabajo

6. PROPUESTA

Cómo ya se había dicho anteriormente, grosso modo, la conclusión es que las comunicaciones, en este caso las relaciones interpersonales han ido perdiendo espacio en las organizaciones, desde la llegada de las TIC. Sin embargo estas también han aportado ayudas a empresas con la tipología de SAP, en donde sus empleados están viajando constantemente y allí estas herramientas han servido para ‘acercar’ y facilitarles más las relaciones con sus compañeros, familiares y/o amigos. Por lo que se puede decir que esta disminución no ha sido en su totalidad ya que luego de ver las encuestas y las entrevistas, los integrantes de la compañía siguen reconociendo la importancia de la comunicación presencial. Por esto y como ya se había planteado, consideramos pertinente luego de haber presenciado su clima laboral, proponer alternativas que ayuden a mejorar dichos acontecimientos. Y así evitar fenómenos como la entropía.

Una de las alternativas que proponemos es hacer un cambio en la forma como son llevados a cabo los espacios de encuentro como ‘La Hora del Café’, el cual según la gerente de comunicaciones internas para Latinoamérica, con sede en Colombia, son reuniones que se llevan a cabo todos los Miércoles a las 10 a.m. el cual tiene como propósito que la gente se congregue en torno a un café o un desayuno a media mañana, para que de esta forma se generen espacios de comunicación.

No obstante, el cambio que se propone es que estos espacios, que tienen como intención generar momentos de comunicación entre los empleados, sean únicamente de tipo no laboral, es decir, que las conversaciones no giren en torno a lo laboral, sino que sea un espacio en donde las conversaciones manejen tópicos más cercanos a sus vidas personales, gustos, familia, proyectos entre otros. Así de este modo dedicar un rato a temas de los cuales no se habla comúnmente entre los empleados. Lo anterior podría ayudar a que los estados de ánimo no tan positivos, relacionados con el trabajo disminuyan al generar nuevas dimensiones en el clima laboral.

Para complementar estos encuentros de ‘La Hora del Café’ consideramos importante reforzarlos con unas reuniones similares a las Townhall Meetings, reuniones que se hacen con los empleados cada tres meses, en donde los gerentes de cada área ponen sobre la mesa temas que se limitan a lo laboral como: objetivos, retos, noticias y demás. Sin embargo, el cambio que proponemos es eliminar por completo de estos espacios los temas relacionados con lo laboral, como se venia haciendo, sino que este sea un espacio en donde, aparte de acercar a los

empleados de una misma área, estos puedan relacionarse y acercarse en un aspecto más humano a su jefe inmediato, en donde puedan entablar conversaciones de cualquier tipo sin miedo al rechazo o a ser juzgados. Y así puedan conocerse en otros aspectos y no solo en el laboral, permitiendo así que al momento de presentarse un conflictos, no se manifiesten situaciones incómodas con el superior, sino que más bien éste se convierta en un apoyo constante, escenario que a largo plazo terminará acercando más a los miembros del equipo.

Consideramos importante basar dichas reuniones en la teoría de ‘Grupos primarios’, reuniones en las que se busca tocar temas transversales, como resolución de conflictos, liderazgo, programación neurolingüística, inteligencia emocional, y otros tópicos que se alejan de los temas típicamente laborales; permitiéndole tanto al jefe como a los empleados un acercamiento más amigable, en donde el jefe no es el que delega sino el que lidera constantemente el trabajo en equipo. Para esto, se deben fijar metas que ayuden a mejorar el clima laboral, que terminarán apoyando positivamente la productividad laboral. Y para salirse completamente de los temas y el entorno laboral, podrían ayudar salidas, programadas con anterioridad, fuera de la oficina inclusive de la ciudad en donde se hagan estas reuniones que pueden ser facilitadas por expertos, cursos que ayuden a acercar a las personas al interior de la empresa.

Como ya se ha comentado anteriormente este tipo de dinámicas se verían truncadas por la imposibilidad de permanencia en el país de algunos de los empleados de SAP. Sin embargo proponemos que se haga con grupos pequeños, a los cuales se les agendaría con anterioridad dichas reuniones y así poder realizarlas al menos una vez por trimestre. Éstas, como ya se ha dicho anteriormente, le brindarían la oportunidad a los empleados de encontrarse en un espacio más amigable, donde la propuesta de que estas no giren al rededor de los temas laborales se haga real y desplieguen así temas relacionados como gustos, hallazgos, felicidades, fracasos y así poder acercarse más los unos a los otros en un nivel más emocional. Con esto se buscaría generar confianza entre los compañeros de trabajo y se lograría que además de conocerse desde lo laboral, también lo hagan desde lo humano. A medida que la gente se conoce más, a su vez genera más confianza y mejores espacios de trabajo.

Otra alternativa que consideramos relevante es implementar el Modelo de Simulación Virtual, que ya ha sido implementado en SAP México y que para empresas como esta ayuda a que las distancias se reduzcan. Pues como ya se había dicho anteriormente, la mayoría de sus empleados están constantemente viajando por lo que creemos relevante implementarlo en todas

las sedes SAP en todo el mundo, o por lo menos en la SAP Bogotá, donde tiene competencia y más posibilidades de alcance nuestra propuesta.

Creemos que uno de los momentos en donde las personas encuentran un espacio diferente para conocerse son los horarios de las comidas. En este caso por tener un horario de ocho de la mañana a seis de la tarde, sería el momento del almuerzo, proponemos que en el futuro, SAP debería estudiar la viabilidad de dedicar parte de su espacio físico a la construcción de un restaurante exclusivo para los empleados de la compañía en donde únicamente puedan comer los miembros de la empresa para que posiblemente se genere el reconocimiento de los unos con los otros. En este espacio, las mesas no serían redondas sino rectangulares con el fin de que los puestos aumenten y se de la posibilidad de que los grupos de almuerzo no siempre sean los mismos además donde siempre se completen seis u ocho puestos para que de esta forma no quede ninguna persona sin tener con quien departir, lejos de las conversaciones y poder evitar algún punto ciego. De esta forma se podrían generar otros tipos de acercamiento durante el horario del almuerzo. Con esto se podría concebir con el tiempo una campaña en donde se enfatice en la importancia que tiene poder tener un momento del día en el que los celulares, PDA´s, computadores y demás TIC sean dejadas a un lado para privilegiar la conversación sin mediaciones.

Uno de los objetivos de este trabajo era poder ofrecer alternativas que generaran espacios de encuentro para que las personas pudieran interactuar. A medida que fue desarrollándose la investigación se fue descartando la posibilidad de hacer salas de descanso donde se pusieran mesas de ping pong, juegos de mesa, revistas y demás elementos que ayudaran a que los empleados encontraran un espacio de encuentro, esto por el tipo de organización que nos encontramos, una empresa en donde la mayoría de sus empleados está viajando diariamente y en donde el tiempo libre que tienen, normalmente no lo pasan dentro de las instalaciones de la oficina. Por lo que para estas personas son muy importantes las TIC, ya que son estas quienes les permiten encontrarse a diario en temas de trabajo y otros.

Por esta razón consideramos importante crear un esapacio en la intranet que no este tan intimamente ligado a temas estrictamente laborales, un tipo de red social solo para empleados de SAP en donde haya temas de interés en general, donde las fotografías, videos, canciones y gustos sean conocidos por los que hacen parte de esta familia virtual. Sabemos que la idea principal era disminuir estas TIC, pero como ya dijimos anteriormente para una empresa como

esta, lo que hacen las TIC es acercar a sus miembros. Sería diferente si habláramos de una compañía en la que todos sus empleados siempre fueran de planta y jamás tuvieran que viajar.

En conclusión, lo que proponemos no es eliminar ninguna de las estrategias ya existentes, como los espacios de encuentro “ La hora de cafe” y las “Townhall Meetings, sino proponer algunos cambios que hagan de estas mas exitosas. Ademas de considerar alternativas nuevas obstante consideramos relevante traer a colación alternativas nuevas como lo son, el restaurante y las reuniones fuera de la oficina donde no se toquen temas laborales sino personales que les permitan a los empleados llegar a otro tipo de relación, la implementación del aula virtual, como la que ya esta impuesta en Mexico y la red social para SAP.

Y como ultima alternativa consideramos importante la realización de un evento semestral, para todos los empleados en SAP Bogotá, en donde su propósito sea, a parte de comunicarles a sus empleados cómo va el negocio, también sea un espacio en el que sus empleados tengan la oportunidad de conocerse con otros colegas. Esto seria posible en medio del almuerzo o de alguno de los breaks, ya que el evento seria toda la mañana o la tarde de un día especifico, ya designado por la compañía, además en este evento habrá un vídeo el cual mostrará otro lado de las personas, el no laboral, el que no todos sus colegas conocen; Dentro del mismo evento se reconocerá a las personas por su desempeño laboral y personal y con esto se presentaran en frente de sus colegas. Y con este se le entregara a cada uno de los asistentes un obsequio, relacionado con el tema escogido para el evento que los hará recordar lo que se hizo en dicho evento. La idea es que las fotografías, vídeos y demás archivos sean colgados por las personas a cargo en la intranet, para que se arme al rededor de los mismos un foro de discusión y se generen temas diferentes a lo laboral.

7. CONCLUSIONES

A partir del estudio que se realizó tanto de manera teórica como práctica en SAP se pudo observar que las TIC que se emplean, no solamente en la empresa estudiada sino en cualquier empresa que utilice estos medios, brindan un importante apoyo en el tema de productividad y rapidez en los procesos.

En una empresa multinacional como lo es SAP, estas tecnologías además acortan tiempos y distancias entre las diferentes sucursales en el mundo lo que consecuencialmente se traduce en un ahorro de dinero pues los procesos se llevan a cabo rápidamente. De igual forma sirven de registro de actividades y en general son herramientas que colaboran en la gestión de las actividades diarias de la empresa.

Por otro lado, es importante resaltar que el contacto interpersonal, cara a cara, entre las personas que trabajan en empresas en donde las tecnologías de información y comunicación tienen una gran importancia y uso, se ha ido disminuyendo. Si bien no ha desaparecido completamente. Las reuniones y contactos interpersonales se han intentado rescatar debido a que existe una población que reclama la existencia de este tipo de comunicación72 pues este es el grupo poblacional de SAP Bogotá que dentro de su rol no se contempla el constante desplazamiento entre distintas ciudades y países. Debido a que este grupo no comparte las mismas características y necesidades de los directivos y demás trabajadores cuyo cargo exige que los medios de comunicación virtual sean usados en mayor medida, pues la comunicación presencial cobra mayor importancia y finalmente pesa más sobre el clima organizacional de SAP Bogotá.

Se ha destacado a lo largo de este trabajo que la comunicación verbal y el lenguaje corporal en general de cuando una comunicación no está supeditada a un medio son dos elementos de suprema importancia para el mutuo entendimiento de las partes evitando así la entropía, entre otras cosas porque el margen para la interpretación es menor en una comunicación de tipo presencial que en una de tipo virtual. La entonación, postura y actitudes exponen mucho más que el tipo de letra o tamaño de la misma en un mensaje escrito ya sea virtual o en físico. También crea una cercanía más allá de lo laboral entre los compañeros de trabajo lo que a su vez tiene una repercusión positiva en las relaciones y clima laboral.

Es por esto que, tomando en cuenta las entrevistas y encuestas realizadas en SAP Bogotá, pudimos constatar que si bien las tecnologías de información y comunicación tienen una gran importancia, especialmente por ser esta empresa una organización dedicada al desarrollo de este tipo de tecnologías, lo que se evidenció no sólo en las herramientas de recolección de