Esta opción del sistema le permitirá al usuario crear y mantener toda la información referente a los activos fijos de la compañía, cada vez que se adquiera un elemento o propiedad que haga parte o este clasificada dentro de esta categoría, debe ser reportada al sistema por esta opción, sin embargo en caso de tener interface con el modulo Zeus® Inventarios SQL, es posible desde ese modulo realizar la creación del activo de manera automática, utilizando la información de la compra y combinándola con la información de la plantilla que utilice y que previamente ha debido ser creada en este modulo.
La información que es posible alimentar en el sistema a través de esta opción es la siguiente: CODIGO: Reporte en este campo la información correspondiente al código asignado al activo que se pretende Crear, Consultar, Modificar o Eliminar, es un código alfanumérico de libre definición que se recomienda se estructure utilizando un estándar que permita al usuario reconocerlo muy fácilmente con solo mirar el código o parte de el.
DESCRIPCION: Reporte en este campo la descripción abreviada o nombre que representa el activo, es un campo alfanumérico de libre definición.
TIPO DE ADQUISICION: Escoja en este campo el ítem que representa la manera como se obtuvo ese actvo por la compañía, las opciones disponibles para su escogencia son: “Propio”,
para los casos de compra, “Comodato”, “Leasing”, “Renting”, “Donación”, para cada caso respectivamente.
DATOS GENERALES:
La pestaña “Datos Generales” del Sistema permite ingresar o consultar la siguiente información:
LOCALIZACION: Reporte en este campo el código correspondiente a la localización don de esta asignado el activo, generalmente es el mismo sitio donde está asignado el responsable del activo, campo alfanumérico de libre definición que debe haber sido creado previamente en el sistema.
GRUPO: Reporte en este campo el código del grupo al que se quiere pertenezca este activo, la selección del grupo debe corresponder al tipo de información y a las diferentes características que se requiera se maneje con este activo, por ejemplo si se está tratando de ingresar un elemento que no se deprecia, el grupo que se escoja debe tener definido dentro de sus características que no se deprecia.
PROVEEDOR : Reporte en este campo el código del Proveedor a quien se le realizo la compra o suministro el activo, si el sistema esta parametrizado que tiene interface con Zeus® Contabilidad SQL, este código alfanumérico será validado en la base de proveedores del sistema contable.
No. FACTURA : Reporte en este campo el numero de la factura emitido por el proveedor. COMPRA : Registre en este campo la fecha que corresponda al documento de compra de recibo del elemento, debe ser reportado en formato yyyy/mm/dd y su valor no podrá ser superior a la fecha de corte del sistema.
FECHA ENTRADA : Registre en este campo la fecha en la cual este elemento comienza a ser parte del sistema de activos y que servirá de base para el primer proceso de depreciación que se realice, debe ser reportado en formato yyyy/mm/dd y su valor no podrá ser superior a la fecha de corte del sistema así como tampoco inferior a la fecha de compra o de recibo. TIPO DEPRECIACION: Escoja en este campo el tipo de depreciación que se aplicara a la mejora, las opciones disponibles son: “Linea Recta”, “Linea Recta Acelerada”, “Suma de Digitos del Año”, “Reducción de Saldos” y “Unidades/Horas”.
PLACA : Reporte en este campo el numero de la placa asignada al activo, es un código alfanumérico de libre definición y sirve como característica adicional de identificación de este; este campo solo será exigido por el sistema si el grupo al que se asigno el activo esta parametrizado que maneja “Placa”.
SERIE: Reporte en este campo el numero de la serie asignada al activo, es un código alfanumérico de libre definición que por lo general ya viene asignado al elemento por el fabricante y sirve como característica adicional de identificación de este; este campo solo será exigido por el sistema si el grupo al que se asigno el activo esta parametrizado que maneja “Serie”.
DESCRIPCION DETALLADA : Reporte en este campo toda la información que requiera para identificar clara y precisa este elemento, solamente estará disponible para reportar información si el grupo al que este asignado el activo esta parametrizado para que se exija esta información.
VENCIMIENTO GTIA : Si el activo que está reportando al sistema tiene garantía, registre en este campo la fecha de vencimiento de la misma, debe ser reportado en formato yyyy/mm/dd y su valor no podrá ser inferior a la fecha de compra.
VIDA UTIL: Reporte en este campo el numero de meses en que se va a depreciar el activo, si el reporte esta parametrizado para reportarse en horas, entonces debe registrar aquí el número de horas o unidades producidas que se requieren cumplir para que el elemento quede totalmente depreciado.
DEPRECIACION ACELERADA : Si se escoge como tipo de depreciación “Depreciación Acelerada”, el sistema activara la captura de los campos “ % de Depreciación” y “Tiempo Acelerado”, estos campos le indicaran al sistema que % del valor del activo se depreciara de
manera acelerada en el tiempo reportado como acelerado.
CODIGO DE BARRAS: Reporte en este campo el código de barras que representa el activo que se está ingresando, este código alfanumérico de libre definición, puede corresponder al mismo código del activo, al asignado por el proveedor o a uno propio definido por el usuario.
COSTO HISTORICO: Reporte en este campo el valor por el cual se registrara en el sistema el activo, este valor menos su valor de salvamento será el que se utilizara para el cálculo de la depreciación.
VR. DE SALVAMENTO: Registre en este campo el valor por el cual quedara registrado en el sistema el activo una vez se finalice su vida útil y quede totalmente depreciado.
SALDOS INICIALES: En caso de estar reportando al sistema información que se srcino en periodos anteriores a la fecha de corte en la que se encuentra el sistema, se debe indicar aquí los valores correspondientes a “Tiempo Depreciado”, “Valor Depreciado”, “Ajuste por Inflación” y “Ajuste a la Depreciación”, estos valores deben corresponder al tiempo trascurrido entre la fecha de entrada del activo y la fecha de corte.
INFORMACION ADICIONAL:
La pestaña “Información Adicional” del Sistema solamente esta activa cuando el grupo al que pertenezca el activo utilice una clasificación que este definida que maneja información adicional para “Terrenos”, “Vehículos” o “Maquinaria”, en esta pestaña se ingresa información puntual para este tipo de activos.
En caso de estar parematrizado que se maneja información adicional para “Maquinaria”, la siguiente es la información disponible para ingresar al sistema:
MARCA : Reporte en este campo la marca del elemento categorizado como maquinaria, campo alfanumérico de libre definición por el usuario y que corresponde a una información propia del proveedor o fabricante.
SERIE: Registre en este campo el número de serie asignado por el fabricante a este elemento. PARTES DEL ACTIVO:
La pestaña “Partes del Activo” solamente estará activ a cuando el grupo al que pertenece el activo en curso esta paramatrizado que maneja “Partes”, esta pestaña permite ingresar o consultar la siguiente información:
MARCA : Reporte en este campo la marca del elemento que se está reportando, campo alfanumérico de libre definición por el usuario y que corresponde a una información propia del proveedor o fabricante.
MODELO: Reporte en este campo el modelo del elemento que se está reportando, campo alfanumérico de libre definición por el usuario y que corresponde a una información propia del proveedor o fabricante.
SERIE: Reporte en este campo el número de la serie asignada al activo, es un código alfanumérico de libre definición que por lo general ya viene asignado al elemento por el fabricante y sirve como característica adicional de identificación de este.
FECHA ENTRADA : Registre en este campo la fecha en la cual este elemento está siendo asignado como parte del activo y servirá de base para el primer proceso de depreciación que se realice, debe ser reportado en formato yyyy/mm/dd y su valor no podrá ser superior a la fecha de corte del sistema así como tampoco inferior a la fecha de compra o de recibo.
VENCIMIENTO GTIA : Si la parte que se está reportando al sistema tiene garantía, registre en este campo la fecha de vencimiento de la misma, debe ser reportado en formato yyyy/mm/dd y su valor no podrá ser inferior a la fecha de compra.
TIPO DEPRECIACION: Escoja en este campo el tipo de depreciación que se aplicara a la mejora, las opciones disponibles son: “Línea Recta”, “Línea Recta Acelerada”, “Suma de Dígitos del Año”, “Reducción de Saldos” y “Unidades/Horas”.
DEPRECIACION ACELERADA : Si se escoge como tipo de depreciación “Depreciación Acelerada”, el sistema activara la captura de los campos “ % de Depreciación” y “Tiempo Acelerado”, estos campos le indicaran al sistema que % del valor del activo se depreciara demanera acelerada en el tiempo reportado como acelerado. VIDA UTIL: Reporte en este campo el número de meses en que se va a depreciar la parte que se está registrando, si el reporte esta parametrizado para reportarse en horas, entonces debe registrar aquí el número de horas o unidades producidas que se requieren cumplir para que el elemento quede totalmente depreciado.
COSTO HISTORICO: Reporte en este campo el valor por el cual se registrara en el sistema la parte que se está reportando, este valor menos su valor de salvamento será el que se utilizara para el cálculo de la depreciación.
VR. DE SALVAMENTO: Registre en este campo el valor por el cual quedara registrado en el sistema la parte que se está reportando una vez finalice su vida útil y quede totalmente depreciado.
SALDOS INICIALES: En caso de estar reportando al sistema información que se srcino en periodos anteriores a la fecha de corte en la que se encuentra el sistema, se debe indicar aquí los valores correspondientes a “Tiempo Depreciado”, “Valor Depreciado”, “Ajuste por Inflación” y “Ajuste a la Depreciación”, estos valores deben corresponder al tiempo trascurrido entre la fecha de entrada de la parte y la fecha de corte.
NOTA : Si el Grupo al que pertenece el activo esta parametrizado que la depreciación no se hace por partes, la información de “Tipo de Depreciación”, “Vida Útil”, “Depreciación Acelerada” y “Saldos Iniciales” no se habilitara y se tomaran de la información general del
CENTROS DE COSTOS:
La pestaña “Centros de Costos” permite al usuario ingresar en esta área los datos correspondientes a los centros de costos a los cuales está asignado el activo y cuya información se utilizara para distribuir los costos o gastos por conceptos de depreciación que se generen para este elemento; esta pestaña permite ingresar o consultar la siguiente información:
CENTRO DE COSTO: Reporte en este campo el código del centro costo a reportar, código alfanumérico que debió ser creado previamente y que identifica el área donde presta sus servicios el activo y que será objeto del cargo de costos o gastos.
% DE DISTRIBUCION: Reporte en este campo el % de costo o gasto que será cargado al centro de costo que se esta reportando.
PRINCIPAL: Como un activo puede estar asignado a varios centros de costos, solamente a uno se le debe indicar que es el centro de costo principal, esto le indicara al sistema que los reportes que deban salir agrupados o filtrados por centro de costo, utilizaran este código. Presione el botón “Aceptar” para asignar la información y reflejarla en la grilla inferior de la pantalla, solamente los códigos relacionados en esta grilla serán actualizados en el sistema al momento de grabar la información del activo.
RESPONSABLES:
La pestaña “Responsables” permite al usuario ingresar en esta área los datos correspondientes a las personas que estarán asignados como responsables del activo; esta pestaña permite ingresar o consultar la siguiente información:
CODIGO: Reporte en este campo el código de la persona que será asignada como responsable del activo, es un código alfanumérico de libre y debió ser creada previamente utilizando la entidad “Personal”.
PRINCIPAL: Como un activo puede tener asignado a varios responsables, solamente a uno se le debe indicar que es el principal, esto le indicara al sistema que los reportes que deban salir agrupados o filtrados por Responsable, utilizaran este código.
Presione el botón “Aceptar” para asignar la información y reflejarla en la grilla inferior de la pantalla, solamente los códigos relacionados en esta grilla serán actualizados en el sistema al momento de grabar la información del activo.
INVENTARIOS:
La pestaña “Inventario” permite al usuario ingresar en esta área los datos correspondientes a los elementos de inventarios sin costo que están asignados al activo, los cuales no afectan su costo, solamente se registran como mecanismo de control.
CODIGO: Reporte en este campo el código de los elementos de inventarios que serán asignados al activo como inventarios sin csoto, es un código alfanumérico de libre y debió ser creada previamente utilizando la entidad “ Articulos Inventario”.
Presione el botón “Aceptar” para asignar la información y reflejarla en la grilla inferior de la pantalla, solamente los códigos relacionados en esta grilla serán actualizados en el sistema al momento de grabar la información del activo.
INFORMACION CONTABLE:
En esta pestaña se reportaran todos los parámetros contables que serán utilizados por el sistema cada vez que se generen comprobantes contables como soporte de las distintas operaciones que se pueden realizar en este modulo; esta pestaña permite ingresar o consultar la siguiente información:
CUENTA : Reporte en este campo el código contable al que estará asignado el activo este valor se utilizara en los comprobantes contables que se generen en aquellas operaciones dondese utilice la cuenta contable del activo. AUX. ABIERTO: dependiendo del parámetro “Asignación Automática del código Auxiliar Abierto”, se podrá registrar este código o el sistema lo asignara de manera automática, este valor se utilizara en los comprobantes contables que se generen en aquella cuentas que
requieran o manejen Auxiliar Abierto.
PARAMETROS DE CONTABILIZACION: Escoja en este campo la entidad de donde se tomaran los códigos contables que se utilizaran en los diferentes comprobantes contables; las opciones que se podrán escoger son: “Activo”, “Grupo” o “Centro de Costo”.
SELECCIONAR ITEM: Escoja en este campo la entidad de donde se tomara el código del “Item” que se utilizara en los diferentes comprobantes contables; las opciones que se podrán escoger son: “Activo”, “Localización” o “Responsable”.
SELECCIONAR BU: Escoja en este campo la entidad de donde se tomara el código del “Bu” que se utilizara en los diferentes comprobantes contables; las opciones que se podrán escoger son: “Activo”, “Localización” o “Responsable”.
ITEM: En caso de seleccionar “Activo” en el campo “SELECCIONAR ITEM”, reporte en este campo el código del “ ítem” que se utilizara en los diferentes comprobantes contables que se generen dependiendo la operación que se esté realizando
BU: En caso de seleccionar “Activo” en el campo “SELECCIONAR BU”, reporte en este campo el código del “Bu” que se utilizara en los diferentes comprobantes contables que se generen dependiendo la operación que se esté realizando
CUENTAS CONTABLES: Defina en esta sección los diferentes códigos contables que serán utilizados al momento de generar el movimiento contable para las operaciones propias del modulo tales como Entrada de Activos, Bajas, Ventas, Depreciación, etc. (Ver Cuentas Contables).
SEGUROS:
En esta pestaña se reportara la información concerniente a las aseguradoras y el número de las pólizas que están amparando el activo que se está reportando; esta pestaña permite ingresar o consultar la siguiente información:
CODIGO: Registre en este campo el código de la Aseguradora que expidió la póliza que se está reportando y que ampara el activo que se está reportando, código alfanumérico de libre definición el cual debió haber sido creado con anterioridad.
No. POLIZA : Escoja en este campo el numero de la póliza que se pretende reportar, en este campo estarán disponibles para su escogencia todas las pólizas que estén vigentes para la aseguradora reportada, una vez escogido el numero de la póliza, el sistema mostrara la fecha Inicial y Final de la vigencia.
Presione el botón “Aceptar” para asignar la información y reflejarla en la grilla inferior de la pantalla, solamente los códigos relacionados en esta grilla serán actualizados en el sistema al momento de grabar la información del activo.
Cuando este reportando una nueva operación, digite toda la información requerida y luego presione el botón “Grabar”; si requiere Eliminar un activo reportado, digite su código y luego presione el botón “Eliminar”; en caso de estar interesado refrescar la información del código en pantalla presione el botón “Refrescar” de la barra de herramientas.
En caso de necesitar adicionar variables adicionales a este maestro, utilice el botón “Variables” para digitar la información, estas variables que se van a capturar en esta opción, debieron ser creadas previamente utilizando el modulo de Variables Adicionales (Ver Capitulo Variables Adicionales).
El sistema permite utilizar esta opción de Entrada de Activos para clonar o replicar la información del activo en pantalla y crear códigos nuevos con esta información, el proceso para realizar esta operación es la siguiente:
Digite o escoja el código del activo que se utilizara como modelo para crear los nuevos códigos y luego presione el botón “Clonar” de la barra de herramientas, una vez realizada esta operación el sistema mostrara una ventana que permite digitar los parámetros que servirán de base para el proceso de replicación:
Para revisar el proceso de clonación en detalle(Ver. Opción “Clonación de Activos”) Salir Eliminar Nuevo Grabar Refrescar Variables Clonar