Pregunta 1. ¿El reencauche en relación a la compra de llantas nuevas permite un ahorro?
El reencauche es una de las alternativas que tienen las personas que son propietarios de vehículos para renovar la base de rodamiento de las llantas con las cuales han de moverse sus automotores, si es evidente la diferencia de precios entre una llanta nueva y el costo de una llanta reencauchada, hay un buen ahorro y esto ha servido para que incluso se trabaje a nivel mundial con llantas reencauchadas incluso en los aviones.
El sistema de reencauche favorece económicamente un poco más a las personas que trabajan en el campo de la transportación, sea el caso buses, taxis, camiones, volquetas, entre otros más. La única y mayor preocupación que se debe tener en cuenta es que para poder reencauchar se debe revisar que las paredes laterales de la llanta estén en buenas condiciones porque este tipo de daño es muy peligroso ya que se corre el riesgo de que explosione la llanta y pueda causar accidentes.
Pregunta 2. ¿Para mejorar la comercialización del servicio de reencauche qué hace falta?
Se debe señalar que todas las empresas que trabajan en la Provincia de Santo Domingo y en otras provincias, están habilitadas solo para comercializar el servicio de reencauche de las empresas que tienen sus factorías en otros lugares, es decir sólo se hace la recepción de las llantas usadas que están en condiciones adecuadas de ser nuevamente reencauchadas ya que no todas las llantas usadas aplican para este tipo de trabajo de renovación y este grupo de llantas se las envía hacia la planta de reencauche, que como se tiene identificado tiene básicamente dos alternativas técnicas de reencauche o de vulcanización sea al frío o al calor.
Se podría mejorar el sistema de comercialización de este tipo de servicio, desarrollando un plan estratégico de marketing, el cual analice las debilidades de las principales empresas que se dedican a ofrecer este tipo de servicio en Santo Domingo. Dentro de este diagnóstico técnico de marketing es posible que se necesite ampliar más las oficinas de recepción de las llantas para reencauche o simplemente se haga mayor promoción, en cuyo caso es necesario tener presente el direccionamiento del
estudio técnico y ver las estrategias de aplicación para su desarrollo.
Pregunta 3. ¿El servicio de reencauche debe ser complementado con el servicio mecánico y de mantenimiento vehicular?
Una de las estrategias de ampliar la captación de potenciales clientes que demanden del servicio de reencauche es justamente ampliando las alternativas de servicios y como se tiene conocimiento práctico, el sistema automotriz tiene un complemento práctico con el mantenimiento y revisión mecánica de los vehículos y de la misma manera pudiera ser alternativa extra de oferta de servicio, la revisión y mantenimiento de la suspensión y de frenos que es lo que más se vincula al campo de las llantas.
Pregunta 4. ¿El reencauche de las llantas puede durar más que las llantas nuevas?
Tanto la banda de rodamiento de las llantas nuevas como las llantas que son reencauchadas depende de varios factores para un buen desgaste y por ende reporten mayor duración al rodamiento y estas se pueden resumir de la siguiente manera: es necesario realizar periódicamente un balanceo ya que este trabajo permite equilibrar el peso y distribución del peso de la llanta en un eje central imaginario y se compense algún desgaste extra que tenga en uno de los dos lados. Como segunda medida es necesario complementar con la revisión del sistema de suspensión de los autos ya que el desgaste natural de las piezas metálicas cambian y alteran uno de los tres puntos de referencia que deben tener la llantas y estos son el CAMBER, CASTER Y CONVERGENCIA, si la alineación es correcta y se establecen bien estas tres medidas de inclinación de la llanta se asume una duración mucho mayor a la que se tendría si se descuida en este mantenimiento.
Finalmente se debe tomar en cuenta que las llantas por ser de caucho, estas no están libres de daños por los golpes o por la introducción de elementos corto punzantes como son clavos, latas, o algún tipo de metal y esto evidentemente afectará la integridad física de la llanta y puede ser necesario reemplazarla para no correr riesgos innecesarios, incluso debe reemplazarlas si se tuviera la banda de rodamiento en buenas condiciones.
Pregunta 5. ¿Por qué es necesario capacitarse en las empresas que ofrecen el servicio reencauche?
En la actualidad toda empresa debe tener un punto de partida técnico para su administración ya que el sistema tradicional está probado que tiene sus limitantes y de esta manera no se puede proyectar hacia un desarrollo y un crecimiento sustentable de la empresa, cualquiera que esta sea.
La línea de capacitación que deben tener las empresa que ofrecen el servicio de reencauche deben tener al menos tres parámetros para mejorar su parte operativa y estas son: en la línea técnica deben estar muy bien informados de como es el proceso técnico de reencauche que se da al interior de la industria, esto ayudará para poder dar una mejor imagen del proceso industrial que se lleva a cabo para obtener la renovación de las bandas de rodamiento y de cómo vuelven a tener vigencia llantas que aparentemente ya debían salir de circulación.
El otro campo de capacitación de este tipo de empresa debe estar vinculada la parte administrativa de la empresa y de cómo gerencia adecuadamente este tipo de negocios, que tienen un enfoque comercial antes que cualquier otro aspecto de trabajo y finalmente donde se debe fortalecer a las personas que intervienen en este tipo de empresas, está el área de atención al público, esto permitirá una mejor relación con los clientes y la posibilidad de que cada cliente satisfecho haga promoción hacia otros clientes y de esta manera incrementar la imagen corporativa, con lo cual se aseguraría el suficiente comercio y contratos en demanda de este servicio.
Pregunta 6. ¿Es necesario actualizar el sistema de administrativo de las empresas locales de reencauche?
La actualización de los contenidos administrativos ayudarán para poder migrar del sistema administrativo tradicional al sistema técnico y poder de esta manera implementar un sistema de evaluación permanente en todos y cada uno de los componentes de las empresas que se dedican a ofertar el servicio de reencauche de neumáticos.
Otro aspecto a renovarse en el servicio de rencauche es la base de equipos que permitan hacer el cambio eficiente de las llantas usadas por las reencauchadas, las cuales deben a su vez tener un balanceo y el auto debe tener un chequeo de la suspensión y regulación oportuna de los tres ejes de rodamiento que ya se han señalado anteriormente.
En la base administrativa se debe tomar en cuenta la sistematización de los datos para lo cual es necesario tener a disposición computadoras que tengan integrado un sistema contable que sea adecuado para administrar este tipo de empresa, se debe personalizar estos programas informáticos y adaptarlos a la realidad de las empresas y del volumen de trabajo diario que estas tengan.
CAPÍTULO IV
PROPUESTA
4.1. Justificación
El presente trabajo reviste importancia porque analiza cada uno de los componentes necesarios para desarrollar eficientemente el trabajo de las diversas unidades de comercio del servicio de reencauche en Santo Domingo y que se encuentran en un grupo aproximado de 10 empresas; las mismas que serán apoyadas en su funcionalidad ya que contarán con tres referentes administrativos fundamentales para el buen direccionamiento operativo como son: Orgánico Funcional, Reglamento Interno y Manual de Funciones.
El desarrollo del proyecto se justifica desde el punto de vista técnico porque existe el diagnóstico investigativo con los lineamientos necesarios para elaborar la propuesta. El presente informe será una herramienta administrativa que permita la toma de decisiones oportunas y a la vez establezca mecanismos de medición y correctivos para la optimización total de cada uno de los componentes humanos.
El presente trabajo investigativo es importante porque aportará al modelo administrativo de las empresas que ofrecen el servicio de reencauche y que por no ser muy numerosas (10 en total) se ha tomado en cuenta a todas ellas para el desarrollo de la presente investigación; que en resumen se han visto afectadas en el índice de ventas; principalmente a una inexistente área de Recursos Humanos o a la inexistencia de un Manual de Funciones, reglamento Interno o un Orgánico Funcional; lo que conlleva a que las empresas motivo de estudio en la actualidad se administren empíricamente y no apoyado en la técnica como sería lo recomendable. El diagnóstico investigativo y propuesta constituyen una aportación técnica original y novedosa que servirá como modelo para las empresas que ofertan el servicio de reencauche y puede ser aplicado otras que tengan similar ámbito de trabajo, permitirá mejorar el nivel administrativo, operativo y por ende aportará al incremento del índice de satisfacción del cliente y de ventas.
Con esta investigación se benefician las pequeñas y medianas empresas cuyo capital humano son los elementos principales de las empresas. Es importante para las empresas desarrollar políticas de responsabilidad social, gestiones sensibles a las necesidades de los trabajadores, medidas de conciliación y de igualdad para mejorar la motivación de los empleados y clima laboral. Es una herramienta para el administrador en la toma de decisiones y establecer mecanismos y correctivos para la optimización total de cada uno de ellos.
4.1.1. Objetivo general
Diseñar un Manual de Funciones, un Reglamento Interno y un orgánico funcional para el mejoramiento de la gestión administrativa de las Empresas que ofertan el servicio de reencauche de neumáticos en Santo Domingo de los Tsáchilas.
4.1.2. Objetivos específicos
Elaborar el Orgánico Funcional, Manual de Funciones y Reglamento Interno de las Empresas que ofertan el servicio de reencauche de neumáticos en Santo Domingo.
Establecer los procesos de evaluación y control en la aplicación del Manual de Funciones, Reglamento Interno y Orgánico Funcional en las Empresas que ofertan el servicio de reencauche de neumáticos en Santo Domingo.
4.1.3. Análisis situacional
La estructura administrativa de las Empresas que ofertan el servicio de reencauche de neumáticos en Santo Domingo, permitirá con la aplicación de la presente propuesta, tomar decisiones rápidas y oportunas en razón de que es un solo gerente el responsable de las decisiones administrativas y operativas, por otro lado todo el personal de apoyo está disponible para cualquier cambio en el aspecto técnico, administrativo o de comercialización, ya que la mayoría de ellos tienen un nivel de educación superior y más del 50% tienen título universitario en especialidades afines a los requerimientos de la empresa, sea de parte del mismo propietario o de sus hijos en algunos casos ya están
vinculados al negocio de la familia; esto permitirá ser más eficientes al momento de aplicar nuevos conceptos y será una ventaja estratégica sobre las empresas que tienen el mismo ámbito de acción.
Se prevé una tendencia a la consolidación administrativa para las Empresas que ofertan el servicio de reencauche de neumáticos en Santo Domingo, por la apertura que han dado los gerentes a las sugerencias técnicas que se plantean en este informe y que pretenden fortalecer los diferentes componentes de las empresas.
Respecto a las amenazas externas para las empresas se debe indicar que es importante considerar que el cantón Santo Domingo tiene una de las mayores tasas de crecimiento en el país y que más bien se incrementan las posibilidades de comercialización de los productos, en este caso llantas reencauchadas. De la misma manera cabe indicar que no se prevé un cambio social importante o acción política que en el futuro inmediato o mediato, pueda alterar la estabilidad del país.
4.1.4. F.O.D.A.
4.1.4.1. Fortalezas
Las Empresas que ofertan el servicio de reencauche de neumáticos en Santo Domingo, son empresas con trayectoria que llevan trabajando en algunas ocasiones más de diez años en forma ininterrumpida; tiempo en el cual han asimilado mucha experiencia en la comercialización de productos de línea de neumáticos reencauchados.
El trato a la clientela es personalizada, la cual está apoyado en el buen nivel técnico y académico de la mayoría de las personas que atienden al público.
La ubicación delos locales comerciales es estratégica ya que se encuentran preferentemente en las vía a Quevedo, Chone o a Esmeraldas, en lugares de fácil acceso donde hay suficiente espacio para estacionar y poder comprar con comodidad, sean vehículos pequeños o incluso algunos grandes.
El tiempo de trabajo de las empresas permite tener un registro de cuáles son las llantas de mayor comercialización y por ende las que podrían tener mayor demanda para los
servicios de reencauche que ofertan estas empresas, con lo cual se debe proveer un mayor abastecimiento en bodega.
Al tener la mayor parte de empresas que ofertan el servicio de reencauche, personas que tienen un nivel superior de educación, será más fácil hacer la migración del sistema administrativo tradicional a un nuevo formato técnico, con lo cual se podrá optimizar el uso de los recursos de las empresas y hacerlas más rentables.
4.1.4.2. Oportunidades
Los gerentes de las Empresas que ofertan el servicio de reencauche de neumáticos en Santo Domingo; están dispuestos a capacitarse para tecnificar los componentes administrativos, así como a aprender y reproducir sobre técnicas de ventas, u otros contenidos que debe emplear el personal que atiende al público.
Los productos finales de la presente investigación como son el Reglamento Interno, Orgánico Funcional y Manual de Funciones están en un resumen de fácil acceso para todo personal administrativo u operativo
Se debe diseñar un plan estratégico de marketing, considerando visitas personalizadas a empresas que se sepan disponen de gran cantidad de vehículos, incluyendo las empresas de transporte y ofertar descuentos importantes a grupos organizados de ser el caso necesario y buscar donde hay más posibilidades de insertar los productos de la empresa, es decir llantas reencauchadas.
4.1.4.3. Amenazas
Carencia de políticas empresariales. El no contar con un proceso organizativo y de control empresarial hace que se pasen por alto situaciones que se deben manejar cumpliendo un proceso bien definido donde se establezcan líneas de acción inmediata.
Aparición de nuevos competidores, la aparición locales comerciales que tengan la misma línea de trabajo, dentro de la zona de influencia de estos locales.
Que los importadores de llantas abaraten los precios de las medidas más comerciales y que monopolicen el mercado.
Preferencia de compra a la competencia por innovación complementaria del servicio de venta con otros servicios que pueden ser atractivos a los clientes como son el mantenimiento mecánico automotriz.
4.1.4.4. Debilidades
Sistema administrativo tradicional.
Carencia de Manual de Funciones, Reglamento Interno y Orgánico Funcional.
Falta de un cronograma de ventas y de utilización de herramientas de marketing y publicidad.
Demora en el despacho de la mercadería.
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO ADMINISTRATIVO OPERATIVO PARA LAS EMPRESAS DE REENCAUCHE EN SANTO DOMINGO
Cuadro N° 17
Orgánico Funcional propuesto para las Empresas de servicio de reencauche.
VENDEDOR CONTADOR CAJERA BODEGUERO AUXILIAR CONTABLE ACCIONISTAS GERENTE SECRETARIA PRESIDENTE ASISTENTE ENCARGADO DE COMPRAS
Elaborado por: Sergio Fárez
Cuadro N° 18
Actual organigrama de las empresas que ofertan el servicio de reencauche
VENDEDOR EN ATENCIÓN AL CLIENTE SECRETARIA CONTADOR GERENTE PROPIETARIO ASISTENTE ENCARGADO DE COMPRAS
Elaborado por: Sergio Fárez
4.2. Manual de funciones
A1. Gerente
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Propietarios de las Empresas de servicio de Reencauche.
Perfil del Gerente
Capacitación en Administración de empresas y ventas.
Mantener una consistente formación humanística, para coordinar los esfuerzos humanos y materiales para el logro de los objetivos de la unidad comercial.
Hábil en el campo de la planificación, la organización, la dirección y el control.
Conocimientos en administración y contabilidad
Conocimientos relacionados a ofrecer buena atención al cliente
Debe tener capacidad para poder comunicarse con sus subordinados
Motivador para dirigir y tener dotes de mando.
FUNCIONES:
1. Representar a la Empresa.
2. Administrar la gestión de recursos de la empresa.
3. Realizar el control y evaluación del cumplimiento de políticas, normas y directrices en su jurisdicción e informar periódicamente a los propietarios de la empresa.
4. Realizar el control del estado de avance de los procesos administrativos y de comercialización de la empresa.
5. Participar en actividades de coordinación con los departamentos de Distribución y Ventas; Departamento de Contabilidad y Departamento de Compras, para garantizar el cumplimiento de las políticas empresariales, de los objetivos y prioridades definidas para las empresas.
6. Dirigir y participar en las reuniones de consultas administrativas, reuniones técnicas o negociaciones con otras empresas para resolver temas inherentes a la gestión administrativa.
7. Formular y ejecutar el Plan de Trabajo.
8. Coordinar la elaboración de la proforma presupuestaria y el trámite de reformas al presupuesto administrativo aprobado.
9. Gestionar la oportuna movilización de recursos económicos y financieros de acuerdo al presupuesto de la empresa.
A1.2 Secretaria
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Gerente de la empresa.
Cuadro N° 19 Perfil secretaria
EDUCACIÓN Y FORMACIÓN: Tecnología en secretariado o afines
EXPERIENCIA: 1 año
COMPETENCIAS:
Excelente redacción y ortografía Manejo de paquetes ofimáticos
Conocimiento de administración, leyes y reglamentos
Experiencia en administración
Elaborado por: Sergio Fárez
FUNCIONES:
1. Redactar las actas y resoluciones de las sesiones de la Junta de Accionistas de la empresa.
2. Recepción de las bases para los concursos de ofertas de precios para las empresas públicas, presentarlas y tramitarlas.
3. Mantener bajo su responsabilidad y custodia, los libros de actas de las sesiones, debidamente legalizadas.
4. Organizar, tramitar y controlar la correspondencia de la empresa, de acuerdo al reglamento establecido para el efecto.
5. Mantener bajo su custodia y responsabilidad la documentación reservada y confidencial.
6. Mantener actualizado el archivo de la correspondencia de la empresa.
7. Evaluar periódicamente la correspondencia no tramitada e informar sobre las novedades encontradas.
8. Llevar un estricto control de los documentos a su cargo.
9. Informar mensualmente al Gerente sobre el cumplimiento de sus actividades.
10. Organizar un archivo de cada una de las empresas con las cuales se tiene relaciones comerciales.
11. Mantener un flujo eficiente de información con los Departamentos que conforman la empresa.
B1. Contador
RELACIÓN DE DEPENDENCIA: Responsable ante el Gerente.
Cuadro N° 20 Perfil contador
EDUCACIÓN Y FORMACIÓN: Tercer nivel en Finanzas, Contabilidad o Afines
EXPERIENCIA: 3 años en manejo financiero
COMPETENCIAS:
Conocimientos en análisis financiero Manejo de administración presupuestaria Experto en indicadores de Gestión
Elaborado por: Sergio Fárez
FUNCIONES:
1. Plan Operativo Anual.
2. Planificar, organizar, coordinar y controlar la gestión económica - financiera de la empresa.
3. Coordinar la ejecución de las metas en el área contable. 4. Informe de control y registro contable y presupuestario.
5. Preparar en coordinación con las diferentes áreas, la proforma presupuestaria anual y sus reformas y ejecutar el control, liquidación y evaluación presupuestaria.
6. Velar por la correcta, eficiente, económica y oportuna utilización de los recursos financieros y materiales de la empresa.
7. Asesorar al Gerente sobre aspectos económicos y financieros.
8. Informar mensualmente al Gerente sobre el cumplimiento de las funciones asignadas. 9. Cumplir con los reglamentos y manuales vigentes en la empresa.
10. Procedimientos de control interno.
11. Informes periódicos de ejecución presupuestaria. 12. Informes de disponibilidad efectiva.
13. Administrar y controlar el manejo de efectivo y valores. 14. Ajustes presupuestarios.
15. Declaraciones de impuestos. 16. Informe de estado de inversiones.