CAPÍTULO 2. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL DE ACTIVO FIJO.
3.3 ESTABLECIMIENTO DE UN CATÁLOGO DE ACTIVOS FIJOS
El Catálogo de Activos Fijos debe ser una guía completa para que el personal de la empresa cuente con los criterios para determinar políticas de qué sí y qué
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El mobiliario puede considerarse inventariable o no dependiendo del valor de adquisición o al valor apreciativo del bien. Ejemplo, una silla por si sola no es conveniente marcar como inventariable pero un cuadro de Picasso por su valor apreciativo y comercial debe ser sujeta a Inventario.
no puede considerarse como activo fijo con base a las necesidades y criterios de la entidad.
Para consolidar una buena base de información de este archivo, se propone que se realice el siguiente cuestionario:
1. ¿Cuál es la clasificación del Activo por Concepto? a. Terrenos
b. Edificios c. Equipo.
2. ¿Por medio de qué tipo de operación fue adquirido el bien? a. Contado
b. Crédito
c. Arrendamiento puro*12 d. Arrendamiento financiero e. Arrendamiento financiero ficticio f. Donación
g. Se desconoce el origen
3. ¿Cuál es la documentación que soporta la compra del bien? a. Escritura pública
b. Factura de proveedor, diversos, intracompañía o intercompañía. c. Pedimento aduanal
d. Certificado de donación e. Acta de Inventario13
12 Los bienes arrendados bajo contrato de arrendamiento puro no pueden ser
4. El origen del producto es: a. Nacional
b. Importado
5. ¿Cuál es la cantidad de bienes y cuánto es el valor de Adquisición? a. Cantidad b. Unidad de Medición i. Piezas ii. Metros iii. Litros c. Precio Unitario
d. Impuestos (I. V. A., impuesto sobre adquisiciones de bienes inmuebles, contribuciones aduanales)
e. Total
6. ¿Es un bien nuevo o usado? a. Nuevo
b. Usado
7. ¿Es un activo base14 o una adición/mejora al equipo base? a. Base
b. Adición, Mejora, Reparación, Componente, etcétera. 8. ¿El bien adquirido es sujeto de capitalización?15
a. Si b. No
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Al definir los métodos de inventario se hablará más detalles sobre las actas de inventario.
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Se llama activo o equipo base al bien que es adquirido en su estado natural y como fue entregado por el fabricante o constructor, cada adición o mejora al bien se le llama MES (mejoras), sub-base, adaptaciones, adiciones, partes, entre otras.
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9. ¿Es un activo Inventariable? a. Si
b. No
10. ¿Dónde estará ubicado el Activo? a. Localidad Interna de la Empresa b. Localidad Externa con Cliente
11. ¿Cuáles son los datos del Cliente Interno o Externo Responsable? i. Nombre ii. Dirección 1. Calle y número 2. Edificio 3. Piso 4. Área 5. Colonia 6. Delegación o Municipio 7. Ciudad 8. País 9. Código Postal iii. Teléfono
iv. Persona para contactar v. Horario de Atención
12. ¿A qué tipo de proyecto está enfocado el bien adquirido? a. Cliente Interno
i. Uso de Empleados como equipo de trabajo
ii. Uso de Empleados como equipo para Demostraciones. b. Cliente Externo
13. Para los clientes internos ¿Qué empleados pueden tener activos fijos asignados?16
a. Empleados directos b. Gerentes
c. Gerentes y Empleados Directos
14. ¿Cuáles son las restricciones para asignar algún activo a un cliente interno?
a. Qué no sea Empleado Directo (Empleados Proveedor o contratados por Outsourcing como Manpower, Addeco o American Chamber)
b. Qué sea un Proveedor (Auditores, Consultores, entre otros) 15. En caso de que sea un cliente externo, ¿Qué tipo de Contrato es?
a. Renta
i. Arrendamiento Puro ii. Arrendamiento Financiero
iii. Arrendamiento Financiero Ficticio b. Outsourcing
16. ¿Cuál es el departamento o cliente al que debe cargarse el equipo? 17. ¿Cuáles son las cuentas contables que debemos afectar?
a. Cuentas del Estado de Situación Financiera (Balance) b. Cuentas del Estado de Resultados
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Debido a la legislación federal del trabajo no es recomendable que se asignen activos fijos en registros ni administrativos ni en ningún otro, esto como medida de prevención para evitar que el empleado outsourcing o proveedor demuestre la relación laboral al comprobar que el “Empleador” le proporciona herramientas de trabajo y por lo tanto presumir de una relación laboral ante las autoridades del orden laboral.
18. ¿Cuál será el método para distribuir la depreciación? a. Línea Recta
b. Por el lapso que dura el contrato del servicio c. Unidades Producidas
d. Suma de los dígitos e. Acelerada
19. ¿Cuáles son los indicadores de que un Activo cumplió con su objetivo o tiempo de vida útil para la entidad?
a. Ha sido sustituido por uno mejor. b. No es utilizado y está abandonado.
c. El contrato con el cliente externo llegó a su término y no ha sido posible reubicar el bien con otro cliente.
d. Es obsoleto.
e. No tiene reparación.
f. El valor de las reparaciones necesarias para su funcionamiento es mayor a su valor comercial.
20. ¿Qué acciones deben tomarse con los activos que cumplieron con su objetivo o vida útil?
a. Reasignación b. Venta
c. Donación
d. Destrucción y venta de desechos.
21. ¿El equipo podrá reasignarse a otro departamento? a. Si
22. ¿Cuáles serían las restricciones para realizar la reasignación? a. Uso interno
i. No contar con las aprobaciones del nuevo responsable del activo, ni de su gerente así como de aquellas necesarias requeridas en el escalafón de la entidad. Se recomienda que se cuente con la aprobación de Finanzas en caso de que el activo tenga depreciación pendiente de distribuir.
b. Outsourcing y Renta
i. Que en las clausulas del contrato con el cliente estipule que el bien no puede ser reutilizado por otra persona o entidad diferente a el usuario primario.
ii. Tener depreciación pendiente por distribuir, es decir valor actual a cero ó a 1 peso.17
iii. Que el contrato con el cliente externo haya concluido y el bien no esté en condiciones de re uso.
23. ¿Cuáles son las razones por las que un activo puede darse de baja? a. Robo
b. Faltante en Inventario c. Donación
d. Dación de Pago (Acreedores) e. Venta a un Empleado
f. Venta a un Tercero (Clientes) g. Destrucción
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Para efectos contables, es necesario registrar los bienes depreciados con valor informativo de 1 peso. Esto se explica cuando se habla del CONTROL
24. ¿Con qué documentación se cuenta para soportar la baja? a. Acta de denuncia ante el Ministerio Público
b. Acta de Inventario
c. Certificado o factura de donación
d. Carta o convenio con proveedores para dación de pago e. Factura de venta
f. Acta de destrucción
25. Qué costo tiene para la empresa la administración de los Activos Fijos? a. Financieros b. Económicos c. Fiscales d. Operativos e. Legales f. Laborales g. Civiles h. Mercantiles i. Desempeño
26. ¿Cuáles son los beneficios para la entidad? a. Financieros b. Económicos c. Fiscales d. Operativos e. Legales f. Laborales g. Civiles h. Mercantiles i.