Estrategia DA

Objetivo: Disponer de una comunicación empresarial efectiva en la que se respeten los niveles jerárquicos a fin de optimizar tiempo y recursos para la satisfacción del cliente en el corto, mediano y largo plazo.

Persona responsable de implementación: Gerente de “ECOSEGUROS”.

Periodicidad: La estructura orgánica y los documentos técnicos de comunicación formal serán utilizados durante todo el año, todo el tiempo, en caso de crearse una nueva área de trabajo, ésta debe inmediatamente ser agregada a su lugar correspondiente.

Operacionalización:

La implementación de la estrategia comprende el desarrollo de las siguientes acciones:

 Diseño de estructura orgánica y funcional.

a) Significado de las formas del organigrama.

Las figuras o representaciones gráficas que forman parte del organigrama son las siguientes:

 Rectángulo: Demuestra el nombre del área o cargo de trabajo.

 Líneas discontinuas: Reflejas un área externa o de asesoría.

 Líneas continuas horizontales: Indican el mismo nivel jerárquico dentro de la organización.

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b) Diseño de organigrama estructural: Da a conocer las áreas que conforman la empresa, a continuación su representación gráfica:

Gerencia Asistencia de gerencia Asistencia Asistencia financiera Dpto. comercial Dpto. financiero Asesoría externa Ventas Siniestros Cartera

Figura 31. Organigrama estructural. Fuente: Investigación (2018). Representación gráfica de las áreas de la empresa. Elaborado por Brillith Ávila.

c) Diseño de organigrama funcional: Da a conocer los cargos o plazas de trabajo existentes en la organización, a continuación su representación gráfica:

Gerente Asistente de gerencia Asistente comercial Asistente financiero Jefe comercial Jefe financiero Asesor externo

Oficial comercial Oficial de siniestros Recuperador de

cartera

Figura 32. Organigrama funcional. Fuente: Investigación (2018). Representación gráfica de las áreas de la empresa. Elaborado por Brillith Ávila.

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 Determinación de canales formales de comunicación.

Mantener una buena comunicación entre colaborares es esencial dentro de una organización para conservar un clima laboral idóneo y desarrollar las actividades de manera eficiente y eficaz.

 Canal de comunicación interno.

Con la finalidad de mejorar la comunicación interna dentro de la organización, se propone el diseño de documentación formal-técnica a fin de proyectar una imagen institucional sólida. Por lo tanto, es necesario realizar lo siguiente:

 Para todo trámite interno y externo se utilizarán hojas membretadas de la organización, la misma que debe poseer las siguientes características:

 Medidas: 29,7 cm alto x 21 cm ancho.

 Logotipo de la empresa.

 Dirección exacta de “ECOSEGUROS”.

 Números de contacto.

 Dirección de página web.

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Figura 33. Diseño de hoja membretada. Fuente: Investigación (2018). Empresa “ECOSEGUROS” Elaborado por Brillith Ávila.

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 Se deberá utilizar memorando como documento formal de comunicación empresarial, las partes que debe poseer se muestran a continuación:

 Nombre del receptor.

 Nombre del remitente.

 Fecha.

 Asunto.

 Contenido.

 Firma.

El memorando debe poseer un mensaje, corto y conciso, con el logotipo de la organización en la parte superior y será usado para transmitir información relevante de forma rápida.

Figura 34. Diseño de memorando. Fuente: Investigación (2018). Empresa “ECOSEGUROS” Elaborado por Brillith Ávila.

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 La comunicación empresarial también requiere la elaboración de oficios, a continuación se detalla las partes que obligatoriamente debe poseer.

 Debe ser redactado en una hoja membretada de la empresa.

 Lugar y fecha.  Número de folio.  Destinatario (os).  Texto o cuerpo.  Despedida.  Firma (as).

Figura 35. Diseño de oficio. Fuente: Investigación (2018). Empresa “ECOSEGUROS” Elaborado por Brillith Ávila.

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 Periódico mural:Cada vez que se vaya a ejecutar alguna actividad, ésta será colocada en el periódico mural, mismo que posee las características siguientes:

 Medidas: 1,5m x 1m será elaborado en acrílico.

 La persona responsable de la actualización del periódico mural será la secretaria.

 Además de comunicados, se adjuntarán fotografías representativas de las actividades desarrolladas por la empresa, la foto de los colaboradores que cumplan años también será expuesta en este mural.

 Fecha de ejecución:junio del 2019.

El diseño tentativo para la colocación del periódico mural es el siguiente:

Figura 36. Diseño de mural. Fuente: Investigación (2018). Empresa “ECOSEGUROS” Elaborado por Brillith Ávila.

 Página empresarial, es ideal para promocionar los servicios de la organización, además es medio importante para mejorar la comunicación interna de

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“ECOSEGUROS”, a través del manejo de correos institucionales. Su actualización será quincenal o de acuerdo a las necesidades que se presenten en la empresa.

 Socialización.

La socialización de la estrategia será realizada de acuerdo a lo siguiente:

 Lugar: Instalaciones de “ECOSEGUROS”.

 Mes: Junio 2019.

 Hora: 9:00 am.

 Se entregará un coffee break a los asistentes.

 Recursos:

o Computadora.

o Proyector.

o Impresiones del organigrama.

 Al organigrama será expuesto también en las instalaciones de la empresa

 Presupuesto.

A continuación se presenta el presupuesto requerido para la implementación de la estrategia DA.

Tabla 11. Presupuesto de estrategia DA. Presupuesto de estrategia DA.

Cantidad Descripción Precio unitario Precio total

2 Diseño de organigrama estructural y funcional 150,00 300,00

1 Diseño de documentos empresariales 50,00 50,00

1 Impresiones de papelería institucional 100,00 100,00

1 Computadora 0,00 0,00

1 Proyector 0,00 0,00

10 Impresiones de organigramas 1,00 10,00

1 Exposición de organigrama estructural 25,00

Total 485,00

Nota.Fuente: Presupuesto estrategia DO. Elaborado por Brillith Ávila.

En el presupuesto actual no se encuentra el diseño de la página web debido a que éste ya fue descrito en la estrategia anterior.

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3.2.2.5 Presupuesto total para la aplicación de la propuesta de Plan Estratégico de