CAPÍTULO IV. MARCO PROPOSITIVO
4.1.2 Estructura Gráfica de la Propuesta
60 4.2 Desarrollo de la propuesta 4.2.1 Planeación estratégica.
2013.
MANUAL DE
PRESUPUESTOS ABC
Instituto
Tecnológico
Superior Ibarra
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Misión
“El Instituto Tecnológico Superior Ibarra, dedica sus actividades a la formación superior de los estudiantes de la ciudad de Ibarra y enfocas sus directrices hacia la satisfacción de sus clientes ofreciendo servicios calificado, eficiencia en los procesos, asesoría, respaldo técnico y acompañamiento en los proyectos emprendidos. Para ello cuenta con la infraestructura y el capital humano capacitado, comprometido con los procesos necesarios para alcanzar los objetivos institucionales”.
Visión
“Para el año 2014 el Instituto Tecnológico Superior Ibarra se propone alcanzar una posición a nivel regional como uno de las mejores institutos de Educación Técnica y Tecnológica de nivel Superior en el Norte del País, destacándose por sus estándares de calidad alto nivel de satisfacción de sus clientes tanto interno como externos y compromiso con el desarrollo social y económico de las diferentes regiones”
Objetivos Organizacionales
Liderazgo.- Alcanzar el liderazgo del mercado de educación superior en el campo
tecnológico través de la actualización en forma permanente de los procedimientos y proceso y la infraestructura tecnológica y administrativa para responder con eficiencia y calidad a los cambios y exigencias actuales.
Rentabilidad.- Lograr altos niveles de responsabilidad a través de la administración de los
recursos económicos, de manera que permita el desarrollo de las actividades del Instituto.
Gestión Tecnológica.- Conocimiento de las alternativas tecnológicas que puedan favorecer el
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Desarrollo social.- Participar activamente el mejoramiento de las condiciones sociales y
económicas del país siendo una fuente generadora de empleo.
Calidad.- Satisfacción de los requerimientos del cliente a través de la oferta de una amplia
gama de productos, respaldada por la asesoría técnica calificada y altos estándares de calidad.
Principios y valores corporativos
Los principios corporativos son el marco de actuación ética de la organización y la base de la cultura institucional, entendida esta con el conjunto de valores que inspiran y guían su vida cotidiana, adicionalmente son las directrices del plan estratégico. Por lo tanto, la gestión de la organización se soportara en los siguientes valores:
Transparencia.- la transparencia y la honestidad deben ser los principios centrales en el
actuar organizacional y deben ser aplicados, sin excepción por todos los miembros de la organización.
Servicio al cliente.- Este debe ser una tarea permanente y fundamental de la organización,
que será crear una imagen de buena atención a sus clientes tanto internos como externos.
Logro de Resultados.- Los resultados deben lograrse dentro de un entorno de trabajo en el
cual la eficiencia y la eficacia se convienen para asegurar una entidad altamente productiva.
Comunicaciones.- Es el manejo oportuno y adecuado de la información será una de las
principales responsabilidades en todos los niveles, permitiendo el mejoramiento del clima natural y creando así las condiciones necesarias para desarrollar y asegurar el alcance de los objetivos organizacional.
Calidad y Competitividad.- Las actividades deben desarrollarse dentro de un ambiente de
calidad que permita el aprendizaje continuo en la articulación de los talentos, las oportunidades, el entorno los riesgos y los beneficios.
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4.2.2. Manual de presupuestos ABC
Definición de Manual de presupuestos ABC.
Este manual está definido como un método presupuestario que establece las actividades que incurren costos en cada función. La información que usa ayudara a decidir las estrategias a seguir por cada actividad generada.
Características del Manual de Presupuestos ABC según sus actividades.
Tareas realizadas por los individuos o grupo de individuos.
Gestionar las relaciones, esto significa la necesidad de controlar las actividades, más que los recursos, controlando las actividades se controlaran los recursos.
Ayudará a satisfacer las necesidades de los clientes al máximo, tanto internos como externos.
Las actividades han sido analizadas como parte integrante de un proceso de negocio.
Las actividades son enmarcadas en un plan global de gestión.
Mejora permanentemente el desarrollo de las actividades y mejora el desempeño de los individuos en cada una de las actividades.
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Proceso de funcionamiento del Presupuesto ABC
El presupuesto ABC tiene el siguiente funcionamiento:
Producción Variable
Implica
Variacion de Costos
Presupuesto ABB o ABC
Activity Based Budgeting
Le sirve a la organizacion
para
Autorizar y Controlar
Suministros
Basado en:
Demanda Prevista
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PROCESOS DEL PRESUPUESTO ABC
El proceso del Presupuesto ABC o basado en actividades es un proceso sistemático y planificado de los recursos de la organización.
Figura Nro. 6 Procesos del presupuesto ABC
Esquema detallado del presupuesto ABC en una empresa.
Un esquema del proceso más detallado del funcionamiento del presupuesto ABC en una empresa sería el siguiente:
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ORGANIGRAMA DEL PROCESO DEL PRESUPUESTO ABC
PARA EL INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR IBARRA.
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4.2.3 Propuesta Operativa
MISIÓN
Nos consideramos como una institución altamente eficiente y de una amplia cobertura nacional, por medio de una amplia innovación de servicios educativos a nivel superior, con una alta cultura de calidad en todos los recursos tanto materiales como humanos.
VISIÓN
Desarrollar e implementar las estrategias de un buen manejo Administrativo Financiero que ayuden a todos nuestros clientes internos y externos a mejorar, con el fin de implantar y preservar los principios y conceptos de trabajar en equipo para tener una mejor prosperidad de la institución.
OBJETIVO
El objetivo principal de este Manual de Presupuestos ABC es el de facilitar el conocimiento de un Manual de procedimientos que se aplicara en cada uno de los procesos de administrativos contables del Instituto Tecnológico Superior Ibarra, es decir este proyecto se pone al alcance de todos los niveles como de decisión, operativos y más interesados.
Este manual es una herramienta técnica e indispensable de aplicación para el desarrollo de la Administración, para así poder facilitar el cumplimiento de los objetivos empresariales del Instituto.
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MANUAL DE PROCESOS DE PRESUPUESTOS ABC
A. RECURSOS PRESUPUESTADOS
Responsable: Junta Directiva
Gestión del Procesos
En este proceso se debe supervisar, analizar y evaluar los informes presentados por los diferentes departamentos de dirección y control, para tomar las respectivas decisiones tanto favorables como desfavorables emitidas, sobre la Economía, tanto financiera, productiva y además la Administrativa.
Tareas Típicas
Primeramente revisa el plan de trabajo anual de la institución, lo analiza y luego aprueba el plan elaborado. Se debe está pendiente de todos los balances como mensuales, semestrales, anuales y todos los informes que tengan que ver con la institución para verificar su estado actual y así poder aprobarlos o de lo contrario rechazarlos.
Características
El departamento de Administración tiene mucha responsabilidad por el crecimiento, desarrollo y presentación de los recursos presupuestados para la buena marcha de la Institución evaluando día a día el mejoramiento de la misma.
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Los recursos presupuestados deben estar analizados, programados y planificados para la toma de decisiones y gestión para poder tomar una decisión con mucha eficiencia en la entrega de recursos.
B. ACTIVIDADES
Responsable: El Administrador y el Contador
Gestión del Procesos
En este proceso se debe determinar de forma clara los conductores de actividades que generan como consecuencia una actividad. Además de determinar las actividades críticas de los procesos, deberá revisar las actividades que realmente incurren en recursos y costos, cuantificar los recursos consumidos y que pueden ser mejorados.
Tareas Típicas
Se debe analizar las actividades realizadas en el Instituto, debe separarse las que sean requeridas para la elaboración de los servicios. El resto de actividades que no generen valor agregado deben ser eliminadas y analizar las que no son eliminables.
Características
Este proceso es indispensable dentro del presupuesto ABC, porque en base a las actividades que han sido valorizadas se hará la defunción de los centros de actividades a la que se le entregara todos los recursos necesarios para que la actividad sea llevada a cabo.
Todas las actividades no relevantes serán eliminadas, como los tiempos de espera, los almacenamientos, entre otros.
70 C. INTRODUCTORES DE COSTOS
Responsable: Contador
Gestión del Procesos
Los introductores de costos, es la asignación de los costos por cada una de las actividades, es la base presupuestaria de asignación, por la que se repartirán los costos a cada una de las actividades. En este caso se debe establecer: la causa efecto que generó el costo y el consumo; el beneficio recibido y la razonabilidad.
Tareas Típicas
Se aplicara tres criterios para determinar los introductores de costos de las actividades:
1. La relación causa efecto, es un criterio ideal, pues es el conductor de la actividad el que género o provoco el consumo del recurso.
2. En base al beneficio recibido, se puede determinar el conductor que si bien no genera actividad o el consumo de recursos, refleja el beneficio recibido por los objetos del costo. 3. Razonabilidad, se busca de una manera arbitraria repartir a juicio particular cual será el conductor del costo de la actividad.
D. PRODUCTOS
Los productos son los objetos del costo que se quiere contabilizar o evaluar. En este caso se considera importante evaluar como objeto de los costos seis productos que generan actividad dentro del Instituto Tecnológico Superior Ibarra.
71 Responsable: El Contador
PROCESO DE LAS ACTIVIDADES RELEVANTES
El manual estará compuesto por las actividades relevantes que se realiza para cada uno de los productos o servicios que entrega el Instituto y que generan costos relevantes.
CODIFICACIÓN ACTIVIDAD GENERADOR DE COSTO PRODUCTO O SERVICIOS
COM 01
Compras # de compras Pedidos
ING 02
Ingresos y Egresos # de Ingresos y Egresos Depósitos y retiros de las cuentas
CON 03
Conciliaciones Bancarias # de Conciliaciones Bancarias Pagos y retiros de las cuentas
ROL 04
Roles de Pago # de Profesores y Administrativos
Pagos a los trabajadores
PAG 05
Pagos al Seguro # de pagos al IESS Pago de afiliados
PAG 06
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MANUAL DE PRESUPUESTOS ABC Página 1
ACTIVIDAD: Compras Código COM 01
MISIÓN:
Realizar las compras de los materiales que el Instituto necesita para su eficiencia de funcionamiento bajo los parámetros del control de stock.
FUNCIÓN BÁSICA:
Desarrollar un plan de compras de los materiales e insumos. Evaluar las proformas que lleguen de los productos a comprar. Pedir la autorización de compra del Jefe de compras.
PROCEDIMIENTO
Identificación de proveedores:
El encargado de las Compras a la hora de proceder a la compra de un producto o servicio, realiza un sondeo del mercado potencial.
Incluye las .Fichas de Proveedor. Estas fichas se recogen en la carpeta de Proveedores.
Identificación de las necesidades de compras.
Las necesidades de compras vienen definidas dependiendo del tipo de material y/o producto a comprar:
Previsiones de ventas.
Materiales de stock de bodega.
Materiales de compra según necesidades.
Gestión de compras.
El encargado de compras a partir del Listado de Materiales bajo Stock mínimo, elaborará las Solicitudes de Compra y/o las previsiones de ventas, elabora la .Orden de Compra. A los Proveedores que figuran en los Listados de Proveedores Aprobados o Válidos.
En la Orden de Compra figuran básicamente los siguientes datos: Fecha
Pedido
Nombre del proveedor. Dirección del Proveedor: Teléfono del Proveedor: Tiempo de Entrega:
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Denominación del Producto, Ficha Técnica aplicable y Cantidad requerida. Plazo de entrega y Lugar de destino.
Condiciones económicas (precio y forma de pago). Observaciones
Firmas de Preparado, Revisado y Vto. Bueno
En caso de que la organización necesite adquirir un producto o servicio nuevo para el que no disponga de proveedores evaluados se debe:
Analizar el mercado potencial de proveedores. Solicitar especificaciones de producto y cotizaciones
Selección de los proveedores en función de los datos obtenidos. Evaluación de los proveedores seleccionados.
a) Responsabilidades
Velar por el buen funcionamiento del departamento de compras Verificar el tiempo y calidad de los productos comprados.
b) Procesos
No se maneja dinero en efectivo
Debe verificarse la factura y emitir un comprobante de egreso, este comprobante debe estar desglosado el IVA,
Se debe realizar la retención en la fuente. Se genera el Cheque a pagar.
Se pide el pago de la factura al Director Administrativo. Con la autorización se entrega el cheque del pedido solicitado.
Se entrega el cheque al proveedor, el comprobante de retención y más documentación adjunta.
Nota. El Contador debe verificar que los cálculos estén realizados de manera correcta
c) Se relaciona
Internamente: Con el Contador General Externamente: Con los proveedores
Responsable: Secretaria Auxiliar de Contabilidad
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ACTIVIDAD: Ingresos Código ING 02
MISIÓN:
Enumerar y los ingresos y egresos que se han generado de las diferentes compras, ventas o servicios que se da en el Instituto. Elaborar los comprobantes que verificaran cuando se hace un ingreso de dinero sea en efectivo o en cheque y cuando se realiza un desembolso.
FUNCIÓN BÁSICA:
Realizar los respectivos registros de las entradas y salidas de dinero de los servicios que brinda el Instituto y de los pagos que realiza.
PROCEDIMIENTO Ingreso por Matriculas
1. Se solicita al futuro estudiante el expediente en el que constan todos los documentos que sirven de sustento de haber terminado la educación secundaria, esto es:
Cedula de Ciudadanía
Certificado de Votación
Fotos
Copia certificada del título de Bachiller, entre otros de menos relevancia.
2. Una vez revisada la documentación el nuevo estudiante debe realizar el depósito en Banco en la cuenta del Instituto del valor determinado para la matricula en cada nivel. 3. Luego de verificar el depósito el estudiante nuevo el que se matricula en un nuevo nivel entrega el comprobante de depósito y se queda con una copia, lo que justifica su pago. 4. Se realiza la factura y se entrega al nuevo matriculado.
5. Se ingresa al sistema para llevar el control de que efectivamente fue matriculado.
Ingreso por pensiones
1. El estudiante cada mes debe realizar el pago de la pensión.
2. Para ello el estudiante acude al banco dónde el Instituto tiene la cuenta corriente y pide la aprobación de pago.
3. Una vez con el comprobante, deja en secretaria el original y se queda con una copia. 4. La secretaria emite la factura que es entregada al estudiante.
5. Se ingresa al sistema para verificar que el pago ha sido efectivamente realizado.
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Velar por el correcto registro de los Ingresos y de los documentos que esto implica, por las matrículas y los pagos de mensualidades
Verificar que los ingresos han sido realizados a tiempo.
Al final del mes realizar los respectivos informes de ingreso y egresos.
b) Procesos
No se maneja dinero en efectivo, se maneja comprobantes de depósitos
Debe verificarse que la factura sea emitida a nombre del depositario del dinero o estudiante del Instituto.
Se genera la factura y los demás documentos que se entrega al estudiante, sea de matrícula o de pago de pensión.
c) Se relaciona
Internamente: Con el Contador General Externamente: Con los estudiantes
Responsable: Secretaria Auxiliar de Contabilidad
MANUAL DE PRESUPUESTOS ABC Página 5
ACTIVIDAD: Conciliación Bancaria Código CON 03
MISIÓN:
Mediante este proceso se debe confrontar y conciliar los valores que el Instituto ha registrado por los ingresos y egresos, sea esto de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.
FUNCIÓN BÁSICA:
La función básica es llevar los libros de auxiliar de bancos en el que registrara cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas débito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc.
PROCEDIMIENTO
1. Se ingresa al sistema todas las facturas de los ingresos y todos los pagos realizados. 2. La entidad bancaria donde se encuentra las cuentas, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento del Instituto.
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3. Mensualmente, el banco envía al Instituto un extracto en el que se muestran todos los movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes.
4. Por lo general, el saldo del extracto bancario nuca coincide con el saldo que el Instituto tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.
5. Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:
6. Cheques girados por el Instituto y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque. Pagos registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta del Instituto.
7. Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que el Instituto no ha registrado en su auxiliar. Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares.
8. Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro, es iniciar tomando como base o punto de partida el saldo presentado por el banco, pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser más confiables que los que tiene el Instituto.
a) Responsabilidades
Velar por el correcto registro de los Ingresos egresos, en el libro auxiliar. Verificar que los registros han sido realizados a tiempo.
Al final del mes realizar los respectivos informes de Conciliación bancaria.
b) Procesos
No se maneja dinero en efectivo, se maneja comprobantes de los bancos
Nota. El Contador debe verificar que el proceso realizado por la Secretaria Auxiliar Contable este hecho de manera correcta.
c) Se relaciona
Internamente: Con el Contador General
Externamente: Con el oficial de cuenta del banco
Responsables Secretaria Auxiliar de Contabilidad, Contador General
MANUAL DE PRESUPUESTOS ABC Página 6
77 MISIÓN:
Es el registro que realiza que realizará el Instituto para llevar el control de los pagos y descuentos que debe realizar a sus empleados cada mes, de manera general, en este documento se consideran dos secciones, una para registrar los ingresos como sueldos, horas extras, comisiones, bonos, etc. y otra para registrar los descuentos como aportes para el seguro social, cuotas por préstamos concedidos por la compañía, anticipos.
FUNCIÓN BÁSICA:
Registrar los pagos de los sueldos de los empleados del Instituto, en que se detallara el valor que debe ser cancelado por concepto de servicios prestados, en lo relacionado a la docencia y a los servicios administrativos.
PROCEDIMIENTOS
El rol de pagos deberá constar de las siguientes partes:
Columna A: Para registrar el número de empleados del Instituto. Columna B: Para detallar los apellidos y nombres de cada empleado Columna C: Para hacer constar el cargo que ocupa cada empleado Columna D: Para los días trabajados por los empleados
Columna E: Para el sueldo nominal Columna F: Los ingresos detallados
Columna G: Para los descuentos detallados
Para llenar el rol de pagos, se debe pasar un informe de horas laboradas en el mes del personal docente y del personal administrativo.
Este informe detallara los ingresos, los aportes, las horas suplementarias, las horas extras en el caso de que existan.
Con el informe aprobado de las horas laboradas, se procede a calcular los aportes patronales, los fondos de reserva del personal que está en planilla y se procede al descuento. Los descuentos son de la Asociación de empleados y del IESS.
El rol de pagos luego de ser elaborado debe ser aprobado por el Director Administrativo.