Estructura organizacional y procedimientos administrativos

El organigrama de la empresa, estará conformado por los servicios tercerizados y colaboradores de planta. La dirección del condominio, estará bajo la responsabilidad de la Junta de Accionistas. El administrador será el responsable de las operaciones diarias y será quien coordine y supervise las actividades del personal subcontratado (Ver Figura 5.4).

Figura 5.4 Organigrama.

5.5.3.2. Manuales de funciones y descripción de puestos principales

Para la prestación del servicio del condominio de apartamentos, se requerirá del siguiente puesto bajo la modalidad de empleado de tiempo completo: administrador; y de servicios tercerizados, tales como: a) contador, b) vigilante, c) servicios de mantenimiento y d) conserje.

El Administrador garantizará que el negocio se desarrolle en cumplimiento con las leyes de la industria, analizará los estados financieros del negocio para identificar oportunidades de mejora y optimización de los recursos.

Así mismo, será el responsable de presentarle los resultados obtenidos mensualmente a la Junta de Accionistas y prepararles informes financieros o los que sean solicitados por la misma, para discusión y valoración.

El cargo de administrador, tendrá como funciones principales: a) velar adecuado funcionamiento del condominio, b) manejar y supervisar al personal a cargo, c) atender las necesidades de los inquilinos, d) coordinar las actividades de reparación, e) manejar eficientemente los recursos económicos de la empresa y f) realizar los pagos en tiempo y forma.

El conserje, estará bajo la supervisión del administrador y sus actividades primordiales serán: a) garantizar la limpieza y orden de las áreas comunes, oficina y apartamentos b) apoyar a los clientes cuando lo requieran en temas del condominio y c) realizar actividades simples de mantenimiento, tales como: limpieza de canales, cambio de bujía, actividades de fontanería, entre otras.

Dado que el volumen de operaciones contables de la organización serán bajas, se considera que la mejor alternativa, es subcontratar este servicio; el cual tendrá un costo $100.00 dólares mensuales y consistirá en sesión de trabajo con

el administrador cada quince días para entrega y revisión de la documentación contable.

Las actividades claves de este servicio, serán las siguientes: a) revisión de la documentación, b) realizar y garantizar la calidad en los registros contables en base al marco de referencia adoptado por la empresa, c) elaboración y entrega de los estados financieros en los primeros 10 días de cada mes al administrador y d) llenado de los libros contables

El vigilante tendrá como función principal salvaguardar los bienes de la propiedad, protección de los inquilinos y controlar las entradas y salidas de las personas en el condominio. Este servicio será tercerizado por las siguientes razones: a) contar con un grado de especialización en el desarrollo de estas actividades y b) evitar temas de recursos humanos como ausencia y carga laboral a la empresa.

El servicio comprenderá de un guarda de seguridad que portará uniforme para estar debidamente identificado, un arma y radio comunicado. El turno será de 24 horas de lunes a domingo, para garantizar la seguridad los 365 días del año y tendrá un costo de $600.00 dólares mensuales.

El servicio de mantenimiento, estará relacionado con la contratación de proveedores que se requerirían para mantener el condominio de apartamentos en óptimas condiciones. Estos se ejecutarán de dos maneras: a) preventivos, los cuales se realizarán conforme un programa que será establecido por la arquitecta después de la entrega de la construcción y b) correctivos, que serán conforme a las solicitudes que se presenten.

5.5.3.3. Políticas administrativos

En base a la funcionalidad de la organización, se consideran necesarias las siguientes políticas: a) compras y selección de proveedores, b) caja chica, c)

recursos humanos, d) operaciones y e) atención al cliente. La selección de la misma, se debe a que contemplan áreas claves para el funcionamiento adecuado del negocio.

La política de compra y selección de proveedores, tendrá como objetivo definir los parámetros para realizar la adquisición de un bien y servicio de manera de eficiente, garantizando la calidad al mejor precio posible.

También, comprenderá un sistema de evaluación para medir a los proveedores considerando el tiempo de respuesta, calidad del servicio o producto ofertado, periodo de garantía y limpieza durante y después de la realización del trabajo, con el objetivo de tener aquellos que cumplan con los lineamientos del condominio.

Los procedimientos de recursos humanos, contemplara los funciones, responsabilidades y derechos de los trabajadores. Así mismo, comprenderá un acápite de evaluación del desempeño y mecanismos de contratación. También, plasmará los deberes del empleador con sus colaboradores.

La normativa de caja chica, contendrá el monto designado bajo este concepto, los fines para los cuales puede ser utilizado, los soportes que deberá contener su rendición de cuenta, y valor máximo que puede pagarse por factura. Esta se creará con el objetivo de tener disponible un fondo que permitirá cubrir los gastos menores de la operación.

En términos de operaciones, se definirá cuáles son los lineamientos a seguir para atender las diversas necesidades en términos de infraestructura y mantenimiento del condominio. El objetivo de esta política es determinar qué temas pueden ser resueltos internamente y cuales requieren la subcontratación.

La implementación de esta política, tendrá como finalidad dar respuesta en el menor tiempo posible y con una alta calidad a las solicitudes de los clientes o las detectadas por el personal administrativo, garantizando siempre las óptimas condiciones del local y comodidad de los inquilinos.

La normativa de atención al cliente, será la que delimite la cultura organizacional de la empresa, dado que brindara todos los lineamientos por los cuales los colabores deberán regirse para atender eficaz y eficientemente a los inquilinos.

5.5.4. Aspectos Legales y costos asociados